Kaip vyksta biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai? Praktinis vadovas verslui

Sveiki, ilgai nematėmės. Dirbu pervežimų srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir Vokietija man jau nebežalias, o pilkas asfaltas. Dažnai klientai klausta, kaip vyksta biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai, nes visi bijo, kad verslas stagnuos o nebeveiks. Tiesą sakant, visa tai atroda baisiau galvoje nei realybėje, jeigu žinai keliuos smulkmenas. Vokietija – tai disciplina, bet ir biurokratija, todėl reikia žinoti, į ką įsitiesti. Štai paprastas, bet šiek tiek „driskus“ pasakojimas apie tai, kaip viskas tik vyksta be reklaminių frazių.

Pasiruošimas Vokietijoje – ką pradėti daryti iš anksto

Ar tikrai reikia tokios griežtos inventorizacijos?

Absoliučiai taip. Vokiečiai mėgsta tvarką, be to, be sąrašo tikrai nepateksi per muitinę. Kai klausiate, kaip vyksta biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai, pirmasis dalykas yra ne sunkvežimis, o popierius. Turi būti išvardyti visi kompiuteriai, serveriai, net biuro kėdės, jei jų vertė viršija tam tikrą ribą. Esu matęs situacijų, kai mašina stovėjo pasienyje dvi dienas tik todėl, kad kas užmiršo parašyti „spausdintuvą“. Gerai, kai turi Excel lentelę, blogai, kai turi tik galvoje tuos daiktus, kuriuos „kažkas“ matė prieš penkerius metus.

Kada pradėti planuoti tą relokaciją?

Ne dieną prieš. Idealus laikas – mažiau mėnuo, o geriau šešios savaitės. Vokietijos dalykams, kaip antai interneto atjungimui ar Liftų rezervavimui, reikia laiko. Paskutinis kartą vienas klientas manė, kad viskas įvyks per savaitę, Berlyne galėjome nepraeiti pro vartus dėl ką tik įrengto dviračių tako (nepavykęs pasiskambinimas su administracija). Taigi, imkites planavimo kuo anksčiau, kadangi biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai negali būti spontaniškas sprendimas tarp pietų ir vakarienės.

Ar reikia specialių dėžių technikai?

Žinoma, nenaudokite paprastų „burbulų“. Serveriai ir jautrios biuro stotys turi būti uždengtos anti-statinėmis medžiagomėlėmis arba įdėtos į specializuotas dėžutes. Kartais nešiok juos kaip bulves iš parduotuvės (juokinga, bet buvo taip). Vieną kartą teko matyti, kaip brangus GIS dizainerio ekranas nukrito tiesiai ant betono, nes nebuvo tvirtinamas. Jei norite suprasti, kaip vyksta biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai, pradedame nuo pakavimo – tai yra pusė sėkmės.

Kas vyksta su nuomu Vokietijoje?

Labai svarbu patikrinti nuomos sutartį. Ten dažnai būna punktai apie tai, kad išsivežant reikia palikti patalpas „tokias pat kaip buvo“ (išvalytas ir be griuvėsių). Vokiečiai už tai gali paimti didelius baudus iš depozito. Taip pat, jei ten bujote įrengti kažką savo, o tai yra pastovu sujungta su sienomis, teks mokėti išmontavimą. Realiai, biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai baigiasi tik tada, kai gausite depozitą atgal.

Ką daryti su pavojingais atliekomis?

Spausdintuvų kasetės, senos baterijos ar chemija iš valgymo vietės – to neleisia pravežti pro muitinę kaip įprasto krovinio. Tai turi būti atskirtai deklaruojama ir,išvežta kaip atliekos (arba perleista vietinių perdirbėjų). Negalima tiesiog užmesti į sunkvežimio kampą ir tikėtis, kad niekas nepastebės. Muitininkai turi rentgeno akis (ne, ne tiesiogiai, bet jaučia).

Ar reikia pranešti darbuotojams?

Tikrai. Vokiečiai yra labai atsargūs dėl savo duomenų. Jei staiga uždarysite duris ir pradėsite krauti dėžes, gali sulaukti skambučio iš profesinės sąjungos ar darbo inspekcijos. Informuokite bent kelias savaites iš anksto. Be to, žmonės turi pasiruošti asmeninius daiktus, kurių mes, pervežėjai, neįsimes.

Ką daryti, jei pastate nėra Liftas?

Oho, tai klasika. Senose industrijoje perdirbtuose biuruose dažnai būna tik laiptai. Tada reikia užsakyti keltuvus (su vairuotojais). Tai brangiau ir lėčiau. Kartais neteko nieko daryti, tik stovėti ir žiūrėti, kaip bernių šunta dėžes per tris aukštus valandą. Nemanau, kad toks yra atsakymas į tai, kaip vyksta biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai. Patikrinkite Liftus iš anksto.

Transportas ir techniniai niuansai

Kokį transportą rinktis – sunkvežimį ar furgoną?

Jei daug mažiau nei 10 kvadratinių metrų biuras, gali pakakti didelio furgono („Sprinterio“). Jei tai pilnas įmonės štabas – reikalingas sunkvežimis su tentu. Tačiau Vokietijos miestuose, ypač centre (pvz., Miunchene ar Frankfurte), su 40 tonų sunkvežimi neinavažiuoti. Gali reikėti perkrauti į mažesnę mašiną prie miesto ribų. Tai papildomas laikas ir pinigai, bet kaip kitaip? Taigi, biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai dažnai reiškia dviejų mašinų kombinaciją.

Ar reikia galiojančio sertifkato pervežėjui?

Įsitikinkite. Mes turime savo licencijas, bet jei samdoma atsitiktinė firma iskyrus skelbime „Gabenam pigiai“ – jokiu būdu. Vokiškai tai vadinasi „Umzugsschein“, o tarptautiniam pervežimui reikalingi konvenciniai lapai. Be to, vairuotojas tai mokėti bent angliškai arba vokiškai, kad suprastu kelių policijos reikalavimus. Gelbėkitės nuo „mėsėdžių“.

Kiek laiko užtrunka kelionė iki Lietuvos?

Priklausomai nuo vietos. Iš Miuncheno tai gali būti apie 12-14 valandų važiavimo, iš Hamburgo – dar ilgiau. Tačiau įskaičiuokite krautuvą iš vienos pusės ir iškrovimą į kitą. Tai nėra tik kelionė. Paprastai visas procesas nuo išsikrovimo vienoje vietoje iki įkrovimo kitoje trunka 2-3 dienas, jei viskas vyksta sklandžiai. Biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai reikalauja laiko rezervo.

Kas, jei kelyje sugenda technika?

Buvo atvejų. Vieną kartą mums sugedo sunkvežimis A9 autostradoje netoli Leipcigo. Vėjas, lietus, visa tai. Turime draudimą, bet svarbiau – turime kontaktą vietiniam pagalbai. Jei firmininkas to nė numatęs, jūsų biuras stovi kieme. Užtikrinkite, kad pervežėjas turi „kliūčių nuėmimo“ paslaugą arba partnerių tinklą Vokietijoje. Ne visur gali atvažiuoti mechanikas iš Lietuvos per valandą.

Ar vairuotojai padeda krauti?

Taip, bet tik jei tai sudaryta sutartyje. Standartiškai vairuotojas vairuoja, o krovėjai krauna. Kartais vairuotojas gali padėti nustatyti kelis daiktus, bet neįsivaizduokite, kad jis viens išneš visus biuro stalus. Jei norite efektyvumo, mokėkite už krovėjus abiems galams. Vokiečiai labai griežtai laikosi darbo laiko ir poilsio, todėl nelaukite, kad jis dirbs 12 valandų be pertraukos.

Kaip sužinoti tikslų svorį ir tūrį?

Nespauskite ant mašinos, jis ne svarstyklės. Geriausias būdas – matuoti savo patalpas arba suskaičiuoti dėžes (pvz., standartinė dėžė 50x50x50). Esu matęs, kai klientas sako „turim kelias dėžes“, o prieų tai išsiveržia pilnas 16 tonų tentas. Netikslumas čia brangiai kainuoja. Biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai prasideda nuo to, kad nesimeluoojame.

Ar galima įsivesti biuro techniką be PVM?

Jei esate registruota įmonė ir vežate technologiją savo reikmėms (ne pardavimui), galima taikyti 0 proc. PVM tarifą intracommunity supply atveju. Būtina abiejų šalių PVM mokėtojų numeriai. Deja, dažnai klientai pamirša savo numerį arba jis nebegalioja, tada tenka mokėti Vokietijos PVM (19%), kurio vėliau sunku gauti atgal. Sutaupykite nervus ir pasirūpinkite dokumentais iš anksto.

Muitinė ir dokumentai – kur dažniausia stringa

Ar reikia muitinės deklaracijos?

Jei tai yra technika, kuri buvo naudojama Vokietijoje ir yra vežama į Lietuvą tos pačios įmonės pavaldumo, tai dažnai laikoma perkėlimu ir nėra importo mokesčių. Tačiau vis tiek reikia pateikti prekių apyvartos dokumentą (CMR) ir sąrašą (Packing List). Be jų – siena uždaryta. Muitininkai turi matyti, kad tai ne prekyba, o biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai įvykdomas vidiniuose įmonės ratuose.

Kas yra TIR procedūra ir ar ji reikalinga?

Biurui dažniausiai ne. TIR naudojamas kai prekės keliauja per trečiąsias šalis arba yra apmokestinamos. Mums dažniausiai užtenka „T1“ arba tiesiog vidaus režimo dokumentų. Nereikia mokėti už TIR knygelę, jei vežate savus kompiuterius ir stalus. Tai nėra prekybinis krovinių pervežimas tokiame prasme.

Ką daryti jei dokumentai suklysta?

Jeigu CMR sąrašuje parašėte „Kompiuteriai“ su kaina 0 eurų, o muitininkas pamato, kad tai 10 000 eurų vertės serverių komplektas, bus klausimų. Gali tekti praeiti „raudonąją juostą“. Tai užtruks. Vieną kartą tekę laukti valandą Kolboje (pasienio punktas) dėl to, kad nebuvo nurodyta „serijinis numeris“ ant brangiausio įrenginio. Biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai baigiasi, kai dokumentai be klaidų.

Ar reikia vertimo iš vokiečių kalbos?

Daugeliu atvejų dokumentai gali būti anglų kalba, nes tai logistikos standartas. Jeigu turite sutartis ar garantijinius lapus vokiškai, muitinei tai dažnai nėra problema, jei vertimas aiškus. Tačiau jei ten kažkas specifinio, vertėjas gali praversti. Nedarykite savęs kvailio verčiant „Google Translate“ svarbius techninius brėžinius, niekas to negerbės.

Kas vyksta su asmeniniais daiktais?

Tai yra pilkasis zona. Jei darbuotojas pasiėmė savo asmeninį nešiojamąjį kompiuterį, tai techniškai jis turi būti deklaruotas atskirai, kaip asmeninis daiktas su „Pasą“ arba ID kortele. Mes, kaip pervežėjai, į tai nežiūrime, bet muitinė tai daro. Gerai, kai darbuotojai važiuoja savo automobiliais, o ne su mumis.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Galiu atsiųsti nuorodą, kur matysi, kur mašina stovi. Taip pat, vairuotojas gali paskambinti prieš atvykdamas. Bet neprašyk manęs skambinti vairuotojui kaskart, kai jis važiuoja greiteliu – jis negali atsilikti nuo vairo. Saugumas pirmiau.

Finansai ir paslėpti mokesčiai

Kiek bendrai tai kainuoja?

Tai klausimas kaip „kieg kainuoja automobilis“. Priklauso nuo tūrio, atstumo, kraunamų aukštų. Vidutiniškai biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai (su technika, krovėjais ir draudimu) gali kainuoti nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Turiu omenyje, jei tai mažas biuras – kainuos mažiau, jei didelis fabrikas su administratoriumi – brangiau. Skaičiuokite apie 1-2 eurus už kilometrą + darbo valandas.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastai įeina pagrindinis (CR) draudimas, kuris dengia nuniokojimą (pvz., mašina sudegė). Tačiau jis dažnai nedengą smulkių brangžolių (pvz., serverio vidiniai diskai suguvo dėl smūgio) arba „pavojų“. Jei norite pilną apsaugą, mokėkite už papildomą „Viso rizikos“ draudimą (All Risk). Tai papildomai gali kainuoti apie 2-3 proc. nuo krovinio vertės. Neteisingos taupytojo strategija.

Kokia mokėjimo schema?

Paprastai prašome avansą (10-30 proc.), o likutį – atlikus darbą arba iš krovimo vietoje. Kartais leidžiame atidėti iki pristatymo, jei esame seni partneriai. Su naujais klientais vokiškai budriau: be pinigų (be garantinio pavedimo) mašina gali nepajudėti iš aikštelės. Tai ne bloga valia, o verslo logika.

Ar kainuoja daugiau jei kelias į Lietuvą uždaromas?

Kai kurios firmos bando įkalinti, kad „tuščiai sugrįžti“ kainuoja brangiau. Tai melas. Mes vis tiek turime grįžti, o Lietuva yra aktyvi rinka. Biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai neapsiriboja viena kryptimi. Įsitikinkite, kad mokate už darbą (dienas/valandas), o ne už „tuščią važiavimą“. Žiūrėkite į galutinę sumą, ne į išskaidytas eilutes.

Kas daryti jei klientas Vokietijoje nepasirodo?

Tai buvo kartą. Pasirodo, vokiškas pusės atstovas užmiršo ir atvažiavo vėlai 3 valandas. Mums tai kainuoja laiką ir pinigus (vairuotojo valandas). Tokiu atveju reikalaujame kompensacijos (stovėjimo mokestis). Užsirašykite sąlygas dėl vėlavimo. Nieko nemokančio laiko pasaulyje nebebe (nors ir norėtųsi).

Ar galima sumokėti kortele?

Galiausiai taip, bet dažniau reikalaujame banko pavedimo. Vokiečiai mėgsta „Überweisung“. Kortelės mokėjimas vairuotojui yra neįprastas. Geriau susitarti dėl sąskaitos faktūros iš anksto.

Išvados ir patarimai iš kelių

Tiesiog nereikia būti genijumi, kad suprastum – organizacija yra viskas. Kai klausiate, kaip vyksta biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai, atsakymas labai paprastas: pasirūpinkite dokumentais, apmokėkite už krovėjus ir nemylėkite melagių apie nemokamus grįžimus. Esu matęs daug gerų biurų, kurie tapo chaoso dėl to, kad buvo taupyta ant planavimo. Naudokitės patirtimi, ne reklamos skelbimais.