Kaip veikia užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją? Vadovas iš vidaus

Sėdiu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada neina taip lygiai, kaip piešia vizualizuotojai ar kaip numato idealus projektų vadovas. Žmonėms dažnai atrodo, kad tai tik pakrauti dėžes į mašiną ir važiuoti keliu A9 link Berlyno ar Miuncheno, bet realybėje tai chaosas, kurį reikia suvaldyti milimetro tikslumu. Vokietija yra griežta šalis, ten viskas turi būti tvarkingai surašyta, o mūsų klientai dažnai pamiršta, kad reikia ne tik vairuotojo, bet ir detalumo, apie kurį net nenuspėsite. Štai kodėl reikia suprasti, kas iš tikrųjų vyksta užkulisiuose, kol jūsų serveriai ir archyvai keliauja per Lietuvos-Vokietijos ribą.

Kodėl viskas prasideda ne nuo kainos?

Kada geriausia pradėti planuoti?

Nepaisant to, ką girdite, pradėti reikia ne prieš savaitę. Idealus laikas yra mažiausiai mėnuo, o jei perkraustote didelę įmonę, tai dar ir anksčiau. Turime suspėti išrašyti visas sąmatas, suderinti grafikus su jūsų IT žmonėmis ir, svarbiausia, užtikrinti, kad vokiečių pusėje laisvi elevatoriai. Vieną kartą turėjome atvejį, kai klientas skambino trečią dieną ir klausė, ar spėjame padieniui. Atsakymas buvo neigiamas, nes biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja leidimų ir specialių vietų užsakymo gatvėse.

Ar jūs atvykstate įvertinti arba tai darote nuotoliniu būdu?

Geriau, jei atvykstame gyvai, bet dabar dažnai tenka tenkintis nuotoliniais vaizdo skambučiais. Jei turite tik kelias stalines ir kelis kompiuterius, vaizdo įrašas užteks. Bet jei ten yra dideli serveriniai spintos ar specialios apsaugos sistemos, tai aš asmeniškai rekomenduoju atvykti. Be to, kai matome "akimi ūgiu", galime tiksliau pasakyti, kiek reikės vyrų, o ne spėlioti per telefoną, kad vėliau nektų mokėti už papildomą valandą.

Kas dėl dėžių – ar jūs duodate ar mes turime savus?

Tai klausimas, kuris visada kelia problemų. Mes galime atvežti dėžes, tai nėra didelis kaštas, bet jas reikia surinkti. Dažniausiai klientai sako, kad surinks patys, o paskaičiuoja, kad reikia tik penkių dešimčių, kai iš tikrųjų prireikia šimto. Biuro perkraustymas į Vokietiją tampa košmaru, kai paskutinę minutę reikia skubiai vežti dėžes iš statybos parduotuvės. Geriau pasakykite mums iš karto, ir mes pridėsime tai prie sąskaitos.

Ar reikia iššifruoti kompiuterius ir techniką?

Ne, iššifruoti nereikia, bet reikia išjungti. Vienas klientas bandė išjungti serverį perkeliant jį į kitą patalpą ir... viskas nulūžo. Technika turi būti išjungta normaliai, laidai susukti, o ne tempti iš lizdo. Jei neabejojate, pasikalbėkite su savo IT administratoriumi. Mūsų vairuotojai moka pakrauti sunkius daiktus, bet jie ne programuotojai, kad sutvarkytų jūsų duomenis, jei kas nors nulūžtų kelyje.

Ką daryti su labai jautriais dokumentais?

Geriau juos vežti su savimi automobiliu, jei jums tai labai svarbu. Žinoma, mes sutvarkome viską, pasirašome sutartis, bet tarkime tiesiog – dėžė gali nukristi arba pamiršti atidaryti mašiną per karštą dieną. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra ilgas kelias, o vairuotojas gali nežinoti, kad toje dėžėje yra originalūs sutarčių pasirašymai. Jei dėl jūsų ramybės reikia, pasilikite brangiausius popierius sau.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš atvykstant?

Didžiąją dalį – taip. Stalų kojas galima atsukti, o spinteles reikia išmontuoti, jei jos neperrenka durų ar liftų. Vieną kartą gavome įmonę, kuri pasakė: "Viskas turi tilpti". Atvykome, o ten didelė direktoriaus spinta, kuri neina nei pro duris, nei į liftą. Teko išmontuoti ties ant kelio, tai užtruko papildomai tris valandas. Užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją apima ir tokias smulkmenas, kurios gali brangiai kainuoti.

Pinigai ir dokumentai, kuriuos visi nemėgsta

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai kaip su klausimu "kiek kainuoja automobilis" – viskas priklauso nuo to, ką vežiate. Jei tai mažas kontorinis kambarys, tai gali būti ir tūkstantis eurų, o jei pilnas sandėlis su technika – tai keliukos dešimtys tūkstančių. Kainą formuoja atstumas (ar tai Miunchenas arba kažkur netoli sienos), kiek reikia vyrų ir ar reikia spec. technikos. Nereikėtų tikėtis, kad vešite pilną sunkvežimį į Frankfurto pusę už du simtus eurų.

Kas įeina į galutinę kainą, o kas yra "papildomai"?

Į kainą įeina darbas, transportas, draudimas (paprastai) ir pakavimo medžiagos, jei to sutarome. Papildomai mokama už laukimą (jei vėluojate su raktais), už sunkių daiktų kėlimą be lifto (pvz., 5 aukštas) ir už išmontavimą/montavimą, jei tai labai sudėtingi sisteminiai baldai. Viskas turi būti užrašyta sutartyje, kad nebūtų staigmenų paskutinę dieną.

Ar galima gauti fiksuotą kainą be jokių pakeitimų?

Taip, galima, bet ji bus aukštesnė. Mes įskaičiuojame riziką, kad gali vėluoti, gali reikėti daugiau laiko. Kai kurios firmos duoda žemas kainas, o paskui "užkerta" už kiekvieną laiptą. Aš visada sakau – geriau susitarti dėl fiksuotos sumos su sąlyga, kad jei niekas nepasikeičia, tai ir nieko nepapildysime. Taigi, kai klausiate, kaip veikia užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją, visada pasidomėkite, ar kaina yra galutinė.

Kas nutinka, jei praleisiu numatytą laiką?

Jei vėluojate prieš valandą, dažniausiai tai nėra problema, mes laukiame. Bet jei laukiame tris valandas, nes darbininkai nepaleidžia, arba nesuteikiate vietos parkavimui, tai pradedamas skaičiuoti laukimo mokestis. Mums reikia mokėti vairuotojams, o jie negali laukti nemokamai. Vokietijoje yra griežti taisyklės dėl vairuotojų poilsio, todėl mes negalime tiesiog "užbėgti priekiui" kažkurioje degalinėje neribotą laiką.

Ar reikia mokėti iš anksto (avansą)?

Įprasta praktika yra 30-50 proc. avanso sutarties pasirašymo metu. Tai užtikrina, kad jūs neatsisakysite paskutinę minutę, o mes neimsime ir nešvaistysime jūsų laiko. Likusią dalį sumokate, kai viskas yra pakrauta arba kai atvyksta į paskirties vietą. Didelėms įmonėms galima derėtis apie mokėjimo sąlygas, pvz., 30 dienų atidėjimą, bet tai jau individualus reikalas.

Ką daryti, jei gavau kainą, kuri man atrodo per didelė?

Skambinkite ir klauskite. Gal mes įsivaizdavome, kad turite daugiau daiktų nei yra iš tikrųjų. Gal jūs galite patys surinkti dėžes? Kartais klientai sako, kad kaina per aukšta, bet paskui atrodo, kad jie lygina mus su "kaimyno sūnumi su vairuotojo pažymėjimu", kuris tiesiog meta dėžes į priekabą. Mes turime licencijas, draudimą ir atsakomybę, o tai kainuoja.

Kelionės rūpesčiai ir vairuotojai

Kiek laiko trunka tas patys pervežimas?

Priklauso nuo maršruto. į Berlyną arba Hamburgą važiuojame apie 12-14 valandų, į Miuncheną – ilgiau, gal 16-18 valandų. Tačiau tai yra gryvas važiavimo laikas. Reikia prisidėti pakrovimą (puse dienos) ir iškrovimą (puse dienos). Taigi, standartinis biuro perkraustymas į Vokietiją užtrunka maždaug dvi dienas vienam keliui, jei viskas vyksta sklandžiai.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai arba angliškai, bet vokiškai... štai čia yra toks momentas. Paprastai vienas iš ekipažo gali susikalbėti pagrindiniais frazėmis, bet jei reikia sudėtingų derybų su policija arba sandėlio vadovu, mes stengiamėsi siųsti vadybininką arba vairuotoją, kuris bent šiek tiek moka kalbą. (Nors kartais irgi pasitaiko, kad reikia versti telefonu).

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugeda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turiam pagalbos tarnybą, bet jei lūžta važiuoklė prieš Kauną, tai privalome laukti mechaniko. Vieną kartą mums lūžo turbinas ties Olomoucu Čekijoje – teko laukti parą. Klientai buvo piktą, bet kas padarysi? Toks yra užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją – technika yra technika. Mes visada informuojame iš karto, jei atsiranda vėlavimas.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju į Vokietiją?

Pagal taisykles negalima. Tai yra daiktų pervežimas, ne keleivinis. Jei norite vykti, turite susitarti dėl atskiros transporto priemonės. Vairuotojui reikia poilsio, jis negali kalbėtis, jis turi vairuoti. Be to, draudimas neapima keleivių kabinoje.

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti dėžes?

Taip, tai jo darbas. Bet jis nėra jūsų asistentas biure. Jis neš dėžes iš mašinos į patalpą arba į liftą. Jei reikia dėti dėžę ant lentynos trečiajame aukšte ir sujungti kompiuterį, tai jau nebe vairuotojo kompetencija, o montuotojo. Dažnai klientai sako, "o, vairuotojas čia, tegul padeda", bet vairuotojas jau pavargęs po 1000 km.

Kas su poilsio valandomis vairuotojams?

Vokietijoje yra labai griežtos taisyklės. Vairuotojas privalo turėti poilsį. Jis negali tiesiog sustoti prie jūsų biuro ir laukti, kol jie susirinks susirinkimą penkias valandas. Jei jis laukia, tai laikomas poilsis, o tada jis negali vairuoti. Todėl grafikas turi būti tikslus.

Atvykimas ir Vokietijos realybės

Kas dėl to "Gutachten" inventoriaus aprašo?

Tai būtina dalykas. Vokietijai reikalingas tikslus daiktų sąrašas (Gutachten) muitinės ir draudimo tikslais. Be to, negali tiesiog parašyti "baldai". Reikia: "2 stalai, 3 kėdės, 1 spinta". Jei sąrašo nėra, muitinėje gali uždelsti mašiną arba baudžiauti. Biuro perkraustymas į Vokietiją be šio dokumento yra kaip važiuoti automobiliu be vairuotojo pažymėjimo – galima, bet labai rizikinga.

Ar reikia gauti leidimus stovėjimui mieste?

Absoliučiai taip. Vokiečiai ant laiptų užrašys numerį, jei mašina stovės kur ne reikia. Mes paprastai prašome kliento užsakyti vietą (Anwohnerparken) arba mes tai padarome patys, bet tai kainuoja. Negalima tiesiog sustoti prieš "Uždrausta stovėti" ženklą ir galvoti, kad "mes tik penkias minutes".

Kas jei liftas naujame biure neveikia?

Tai buvo viena keisčiausių situacijų – atvykome į naują biurą Düsseldorfe, o liftas nebuvo prijungtas, nes nebuvo baigta elektrinė instaliacija. Teko nešti viską per 5 aukštus rankomis. Užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją turi apimti ir patikrinimą, ar tikrai viskas veikia paskirties vietoje. Jei neveikia liftas, mes nešame, bet tai kainuoja dvigubai brangiau.

Ar padedate surinkti baldus vėl?

Taip, surinkimas įeina į paslaugas kainą, jei tai nėra labai sudėtingi sisteminiai baldai. Paprastus stalus ir spinteles surenkame. Jei tai "IKEA" tipo baldai, kuriuos reikia surinkti iš nulių, tai tai gali užtrukti. Kartais klientai sako, kad surinks patys, kad sutaupyti, o paskui vėl skambina prašyti pagalbos, nes nesugalvoja, kur dėti varžtus.

Ką daryti su pakavimo atliekomis (šiukšlėmis)?

Geriau susitarti iš anksto. Mes galime išvežti dėžes ir plėvelę atgal į Lietuvą arba išmesti vietinėse šiukšliadėžėse. Jei jūsų biure draudžiama mesti statybinių atliekų, teks vežti į specialų centrą, o tai kainuoja. Nereikia mums palikti dėžių kieme, gausite baudą.

Kaip veikia draudimas pervežimo metu?

Mes turime standartinį krovinių draudimą, bet jis neapima visko. Pvz., jei jūs patys supakote sudaužytą vazą į dėžę be pažymėjimo "trapu", mes neatsakome. O jei mes supakome ir sudaužome, kompensuojame. Visada perskaitykite draudimo sąlygas, ypač kai kalbame apie brangią techniką. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra rizikingas reikalas, todėl draudimas yra būtinas.

Ar reikia deklaruoti krovį muitinei?

Jei tai įmonės turto perkėlimas tarp savo padalinių arba įmonės steigimas, tai dažniausiai ne mokesčiai, bet deklaravimas būtinas. Reikia parodyti, kad tai ne prekės, o įranga. Jei vežate naudotus daiktus, reikia jų amžiaus įrodymų (pirkimo sąskaitas), kad nereikėtų mokėti PVM ir muito. Vokietijos muitinė labai griežtai tikrina tokius dalykus.

Kaip veikia užsakymo procesas, jei reikia sandėliavimo tarpiniam etapui?

Kartais būna, kad vienas biuras išsirengia anksčiau už kitą. Mes galime laikyti daiktus pas savo sandėlyje Lietuvoje arba Vokietijoje. Tai papildomai kainuoja, bet sutaupo nervus. Galite susitarti dėl "mėnesio kredito" sandėliavimui, jei užsakote pilną paslaugą.

Ar gaunu oficialią ataskaitą apie atliktus darbus?

Taip, po visko pateikiame aktą su pasirašymais. Jame parašyta, kiek buvo dėžių, kiek buvo pažeista (jei buvo), kiek laiko truko. Tai svarbu jūsų buhalterijai ir mums, jei kiltų ginčų. Be oficialios ataskaitos neįmanoma įrodyti, kad atvežėte viską, kas buvo sąraše.

Kas dėl smulkių daiktų, kaip puodukai ar asmeniniai daiktai?

Geriau juos susidėti į atskiras dėžutes ir pažymėti "Asmeniniai daiktai". Vairuotojai nemėgsta rinkti smulkių daiktų paviršiuje – jie dings. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra paplūdimio iškyla, ten nėra vietos "palikti pamirštus dalykus". Jei kažką prarandate, surasti bus labai sunku.

Ar galite susitvarkyti su elektros instaliacija naujame biure?

Ne, mes ne elektrikai. Mes galime pajungti kompiuterius į lizdus, bet jei reikia laidų įvedimo sienoje arba montuoti šviestuvus, tai kvieskite specialistus. Vokietijoje elektros instaliacijos taisyklės skiriasi nuo mūsų, ir geriau, kad tai daro vietiniai meistrai, kad neišdegtų jūsų įranga.

Kaip elgtis su brangia serverine įranga?

Ji turi būti specialiai supakuota, paimta iš stendų ir užfiksuota būklė. Geriausia, jei ją išjungia ir užrakiną jūsų IT specialistas, o mes tik pervežame. Mes neatsakome, jei serveris nukrenta dėl to, kad buvo blogai pritvirtintas stende. (Nors kartais pagalvoju, kad geriau mes pritvirtintume, nei kas nors kitas... bet ne, tai ne mūsų darbas).

Ar galima užsakyti tik transportą be vyrų?

Galima, jei esate tikri, kad patys įvešite daiktus. Bet tada atsakomybė už pakrovimą (jei kas nukrenta) gali būti ne aiški. Jei užsakote tik sunkvežimį su vairuotoju, jis padės įkrauti tik tiek, kiek įmanoma saugiai, bet neįsileis į jūsų "chaosą". Užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją be vyrų yra pigesnis, bet reikalauja daugiau jūsų pastangų.

Kas dėl parkavimo leidimų Miuncheno centruose?

Ten tai yra siaubas. Reikia kreiptis į miesto valdžią savaitėms iš anksto. Jei bandysite stovėti be leidimo, mašiną nuveš greitiau nei spėsite iškrauti vieną dėžę. Mums patinka, kai klientai patys rūpinasi tokiais dalykais, bet mes galime padėti suformuoti prašymą vokiškai.

Ar atvežate dėžes atgal, jei susirinkote?

Taip, tai įeina į paslaugą, jei sutarta. Susirenkame tuščias dėžes, grąžiname į Lietuvą, išplovime ir vėl naudojame. Tai geriau nei pirkti naujas kiekvieną kartą – taip taupome gamtą ir jūsų pinigus.

Kas nutinka, jei paskirties vietoje nėra kam paimti krovinių?

Tai didelė problema. Vieną kartą važiavome į Vokietiją, o raktų nėra, nieko nėra. Vairuotojas laukė, skambino, niekas neatsiliepė. Teko važiuoti į artimiausią viešbutį ir laukti ryto. Tokios klaidos kainuoja tūkstančius eurų. Būtinai turite turėti žmogų vietoje, arba mums perduoti raktus iš anksto.

Pabaigos mintys

Viso šio proceso valdymas nėra lengvas reikalas, ypač kai kalba eina apie biuro perkraustymą į Vokietiją. Jei viską suplanuosite iš anksto ir nepasikliausite atsitiktiniais "meistrais" iš skelbimų, kurie nežino, kas yra CMR draudimas, viskas gerai pasibaigs. Geriau praleisti daugiau laiko pasiruošime ir klausinėti, kaip veikia užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją, nei verkti vėliau dėl sulaužytų serverių ar prarastų dokumentų. Pasitikėkite patirtimi, o ne pigia kaina, ir jūsų verslas nenukentės per kelionę.