Kaip veikia užsakymo procesas pervežant daiktus į Vokietiją? Žinios iš vidaus

Sveiki, čia vėl aš, jūsų senas pažįstamas iš logistikos girios. Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – teorija viena, o praktika visai kita. Dažnai žmonės sėda prie kompiuterio ir tiesiogiai klausia, kaip veikia užsakymo procesas pervežant daiktus į Vokietiją, tikėdamiesi girdėti idealų, sklandų algoritmą. Deja, realybėje dažnai užkerta kelią vairuotojo nuovargis, staigiai pasikeitęs oras ties Berlynu ar tiesiog užstrigęs sunkvežimis Lenkijoje. Visgi, pagrindiniai žingsniai išlieka panašūs, o štai ir mano nuoširdus, kartais šiek tiek netvarkingas, bet tikras vadovas, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių paveikslėlių iš brošiūrų.

Pradžia – kaip viskas prasideda?

Ką reikia žinoti iš pat pradžių?

Turite suprasti, kad niekas šioje srityje nevyksta akimirką. Kai sužinote, kaip veikia užsakymo procesas pervežant daiktus į Vokietiją, pirmasis ir svarbiausias dalykas yra informacija. Mes negalime nieko padaryti be jūsų duomenų. Reikia tiksliai žinoti, ką vežate, kur turi būti paimta ir kur numatyta pristatyti. Be to, svarbios datos – jei pasakysite „rytoj“, o tai penktadienis, gali būti per vėlu rasti atsilaisvinantį vairuotoją. Visada geriau kreiptis kiek įmanoma anksčiau, nors kartais stengiamės išsiveržti ir iš karto.

Ar būtina kreiptis iš anksto?

Absoliučiai taip, nors aš pats mačiau atvejų, kai spėdome surasti sunkvežimį per dvi valandas. Bet toks dalykas yra išimtis, o ne taisyklė, todėl ant jo nebuskit. Geriausia yra kreiptis bent prieš kelias dienas, o jei planuojate didelę siuntą, tai net savaitę iki to. Vokietija yra arti, tačiau maršrutai gali būti užimti, ypač šeštadieniais, kai visi nori pabaigti savaites. Taip pat reikėtų nepamiršti, kad kai kurie kroviniai reikalauja specialių leidimų, o tai užtrunka. (Galvojau, kad dabar su sistema lengviau, bet ne, viskas tas pats).

Kaip geriausia susisiekti: telefonu ar rašyti?

Jeigu jums skubama, skambinkite. Rašyti el. laiškus gerai tada, jei jau viską suprantate ir tiesiog perduodate sausą informaciją. Bet jei kyla abejonių ar situacija yra neįprasta, telefonas sutaupo daug laiko ir nervų. Kartais žmonės rašo ilgiausius laiškus su klausimais, į kuriuos aš galiu atsakyti per minutę pokalbyje. Be to, girdėti žmogaus balsą padeda susikurti vaizdą, ar jis tikrai supranta, ką mes jam darome, ar tai tiesiog robotas. Taigi, skambinkite drąsiai.

Ką turiu pasakyti apie savo siuntą?

Būkite konkretūs, prašau. Ne „kėdės“ ar „daiktų“, o „vienos divano dalys, 200 kg, 1,5 x 2 metrai“. Taip pat nurodykite, ar reikia nešti laiptais, ar yra keltuvas. Vieną kartą klientas nepaminėjo, kad jo butas yra penktame aukšte be lifto, ir vairuotojas atsisakė nešti. Tai sukėlė didelį konfliktą ir papildomų išlaidų. Taigi, aprašykite fizinę vietą ir krovinio sunkumą. Kuo daugiau detalių, tuo mažiau staigmenų vėliau. Mums svarbu žinoti, ar įeina 18 metrų sunkvežimis.

Ar galiu užsakyti pervežimą tiesiog dabar?

Galite, bet tai nereiškia, kad sunkvežimis atvažiuos po valandos. Užsakymo procesas pervežant daiktus į Vokietiją apima ir paiešką bei suderinimus. Mes turime surasti vairuotoją, kuris turi vietos ir eina tuo kryptimi. Kartais jis jau yra Lietuvoje, kartais – Varšuvoje. Jei sutinkate laukti, viskas gerai. Jei reikia skubaus pristatymo, gali tekti mokėti už skubą. Būkite pasiruošę, kad „dabar“ reiškia „kažką per artimiausias valandas“.

Kas vyksta po to, kai aš perduodu duomenis?

Tada prasideda mano darbas. Aš einu į biržas arba skambinu savems vairuotojams. Ieškau to, kas jums labiausiai tinka pagal kainą ir laiką. Kai randu variantą, pateikiu jums pasiūlymą. Jei sutinkate, užfiksuojame laiką. Tada vairuotojui siunčiame adresus ir instrukcijas. Atrodo paprasta, bet kartais reikia penkias minutes kalbėtis su vairuotoju, kad jis suprastų, kur važiuoti, nes navigacijos kartais meluoja. Ypač vokiškose kaimo vietovėse, kur gatvės be pavadinimų.

Kainos ir dokumentai – vargai su popieriais

Kiek vidutiniškai kainuoja pervežimas į Vokietiją?

Čia nėra vieno atsakymo, nes kainos svyruoja kaip vėjas lauke. Viskas priklauso nuo degalų kainos ir rinkos situacijos. Paprastas 1-3 Europos paletės krovinys gali kainuoti nuo 150 iki 300 eurų, priklausomai nuo to, ar tai Vokietijos šiaurė (Hamburgas), ar pietūs (Miunchenas). Taip pat įtakoja sezoniškumas – prieš šventes kainos šokteli. Aš visada saku, kad geriau paprašyti realios kainos dabar, nei remtis tuo, ką kainavo prieš metus jūsų kaimynui.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei kainai?

Degalai, atstumas ir krovinio tipas. Jei reikia termo (šaldomo) sunkvežimio, tai bus brangiau. Jei reikia įrenginio su „keliamu galu“ (liftu), taip pat pridedama pinigų. Taip pat svarbu, ar tai yra pilnas sunkvežimis (FTL), ar dalinis (LTL). Dalių krovinių kaina dažniausiai skaičiuojama už vieną vežimo metrą. Dar vienas dalykas – muitinės procedūros, jei tai krovinys iš trečiosios šalies, nors Vokietijoje tai dažniau liečia tik uostus. Viskas priklauso nuo to ką vežate ir kaip greitai tai reikia padaryti.

Ar reikia mokėti kažką iš karto?

Dažniausiai imame avansą, kad užtikrintume, kad klientas neatsisaks paskutinę minutą. Niekas nenori važiuoti tuščiais atgal. Avansas dažnai būna apie 30-50 procentų, likusią dalį mokate gavus siuntą arba pateikus dokumentus. Esu matęs atvejų, kai klientai sumokėdavo visą sumą iš karto, kad gautų nuolaidą, bet tai retas atvejis. Geriau sutarti dėl sąskaitos išrašymo po pristatymo, jei tikėsite įmonei.

Kokius būtinausius dokumentus reikia turėti?

Pagrindinis dalykas – važiaraštis (CMR) ir sąskaita faktūra. Be šių dviejų dokumentų niekur nepraeisite sienos. Jei prekės yra naujos ir prekiaujamos, reikės PVM deklaracijos ir galbūt EX1 dokumentų (jei keliauja iš ne ES šalių). Jei tiesiog perkraunate daiktus iš buto į butą, tai tarkime, tai asmeniniai daiktai, ir reikės pakraunamojo lapo su sąrašu. Visada patikrinkite, ar CMR duomenys sutampa su realia siunta, kitaip bus problemų.

Ką daryti, jei neturiu sąskaitos faktūros?

Tada turime padaryti „Proforma“ sąskaitą faktūrą. Tai laikinas dokumentas, kuris rodo prekių vertę ir jų pobūdį. Muitinė arba policija gali paprašyti įrodymo, kad tai ne pavogta prekė. Proforma yra būtina, kad vairuotojas turėtų ką parodyti sienos kirtimo metu. Nerašykite ten tiesiog „daiktų“, būtinai nurodykite apytikslę vertę. Vokietijos pareigūnai yra labai griežti dėl dokumentų tikslumo ir gali sulaikyti sunkvežimį dėl menkų priežasčių.

Ar draudimas įeina į pradinę kainą?

Paprastai į kainą įeina pagrindinis draudimas, kuris padengia labai mažą sumą, pvz., 10 eurų už kilogramą arba fiksuotą 10-20 tūkst. eurų. Jei vežate brangią elektroniką ar meno kūrinius, privalote pasakyti ir papildomai apdrausti. Vieną kartą klientas nepranešė apie brangų paveikslą, jis sugedo kelionės metu, ir draudimas nebuvo mokęs nieko. Neapsigaukite – pasidomėkite draudimo sąlygomis iš anksto, kad išvengtumėte skausmo.

Kaip su mokesčiais ir PVM Vokietijoje?

Jei prekiaujate įmonėmis ir turite PVM mokėtojo kodus, tai dažniausiai taikoma 0 proc. PVM tarifas (vidaus ES prekyba). Reikia tik užpildyti atitinkamus apskaitos dokumentus. Jei perkate kaip fizinis asmuo iš parduotuvės, PVM bus įskaičiuotas į kainą arba sumokėtas tiesiogiai Vokietijos muitinėje, jei prekės atkeliauja iš už ES ribų. (Čia galiu būti šiek tiek painiai aiškinantis, bet geriau visgi pasikonsultuoti su savo buhalteriu dėl Intrastat deklaracijų, kad nebūtų rūpesčių).

Vokietijos specifika – ką laukti kelyje?

Kiek laiko trunka tas pervežimas?

Įprastas laikas yra 1-3 darbo dienos, priklausomai nuo to, kur į Vokietiją reikia važiuoti. į Berlyną ar Hamburgą galime nukeliauti per dieną, jei vairuotojas išvažiuoja ryte. į Miuncheną ar pietines dalis gali užtrukti ilgiau dėl atstumo. Taip pat reikia prisiminti apie poilsio laikus – vairuotojai negali važiuoti 24 valandas be sustojimų, tai nelegalu. Jei žadame „rytoj“, paprastai turime omenyje, kad vairuotojas išvažiuoja šiandien.

Ar sunku važiuoti į Miuncheną ar didžiuosius miestus?

Miunchenas yra sudėtingas dėl intensyvaus eismo ir dažnų statybų. Be to, ten yra griežtos aplinkos apsaugos zonos (Umweltzone), į kurias negali važiuoti seni, taršingi sunkvežimiai. Prieš važiuodami ten visada tikriname, ar vairuotojo sunkvežimis turi reikiamą žaliąją kortelę. Berlynas taip pat gali būti iššūkis dėl didelio skambesio ir sunkumo apribojimų centre. Jei galima, stengiamės pristatyti į pramoninius rajonus, o ne į miesto centrus.

Kas yra specifiku su Hamburgo uostu?

Hamburge visada yra didžiulės eilės. Jei krovinys ateina jūra ir reikia jį išvežti iš uosto, tai gali užtrukti valandomis. Ten griežti apsaugos režimai, reikia specialių leidimų vairuotojams įvažiuoti. Aš asmeniškai nemėgstu siųsti vairuotojų į Hamburgą be išankstinio įspėjimo, nes jie gali prarasti pusę dienos laukiant. Jei jūsų siunta ten, kantrėkite, tai ne mūsų kaltė, kad uostas yra užstrigęs.

Ar vairuotojai moka vokiškai ar anglųškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai, lietuviškai ir truputį angliškai. Su vokiškai dažniausiai būna problemų, nebent jie važiuoja ten kasdien. Angliškai jaunesniems vairuotojams sekasi geriau. Jei jums reikia, kad vairuotojas kalbėtųsi su gavėju vokiškai, pasakykite mums iš anksto – surasime tokį žmogų. Bet dažniausiai užtenka telefono skambučio iš mūsų pusės, kad išaiškintume detales. Kartais verčiame vairuotoją mokytis kalbas, bet tai trunka.

Ką daryti, jei vairuotojas vėluoja?

Pirmiausia – nepykite ir nedarykite išvadų iš karto. Skambinkite man, aš sužinosiu, kas vyksta. Dažniausiai būna eismas arba avarija automagistralėje. Vokietijoje automagistralės (Autobahn) dažnai uždaromos dėl avarijų, ir tai sustabdo viską. Kartais vairuotojas tiesiog praleido įvažiavimą ir turėjo važiuoti apsisukti. Mes visada stengiamės informuoti apie vėlavimą, jei žinome. Jei ne – būkite kantrūs, mes ne valdom orų, nei kitų vairuotojų.

Ar galiu siųsti į mažus Vokietijos miestelius?

Taip, galima, bet gali tekti papildomai sumokėti už „paskutinį mylią“ (last mile). Dideli sunkvežimiai negali važiuoti į kiekvieną kaimą dėl sunkio apribojimų ir siaurų gatvių. Kartais reikia perkrauti siuntą į mažesnį furgoną. Jei jūsų adresas yra kažkur giliuose Bavarijos kalnuose, pasiruoškite, kad tai kainuos brangiau nei pristatymas į didelį sandėlį. Geriau susitarti dėl išsiėmimo iš artimiausio didesnio miesto.

Kokius reikalavimus turi tenkinąti vairuotojas?

Jis privalo turėti galiojančius vairuotojo pažymėjimus (Driver card), tachografo įrašus ir techninę būklę. Vokietijos policija dažnai tikrina sunkvežimius ir baudžia už pažeidimus. Jei vairuotojas pažeidė poilsio režimus, gali būti baudžiamas, o siunta – sulaikyta. Mes dirbame tik su patikimais pervežėjais, kad išvengtume tokių situacijų. Taip pat svarbu, kad vairuotojas būtų tvarkingas ir mandagus, nes tai jūsų įmonės ar asmeninio įvaizdio dalis.

Problemos ir nesklandumai (realybė)

Kas nutinka, jei siunta sugenda kelyje?

Tuomet įsijungia draudimas, bet tik tada, jei viskas padaryta teisingai. Vairuotojas turi nedelsdamas pranešti mums, o mes – draudimo kompanijai. Būtina užfiksuoti žalą vietoje (nuotraukos, protokolas). Negalima tiesiog pasirašyti važiaraščio ir paskui skųstis. Vieną kartą klientas pasirašė, kad viskas gerai, o namie pastebėjo įbrėžimą – draudimas neatsiskaityė. Būkite atidūs priimdamiesi prekes. Jei matote dėžės sutvirtinimą sulūžusį, užrašykite tai į važiaraštį.

Ar dažnai dingsta siuntos?

Sąžiningai pasakius, labai retai. Tai daugiau filmų tema, nei realybė. Kartais įvyksta nesusipratimų – siunta nukelia į neteisingą sandėlį arba vairuotojas ją paliko kur nors šalia, nes negalėjo paskambinti. Bet visiškas dingimas be pėdsakų? Aš per 20 metų mačiau vos vieną ar du tokius atvejus, ir tai buvo ne su mūsų vairuotojais. Logistika yra labai stebima sritis, GPS visur veikia. Taigi, bijoti neverta, bet rūpintis reikia.

Kaip atpažinti blogas pervežimo įmones?

Jei kaina per žema ir jie neduoda jokių garantijų – bėkite toliau. Geros įmonės turi savo parką ar ilgalaikius sutartis. Blogos – tiesiog ieško pigių vairuotojų internetu. Taip pat žiūrėkite, ar jie turi normalią svetainę ir kontaktus. Jei viskas vyksta per „Telegram“ kanalą be sutarčių, tai didelė rizika. Girdėjau istorijų, kai tokiems firmoms pasimdavus avansą, jie tiesiog išsijungdavo telefonus ir dingdavo. Būkite atidūs.

Ką daryti, jei vairuotojas nepasirodo susitikimo vietoje?

Skambinkite jam, jei neatsiliepia – skambinkite man. Kartais navigacija vedą į gatvės gatvę, o ne į konkrečią rampą. Vokietijoje adresai gali būti sudėtingi, ypač pramonės zonose. Jei vairuotojas negali rasti vietos, mes jį nukreipiame. Jei jis tikrai neatvyksta ir neatsiliepia – tai didelė problema, bet tokios atvejai reti, jei dirbate su patikima ekspeditoriaus įmone. Mes tada esam atsakingi rasti kitą sprendimą.

Ar visada verta rinktis brangiausią pasiūlymą?

Ne visada. Brangumas nereiškia kokybės, gali būti, kad įmonė tiesiog didelė ir lėta. Rinkitės vidutinę kainą ir patikimumą. Užsisakydamas pigiausią variantą, rizikuojate gauti vairuotoją, kuris nešios jūsų siuntą paskutinę minutą ir gali ją sudaužyti. Rinkitės tuos, su kuriais galite normaliai pasikalbėti ir kurie atsako į telefonus. Tai geriausias indikatorius šioje srityje, o ne reklamos skelbimai.

Ar galima pakeisti pristatymo vietą ar laiką jau važiuojant?

Galima, bet tai tikrai kainuos. Jei vairuotojas jau važiuoja į vieną adresą, o jūs nusprendžiate, kad reikia į kitą Vokietijos galą, jis turės sukelti daug papildomų kilometrų. Tokiu atveju reikės sumokėti už papildomą maršrutą ir vairuotojo laiką. Geriau viską suplanuoti iš anksto. Jei keičiate tik laiką (pvz., vėluosite valanda), tai dažniausiai nėra problema, jei vairuotojas dar neatsiėmė krovinio. Bet geriau nekeisti planų per kelionę.

Išvada

Viso šito suktuko pabaiga – gana paprasta. Jei aiškiai suprantate, kaip veikia užsakymo procesas pervežant daiktus į Vokietiją, jums bus daug lengviau išvengti nereikalingų nervų ir piniginių nuostolių. Būkite atsargūs, klauskite ir nedarykite prielaidų, kad viskas vyks kaip laikrodis. Logistika – tai žmonės, o ne tik robotai ir programos, tad klaidos įvyksta. Sėkmės jūsų siuntoms ir vilties, kad jos pasieks adresą laiku, nepaisant vokiško oro ir eismų.