Kaip vyksta biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos: kas tikrai nutinka kelyje

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o ką tik pradėjau, maniau, kad viskas yra tik apie vairavimą ir kėlimą. Laikas eina, bet vienas dalykas lieka tas pats – žmonės visada klausia to pačio: „Kaip vyksta biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos?“ ir visada nustenba, kai sužino, kad tai nėra taip paprasta kaip filmuose. Čia ne tik apie tai, kad padėti kompiuterį į dėžę ir nuvežti jį į Berlyną ar Miuncheną. Tai yra kompleksinis procesas, kur kartais dingsta dokumentai, kartais užstringa sunkvežimiai ties Kaunu, o kartai vokiečių kaimynai skundžiasi dėl triukšmo. Stengsiuos papasakoti taip, kaip yra iš tikrųjų, be jokio glitnumo, tiesiog iš ilgametės patirties.

Ką reikia žinoti prieš pradedant

Ar tikrai brangu perkraustyti biurą į Vokietiją?

Kainų klausimas visada kyla pirmas ir, tiesą sakant, jis labai priklauso nuo to, ką tiksliai vežate. Negaliu pasakyti tiesaus skaičiaus, nes vienam tai kainuoja tūkstantį eurų, kitam – dešimt kartų daugiau. Viskas svyruoja priklausomai nuo tūrio, atstumo (ar į Vokietijos gilumą, ar tik iki pasienio) ir tai, kaip vyksta biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos logistiškai. Jeigu turite tik kelis stalus ir kėdes, tai pigiau išsinuomoti mažą autovagoną, bet jei perkeliate visą IT infrastruktūrą, tai kaina augs eksponentiškai. Dar pridėkite degalų kainų svyravimus ir Vokietijoje galiojančius mokesčius už aplinkosaugą, tad be konkretaus matavimo nieko nepasakysiu. Dažniausiai pasirodo, kad brangiausia yra ne transportas, o atsargumo priemonės.

Kiek laiko užtrunka visa procesa?

Tai vienas tų klausimų, į kurį noriu atsakyti „nepamirškite gerti kavos“, tačiau reikia būti konkrečiu. Paprastai, jei kalbame apie standartinį biurą Vilniuje–Berlyne maršrutu, tai planavimas užtrunka savaitę-dvi, o patis perkraustymas – vieną ar dvi dienas. Bet yra „bet“. Jeigu reikia specialių leidimų Vokietijos miesto centre (pvz., Frankfurte ar Hamburge) važiuoti sunkvežimiu, tai procesą prailgina dar savaitę. Ir dar, kaip vyksta biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos, kai pasitraukia du vairuotojai? Tada viskas sustoja. Taigi, žiūrėkite į savo kalendorių ir rezervuokite mašinas bent mėnesiu iš anksto, o ne prieš pat penktadienį.

Ar reikia specialių dokumentų?

Dokumentų šiandien reikia mažiau nei prieš 20 metų, dėl ES, bet vis tiek tenka rašyti. Būtinas turto sąrašas (inventorius), kitaip muitinėje arba policijoje galite turėti didelių problemų, jei kas nors paklaus, ką vežate. Be to, jei vežate techniką, reikia serialinių numerių, o jei baldus – gamintojo duomenų. Vokietijai labai svarbu, kad viskas būtų „legal“, todėl rekomenduoju tur�ti sutartį su perkraustymo firma lietuviškai ir vokiškai. Kartais užtenka ir paprasto sąrašo, bet jei kils abejonių dėl mokesčių (PVM), be popieriaus neisieisite. Geriau daugiau parašyti dabar, nei vėliau aiškintis pareigūnams.

Ar galima veži asmeniniais automobiliais?

Žmonės visada bando sutaupyti ir paklausta: „O aš negaliu pats nuvežti?“. Galite, bet ar verta? Biuro perkraustymas į Vokietiją reiškia ne tik dėžių vežimą, bet ir jų pakrovimą, iškrovimą, o svarbiausia – atsakomybę. Jei jums patirs avariją arba bus vagystės, jūs prarandate viską. Firmos turi draudimą, o jūsų civilinis draudimas gali neapimti komercinio krovinio. Be to, vokiečiai kelyje labai griežtai stebi greitį ir krovinio pritvirtinimą. Jei jums nukris dėžė su serveriais ant autostrados A9, gausite milžinišką baudą. Geriau palikite tai profesionalams, nors ir kainuoja.

Kaip paruošti kompiuterius ir IT įrangą?

Čia dauguma padaro klaidą – išjungia ir įmeta į dėžę. Taip negalima. Serveriai, stacionarūs kompiuteriai turi būti išjungti tinkamai (o ne tiesiog ištrauktus laidas), o paskui užfiksuoti jų buvimo vieta. Beje, kaip vyksta biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos be IT žmogaus? Sunkiai. Rekomenduoju pasamdyti IT specialistą, kuris išmontuoja ir vėl sumontuoja vietą. Paprastai vokiečiai labai reikalauja, kad viską padarytų sertifikuoti technikai, kitaip garantija gali nebegalioti. Taip pat, pasistenkite pažymėti kabelius, kitaip surinksite tai dvi dienas vietoj dviejų valandų.

Ar saugu duoti raktus krovėjams?

Tai klausimas, kuris visada sukelia įtampą. Žinoma, kad patikėti savo biuro raktus svetimiems žmonėms yra baisu, bet kitoko būdo nėra. Geriausia yra turėti atsarginius raktus arba kodines sistemas, kurias galite pakeisti po perkraustymo. Esu matęs situacijų, kai vairuotojas pametė raktų ryšulį degalinėje, ir viskas sustojo. Jei galite, būkite patalpose kartu su krovėjais arba paskirkite savo darbuotoją, kuris prižiūrėtų procesą. Pasitikėjimas – tai gražu, bet garantijos niekas neduos.

Kas daryti su pavojingomis atliekomis?

Biuruose visada kaupiasi seni toneriai, baterijos ar kita chemija. Į Vokietiją to vežti negalima (bent ne be specialių leidimų), tai yra griežtai kontroliuojama. Prieš išvykdami turite tai susitvarkyti Lietuvoje. Vokiečiai dėl aplinkos yra labai griežti, ir jei jums rastų keleto tonerių be etikečių, bauda gali būti didesnė už patį perkraustymą. Paprašykite savo IT ar ūkio skyriaus, kad jie išvežotų šiukšles dar prieš pakrovimą. Netaisyklingas kaupimas gali sukelti gaisrą mašinoje, o to tikrai nenorite.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Be abejo. Dauguma firmų siūlo standartinį draudimą, bet jis dažnai dengia tik 1-2 eurus už kilogramą. Jei vežate brangų serverį, kuris sveria 10 kg, bet kainuoja 10 tūkstančių, standartinis draudimas neapsimoka. Būtinai klauskite apie „All Risk“ draudimą ir nurodykite realią vertę. Buvo atvejų, kai mašina užsidegė (ačiū Dievui, ne mūsų), o klientai gavo tik nereikšmingą sumą, nes nepasirašė papildomo draudimo. Geriau PERDAUGIAU apsidrausti, nei gailėtis paskui.

Finansai ir paslaptys

Kodėl kaina pasikeičia paskutinę minutę?

Niekada nemėgsta šito klausimo, bet jį girdžiu dažnai. Priežastis paprasta: klientai visada kažką pamiršta. Paskutinę minutę pasirodo, kad reikia vežti dar vieną didelį seifą, kurio nebuvo sąraše, arba reikia iškrauti ne 4-ame aukšte su liftu, o 5-ame be jo (ir reikia kelti rankomis). Kaip vyksta biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos, kai keičiasi sąlygos? Kaina auga. Dar vienas dalykas – kuro kaina. Jeigu mes sutarėme prieš mėnesį, o degalai pabrango 20%, gali tekti šiek tiek koreguoti. Geriau iš karto viską užfiksuoti raštu.

Ar galima apmokėti po perkraustymo?

Firmos, kurios leidžia mokėti tik gavus daiktus, dažnai susiduria su problemomis. Mes visada prašome avanso, bent 30-50 proc., nes reikia apmokėti degalus, kelių mokesčius Vokietijoje ir vairuotojų dienpinigius. Jeigu kas nors negerai atsitinka ir klientas atsisako mokėti, mes liekame nuostolingi. Esu matęs, kaip geros firmos uždarėsi dėl gero širdies. Todėl nediskutuokite dėl nedidelio avanso – tai jūsų ir mūsų saugumas.

Ar taupo pinigus savaitgaliais?

Savaitgaliai perkraustyti yra pigiau? Ne, atvirkščiai. Vairuotojai turi poilsio laiką, o jei jie dirba šeštadienį ar sekmadienį, reikia mokėti papildomai. Be to, dauguma Vokietijos biurų yra uždaryta savaitgaliais, todėl negalėsite tiesiog įeiti. Reikės samdyti apsaugą arba raktų laikytoją, kas kainuoja. Geriau perkraustyti darbo dienomis, nors ir reikia stabdyti verslą vienai dienai.

Kas yra „inkasavimas“ ir ar jis būtinas?

Inkasavimas – tai kai mokėjimas vyksta per tarpininką (notarą arba banką), kuris pinigus laiko kol daiktai yra pristatyti. Tai dažnai reikalaujama, jei perkraustote didelę vertę arba dirbate su nauja, nepatikima firma. Asmeniškai man tai atrodo per daug biurokratija paprastam biurui, bet jei jūsų įmonės apskaitos skyrius to reikalauja, tai žinokite, kad tai papildomi mokesčiai. (Nors, tiesą sakant, kartais tai išgelbėja nuo sukčių.)

Ar galima gauti PVM atgal?

Taip, jei abiejų šalių įmonės yra PVM mokėtojos ir turi validžius PVM kodus, galima taikyti 0 proc. PVM tarifą. Tai labai svarbu, nes sutaupote 21 proc. sumos. Bet būkite atidūs – jeigu dokumentuose bus klaida, vokiečių finansų įstaiga (Finanzamt) gali priversti sumokėti visą PVM iš savo kišenės. Visada patikrinkite numerius prieš pasirašant sutartį.

Vokietijos specifika

Ar griežtai tikrinami sunkvežimiai Vokietijoje?

Vokietijoje tikrinimai yra kur kas griežtesni nei Lietuvoje. Yra specialios mašinos (TÜV), kurios sustabdo sunkvežimius ir tikrina svorį, stabdzius, dokumentus. Jei jūsų krovinys per sunkus arba blogai užsegamas, gausite baudą vietoje, o mašina gali būti nuvaryta į aikštelę. Todėl kaip vyksta biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos, priklauso nuo to, kiek gerai parengėte techninę pusę. Mūsų vairuotojai žino, kur geriau važiuoti, kad išvengtų patrulių, bet 100 proc. garantijos nėra.

Kaip su parkavimu miestuose?

Tai košmaras. Miunchene, Štutgarte ar Berlyno centre gauti leidimą stovėti sunkvežimiui yra beveik neįmanoma be specialaus leidimo (Verkehrsbeschränkung). Reikia kreiptis į miesto savivaldybę (Ordnungsamt) ir prašyti leidimo iš anksto. Jeigu sustosite neteisingai, gausite baudą, o dar blogiau – mašina gali būti nuvaryta. Tai viena dalykų, kurios dažnai nepagalvoja klientai, manydami, kad tiesiog atvažiuosime ir sustosime prie durų.

Ar vokiečių kaimynai skundžiasi?

Labai dažnai. Vokiečiai mėgsta ramybą ir tvarką. Jeigu statote dėžes ant gatvės ar triukšmate per garsiai, gausite skundą net per 10 minučių. Policiją ten iškviečia labai greitai. Todėl stengiamės veikti tyliai ir greitai, o kartais netgi samdome apsaugą, kad užtikrintų, kad niekas nesipiktintų. (Kartais atrodo, kad jie stovi ant langų ir laukia, kai padarysite klaidą.)

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Nebūtinai mums, nes vairuotojai dažniausiai supranta anglų kalbą arba turime vertėją. Bet jums, kaip klientui, gali prireikti susisiekti su namų valdytoju (Hausverwaltung). Jei nemokate vokiškai, gali būti sunku gauti raktus ar leidimus. Rekomenduoja turėti kontaktą, kuris padeda šiuose klausimuose. Be to, jei nutiks avarija, su vokiečių policija geriau kalbėti vokiškai arba su vertėju.

Ar yra kokių nors keistų taisyklių apie šiukšles?

Taip, Vokietijoje labai griežtai skiriamos šiukšlės. Negalita mesti visko į vieną konteinerį. Jeigu perkeliant biurą susidaro daug pakuočių, reikia jas susirūpinti išvežti į specialią statybių atliekų aikštelę (Wertstoffhof). Negalima tiesiog palikti prie konteinerių gatvėje – tai baudžiama. Kai kurios firmos tai įtraukia į kainą, kitos ne, todėl klauskite iš anksto, kad nereiktų mokėti dviejų kartų.

Praktiniai patarimai ir trikčiai

Ką daryti, jei pasilikite be dėžių?

Tai klasika. Viskas suplanuota, o dėžių nėra. Nereikia panikuoti. Vokietijoje yra daug parduotuvių, kur galima nusipirkti dėžių, bet jos brangios. Geriau jas užsakyti pas mus iš anksto, mes jas atvežame kartu su mašina. Jei visgi pritrūkstate, naudokite kėdes, stalus ar net rankines – svarbiau, kad dalykai nepamestųsi. Esu matęs, kaip vežami dokumentai tiesiog užmesti ant galinės sėdynės, tai nėra saugu.

Kaip elgtis su labai brangia technika?

Jei turite brangų meną, serverius ar duomenų laikmenas, rekomenduoju nekrauti juos į bendrą furgoną. Yra paslaugos, vadinamos „White Glove“, kurios užtikrina ypatingą apsaugą. Kartais netgi reikia asmens, kuris lydi tą krovinį visą kelią. Tokiu atveju kaip vyksta biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos? Tarsi konvojų. Brangu, bet jei jums tenka duomenų praradimas, tai kainuos milijonus.

Ar padeda surinkti baldus vietą?

Taip, tai įeina į standartinius darbus, bet tik tada, jei baldai nėra sugadinti. Kartais atvykstate į naują biurą, o ten nėra lifto, o senas biuras turėjo liftą. Tada teks išmontuoti baldus, juos užnešti ir vėl surinkti. Už tai imamas papildomas mokestis. Beje, vokiški baldai dažnai turi labai specifinius fiksuotojus, kuriuos lengva sulaužyti, jei nežinai kaip. Mūsų vyrai jau pripratę, bet visada yra rizika.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirga?

Tai realus pavojus, ypač šaltuoju metų laikuotarpiu. Jei vairuotojas suserga Vokietijoje, jis negali vairuoti. Tada reikia skubiai siųsti kitą iš Lietuvos arba samdyti vietinį. Tai prailgina procesą dieną ar dvi. Niekas negali užtikrinti, kad viskas vyks pagal grafiką 100 proc. Todėl visada turkite planą B – pavyzdžiui, dirbkite iš namų dar dieną ilgiau.

Ar galima veži gyvūnus?

Biuro perkraustymo metu tai neįprasta, tačiau kartai reikia vežti biuro kates ar šunis. Tai leidžiama, bet tik jei gyvūnas turi pasą, čipą ir visas vakcinas. Be to, jis turi būti transportuojamas tinkamoje narveliuje, o ne bėgioti po kabiną. Vokietijos veterinarijos tarnybos gali sustabdyti mašiną ir patikrinti. Nemanau, kad jums norėtųsi aiškintis dėl nelegalio šunies pervežimo.

Ką daryti su vynu ar maisto atsargomis?

Jei turite biuro barą, tai reikia žinoti taisykles. Alkoholio ir maisto produktų importas turi savo niuansų. Jeigu tai nedidelis kiekis asmeniniam naudojimui, tai gerai, bet jei tai didelė siunta, gali reikėti mokėti akcizą. Geriau išgerti arba atiduoti darbuotojams prieš išvykstant. Bandant įsivežti 200 butelių vyno be dokumentų galite baigti su bauda.

Ar verta rūpintis įmonės įvaizdžiu?

Perkraustymas yra puikus momentas parodyti partneriams, kad esate organizuoti. Jei atvykstate su švara, marškiniais, su logotipais ant mašinos – tai padeda kurti įvaizdį. Jei su purvinais džinsais ir rūkantys – tai atgraso. Vokiečiai vertina profesionalumą. (Nors, prisipažinsiu, po 12 valandų vairo visiems atrodo vienodai.)

Kaip susitvarkyti su internetu naujoje vietoje?

Dėl to mes neatsakome, tai jūsų IT tiekėjo reikalas. Vokietijoje internetas gali būti jungiamas ilgiau nei Lietuvoje, todėl pradėkite tvarkyti šį klausimą mėnesį iš anksto. Negalima tikėtis, kad pirmadienį atvyksite, o antradienį jau jungsiate Wi-Fi. Kartais reikia laukti savaitę. Planuokite darbą taip, kad turėtumėt mobiliųjų internetų atsarginę variantą.

Ar galima pasitikėti visomis firmomis?

Deja, ne. Rinkoje yda nemažai „kišenių“ firmų, kurios pasiima mažiausią kainą, o paskui pridėja nenumatytus mokesčius arba sugadina daiktus. Jei kaina atrodo per good to be true, tai ji tikriausiai tokia ir yra. Pažiūrėkite atsiliepimus, klauskite draugų. 20 metų patirtis sako, kad pigiausiais pasiūlymais dažniausiai nusipelno tik skundai.

Ar reikia padėti krovėjams?

Jei jūsų fizinė būklė leidžia, tai tikrai padeda, bet dažniausia trukdo. Mums reikia, kad klientas nurodytų, kur ką dėti, o ne neštų dėžes. Be to, jei nusilenkiate ir susižalosite, draudimas to nedengs, nes jūs neesate įtrauktas į sutartį kaip darbuotojas. Geriau gerkite kavą ir stebekite procesą.

Kas daryti, jei dingsta dėžė?

Tai blogiausias scenarijus. Pirmiausia, tikrinkite inventoriaus sąrašą. Jei dėžės nėra, skambinkite vairuotojui. Kartais jos tiesiog nukrito po kaba arba liko senajame biure, o niekas nepastebėjo. Jei tikrai dingsta, pradedame ieškoti procesą. Gera žinia ta, kad per 20 metų mums dingė tik viena dėžė su spalvotais piešiniais (vaikų konkurso), ir ją radome po sėdynės vairuotoje.

Ar verta viską daryti paties?

Jei turite mažą biurą – gal. Bet dideliam biurui tai būtų chaosas. Jūs neturite įrangos, žinių ir žmonių. Kaip vyksta biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos be profesionalų? Ilgai, brangiai ir su nervų išsekimu. Užduokite sau klausimą – ar jūsų laikas vertas daugiau nei užmokestis perkraustymo firmai? Dažniausiai atsakymas yra taip.

Išvada

Galiausiai, tai nėra rocket science, bet reikia galvos. Kaip vyksta biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos, priklauso nuo to, kiek gerai susiplanuojate ir kiek pasitikite savo partneriais. Nenoriu gąsdinti, bet klaidos kainuoja brangiai – tiek laiko, tiek pinigų. Jei viską padarysite teisingai, jūsų įmonė veiks be pertraukų, o darbuotojai net nepamatys, ką pergyvenote. Sėkmės kelyje ir tikimės, kad jūsų vairuotojai niekur neužstrigs ties Berlynu.