Kaip užtikrinti saugų biuro perkėlimą į Vokietiją: tiesioginis vadovas iš vidaus

Dirbu jau virš dvidešimt metų logistikos srityje, o dar daugiau – matęs esu. Klientai dažnai susimąsto apie detales tik tada, kai fura jau stovi kieme ir reikia skubiai veikti. Ypač kalbant apie tarptautinius maršrutus, svarbiausia ne tiesiog nuvežti daiktus iš punkto A į punktą B, o suprasti visą procesą. Dažniausiai klausia, kaip užtikrinti saugų biuro perkėlimą į Vokietiją, kad nebūtų nemalonumų, baudų ar nuostolių. Vokietija – gera kaimynė, tačiau jų reikalavimai, tvarka ir kelių kultūra gali nustebinti net patyrusius verslininkus. Čia pasakysiu kaip yra iš tiesų, be reklaminių brošiūrų ir idealistinių pažadų.

Dokumentai ir biurokratija (Ką reikia turėti?)

Ar tikrai reikia tiek daug popierių?

Vokiškas biurokratas be popieriaus kaip be rankų, todėl pasiruoškite gausiai rašyti. Jums būtų gerai turėti ne tik detalių inventoriaus sąrašą, bet ir vertinimo aktą. Jei prekės yra naudotos, tai dažniausiai nebereikia mokėti importo mokesčio, bet tai reikia įrodyti. Prisimenu vieną atvejį, kai klientas negalėjo praeiti sienos be CMR kopijos, nors ji buvo "kieme". Manau, tai turi būti toks dokumentas... arba gal TIR? Ne, šiuo atveju tikrai CMR. Suprantu, kad norite užtikrinti saugų biuro perkėlimą į Vokietiją, bet be dokumentų tai neįmanoma. Pasirūpinkite jais iš anksto, kad nesistotų prie sienos su šautuvais.

Kas darysi, jei dingsta dokumentai kelyje?

Tai baisus scenarijus, bet kartais nutinka. Turi būti kopijos el. paštu arba debesyje, ne tik originalai kabinate. Jei originalas dingsta, reikia darysi policijos pranešimą ir kreiptis į draudiką. (Arba bent jai bandyti atstatyti pas notarą, bet tai ilgai ir brangu). Vokietijoje viskas remiasi popieriais, be jų esate niekas. Todėl visada pasidarykite nuotraukas svarbiausių dokumentų prieš išvykstant. Niekada nežinai, kas gali nutiktas greitajame kelyje ar degalinėje.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną kompiuterį?

Jei tai nauja įranga, kurią vežate parduoti arba įsteigti naują filialą, taip, reikės EX-1 deklaracijų. Jei tiesiog keliate savo darbo vietą, tai dažniausiai laikoma vidine reikalia. Tačiau customo pareigūnai gali būti įtarūs, jei matys 50 vienodų nešiojamųjų kompiuterių. Geriau turėti paaiškinimą, kodėl jų tiek daug. Nenorėčiau, kad jūsų fura būtų patikrinta su šunimis dėl to, kad užmiršote parašyti "nekomercinės vertės".

Pakavimas ir technika (Ką daryti su daiktais?)

Ar galima pakrauti įrenginius neįpakavus?

Galima, jei norite, kad jie atvyktu sukrėti kaip vaismedžiai po audros. Serveriai ir dideli spausdintuvai privalo būti tvirtai užfiksuoti, geriausia originalioje pakuotėje. Vienas klientas taip padarė ir gavo "mėsą" vietoje serverio, kai fura stačiai stabdė. Kiekvienas, kas susiduria su biuro perkėlimu į Vokietiją, turi suprasti, kad vokiški keliai nors ir geri, bet bumps yra visur. Netaupykite ant plėvelės ir putų, tai pigiau nei naujas serveris.

Kas su smulkiomis detalėmis (kabeliai, pildymai)?

Susukite į maišelius ir pažymėkite, kitaip bus košmaras. Niekas nenori ieškoti spausdintuvo kabelio tūkstančių dėžių. Asmeniškai nekenčiu, kai klientas meta viską į vieną didelę dėžę "buitinės technikos" – po to valandos praleidžiamos ieškant. O tie vokiški vairuotojai... kai jie pamato tokią dėžę, tiesiog nusileidžia rankas ir nebežiūri, kas viduje. Geriau skirti valandą ryte ir susirūpinti tuo. Tai sutaugo dienas vėliau.

Ar verta pirkti dėžes patiems?

Galite, bet ar verta laiko? Profesionalios dėžės (Eurobox) yra stipresnės, jas lengviau krauti viena ant kitos. Jei pimsite iš prekybos centro, dėžės gali sugesti po pusės tonos knygų. Be to, reikia įsigyti burbuliukų plėvelę, lipdukus. Kai kalbame apie tai, kaip užtikrinti saugų biuro perkėlimą į Vokietiją, pakavimo medžiagos nėra vieta, kurioje verta taupyti. Sugedusios dėžės = sugęę kompiuteriai.

Rizikos ir draudimas (Kas blogiausiai gali nutikti?)

Ar įeina į kainą draudimas?

Turi įeiti, bet ne visada pilnas, todėl patikrinkite. Yra draudimas nuo atsakingumo (paprastai ribotos sumos), o yra visiškas Kasko. Pasidomėkite, kas nutinka, jei fura sudegė. Žinau, skamba baisiai, bet tokių atvejų buvo. Rangovas turi parodyti draudimo polisą. Jei jis nežino, ką duoti, arba sako "viskas apdrausta", be dokumento – bėkite toliau. Saugumas yra pagrindas, kai kalbate apie tai, kaip užtikrinti saugų biuro perkėlimą į Vokietiją. Netaupykite ant draudimo.

Kas daryti, jei vairuotojas nepasirodo?

Tai blogiausias šou, kurį galima įsivaizduoti. Skambinkite iš karto dispečeriui ir reikalaukite atsakymo. Jei jie neatsiliepia, skambinkite policijai (jei jau praejo laikas). Turi būti numatytas rezervinis planas, nes kitaip prarandate dienas. Kartais firmos perima darbą kita fura, bet tai užtrunka valandas. Nerekomenduoju rinktis mažas, nežinomas firmas tokiams darbams. Nustebau, kaip dažnai žmonės pasitiki savo turtą kam nors, kuris turi tik "Skelbimas" paskyrą ir beveik nieko daugiau.

O jei biure nieko nebeliko?

Tai vėl draudimo reikalas. Turi būti įtraukta į sutartį, kas darysi, jei dalykas dingsta ne dėl jūsų kaltės. Buvo atvejis, kai pavogė kompiuterius per nakčią, kol fure stovėjo po viešbučiu. (Nors dažniau vagys ieško krovinių sandėliuose, bet pavojus yra visur). Todėl svarbu pasirūpinti saugumu ne tik kelyje, bet ir stovint. Rangovas turi atsakyti už saugumą, tai ir yra atsakymas į tai, kaip užtikrinti saugų biuro perkėlimą į Vokietiją.

Vokietijos specifika (Ką reikia žinoti apie patį miestą?)

Kaip su miesto centrais?

Čia tikras siaubas, jei nepasiruošiate. Jei jūsų naujas biuras Miuncheno centre, gausite baudą be stovėjimo leidimo. Vokiečiai tikrai baudžia už kiekvienę minutę be jokio gailesčio. Reikia iš anksto gauti leidimą iš savivaldybės (Verkehrsamt). Tai trunka kelias savaites. Jei planuojate biuro perkėlimą į Vokietiją, pradėkite nuo to, kitaip pinigai išklys į vėją. Niekas nenori pradėti naujo gyvenimo su 200 eurų bauda ir vairuotoju, verkiančiu gatvėje.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Padeda labai, bet nebūtina, jei jus turite gerą vadybininką. Dauguma kalba angliškai, tačiau senos kartos žmonės gali ir nesuprasti. Bet jei reikia tartis su "Hausmeister" (namų ūkvedžiu), vokiškai geriau. Jis gali neleisti į liftą, jei nesupras, ką tu darai. Buvo atvejis, kai vairuotojas negalėjo įvažiuoti kiemo, nes kaimynas šaukė policiją. Gerai, jei turite keliasnį vadybininką, kuris gali pašalinti tokius nesusipratimus.

Kodėl vokiečiai taip griežti dėl šiukšlių?

Tai ne tik apie šiukšles, tai jų mentalitetas. Jei atvežate senus biuro kėdes, kurias planuojate išmesti Vokietijoje, turite žinoti, kur jas dėti. Negalima tiesiog palikti prie konteinerio. Yra specifiniai punkcials (Recyclinghof). Vieną kartą matėme, kaip mūsų vairuotojas beveik gavo baudą už tai, kad padėjo pakuotės kartoną netam, kur reikia. Tai suvokdami, kaip užtikrinti saugų biuro perkėlimą į Vokietiją, neapsimirs pasirūpinti ir atliekų išvežimu. Niekas nenori mokėti šimtų eurų baudų už kelis kartonus.

Finansai ir sutartys (Kiek tai kainuoja realiai?)

Kodėl kaina pakilo pabaigoje?

Paprastai dėl "papildomų paslaugų", apie kurias niekas nesakė. Liftas, nešimas laiptais (pavyzdžiui, jei liftas per mažas), laukimas. Skaitykite sutartį dėl "valandinio mokestio už laukimą". Vokietijoje laukimas brangus, o vairuotojo laikas yra pinigai. Jei sutartyje parašyta "apie", tai gali reikšti bet ką. Užtikrinkite, kad kaina būtų fiksuota arba su aiškiais viršyti limitais. Neraštingai sudaryta sutartis gali gerokai padidinti sąskaitą pabaigoje.

Ar galima atsiskaityti kortele?

Taip, dauguma priima, bet kai kurios mažos firmos nori grynųjų. Nesinaudoju kortelės skaitytuvais, bet tai jūsų reikalas. Be to, gali būti mokestis už mokėjimą kortele užsienyje, kurį apskaičiuoja bankas. Geriau susitarti dėl pervedimo iš anksto. Pinigai visada sukelia įtampą, todėl išsiaiškinkite tai pirmiausia, nei pradėsite krauti daiktus.

Ar įeina į kainą iššukimas?

Pasidomėkite būtent "išpakavimo" paslauga. Kai kurios tik "iškrauna" dėžes į grindis, o jūs turite susirūpinti, kas ten viduje. Kiti susuka baldus ir pastato į vietas. Skirtumas didelis. Jei norite pilno aptarnavimo, prašykite "montavimo ir įrengimo" paslaugos. Tai sutaupo jūsų darbuotojų laiką, leidžiant jiems dirbti, o ne nešiotis dėžes.

IT ir paslaptys (Duomenų apsauga)

Ar jie gali pamatyti mano failus?

Techniškai – taip, jei neatsijungiate. Bet profesionalios firmos turi draudimus ir kodeksus. Tačiau geriau išjungti serverius ir užrakinti kompiuterius. GDPR Vokietijoje yra šventinas dalykas. Jei paslaptis nutekės per perkėlimą, baudos milijoninės. Todėl, svarstant kaip užtikrinti saugų biuro perkėlimą į Vokietiją, duomenų saugumas yra pirmas prioritetas. Pasiduokite techniką tik patikimiems žmonėms.

Ką daryti su laidais?

Susukite juos ir pažymėkite! Niekas nenori praleisti pusės dienos spėliodamas, kuris laidas priklauso spausdintuvui, o kuris monitoriui. Naudokite spalvotas etiketes arba užrašykite ant lipduko. (Galiu pasakyti iš patirties, kad laidų chaosas blogiau už biuro chaosą). Tai maža detalė, kuri sutaugo didelių nervų vėliau.

Galutiniai patarimai ir nuomonė

Ką daryti su augalais?

Negalite tiesiog vežti augalų be fitosanitarinio sertifikato, ypač jei tai daug. Vokietijos customas gali konfiskuoti be gailesčio. Geriau juos palikti arba vežti mažai asmeniniu automobiliu. Nors ir tai gali būti problemų, jei keliaujate per žalias zonas. Tai nėra svarbu verslui, bet darbuotojams gali būti liūdna. Sakykite jiems, kad augalai lika Lietuvoje, taip išvengsite problemų sienoje.

Ar verta imti visus darbuotojus nešti?

Nebent jums moka už tai, o ne jie mums. Jūs mokate už perkėlimą, tai kodėl turite dirbti? Geriau leisti jiems dirbti toliau, o rankinį darbą palikti profesionalams. Be to, jei kažkas nusimuš, jūs atsakote už prarastą darbo laiką ir galimas ligas. Pasitikėkite logistika, o ne draugų pagalba, tai yra profesionalus požiūris.

Kada geriausia keltis?

Rudelis arba pavasaris yra geriausi. Vasarą visi kuriasi, todėl brangiau ir užimta. Žiemiau gali būti problema su sniegu vokiškose kalnose (jei ten važiuojate pietus). Žiūrėkite orų prognozes. Patirtis sako, kad spalis yra ramiausias mėnesis, o liepa – chaosas. Planuokite atsargiai, kad nereikėtų brangiai keisti bilietų ar datai.

Ar reikia gerti kavą su vairuotoju?

Šipulionis (cia pokštas), bet rimtai kalbant – ne, kai jis vairuoja. Bet po darbo, jei viskas gerai – kodėl ne? Tai sukuria gerus santykius. Klientas, kuris sušildo vairuotojui kavą arba duoda picą, dažnai gauna papildomų paslaugų nemokamai. Žmogiškumas visada laimi, o vairuotojai prisimena tokius klientus ir ateityje. Tai maža investicija į gerą nuotaiką.

Ar galiu vežti maistą biuro kredense?

Jeigu tai dėžės sausainių arba neperduodamų produktų, tai nieko tokio. Jei šaldytuvas pilnas mėsos ar sūrio – tai didelė problemų. Vokietija turi griežtas taisykles maisto produktų atžvilgiu (veterinariniai reikalavimai). Geriau suvalgykite visą seną maistą prieš išvykstant arba pašalinkite. Nėra verta rizikuoti dėl trijų eurų vertės sūrio dėl to, kad sustabdys visą fura.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis (valymo priemonės)?

Reikia būtinai deklaruoti. Negalima tiesiog mesti į fura, jei ten yra degiosios medžiagos arba toksinės. Kartais žmonės užmiršta balzamus ar dažus, ir tada kvapas toks, kad nei vairuotojas, nei jūs negalite važiuoti. Jei užsidegs, draudimas nebus mokamas. Surinkite viską į atskirą dėžę ir parodykite vairuotojui. Jis turi žinoti, ką jis veža už savo nugaros.

Ar galima perveži pinigus?

Grynaisiais – ribota suma (virš 10 000 eurų reikia deklaruoti). Geriau banku, tai saugiau. Jei randate seną stalčių su pinigais (kaip filme), tai deklaruokite iš karto. Vokietijai labai rūpi pinigų plovimo prevencija. Neverskite vairuotojo vežti "pinigų maišo", jis tiesiog atsisakys to darbo dėl saugumo. Verslo pinigai turi eiti per banką.

Ar reikia drausti biuro įrangą nuo plyšimo?

Tai priklauso nuo to, ką perkeliate. Jei perkeliate brangų serverį arba meninio vertės daiktus, taip, tikrai. Jei senus stalus iš IKEA, gal nereikia. Verta pasikalbėti su savo buhalteriu arba draudiką, ar jis dengia pervežimą užsienyje. Kartais būna pigiau papildomai apdrausti pas logistikos firmą, nei rizikuoti.

Kaip elgtis su parkavimu Vokietijoje?

Jau kalbėjau, bet kartosiu, nes žmonės nepadėjo ausų. Raudona juosta – mirtis ir bauda. Geltona – išvykimas tik tam tikroms grupėms. Mėlyna – nemokama tik su kortele, kurią reikia įsigyti. Jei vairuotojas pastatė blogai, jis gaus baudą, bet gali reikalauti, kad ją sumokėtumėte jūs, jei jūs nenurodėt vietos. Sutarkite šį dalyką iš anksto.

Ar galima leisti vaikus į fura?

Draudžiama įstatymais. Tai ne keleivinis transportas, ir tai labai pavojinga. Jei norite, kad vaizdingai pažiūrėtų, nekelkite jų ten. Yra griežti saugumo reikalavimai, ir draudimas neveiks, jei įvyks avarija arba sustabdys policija. Žinoma, kai kurie "liaudies pervežėjai" tai daro, bet aš asmeniškai nedaryčiau ir nerekomenduoju. Saugumas pirmiausia.

Kiek laiko trunka iškrauti?

Viskas priklauso nuo to, ar yra liftas. Jei liftas didelis ir greitas – 2-3 valandos. Jei ne – tai gali užtrukti visą dieną. Ir dar vairuotojai turi poilsio laikus, kuriuos jie privalo laikytis. Neplanuokite verslo pradžios tą pačią dieną. Geriau atvykti vakare arba sekmadienį (jei leidžia taisyklės). Skubėjimas yra pirmas klaidų ir nusiskundimų priežastis.

Kas daryti, jei sunkvežimis (LKW) neužsilenkia?

Tai įprasta problema senose miesto dalyse. Reikia išmatuoti aukštį iš anksto. Jei fura neįvažiuoja, reikės krauti rankomis toliau, o tai brangiau. Vokietijos miestai turi daug tiltų, kurie buvo pastatyti viduramžiais. (O ne mūsų 3,8 metrų aukščio monstrams). Pasitikrinkite maršrutą, ar nėra apribojimų, kitaip teks skambinti gelbėtojams.

Kaip patikrinti, ar firma ne apgavikė?

Pažiūrėkite, ar jie turi realų adresą ir ne tik "Skelbimai". Pašaukite į ofisą prieš pasirašant sutartį. Jei atsiunčia sutartį be galvos su "gmail" adresu – bėkite. Reali įmonė turi turėti vadybininką, kurį galite sučiupti. Kaip užtikrinti saugų biuro perkėlimą į Vokietiją su nežinoma kompanija? Sunkiai, todėl pasitikėkite tik patikimais žmonėmis.

Ar reikia maitinti vairuotoją?

Neprivaloma, bet laimingas vairuotojas dirba greičiau. Jei jis alkani ir tingiuoja, dėžės eis lėčiau. (Ypač jei darbo diena pabaiga). Nupirkite vandens arba duokite pietų. Tai nedidelė investicija, bet grąžinasi per greitesnį darbą. Vairuotojai taip pat pasakoja kitiems apie gerus klientus, o tai sukuria jums gerą vardą rinkoje.

Ar galima keltis savaitgalį?

Vokietijoje yra griežti taisyklės dėl triukšmo. Sekmadieniais negalima garsiai dirbti, todėl iškrovimas gali būti draudžiamas. Patikrinkite vietos taisykles (Hausordnung). Jei jus gaidys kaimynai, policija atvyks ir sustabdys darbą. Geriau keltis šeštadienį arba darbo dieną. Niekas nenori konfliktų su kaimynais pirmąją dieną.

Ar viskas vyksta pagal planą?

Vargu ar. Visada kažkas nukrypsta nuo plano – užstrigo liftas, pamesto raktai, pasidarė lietus arba tiesiog vairuotojas pavargęs. Tai gyvenimas. Svarbiausia ne tai, kad viskas būtų idealiai, o tai, kad būtų sprendimas. Rangovas, kuris sugeba elgtis su problema, vertas aukso. Idealų perkėlimą galima pamatyti tik filmuose, o ne realybėje, ypač kai kalbame apie Vokietiją.

Išvada

Tiesiog nepamirškite, kad biuro perkėlimas į Vokietiją – tai ne tik fizinis darbas, bet ir sudėtinga organizacija. Pasirūpinkite dokumentais, pasirinkite patikimą žmogų ir būkite kantrūs, nes vokiečiai mėgsta tvarką. Niekas nueina taip lygiai kaip planuojame, bet su gerais partneriais ir šaltu galva viskas bus gerai. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikiuosi, kad šie patarimai padės išvengti didžiausių bėdų. O jei kils klausimų – visada geriau klausti anksčiau nei gailėtis vėliau.