Kaip užtikrinti biuro perkraustymo saugumą į Vokietiją?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir matyta nemaža, o klausimas apie tai, kaip užtikrinti biuro perkraustymo saugumą į Vokietiją, man kyla kas antrą dieną. Viskas atrodo paprasta: pakrovėm, važiavom, iškrauvėm, tačiau realybėje būna daugiau „smulkių“ nesklandumų, negu galvojate. Vokietija – tai ne Lietuva, ten yra savo griežti taisyklės, o kai kurių vairuotojų požiūris į tą patį turtą gali skirti kaip diena ir naktis. Štai paprastas, o kartais ir šiek tiek chaotiškas vadovas, kaip išvengti didžiausių nelaimės atvejų, kurį susidėjau iš savo patirties.

Pradinis chaosas: pasiruošimas ir dėžės

O kas su tais visa kabeliais? Ar juos reikia rišti?

Tikrai reikia, nes kitaip taps siaubingai. Paprastai patariu vynioti juos į rulonus ir užklijuoti lipnia juosta, kitaip atsirands vyniojimo vietoje vėliau trijų dienų „išlaisvinimo“ akcija. Kartais žmonės tiesiog nutrina viską iš sienų ir meta į didžiąją dėžę – tai didžiausia klaida. Vėliau ten galiuoti ir kavinės aparatai, ir kompiuteriai, o sujungti viską vėl bus beveik neįmanoma. Naudokite spalvotas etiketes, tikrai padeda, nors ir atrodo kvaila.

Ar išardyti stalus ar ne? Nebesuprantu.

Jei stalo kojos nenuimamos, tuomet tenka nešti kaip yra, o tai pavojinga ir patysems, ir baldams. Dažniausiai stalus lengviau išardyti, bet čia būna problema su įvairiais „tinkami“ sraigtukais, kurie visiems laikams dingsta. Geriau visus varžtus įkišti į užsegamą maišelį ir prilipti prie viršaus lentos. Buvau matęs, kaip vairuotojas bando įvežti nestabdytą stalą pro duris ir... nagi, stalo nebebuvo. Taip kad išardykite, jei norite išvengti pykčio.

Kiek to dėžių reikės? Aš nieko nebegaliu susiskaičiuoti.

Tai visada priklauso nuo to, kiek daug šlamšto susikaupė per tuos 10 metų. Paprastai sakyčiau, kad vienam darbuotojui reikia apie 3-5 dėžių, jei kalbame apie asmeninius daiktus, o technikai – specialios dėžės. Neapsimoka taupyti ant dėžių, nes jei dugnas iškris, tuomet bus visiška nenauda. Geriau paimti šiek tiek per daugiau (O dar tos knygos... žmonės visada turi per daug knygų, kurios niekam nereikalingos, bet nešti jas turi).

Ar užtenka senų dėžių iš parduotuvės?

Galima, jei jos yra stiprios. Jei tai dėžės po bananų ar kiaušinių, tai geriau nenaudoti. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja, kad dugnas išlaikytų 20-30 kilogramus, o ne pusantro. Kartais įmonės nori sutaupyti ir renkasi „dovanojamąsias“ dėžes iš prekybos centrų, bet vėliau gaila. Geriausiai tinka dėžės su dvigubu dugnu, jos kiek brangesnės, bet tausojant nervus verta.

Ar reikia rašyti ant dėžių, kas viduje?

Būtina. Ne tiesiog „stalo reikmenys“, o konkretų pavadinimą, pvz., „Buhalterija: 1 lentyna“. Vokietijoje, kai atvykstate, viskas gali būti sumaišyta, jeigu nebuvo etikečių. Esu matęs situaciją, kai dėžė su svarbiais sutartimis nukeliavo į sandėlį vietoje direktoriaus kabineto, ir mes ieškojome jos dvi savaites. Parašykite ir kryptį (pvz., „2 aukštas, kairė“), tai greitins darbą kelis kartus.

Dokumentai ir Vokietijos niuansai: kaip užtikrinti biuro perkraustymo saugumą į Vokietiją nepraradant proto

Kokius popierius reikia tur�ti kelyje?

Pagrindinis yra krovinio manifestas ir CMR sąnašų turtas. Jeigu prekės nėra naujos, reikės ir eksporto deklaracijos, nors dažnai klientai apie tai net neįsivaizduoja. Be šių dokumentų, vokišką muitinę nepraeisiite, tiesiog sustabdys ir baudą rašys. (Ne visada, bet 90% atvejų taip yra). Geriau viską pasidaryti iš anksto su brokeriu, kadangi vairuotojams dažnai tiesiog nežinant, ką daryti su formalumais.

Ar reikia T1 dokumento? Aš visai painiojuosi.

Jei važiuojate iš Lietuvos (ES) į Vokietiją (ES), T1 nereikalingas. ES viduje judant prekėms, tai nėra būtina. Bet jeigu kažką sutvarkėte klaidingai arba krovinys atkeliauja iš trečiosios šalies per Lietuvą, tuomet jis gali būti reikalingas. Sunku pasakyti 100%, nes kiekvienas atvejis individualus, geriau pasikonsultuoti su savo logistiku. Nerašiau čia niekas, jeigu būčia tikras, kad nepadarysite klaidos su mumų muitine.

Kas daryti, jei vokiečių muitininkas neleidžia važiuoti?

Tai nervuojanti situacija, bet dažniausiai trūksta vertimo arba aprašymo. Reikėtų turėti vokišką ar anglišką vertimą visų dokumentų (ypač jei tai technika). Kartais problema būna su vertybiniais popieriais – jeigu nurodote per mažą vertę, jie gali manyti, kad vengiate mokesčių. Geriausia skambinti brokeriui iškart, kai sustabdo, nes bandyti aiškintis su vokiškai kalbančiu pareigūnu be vertėjo – tai prarasite laiką.

Ar draudimas apima viską?

Standartiškai draudimas yra, bet jis dažnai dengia tik labai mažą sumą, pavyzdžiui, 10 EUR vienetui. Jei vežate brangius serverius ar tūkstančius eurų vertės biuro įrangą, būtinai reikia papildomo draudimo. Užtikrinti biuro perkraustymo saugumą į Vokietiją be pilnos draudimo apsaugos yra lošimas. Kainos paprastai svyruoja apie 2-3% nuo krovinio vertės. Pasirašykite specialų protokolą prieš kelionę.

Ką daryti su jautriais duomenimis, tarkim, serveriais?

Jei įmonė turi konfidencialių duomenų, reikia ne tik fizinio saugumo, bet ir „duomenų“ saugumo. Geriausia, jeigu patys IT žmonės išjungia ir užrakina serverius, o vairuotojas net neturi prieigos prie jų. Ypatingai svarbu, jei krovinys užstrigts sandėlyje per naktį. Buvau girdėjęs istorijų, kuomet dingdavo ne tik technika, bet ir pačios informacija (nors tai jau kalta svetimų rankų). Saugokite diskus atskirai, jei įmanoma.

Kaip užtikrinti biuro perkraustymo saugumą į Vokietiją dokumentų pusėje, jei nežino vokiškai?

Tiesiog niekada nedarykite to vieno. Turite turėti vertėją arba tarpininką, kuris supranta šią kalbą. Muitinėje Vokietijoje nedirba su lietuvišku kalbos, net jei jums atrodo, kad supranta angliškai – geriau būti tikram. Vieną kartą dėl blogo vertimo mes praradome dieną laiko ir turėjome mokėti baudą už neteisingą deklaravimą. Tai brangu pramoga.

Kelionė: vairuotojai, keliai ir laikas

Ar jūsų vairuotojai moka vokiškai?

Sąžiningai? Vieni moka, kiti tik „biere“ ir „danke“. Tai dažn problema. Jeigu įvyksta avarija ar reikia susitarti su muitinės pareigūnu Vokietijoje, ir vairuotojas nemoka kalbos, tai pradedasi „žaidimas aštuonioje“. Stengiamės siųsti tuos, kurie bent angliškai pašnekės, bet garantuoti negaliu. Profesionalios firmos turi dispečerius, kurie gali pašalinti kalbos barjerą telefonu, tačiau pigiau besiverčiančios pervežėjai to neturi.

Kiek laiko užtruks važiuoti iki Berlyno?

Pats važiavimas apie 12-14 valandų, jei nebuvo eismo įvykių. Tačiau reikėtų įsivaizduoti, kad tai ne tik važiavimas, bet ir pakrovimas, iškrovimas. Todėl planuokite mažiausiai dvi dienas vienam krypčiai su dideliu biuru. Kartais vyksta tokios situacijos, kad vairuotojas tiesiog pavargsta ir turi pristoti pailsėti, o Vokietijoje poilsio vietos (Rasthof) užlipa labai brangiai.

Kas jei vairuotojas pasišalina? Tai man baisu.

Tokia situacija reta, bet įvyksta. Dažniausiai dėl techninės gedimo arba sveikatos problemų. Jeigu vairuotojas nebegali vairuoti, įmonė turi siųsti pakeitimą, o tai užtrunka. Tada jūsų biuras gali stovėti pakeliui ilgiau nei planavote. Todėl labai svarbu, kad sutartyje būtų parašyta, kas atsakinga už tokias nelaimes ir ką daroma per tą laiką (pvz., saugojimas sandėlyje).

Ar galima sekti, kur yra mano daiktai?

Dauguma šiuolaikinių firmų turi GPS sekimo sistemas, kur leidžia matyti mašinos vietą realiu laiku. Rekomenduoju būtinai to paprašyti. Nėra nieko blogiau, negu nežinoti, ar jūsų turtas jau Vokietijoje, ar dar stovi prie Kauno kavos. Jei firmos tokios sistemos neturi, tai gali būti signalas, kad jie veikia šiek tiek „seną mada“ ir nekontroliuoja procesų taip, kaip reikėtų.

Ar jie padeda krauti ar tik vairuoja?

Standartai yra tokie, kad vairuotojas vairuoja, o krovikai krauna. Tačiau mažose firmose vairuotojas dažnai turi ir padėti. Asmeniškai nedariačiau to, jeigu kalbame apie sunkius seifus ar serverines spintas. Vairuotojas nėra profesionalus krovikas, jis gali susižaloti arba sudaužyti turtą. Patikrinkite, ar kaina įtraukia krovimo darbus Lietuvoje ir iškrovimo Vokietijoje, dažnai ten būna papildomi mokesčiai už „rankas“.

Rizikos, problemos ir kaip iš jų išsiveržti

Kas atsitinka, jei kažkas suyra kelyje?

Jei buvo sudarytas inventorizavimo aktas ir visos dėžės buvo pažymėtos, tuomet registruojame žalą. Be to, viskas turi būti nufotografuota iškart po įvykio. Kartais klientai pastebi įtrūkimą tik po mėnesio, ir tada sunku įrodyti, kad tai ne jie patys padarė vėliau. Rašykite pastabas iškart. Užtikrinti biuro perkraustymo saugumą į Vokietiją reiškia ir būti atidžiam iškrovimo metu.

Ar buvo atvejų, kai dingo visas krovinys?

Mano praktikoje pilnas dingoimas nebūta, dėka Dievo, bet dėžių pasigailėjime nebuvo. Dažniausiai dingsta mažos, neįdomios dėžėlės, kurios paliekamos neapsaugotos (pvz., asmeniniai daiktai prie vairuotojo kabinoje). Didžiuliais kroviniais paprastai dirba patikimi žmonės, bet visada yra rizika. Ypač jeigu paliksite mašiną be apsaugos naktim netoli didelių miestų, tokių kaip Frankfurte ar Hamburge.

O jei sužeidžiate koją krovimo metu? Kas tada?

Tada tai darbo įvykis, jei tai darbuotojai, o jei kviečiate brigadą – jų problema. Visgi, jei aš esu savininkas ir ten stoviu, galiu būti laikomas atsakingu, jei nepateikiu saugios aplinkos. Geriausia, jei pervežėjas turi civilinės atsakomybės draudimą, kuris dengia ir tokias situacijas. Nekibkite prie sunkių dalykų, jei nežinote kaip kelti, sveikata brangiau už biuro kėdę.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis, tarkim, spalva?

Spalvą, tepalus ar chemikalą vežti labai sunku, reikia specialių leidimų ADR. Dažniausiai biurai turi susitvarkyti tai vietoiškai pagal atliekų tvarkymo taisykles, o ne vežti į Vokietiją. Jei bandysite paslėpti kelis indelius su dažais tarp dėžių su popieriumi, ir kas nors nutekės... bus didelė bėda. Muitinė to nemyli. Geriau išmesti čia, legaliai ir tvarkingai.

Ar gali užstrigti muitinėje su technika?

Taip, ypač jei technika naudota ir atrodo per nauja. Vokietijos pareigūnai gali manyti, kad tai prekyba, o ne perkraustymas, ir reikalauti PVM mokėjimo arba importo mokesčių (nors ES viduje tai keista, bet taip yra). Turite turėti dokumentus, įrodančius, kad tai įmonės turtas, naudojamas Lietuvoje, ir jis tiesiog perkeliamas. Nuskenuokite pirkimo kvitus.

Kainos, sutartys ir pinigai (kas visiems rūpi)

Kiek papildomai kainuoja liftas Vokietijoje?

O tai didelė neapibrėžtamumas. Kai kurie pastatai turi liftus, kuriuos turi „leisti“ techninės pagalbos arba užeigos leidimą. Kainos gali svyruoti nuo 50 eurų iki kelių šimtų, jeigu reikia specialios technikos. Būtinai klauskite iš anksto, ar toks mokestis įskaičiuotas. Dažnai pasakyta „kaina iki durų“, o vėliau pasirodo, kad durys yra 5 aukšte be lifto.

Ar galima įrašyti į sutartį, kad jums sumokės, jei sugadins?

Žinoma, tai vadinama atsakomybės ribojimo arba įsipareigojimo clause. Tačiau dauguma smulkių pervežėjų to daryti nemėgsta, nes jų draudimas tai nedengia. Jeigu sutartyje parašyta „atsakingas už viską“, bet jis neturi turtų, iš ko jį sąskaitą pateiksi? Geriau tikrinti firmos patikimumą ir review’us, negu tikėtis popieriaus galių.

Kas daryti, jei galutinė kaina brangiau nei buvo kalbėta?

Tai klasika. Pasakyta 1000 eurų, o paskui pridedami mokestis už benziną, už kelių mokesčius Vokietijoje (mažai žinomas dalykas), už laukimą. Visada reikia gauti fiksuotą pasiūlymą raštu (email), ne žodžiu. Jeigu įvyksta nenumatyta situacija (pvz., liftas neveikia), tada kaina gali keistis tik abiejų sutikimu. Nepasirašykite galutinio sąskaitos išrašo, jei nesutinkate su suma.

Ar reikia mokėti iš karto?

Daugelis klauso. Yra firmų, kurios reikalauja 50% avanso, kitos – mokėjimo gavimo dieną. Aš asmeniškai nereikalaučiau avanso, jeigu nesu tikras, kad klientas nesužlugdys. Tačiau iš kliento pusės, avansas užtikrina, kad mašina tikrai atvyks. Geriausia susitarti dėl 30% avanso ir likusios sumos – po sėkmingo iškrovimo Vokietijoje. Taip abiem pusėms ramiau.

Ar verta rinktis brangesnę firmą?

Brangia dažniausiai reiškia, kad jie turi gerą draudimą, patirties vairuotojus ir nebegadina daiktų. Pigiausios firmos dažnai dirba „pilnuose“ režimuose ir jei kas nors nutinka – jų nebepavyksta rasti. Užtikrinti biuro perkraustymo saugumą į Vokietiją taupo ant galvos, o ne ant dėžių. Išleisti 200 eurų daugiau gali sutaupyti tūkstančius prarastų duomenų ar sulaužytų baldų.

Ar galima susiderėti dėl kainos?

Visada galima bandyti, ypač jei važiuojate ne sezono metu (ne vasarą). Jeigu turite didelį biurą, gana daug daiktų, leiskite sau pasikalbėti. Tačiau atkreipkite dėmesį – jei kaina peržemota iki absurdo, tai gali reikšti, kad jis sutaupys ant degalų (vairuos lėtai) arba paims „kietą“ vairuotoją. Sutaupyti 10% nėra verta nervų.

Kas dėl to VAT / PVM?

Jei abi įmonės yra mokesčių mokėtojos ES, PVM neturi būti taikomas (0% tarifas), jeigu pateikiate teisingus PVM mokėtojų numerius. Svarbu, kad sąskaitoje faktūroje būtų nurodytas jūsų PVM kodas ir nuoroda į ES PVM apskaitos taisykles. Jeigu pamiršite nurodyti kodą, vokiška įmonė gali atsisakyti mokėti be PVM, ir tuomet teks mokėti 19% Vokietijos mokestį.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Nėra privaloma, bet labai padeda. Jei vairuotojas pavargęs, o jis turi nešti 20 dėžių į 4 aukštą be lifto, 10-20 eurų arbatpinigių gali stebuklingai pagerinti jo nuotaiką ir greitį. Tai kaip „užpakalinis vėjas“. Nerašykite to į sutartį, tai asmeninis dalykas, bet patirtis rodo, kad tokios smulkmenos lemia, ar dėžės nukrenta ar ne.

Kas daryti, jei pasikeičia planai ir reikia atšaukti?

Tada klausimas, kiek laiko iki išvykimo liko. Jeigu atšaukiate dieną prieš, dažnai reikia sumokėti baudą, nes mašina jau gali būti užsakoma arba vairuotojas paruoštas. Standartiškai tai 20-50% nuo sumos. Geriausia iš karto informuoti. Vokietijoje laikas svarbus, ten viskas suplanuota iki minučės, todėl jie labai nemėgsta staigmenų.

Kaip užtikrinti biuro perkraustymo saugumą į Vokietiją pasirinkus patalpas?

Dar prieš išvykdami patikrinkite, ar naujosios patalpos yra paruoštos. Kartais ten būna apsipūvę laiptai ar per siauros durys, kuriomis nepraeis didžiausia spinta. Vokiški biurai dažnai turi griežtus gaisrinius reikalavimus, todėl negalima statyti dėžių koridoriuje. Susisiekite su administracija iš anksto, kad jums leistų užimti vietą liftu arba sandėliuką.

Išvada

Tiesa sakant, viskas susideda iš dalykų: geros dokumentacijos, normalių dėžių ir šiek tiek pasitikėjimo žmonėmis. Kaip užtikrinti biuro perkraustymo saugumą į Vokietiją nėra mokslo, bet reikalauja kantrybės. Nepasitikėkite žodžiu, viską užfiksuokite raštu ir niekada neleiskite vairuotojams vežti to, ko jie nėra įvertinę. Sėkmės kelyje, ir tikiuosi, jūsų serveriai nenukrys ant žemės, kaip buvo vienam mano klientą prieš metus.