Kaip vyksta biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis paslaugomis

Perkėlimas į Vokietiją niekada neįvyksta taip, kaip vaizduojame brošiūrose – lyg būtų švelni muzika ir viskas pasislinktų viena judesiu. Po dvidešimt penkerių metų šioje srityje galiu pasakyti viena: tai chaosas, kurį turi suvaldyti profesionalai, kad klientas pamatytų tik tvarkingą rezultatą. Biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis paslaugomis yra ypatingas iššūkis dėl griežtų vietos taisyklių, muitinės ir to, kad vokiečiai mėgsta tvarką. Dažnai tenka spręsti problemas, apie kurias net neįsivaizdavote, pavyzdžiui, kai įmonės vadybininkas pamiršta pasakyti, kad jie turi seifą, sveriantį toną, o lifte nebeina. Čia ne tik apie dėžių vežimą, tai apie kompleksinę logistiką, kur viena klaida gali atidėlioti visą procesą savaitėmis.

Dokumentai ir muitinės nenuostatumai

Kokius dokumentus reikia tur�ti sėdint ant krėslio?

Būtina tur�ti viską, kas susiję su jūsų turtu ir įmonės statusu. Reikės originalaus transportavimo kontraktą (CMR), detalių inventoriaus sąrašų su verte, be to, jei perkelite kompiuterinę įrangą, reikės serialinių numerių sąrašo. Vokietijos muitinė yra griežta, jei trūks bent vieno parašo ant dokumento, gali sukelti nepykantį. Taip pat nepamirškite įgaliojimo, jei dokumentus tvarko ne įmonės vadovas. Geriau turėti vieną papildomą lapą, nei stovėti prie sienos ir laukti, kol kas nors leis praeiti.

Ar sunku susitvarkyti su muitine pervedant įranga?

Nebūtina, kad būtų sunku, bet tikrai gali būti daug papildomo darbo. Jei įranga yra naudota ir ji buvo naudojama jūsų įmonės veikloje daugiau nei šešis mėnesius, dažniausiai galima taikyti be muitas importavimo taisykles ES viduje. Tačiau jei tai visiškai nauji serveriai, kurie dar nebuvo įjungti, vokiečiai gali bandyti pritaikyti PVM. Buvo atvejis, kai klientas bandė įvežti „asmeninį“ nešiojamąjį kompiuterį, o ten buvo įrašyta visa žaidimų biblioteka – aišku, tai sukėlė papildomų klausimų. Geriau viską sąžiningai užpildyti.

Ką daryti, jei pametąs inventoriaus sąrašą?

Nieko gero. Tiesiog teks tiesiog sėdėti ir rašyti iš naujo, remiantis tuo, kas yra sunkvežimyje, o tai yra košmaras. Muitininkams toks „naujais rašytas“ sąrašas atroda įtartinai, todėl gali pradėti rūšiuoti kiekvieną dėžę. (Nors, tiesą sakant, jei sąrašą randate paskutiniu momentu, jie gali net ir nepastebėti, kad jis buvo dingęs). Bet geriau to nedarykite, nes biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis paslaugomis reikalauja tikslumo, o ne viliotis į sėkmę. Pasirašykite keletą kopijų iš karto.

Ar reikia mokėti PVM perkeliant biurą į kitą ES šalį?

Tai priklauso nuo to, ar esate PVM mokėtojas, ir koks turtas perkeliamas. Jei perkeliate savo veiklos turtą (turtinės priemonės) iš vienos ES šalies į kitą, tai dažniausiai laikoma vidiniu apmokestinimu, t.y. PVM taikomas 0 proc., jei pateikiate teisingus dokumentus. Bet jei perkeliate paprastas prekes, kurias planuojate parduoti Vokietijoje, tai jau bus įprastas importas. Sakyčiau, pasitarkite su buhalteriu, o ne tik su vairuotoju, kuris gali sukti galva šiuo klausimu.

Kas nutinka su dėžėmis, kurios nėra inventoriume?

Jos tampa problemų šaltiniu. Jei sąraše parašyta „20 dėžių su dokumentais“, o realiai yra 21, vokiečai gali visą siuntą laikyti įtariama. Kartais netgi būna, kad patiems klientams padeda į dėžes papildomų daiktų paskutinę minutę – butelių ar asmeninių daiktų. Tai draudžiama. Esu matęs, kaip dėl vienos papildomos dėžės su senu spausdintuvu viskas sustojo trijoms valandoms. Biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis paslaugomis numato tai, kad mūsų komanda viską užfiksuoja dar vietoje.

Logistika, technika ir fizinis darbas

Kaip susitvarkoma su IT įranga, ji gi jautri?

IT įranga yra mūsų specializacija, nes be jos šiandien niekas nebeveikia. Serveriai, kompiuteriai, viskas turi būti išjungta tvarkingai, supakuota antistatinėse dėžėse su burbuliuku plėvele. Vienas klientas bandė pervežti serverį įprastoje dėžėje, įkišus tarp dviejų krėslių – tikrai nebuvo malonu paaiškinti, kodėl jis nebeįsijungia Vokietijoje. Mūsų darbuotojai žino, kaip tvarkyti kabelius, kad vėliau nebereiktų valandų jų atžiūrėti. Tai brangiau, bet sutaupote nervų.

Ar galima pervežti seifą be išmontavimo?

Techniškai galima, jei turime pakankamai stiprių rankų ir specialią techniką, bet aš niekada nepatarčiau. Dideli seifai sveria apieš tūkstantį kilogramų, o grindys Vokietijoje, ypač senose pastatuose, gali neišlaikyti tokio koncentruoto svorio. Be to, jei seifas užstrigs laiptinėje, jo ištraukimas kainuos dvigubai daugiau nei pati perkėlimo paslauga. Geriau jį išmontuoti (jei įmanoma) arba pakviesti specialistus su kranu. Nekilkite sau kraujo spaudimo dėl to.

Kiek laiko užtrunka pakavimas vidutinio dydžio biuro?

Paprastai vieną dieną, bet viskas priklauso nuo to, kiek yra tos „dviratinės gumos“. Klientai visada sako: „O, mus nedaug, galite užtekti pusės dienos“, o tai, kai atvykstame, matome, kad kiekvienas stalas pilnas knygų ir popierių. Ką jie daro su tais popieriais? Nepaprastai daug. Profesionalus biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis paslaugomis reiškia, kad mes atvykstame anksčiau, išanalizuojame ir skiriame pakankamai žmonių, kad nepavyktų naktį dirbti.

Ar jums patinka vairuoti po Vokietiją?

Autobanus tai yra malonu, bet sunkvežimiais... yra vietų, kur norisi nusišlepti. Vokiečiai yra disciplinuoti, bet kai mata, kad lenkia automobiliu su 120 km/h greičiu, tai šaltas krinta nugaroje. Be to, sunkvežimių judėjimas ribojamas, nemažai vietovių, kur reikia didesnio dėmesio. Bet keliukai ten geri, tai tiesa. Tai kažkas tarp meilės ir neapykantos. Ypač kai reikia rasti vietą miesto centre su 20 tonų sunkvežimiu.

Kas daryti, jei naujame biure nėra lifto?

Tai būna didžiausia bėda, ypač jei biuras yra 4 aukšte be krovininio lifto. Tada tenka nešti rankom, o tai brangina paslaugą kelis kartus. Kartais klientai pamiršta tai paminėti, užsakydami paslaugą internetu. Atvykstame, matome laiptus, ir visiems iškrenta žandikauliai. Biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis paslaugomis turi apimti ir iankstinę apžiūrą, kad netyčia nesusigražintume už neįmanomą darbą. Turime specialią techniką su kėlimu per langus, bet tai tikrai ne standartinis sprendimas.

Ar saugu palikti dėžes sunkvežimyje per naktį?

Vokietijoje daugeliu atvejų taip, saugumo lygis geras, bet aš niekada negarantuotų 100 proc. Jei sunkvežimis stovi miesto centre prie uosto „kiekis“, gali būti viliojantis. Geriau, jei vairuotojas gali pernakti saugumo aikštelėje arba jei būna pasamdyta apsauga. Vieną kartą mums bandė išlaužti sparną Vilniuje, o Vokietijoje... kol kas buvo ramiau. Tačiau nereikėtų tikėtis vilties, niekas nesaugos turtą geriau nei pats savininkas.

Vokietijos specifika ir vietos taisyklės

Ar griežtos Vokietijos taisyklės dėl išsikrovimo?

Labai griežtos, ypač miestuose. Negalima tiesiog sustoti ant kelio ir pradėti iškrauti. Reikia gauti specialų leidimą („Baugenehmigung“) iš vietos savivaldybės, o tai gali užtrukti kelias savaites. Be to, reikia uždėti kelio ženklus. Jei to nepadarysite, vietos policija atvyks greičiau nei jūs iškelsite pirmą kėdę. Biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis paslaugomis visada apima šių leidimų tvarkymą, mes tai darome iš anksto.

Ar galima dirbti sekmadieniais ar šventėmis?

Jei norite, kad jus suimtų, tai žinoma, galite (juokauju). Vokietijoje galioja griežti ramybės laikas (Ruhezeit) ir darbo laws. Sekmadieniais ir šventėmis bet koks triukšmas, ypač perkėlimas, yra griežtai draudžiamas, nebent turite ypatingą leidimą, kurio beveik neįmanoma gauti. Vieną kartą bandėme pradėti darbą šeštadienį popietę, kaimynai iškvietė policiją beveik iš karto. Tenka viską planuoti tik darbo dienomis nuo 8:00 ryto iki 18:00 vakaro.

Kaip su elgesiu su atliekomis (šiukšlėmis)?

Vokietijoje tai mokslo sritis – vokiškas chaosas. Negalima tiesiog viską mesti į vieną krūvą. Yra „Gelber Sack“ (geltonas maišas) plastikui, „Papier“ (popierius), bio atliekos ir kt. Jei mūsų darbuotojai sumaišys dėžes su buitinėmis atliekomis, gausite didelę baudą. Biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis paslaugomis taip pat reiškia, kad mes išvežame senas biuro atliekas į atitinkamą utilizavimo centrą, o ne paliekame juos gatvėje. Tai brangu, bet privalu.

Ar dažnai pasitaiko kalbos barjerų?

Sakyčiau, vis mažiau, jaunimas kalba angliškai, bet senesni namų valdytojai arba policininkai gali tik vokiškai. Mūsų komandoje yra žmonių, kalbančių vokiškai, tai padeda išvengti nesusipratimų. Ypač svarbu sužinoti, kur gali stovėti sunkvežimis, o kur ne. Žodis „Verboten“ (draudžiama) ten matomas visur, geriau tai suprasti iš karto.

Ką daryti, jei naujame biure nėra vietos parkavimui?

Tai dažna problema dideliuose miestuose kaip Miunchenas arba Berlynas. Tenka skųstis vietos valdytojams arba ieškoti mokamos aikštelės netoliese, o turi dėžes nešti per pusę miesto. Biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis paslaugomis reikalauja,iš anksto pasidomėti, ar yra galimybė uždaryti gatvę. Kartais tai kainuoja pinigus, bet kitaip neįmanoma atlikti darbo.

Ar tikrai reikia valyti seną biurą prieš išvykstant?

Dažnai taip, ypač jei nuomotojas reikalauja „Renovierung“ (atnaujinimo) arba švaros. Priešingu atveju gali prarasti depozitą. Mes siūlome papildomą „galinio valymo“ paslaugą, kai paliekame patalpas kaip lyg būtų naujos. Vienas klientas paliko senų kavinės puodų krūvą kabykloje – nuomotojas bura labai nepatenkintas. Geriau tai padaryti teisingai.

Kainos ir neapykantos priežastys

Nuo ko priklauso galutinė kaina?

Nuo visko: nuo distancijos, kiek dėžių, kiek aukštų, ar reikia liftų, ar reikia montavimo, ar reikia pakavimo medžiagų. Kai kurios įmonės duoda fiksuotą kainą, o mes dažniausiai dirbame pagal valandas arba pateiktą darbo apimtį. Biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis paslaugomis turi būti įkainintas realiai, o ne svajonių kainoraščiu. Jei klientas sako, kad dėžių yra 10, o jų yra 50, tai aš ne kaltas, kad kaina padidėja.

Ar verta pats supakuoti dėžes norint sutaupyti?

Galima, bet rizikuojate, kad dėžės suls. Jei naudojate silpnas dėžes ir viduje bus sunkios knygos, tai taps katastrofa kelionės metu. O jei dar ir neužsegus teisingai, viskas išsibars po vokiečių autostradą. Mūsų paslaugos kaina įtraukia ir kokybiškas medžiagas. Ar tai verta taupyti ant dėžių, kai jūsų verslo turtas kainuoja tūkstančius? Sprendimas jūsų, bet aš patarčiau nepadaręti taip.

Kokios yra paslėptos išlaidos?

Gali būti priedėlis už kelių uždarymą, už griežtų atliekų išvežimą (specialiųjų atliekų), už užstatą (depozitą) už lifto panaudojimą (kai kuriuose namuose reikia padėti 100 eurų, kad nieko neapsibrėžtum). Taip pat, jei darbas prailėja virš planuoto laiko (pavyzdžiui, dėl techninės problemos), reikės mokėti viršvalandžius. Biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis paslaugomis – tai ne tik kuro sanaudos.

Ar brangiau pervežti į Rytus ar į Vakarus Vokietijoje?

Panašiai, bet miestuose kaip Frankfurtas arba Miunchenas brangiau dėl didesnių parkavimo mokesčių ir griežtesnių reikalavimų. Rytuose, kaip Dresdenas ar Leipcigas, gali būti šiek tiek pigiau, bet ten vėlgi gali būti blogesnė infrastruktūra senose patalpose. Skirtumas nėra milžiniškas, daugiau priklauso nuo konkretaus pastato, o ne nuo regiono.

Ar imate užstatą prieš darbą?

Taip, įprasta prašyti 20–30 proc. avanso, kad užtikrintume, kad klientas nepasitrauks paskutinę minutę. Mes jau patyrėme, kai rezervuojame datą, atsisakome kitų užsakymų, o klientas sako: „Atšaukiame, radome pigiau“. Tai mums sukuria nuostolius. Užstatas užtikrina, abiejų pusių susitarimą. Biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis paslaugomis reikalauja pasitikėjimo, bet pinigai kalba labiau.

Pasakojimai iš realaus gyvenimo

Ar buvo sunkvežimio gedimas Vokietijoje?

Taip, buvo. Vieną kartą mūsų sunkvežimis sugedo netoli Hanoverio, tiesiog užgeso variklis. Klientas jau laukėjo Berlyne, o mes stovėjome su įranga. Teko skubiai šaukti pagalbą ir perkrauti viską į kitą sunkvežimį – tai truko 12 valandų. Buvo stresas, bet mes viską atvežėme, nors su vėlavimu. Tokios dalykai vyksta, svarbu, kad kompanija turi rezervines planus.

Ar buvo, kad klientas nieko nežinojo apie savo turtą?

Visada. Vienas klientas sakė, kad turi tik „keletą stalų“, o realiai buvo visas sandėlys su 50 metrų ilgio lentynomis, pilnomis senų archyvų. Mes neturėjome pakankamai dėžių. Teko važiuoti į parduotuvę pirkti papildomai, kas užtruko. Negalima tikėti, kas sakoma telefonu, reikia arba matyti nuotraukas, arba atvykti į apžiūrą.

Ar yra kultūrinių skirtumų su vokiečiais klientais?

Žinoma, jie yra tikslūs. Jei sutarta 8:00 valanda, tai vokiečias laukia 7:55. O jei vėluojame 10 minučių, jau galima gauti skųstį. Lietuviškas „penkių minučių pavėlavimas“ ten nepriimtinas. Taip pat, jie mėgsta viską užrašyti protokole. Biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis paslaugomis reikalauja disciplinos, kai kurie mūsų vairuotojai iš pradžių keičiasi, bet tada įpranta.

Ar matėte keisčiausią dalyką, kurį vežėte?

Matėme viską. Nuo didžiulių akvariumų su žuvytėmis (kurias teka vežti specialiu automobiliu) iki biilo stalo, kuris buvo padarytas iš tikro automobilio variklio. Vienas klientas norėjo pervežti savo asmeninį motociklą, statytą biuro viduryje kaip meno kūrinį. Tai buvo labai keistas vaizdas, bet mes tai padarėme. Vokietijai visiškai nerūpi, ką pervežate, jei tik viskas legalu.

Ar tikrai reikia drausti krovinius?

Be abejo. Kelyje gali nutikti bet kas – avarija, gaisras (nors retai), vagystė. Draudimas apsaugo ir jūsų, ir mūsų nugarą. Esu matęs, kaip vieno kliento brangūs serveriai nukrito neapsaugotu sunkvežimių stoge. Be draudimo jis būtų prarado tūkstančius eurų. Biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis paslaugomis be draudimo yra kaip važiuoti automobiliu be apsaugos diržų – galima, bet kvaila.

Ar įmanoma susitvarkyti be paslapčių per savaitęį?

Jei tai mažas biuras (žmonių 5–10) ir viskas supakuota – taip, įmanoma. Bet jei tai didelė įmonė (50+ žmonių), tai neįmanoma. Reikia mėnesio ar daugiau planavimo. Reikia išjungti IT sistemą, persiųsti telefonų linijas, pasirūpinti adresų keitimu. Viskas trunka ilgiau, nei atrodo, kai žiūrite į kalendorių.

Galutiniai svarstymai

Ką daryti, jei pažeidžiame kažką kelyje?

Skambinti mums ir neiti iš proto. Mes turime civilinę atsakomybės draudimą. Jei mes sulaužome kliento stalą, mes kompensuojame jo vertę. Svarbu tai užfiksuoti protokole vietoje. Jei klientas pasirašo, kad viskas gerai, o vėliau namie pastato, kad kojos kojelė sulūžo – tai liudijimo klausimas. Reikia būti atidžiam išsikrovimo metu.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Įprastai neleidžiame dėl draudimo ir saugumo taisyklių. Sunkvežimis yra darbo vieta, ne taksi. Be to, kelionė gali būti ilga ir nepatogi. Geriau susitikti tiesiogiai vietoje. Biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis paslaugomis yra mūsų atsakomybė, o jums geriau tuo metu rūpintis verslo klausimais arba pailsėti.

Ar patariate perkelti viską ar pirkti naują?

Jei baldai seni ir jau nėra gražūs, geriau palikti juos čia ir nusipirkti naujus Vokietijoje. Transportavimo kaina dažnai viršija senų baldų vertę. Tačiau jei tai brangūs dizainerio baldai ar unikala įranga, tuomet verta. Skaičiuokite santykį: pervežimo kaina vs. naujo daikto kaina. Dažnai atrodo, kad taupote, išvežant senas kėdes, bet iš tiesų brangiau.

Ar reikia gerti kavą su vokiečiais?

Nebūtina, bet padeda susikurti gerą atmosferą. Vokiečiai mėgsta protocolą, o kavinė pasiūlyta po darbo gali sumažinti įtampą, jei kažkas nepasisekė. Žmoniškas požiūris visada laimi. Tačiau nedarykite to per darbo laiką, kai reikia nešti dėžes.

Kaip apmokėti paslaugas?

Galima grynaisiais (nerekomenduojama dėl saugumo), banko pavedimu arba kortele. Dažniausiai reikalaujame, kad likusi dalis būtų sumokėta grynaisiais prieš išsikrovimą arba pavedimu prieš išvykstant iš Lietuvos. Sutarties sąlygos visada individualios, bet pinigai turi būti užtikrinti prieš pradedant darbą.

Išvados

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis paslaugomis nėra tiesiog fizinis darbas, tai sudėtingas procesas, reikalaujantis planavimo, kantrybės ir vietinių taisyklių išmanymo. Nuo mano patirties, geriausiai viskas einą tada, kai klientas pasitiki ekspertais ir nėra bandęs sutaupyti kiekvieno euro. Vokietija nelpa jokiems triukšmams, todėl viską reikia daryti tvarkingai. Pasiruoškite nenumatytoms situacijoms, bet žinokite, kad su gera komanda visa tai bus tik darbu viena diena. Sėkmės jūsų naujame biure užsienyje.