Kaip vyksta biuro perkraustymas į Vokietiją su mūsų pagalba?

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir galiu pasakyti vieną – niekas niekada nesupranta visų niuansų, net aš. Kiekvienas kartas yra unikalus, o klientai visada klauso to paties. Taigi, kaip vyksta biuro perkraustymas į Vokietiją? Tai ne tiesiog dėžių įmetimas į furgoną ir važiavimas toliau. Vokietija yra specifika, griežti taisyklės ir vokiškas tvarkingumas, su kuriuo kartais sunku susidoroti net mums, lietuviams. Šiame straipsnyje (be jokių oficialių reklamų) papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus – su visomis bėdų ir džiaugsmais. Jums nereikės rūpintis niekuo, tik reikės pasiklaustyti mūsų patarimų, kad nesusidurtumėte su nemalonumais pasienyje arba Miuncheno centre.

Pradiniai žingsniai ir dokumentų šūksniai

Nuo ko pradėti planuojant kelionę?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo galvos. Pirmiausia turime susitarti dėl datų, nes jei jūsų biuras turi 50 darbo vietų, tai ne vienas dienas reikės. Tada einame prie inventorizacijos – be sąrašo niekur neivažiuosime. Vokietija yra griežta šalis, jie mėgsta popierius. Reikia tiksliai žinoti, kiek yra stalų, kompiuterių ir t.t. (bent jau apytiksliai). Be to, reikėtų pagalvoti apie tai, kiek dėžių jums mums reikės, nes kartais klientai per daug optimistiškai vertina savo daiktus.

Ar tikrai reikalingas vizitas prieš perkraustymą?

Kartais taip, kartais ne. Jei perkraustote didelį biurą su daug technikos, aš asmeniškai arba mano vadybininkas atvyksime pažiūrėti. Yra buvę atvejų, kai klientas sako "turime tris stalus", o realiai jų yra trys dešimtukai su priedais. Jei mažas biuras – pakanka nuotraukų. Bet turiu pripažinti, kartais net ir aš klystu, kai žiūriu į nuotraukas, todėl geriau matyti akimis. Tada tiksliau įvertinsime, kiek reikės vyrų ir kiek laiko tai užtruks.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Čia prasideda įdomiausia. Jums reikės transporto sąskaitos-faktūros, krovininio manifesto (jei reikia) ir inventoriaus sąrašo. Jei keliaujate su kompiuteriais, reikia serialinių numerių (bent jau tų brangiųjų). Vokietijos muitinė gali sustabdyti ir paklausti, kur šie daiktai vėliau bus parduodami. Jeigu tai ne prekyba, o įrangos perkėlimas į filialą, reikia tai įrodyti dokumentais. Be šių popierių galite likti pasienyje valandomis.

Kaip susitvarkyti su dėžėmis?

Mes dažniausiai patiekiame dėžes, jas pristatome iš anksto. Kartais klientai sako, kad nupirks patys, bet tada gauname "Ikea" dėžių, kurios sugenda nuo pirmo sunkesnio spaudimo. Mūsų dėžės – stiprios, dvigubos sienelės. Rekomenduoju ne taupyti čia. Geriau užsisakyti pas mus, nei vėliau rinkti išsibarsčiusius dokumentus iš plento kelio viduryje. O taip, ir etiketės! Užrašykite, kur yra kas, kitaip vokiečiai (ir mūsų vairuotojai) dės viską į vieną krūvą.

Ar reikia išjungti techniką?

Būtina. Serveriai, spausdintuvai, tūriniai aparatai – viską reikia išjungti ir atjungti nuo elektros. Turėjau atvejį, kai klientas palijo įjungtą serverį, kuris vibravo visą kelionėje iš Vilniaus į Berlyną. Nėra žinoma, kaip jis dar veikia, bet aš asmeniškai nemačiau tokio laimės. Taip pat, pasirūpinkite kabeliais – juos reikia susukti ir pažymėti. Kitaip montuotojai Vokietijoje praleis pusę dienos spėjiodami, kuris kabelis nuo ko eina (o jie už tai papildomai neimam).

Kas dėl draudimo?

Draudimas yra privalomas. Ne, jis nėra įtrauktas į pagrindinę kainą (kažkas visada klausia). Mes apdraudžiame krovinį nuo pavojų kelyje – avarijų, gaisrų, vogimo. Bet yra niuansas – jei jūsų darbuotojas pats sudaužo brangų monitorių nešdamas jį iš biuro, draudimas tai nedengia. Tai vadinama "kaltės draudimu". Taip pat, vertės turi būti nurodytos teisingai. Nerašykite, kad senas stalas kainuoja 1000 eurų, jei jis stovi sandėlyje jau 10 metų.

Kas lemia, kaip vyksta biuro perkraustymas į Vokietiją?

Ar sunku suprasti, kaip vyksta biuro perkraustymas į Vokietiją?

Sunku tiems, kurie mėgsta daryti viską savo galva. Kaip vyksta biuro perkraustymas į Vokietiją? Tai procesas, kurį valdo logistika, ne emocijos. Viskas prasideda iš anksto suplanavus kelią, tada įvyksta pakavimas, įkėlimas, važiavimas, iškėlimas. Skamba paprastai? Taip, bet kai įsijungia emocijos, viskas sugenda. Vokietija nemėgsta netvarkos, todėl ten viskas turi būti tiksliai laiku. Mums dažnai tenka derinti laikus su vokiečių objekto vadovais, kurie gali būti... šiek tiek nekantrūs.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Priklauso nuo to, kur keliaujate. į Berlyną ar Miuncheną nuvažiuojame per vieną-dvi dienas atgal (su įkėlimu). Bet jei tenka stovėti pasienyje (o po karo Ukrainoje eilės ilgesnės), gali užtrukti ilgiau. Taip pat, jei reikia gauti specialų leidimą važiuoti naktį arba per savaitgalį Vokietijos miestuose, tai taip pat sukelia delsimą. Vieną kartą mes užstrigome prie Hamburgo, nes mūsų vairuotojas per ilgai ilsėjosi poilsio zonoje (reglamentai yra griežti). Taigi, visada planuokite laiko atsargą.

Ar reikia rūpintis leidimais važiuoti miestuose?

Taip, ir tai labai svarbu. Vokietijos miestuose, ypač centruose, sunkvežimiams draudžiama važiuoti be leidimo. Mes turime savo partnerių, kurie padeda gauti šiuos leidimus (Verkehrsbeschränkung). Jei bandysite važiuoti be leidimo, gausite didelį baudą, o mūsų vairuotojas gali net neteisėtai pristatyti krovinių. Tada teks iškrauti viską į mažesnę transporto priemonę, o tai kainuoja pinigus. Geriau apie tai pagalvoti iš anksto.

Kaip elgiamasi su muitine?

Paprastai, jei tai ne prekybinis krovinys (t.y. biuro įrangos perkėlimas tarp savo padalinių), muitinė praeina sklandžiai. Bet jei į Vokietiją keliaujate pirmą kartą, gali būti patikrinimas. Reikia turėti visus dokumentus paruoštus vokiškai arba angliškai. Mūsų vairuotojai turi patirties, jie žino, ką kalbėti. Kartais (tai retas atvejis) gali būti reikalaujama garantija, kurą mes užtikriname. Tačiau jei dokumentuose yra klaidų, tai gali baigtis nemalonumais.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs?

Turiu pripažinti, kad Vokietijos keliai gali būti užstrigę dėl eismo įvykių ar statybų. Mes stebime savo mašinas GPS sistema. Jei matome, kad mašina stovi per ilgai, skambiname vairuotojui. Kartais reikia pakeisti marsrutą. Vieną kartą, važiuodami į Štutgartą, patekome į didžiulę spūstį dėl avarijos. Vairuotojas negalėjo paskambinti klientui (buvo be ryšio tunelyje), o klientas jau buvo panikęs. Visgi, viskas gerai pasibaigė, tik atvykome vėliau porą valandų.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Technologiškai – taip. Mes turime sistemą, kurioje galite matyti, kur yra mašina. Bet turiu pasakyti tiesą – kartais vairuotojai užmiršta įjungti terminalą arba signalas dingsta kalnuotose vietovėse (pavyzdžiui, netoli Bavarijos sienos). Taigi, geriau tiesiog pasitikėkite mūsų vadybininku, kuris skambins ir praneš. Nereikia spausti "refresh" kas penkias minutes, tai tik padidins jūsų stresą.

Pinigai, kainos ir vokiškas griežtumas

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina formuojasi pagal krovinių tūrį (kubiniais metrais), atstumą ir darbo valandas Vokietijoje. Vokietijoje darbo jėga brangi. Jei mūsų vairuotojas ir padėjėjas ten dirba 4 valandas, tai kainos. Taip pat, į kainą įeina kuras, kelių mokesčiai (Vokietijoje jie dideli) ir mokesčiai už miesto leidimus. Negaliu pasakyti tikslios sumos be apskaičiavimo, bet galiu pasakyti, kad tai nėra pigu, jei norite paslauktos aukštos kokybės.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Mes stengiamės būti aiškūs. Bet yra dalykų, kurių mes negalime numatyti. Pavyzdžiui, jei jūsų biure Vokietijoje nėra lifto, o reikia nešti į trečią aukštą, tai bus papildomas mokestis už laiptus. Arba jei reikia išmontuoti labai sudėtingą baldą, kurio negalima išnešti surinkto. Mes apie tai pasakome iš anksto, bet kartais klientai pamiršta pasakyti apie laiptus (tikrai buvo taip).

Ar galima mokėti grynaisiais?

Vokiškoje rinkoje viskas vyksta be grynųjų. Mokėjimas banko pavedimu arba kortele. Mūsų vairuotojai negali imti didelių pinigų sumų iš jūsų rankų – tai prieš mūsų vidines taisykles ir saugumo normas. Taip pat, jei reikia sumokėti už iškrovą vietoje (prieš tai galėjote sumokėti tik dalį), reikia susitarti dėl pavedimo iš karto. Vokiečiai mėgsta, kai viskas apskaičiuota ir išsiųsta sąskaita.

Ką daryti, jei biure Vokietijoje nėra ką daryti?

Tai buvo mano klaida (tikiuosi, pastebėjote šią kalbos klaidą anksčiau). Jei nėra kur padėti dėžių, tai problema. Kartais klientai nusiperka naujus patalpas, bet dar nebaigia remonto. Mums tada tenka laukti arba vežti dėžes į sandėlį (papildomai). Susitarkite dėl vietos iš anksto. Nėra nieko blogiau nei užpildytas sunkvežimis ir nieko nedarantis vairuotojas, kuriam laikas eina, o skaitiklis sukasi.

Ar taupo pinigus "savęs vežimas"?

Kai kurios firmos sako, kad sutaupys, jei patys veš savo dėžes. Tai melas. Jūsų darbuotojai ne yra profesionaliai krautojai. Jie sužeis nugarą, sudaužys monitorių, o darbo laikas praleistas vietoje darbo bus didesnis. Mūsų komanda įkrauna visą biurą per 4 valandas. Jūsų komanda tai darys visą dieną. Suskaičiuokite, kas brangiau – mūsų valandos ar jūsų IT specialisto, kuris nešiojas dėžes, valandos?

Kas dėl PVM?

Paprastai, jei vežate tarp savo įmonių (ES viduje), taikoma 0% PVM tarifas, jei pateikiate teisingą PVM mokėtojo kodą. Bet jei įmonė Vokietijoje neregistruota arba tai ne prekybinė operacija, gali tekti mokėti Vokietijos PVM. Čia labai svarbi teisinga dokumentacija. Aš visada patariu pasikonsultuoti su jūsų buhalteriu, nes aš esu vairuotojas ir logistikas, ne mokesčių ekspertas (nors kažką ir žinau).

Techninės pusės ir smulkmenos

Ar saugu vežti serverius?

Vežame, bet atsakomybę neprisiimame už duomenis. Serveriai turi būti išjungti (kaip jau minėjau). Juos reikia pakuoti į specialias dėžes su putomis. Jei serveris stovi ant standartinės lentynos, jis nukris pirmajame posūkyje. Ypatingai dėmesį skirkite "RAID" masyvams – vibracija gali sugadinti diskus. Geriausia – jei galite, juos vežkite patys mažame automobilyje, o ne mūsų vilkike.

Kaip sužinoti, ar viskas atvyko sveika?

Mes turime "pristatymo protokolą". Kai iškrauname, vairuotojas arba vadovas tikrina būklę. Jei dėžė sutrupėjusi, tai užrašome. Jei pažeistas stalas – taip pat. Jūs turite pasirašyti, kad viskas tvarkoje arba pažymėti trūkumus. Jei pasirašote, kad viskas gerai, o paskui randate įtrūkusią koją, draudimas nieko nebegins padaryti. Būkite atidūs tą momentą.

Ar galite padėti su baldų surinkimu?

Taip, tai mūsų darbas. Mes ne tik išnešame, bet ir surenkame. Tiesa, kartais vokiški baldai turi labai keistą mechaniką (yra buvę, kad netgi mums reikėjo instrukcijos paieškoti internete). Jei turite instrukcijų – pateikite mums. Jei ne – mes išsimesime kažkaip (esame patyrę, bet ne burtininkai). Surinkimas įeina į kainą, jei tai nėra labai sudėtingas "IKEA" projektas su 500 detalių.

Kas daroma su pakuojimo medžiaga?

Po iškrovos mes susirenkame visas tuščias dėžes. Jei jums jos nereikalingos, mes jas išvežame ir panaudojame kitam klientui (arba perdirbame). Tai taupo gamtą (ir mūsų sandėlio vietą). Jei norite palikti dėžes sau – prašome, tik pasakykite iš anksto, kad mes jas nesugriautume. Kartais klientai sako "išmeskite", o paskui klausia "kur man dėžės?", tad aiškumas yra raktas.

Ar dirbate savaitgaliais ir šventėmis?

Vokietijoje šventės – tai šventa. Parduotuvės uždarytos, ir mūsų vairuotojai nori ilsėtis. Tačiau, jei esate pasirengę sumokėti papildomai (už viršvalandžius ir ne darbo laiką), mes galime suorganizuoti perkraustymą sekmadienį. Bet tada gali kilti problema su raktų gavimu – objekto vadovas gali neduoti raktų šventę. Geriau planuoti darbo dienomis.

Ką daryti, jei pasikeičia planai?

Vykti į Vokietiją be aiškaus plano yra beviltiška. Jei pasikeičia adresas ar data, praneškite mums kuo skubiau. Mes galime pakeisti marsrutą, bet jei mašina jau važiuoja link seno adreso, reikės sumokėti už papildomus kilometrus. Vieną kartą klientas nusprendė keisti adresą iš Berlyno į Frankfurą tą dieną, kai mes jau buvome pasienyje. Tai buvo chaosas, bet mes išgyvenome (ir klientas sumokėjo).

Ar tikrai verta kreiptis į specialistus?

Jei klausiate mane – taip. Aš matydamas daugybę "savanorių" bandymų... (tikiuosi, jūs nenorite būti tarp jų). Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ne tik fizinis darbas, tai ir nervai. Leiskite mums nusinešti tą stresą. Jūsų darbuotojai gali ramiai dirbti, o mes užimsimės likusio. O dėl to, kaip vyksta biuro perkraustymas į Vokietiją su mūsų pagalba – tikėkimės, šis straipsnis šiek tiek atskleidė paslaptis. Sėkmės kelyje!

Kodėl kartais vairuotojai būna piktą?

Nenoriu sakyti, kad visi mūsų vairuotojai yra angelai. Jie žmonės. Po 10 valandų vairavimo, stovėjimo spūstyje ir krovimo, gali būti nepatenkinti. Ypač jei klientas keikia arba bando įsakyti, kaip vairuoti. Mes prašome jūsų supratimo. Jei kas nors blogai – skambinkite biurui, nepekinkite vairuotojo vietoje. Jis atsakingas už jūsų daiktus saugumo kelyje, o ne už jūsų nuotaiką (nors stengiamės, kad būtų gerai).

Ar galite vežti asmeninius daiktus?

Formaliai – ne. Mes esame įmonė, turinti licenciją krovinių pervežimui. Jei mūsų vilkike rasiame jūsų vadybininko motinos drabužių dėžę, tai gali būti problema su muitine. Asmeninius daiktus reikia deklaruoti atskirai arba vežti savo automobiliu. Nekenčia, kai klientai bando "prismukti" savo dalykus su biuro kroviniu. Tai rizikuojate ne tik savo daiktais, bet ir mūsų licencija.

Kas dėl atliekų išvežimo?

Jei turiu būti sąžiningas, mes ne atliekų išvežimo įmonė. Mes išvežame mūsų dėžes. Jei jums reikia išmesti senus biuro stalus ar spintas, tai reikia tarti atskirai. Vokietijoje atliekų išvežimas yra labai brangu ir griežtai reglamentuojamas. Negalima tiesiog numesti į pirmąjį konteinerį. Mes galime padėti surasti partnerį, bet tai kainuos.

Kaip apmokėjimas vyksta praktiškai?

Įprasta tvarka – 50% avanso, likę 50% po pristatymo. Tai apsaugo ir mus, ir jus. Jei atvyksime, o jūsų ten nebus arba atšauksite, mes nebusime nuostolingi. Dideliems projektams galime sudaryti individualią grafiką. svarbiausia – sąskaitos išrašomos laiku. Mes dirbam legaliai, mokėsime mokesčius Lietuvoje ir Vokietijoje (jei reikia).

Ar saugu duoti raktus vairuotojams?

Tai įprasta praktika. Jei reikia atidaryti sandėlį ar biurą Vokietijoje, o jūsų ten nėra, raktai perduodami vairuotojui. Mes juos saugome kaip savo akis. Po iškrovos raktai grąžinami vietoje arba perduodami atsakingam asmeniui. Dar nė karto nepraradome raktų (tikiuosi, taip ir liks). Bet jei bijote – galite pasirūpinti, kad kažkas lauktų ten vietos.

Kokias problemas dažniausiai iškyla dažniausiai?

Dauguma problemų kyla dėl komunikacijos. Klientas sako "vairuotojas gali skambinti bet kurį numerį", o paskuo piktinasi, kad gavo skambutį 3 ryto. Arba klientas nenurodo tikslaus adreso (Vokietijoje gatvės gali būti ilgos, o numeriai ne eilės). Geriausia – duokite mums kontaktą žmogaus, kuris bus Vokietijoje ir su kuriuo galime susisiekti. Tai išspręs 90% problemų.

Išvada

Na, štai ir viskas apie tai, kaip vyksta biuro perkraustymas į Vokietiją iš mūsų, veterano, pusės. Nėra tobulo pasaulio, visada kažkas klysta, bet su patirtimi ir sąžiningumu viską įmanoma įveikti. Svarbiausia yra pasitikėjimas ir komunikacija. Jei viską suplanuosite iš anksto ir neklausysite kaimyno, kuris "kažką girdėjo", procesas vyks sklandžiai. Mes jau esame nukeliavo tą kelią šimtus kartų, tad tikėkimės, dar kartą su jumis. Sėkmės verslo plėtroje Vokietijoje!