Kaip vyksta biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją? Visiška tiesa be įmonių šlamšto

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o jei tiksliau, tai ir virš dvidešimt metų mačiau viską. Kiekvienas biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją atrodo paprastas tik popieriuose, bet realybėje tai visada yra chaosas, kurį reikia suvaldyti. Klientai dažnai galvoja, kad tiesiog užsako mašiną, viskas patenka į ją ir važiuoja, bet čia nėra taip. Vokietija yra specifiska šalis savo taisyklėmis, o mums, lietuviams, kartais trūksta kantrybės jas suprasti. Štai jums realus vaizdas, kaip tai vyksta, be jokio užmaskavimo.

Kartą buvau tokiame situacijoje, kai vairuotojas vos nepraleido pristatymo laiko Berlyne, nes klientas nepasakė, kad nėra krovininio lifto, o reikėjo nešti penkiais aukštais per laiptus. Kitą kartą viena firma padėjo visus kompiuterius ant grindų be dėžių, manydama, kad „mes viską sutvarkysime“. Tai tas tas, kas vadinama "biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją" iš vidaus. Taigi, jei ruošiatės judėti, gerkite kavos ir skaitykite, nes čia gausi netikėtumų.

Kainos ir dokumentai, kuriuos noretumi praleisti

Kiek kainuoja biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją?

Tai klausimas, kurio kiekvienas bijo, bet visada klauso. Kaina niekada nėra fiksuota, nes ji priklauso nuo tūkstančiai dalykų – nuo to, kiek turite biurkų, iki to, kiek degalų kaina šiuo metu Lietuvoje. Vidutiniškai, jei turite nedidelę įmonę, 10-15 darbo vietų, tai galite tikėtis kelių tūkstančių eurų sumos, bet tai labai apytikslis įvertinimas. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją brangsta, jei reikia ypatingos priežiūros daiktams, pvz., serveriams ar didelėms spausdintuvams. Be to, į kainą įeina ne tik vairuotojo algas, bet ir draudimas, kuris Vokietijoje privalo būti tvarkingas.

Ar mokėti PVM? Kokie mokesčiai laukia?

Nustačiau, kad dauguma klientų vis dar painioja su B2B ir B2C vežimais. Jei vežate įmonės turtą į kitą įmonę ar filialą, tai dažniausiai yra PVM lengvatos arba nulinis tarifas pagal ES taisykles, jei abiejų šalių PVM mokėtojai. Svarbu turėti visus dokumentus – sąskaitas faktūras, krovininius lapus. Jei trūksta bent vieno parašo, vokiečių muitinė gali padaryti didelius narvelius. (Čia galvojau apie Italiją, bet Vokietijoje taip pat griežta). Taigi, pasirūpinkite buhalterija iš anksto, o ne paskutinę dieną.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Neklauskite manęs „kiek tiksliai“, nes aš negaliu numatyti stūmėjų ties Kaunu ar eismo uzburimų ties Hanoveriu. Vidutiniškai planuokite savaitę nuo pasirašymo iki pristatymo. Patys vežimai į toliau esančius miestus, kaip Miunchenas ar Hamburgas, gali užtrukti 2-3 dienas vienam keliui. Tačiau biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją nėra tik vairavimas, tai ir pakavimas, ir išpakavimas, o tai visada įvyksta lėčiau, nei planuota. Geriausia turėti至少 dienos atsargą, kad nevežtumėte darbuotojus į naują biurą tuščiomis rankomis.

Ar verta pirkti draudimą?

Kartais man atrodo, kad klientai mano, kad draudimas – tai pinigų išmetimas į vėdą. Bet tarkime, vairuotojas staiga suksta ratu, krenta kava ant jūsų brangaus serverio. Be draudimo prarasite tūkstančius. Vokietijoje draudimo sąlygos yra griežtos, rekomenduoju visą rizikos draudimą (All-Risk). Žinoma, tai brangiau, bet ramybes perka ne už pinigus. Niekada nežinai, kas gali nutikti autostradoje, o vokiškas servisas už kiekvieną įbrėžimą paprašys astrologinių sumų.

Ką daryti su dokumentų archyvu?

Tai viena didžiausių bėdų. Ne galvojau, kad žmonės taip mėgsta kaupti popierius. Archyvai dažnai yra sunkūs, dulkiūti ir nebelengvina jūsų gyvenimo. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją visada įtraukia ir šį etapą. Rekomenduoju išsirinkti tik reikalingus dokumentus, o likusius sunaikinti pagal taisykles, jeigu leidžia terminai. Jei vežate viską, reikės tvirtų dėžių, o jos užima daug vietos mašinoje. Galbūt verta pagalvoti apie skonio saugojimą Lietuvoje?

Kaip sudaryti sutartį? Ar reikia advokato?

Tokio lygio projektams nereikia advokato, jei sutartis aiški. Pagrindas – tiksliai aprašyti objektus, terminus ir atsakomybes. Jei sutartyje parašyta „biuro baldai“, o vėliau pasirodo, kad turite 10 tonų metalinių seifų, tai bus konfliktas. Būkite konkretūs. Patirtis rodo, kad geriausiai sutartis sudaro „giliai įkvėpus“, t.y. kai abi pusės supranta, kas vyksta, o ne kai tik kopijuojame standartinius šablonus.

Ar galima sumokėti grynaisiais?

Aišku, galima, bet kas dabar važinėja su pinigų kupranugariu? Vokietijoje mokėjimai daugiauiau vyksta bankiniu pavedimu arba kortele. Mūsų vairuotojams gresia pavojus turėti didelę sumą grynaisiais, be to, apskaita to neleidžia. Geriau susitarti dėl sąskaitos faktūros apmokėjimo terminų iš anksto. Vienintelė išimtis – tai nedidelės arbatpinigiai rankoms, kurias gali padėti vokiečiams kranų vairuotojams, kad jie dirbtų greičiau. Tai senas triukas.

Pakavimas, technika ir kitokia šlamšta

Ar turite pakuoti viską patys?

Galite, tik nenusigailėkite. Matęs vaizdus, kai kompiuteriai padėti į minkštas krepšines su drabužiais? Tai košmaras. Mes siūlome pakavimo paslaugas, nes mūsų žmonės žino, ką daryti su kompiuteriais, vitrinomis ir augalais. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją be profesionalaus pakavimo yra loterija. Žinoma, jei norite sutaupyti, galite tai daryti patys, bet tada nebekiaukite, kai atvyksite į Berlyną ir rastite sulaužytus kompiuterių monitorius.

Kokias dėžes naudoti?

Nenaudokite parduotuvėse gautų kriulių. Jos neprilaiko 20 kilogramų knygų. Mums reikalingos specialios judumo dėžės, o kompiuteriams – „flight case“ tipo dėžės. Tai brangu, bet taupykite ant kito, o ne ant pakuotės. Vokietijos sandėliai yra griežti dėl tų dėžių – jos turi būti tvarkingos, nes kitaip jas tiesiog nepriims. Ne taip seniau buvo, bet dabar standartai kyla.

Kaip vežti biuro kėdes?

Kėdės yra kaip vabzdiai – jos visada pasimeta. Jas reikia stumti vieną ant kitos arba rišti grupėmis. Jei jas tiesiog užmėsite į krūvą, sugadinsite mechanizmą. Esu matęs, kaip po kelias šimtus eurų kėdės tampa šiukšlėmis po tokio „tvarkymosi“. Nenaudingos detalės (kojelės, ratukai) reikia susukti atskirai į maišelius, kitaip jas prarasime jau pirmajame posūkyje.

Ar vežate augalus į Vokietiją?

Taip, galime, bet tai problematiška. Fitosanitarinių kontrolių Vokietijoje nėra dažnos (kaip, tarkime, į Šveicariją), bet augalams augti reikia šviesos ir vandens. Pervežimas truksta, augalai gali nukristi. Be to, kai atkeliaujate į naują biurą, pirmiausia reikia susitvarkyti internetą, o ne laistyti fikusų. Augalus biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją pavertia papildomu stresu, todėl persvariau – gal juos palikite kaip dovaną senoms buhalterėms?

Ką daryti su IT įranga?

Serveriai, ruteriai, switch'ai – tai jūsų verslo širdis. Jie turi būti išjungti, pažymėti (kuris kabelis į kurį eina) ir supakuoti pagal instrukcijas. Kartais klientai pasako „viso nuvežkite“, o vėliau paaiškėja, kad nieko nepajungia, nes nežino, kur ką kišti. Jeigu neturite savo IT specialisto, pasamdykite šią paslaugą vietiniam išpakavimui Vokietijoje. Tai sutaupys dienas nervingo darbo.

Ar išmontuojate ir surenkate baldus?

Tai mūsų darbas. Didelės darbo vietos, konferencijos stalai – visą tai išsklaidome. Tiesą sakant, kai kurios vitrinos yra tokios sudėtingos, kad reikia inžinieriaus laipsnio, kad jas sulaužtum (tj, surinktum) vėl. Atiduokite mums brangnius baldų surinkimo brėžinius, jei juos turite. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją dažnai baigiamas ne tuščių dėžių išmetimu, o paskutinių varžtų sukimu vietoje.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Spausdintuvo rašalai, valymo priemonės – tai ne krovinius, o pavojingas krovinius. Negalima tiesiog mesti į dėžę su dokumentais. Jos gali išsilieti, ir tada viskas bus sunaikinta. Turime specialias dėžes, bet jei turite daug tokių atliekų, geriau jas išmesti čia, Lietuvoje, pagal taisykles. Vokietijoje atliekų tvarkymas kažkur net griežtesnis ir labiau brangus.

Ar reikalingos keltuvės ar kranai?

Jūsų biure yra liftas? O jis telpa 2m x 2m krovinį? O gal jūsų durys per siauros? Dažnai pasitaiko situacijų, kai reikalingi „minikranai“ arba specialios keltuvės pro langą. Tai visiškai keista, kad biuruose dažnai planuojamos tokios siauros durys. (Noriu pasakyti – kvailai suplanuotos, bet negaliu taip rašyti). Taigi, išmatuokite viską du kartus prieš mums pranešant.

Vokietijos realijos ir kas vyksta kelyje

Kaip su jumis susisiekti kelyje?

Mes turime GPS stebėjimą, tačiau vairuotojai kartais tiesiog pamiršta pasiimti telefoną arba važiuoja zona be ryšio. Geriausia susitarti dėl kontakto valandų. Neužkabinęs vairuotojo pusvalandžiu prieš atvykstant – tai normalu. Jis gali būti ties sankryža arba pailsėti po vairo. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją reikalauja kantrybės, nes kelyje viskas gali nutikti – nuo punctured tire iki policijos patikros.

Ar reikia leidimų stovėjimui mieste?

Labai svarbu. Berlyne, Miunchene, Frankfurte stovėti sunkiasvoriai mašinai市中心 be leidimo – tai garantuotas baudas ir nuvarymą (abschleppen). Jums reikės susirasti vietą savivaldybėje arba pasamdyti vietinę firmą, kai užrūpins tai. Žinoma, tai kainuoja, bet mažiau, nei bauda ir automobilio atgavimas iš areštinės. Neatsitiktinai vokiečiai viską taip tvarkingai stato.

Ar tinkamas savaitgalis pristatymui?

Vokietijoje naktinis darbas ir savaitgaliai yra tabu, nebent jums labai giliai norite sumokėti už viršvalandžius ir privalomus poilsius. Be to, didelėse miestuose galioja triukšmo apribojimai. Geriausia planuoti iškrovą darbo laiku, nuo 8:00 ryto iki 18:00 vakare. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją savaitgalį atrodo patogu, bet logistiškai tai košmaras ir labai brangu.

Kas daryti, jei pasikeičia adresas?

Atsitiko, kad po išvykimo Lietuvoje klientas sužinojo, kad naujas biuras dar nebaigtas remontuoti. Tai bėda. Krovinys tampa „užstrigusiu“. Reikia laikinos saugojimo vietos sandėlyje Vokietijoje. Tai nebus nemokamai. Tokios situacijos įvyksta, kai komunikacija tarp skyrių (pvz., HR ir techninio) yra menka. Patikrinkite, ar raktai pas jūsų atstovą Vokietijoje, kol mes dar važiuojame.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Techniškai galima, bet tai nėra legalu be muitinės deklaravimo, jei tai neperkelimas gyventi (tik verslo reikmėms). Jei darbuotojas paslydo į dėžę savo dviratį, tai gali sukelti problemų. Mums reikia aiškių sąrašų – kas yra įmonės turtas, o kas ne. Muitinė turi teisę tikrinti, o jei rastas neaiškus turtas, gali konfiskuoti visą mašiną.

Kaip elgiamės su vokiečių klientu jūsų pusėje?

Jeigu jūsų Vokietijos filialas ar nuomininkas laukia, mes turime būti etiketiški. Vokiečiai mėgsta tvarką, tad mes atvyksime su švariais drabužiais ir šaliais batuose. Kartais reikia pateikti sertifikatus apie mūsų darbuotojų patikimumą (Beleihungsfähigkeit). Nenuostabu, ten viskas kaip per laikrodį.

Kas daryti, jei daiktai sugenda vėluojant?

Jei mes vėluojame dėl mūsų kaltės (pavyzdžiui, sugedo mašina), kompensuojame išlaidas, jei tai numatyta sutartyje. Bet jei vėluojate dėl savo biuro nepritaikymo, tai mūsų problema nėra. Buvo atvejis, kai vėlavome dėl sniego lenktynių autostradoje, ir klientas reikalavo atlyginimo. Nusiprašiau (atleiskite), bet gamtos jėgos sutartyje dažnai užrašomos kaip „Force Majeure“.

Kaip išsituojate su kalba?

Mūsų vairuotojai daugiausia kalba lietuviškai ir rusiškai, angliškai – truputi. Bet techninius dalykus jiems sunkiau paaiškinti. Rekomenduoju, kad Vokietijoje būtų žmogus, kuris gali susikalbėti bent angliškai arba vokiškai. Žinoma, mes sugebame parodyti pirštu, bet su sudėtingais dokumentais tai neveiks.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimo sistemas. Mes galime siųsti nuorodą, kur matyti, kur mašina yra. Tai padeda susitvarkyti laiku. Kartais sistema „užstringa“ (yra tokių atvejų), bet tada tiesiog skambiname vairuotojui. Ne visada technologijos yra tobulos, kaip žadama reklamoje.

Smulkmenos ir patarimai iš vidaus

Ką daryti su atliekomis po išpakavimo?

Dėžės, plastikas, virvės – visą tai reikia išmesti. Vokietijoje atliekų rūšiavimas ypatingai griežtas. Negalima tiesiog mesti viso į vieną krepšį. Turi susirasti „Gelben Sack“ ir „Papier“ konteinerius. Dažnai mūsų vairuotojai gali pasiimti tą šiukšlių (pakuočių) ir vežti atgal, jei sutartyje nurodyta, bet tai papildoma apkrova.

Kodėl kartai reikia daugiau laiko, nei planuota?

Nes realumas skiriasi nuo brėžinių. Liftas gali sugesti. Gali neiti vienas iš darbuotojų, turinčių raktus nuo sandėlio. Oras gali būti bjaurus. Biuro daiktų perkraustymas į Vokietiją – tai gyvas organizmas, ir jį neįmanoma uždaryti į griežtą grafiką. Todėl visada turkime atsargos laiko.

Ar reikia gerti kavą su vairuotoju?

Nebūtina, bet draugiškas požiūris visada padeda. Jei vairuotojas pajusta, kad jį laikote kaip vergą, jis nedirbs 100%. Tai paprasta psichologija. Vokiška duona pietums taip pat sukelia šypseną, nors ne visi turi laiko valgyti. Smulkūs gestai sukuria gerą atmosferą.

Kaip paruošti darbuotojus?

Jei darbuotojai žino, kad turi susirinkti savus daiktus iki sekmadienio, viskas vyksta sklandžiau. Jei jie paskutinę dieną gauna žinutę „mes išsikraustiname“, tai sukeli chaosą. Komunikacija viduje įmonėje yra pusė sėkmės. Mums tada likti tik užkrauti ir vežti.

Ar saugu palikti daiktus naktį mašinoje?

Stengiamės to nedaryti, ypač didžiausiose miestuose arba pramonės zonose. Pavogti įrankius ar net mažiausius daiktus yra lengva. Jeigu krovinys pristatomas kitą dieną, mašina užrakinama arba stovi saugumo aikštelėje. Tai vėl papildomi kaštai, bet saugumas pirmiausia.

Kodėl svarbu sudaryti inventorizaciją?

Be inventorizacinio sąrašo (packing list) niekur nevažiuosite. Jis reikalingas ne tik jums, bet ir mums, kad nesipainiotume. O jei kažkas dingsta (tai retas atvejis, bet nutinka), be sąrašo neįmanoma įrodyti, kad tas daiktas buvo įkrautas. Užrašykite viską, net pasidarykite nuotraukas.

Galite padėti su internetu ar elektros įvedimu?

Mes esame pervežimo ekspertai, ne elektromonteriai. Tačiau galime pastatyti spintą taip, kad ji uždengtų kabelių kriauklę (gale). Bet jei reikia įterti naują lizdą į sieną, turite šaukti elektriką. Negeriau būtų, jei mes bandytume pajungti 380V ašmenis ir sudegintume visą pastatą.

Kaip elgtis su vertingais meno kūriniais biure?

Jei turite brangius paveikslus ar skulptūras, tai ne mūsų standartinis krovinys. Reikalingas specialus meno vežimo partneris. Mūsų standartinės priemonės nėra sukurtos dailės kūriniams, kuriems reikalingas pastovus temperatūros režimas ir specialios dėžės. Geriau tuos pinigus investuoti į specialistus.

Ar reikia gerti vandenį vairuotojui?

Vasara Vokietijoje būna karšta. Vairuotojas sėdi kabinoje 10 valandų. Jei duodate butelį vandens, jis jums dėkingas. Tai jokia sąnauda, o žmogiškas požiūris, kuris daro šią darbo vietą toleruotina.

Pabaigos mintys

Tiesą sakant, nėra dviejų vienodų biuro daiktų perkraustymų į Vokietiją. Kartai visas procesas vyksta taip sklandžiai, kad net netikėjau, o kitą kartą gali būti taip, kad noriu išeiti iš verslo. Svarbiausia yra ne tik rasti pigiausią variantą, o tą, kuris nesukels problemų pasienyje ar kelyje. Pasitikėkite savo intuicija renkantis partnerį, klausykite patarimų apie pakavimą ir būkite kantrūs su Vokietijos biurokratija. Tada viskas gerai pasibaigs, o jūsų verslas vėl veiks kaip laikrodis, tik jau kitame mieste.