Kaip užsisakyti patikimas biuro perkėlimo paslaugas į Vokietiją

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas į Vokietiją niekada neprasideda ir nesibaigia taip, kaip planuojate PowerPoint’e. Viskas atrodo paprasta: sudėkite kompiuterius į dėžes, užmežkite ant juostės „lūžti“ ir važiuokite. Bet realybėje? Vieną kartą vairuotojas pamiršo atsiverti užpakalinę duris ir pro šalį važiavo trys valandas (viskas buvo gerai, pasakyk). Jeigu norite sužinoti, kaip užsisakyti patikimas biuro perkėlimo paslaugas į Vokietiją ir nepasitraukti plikas galvos, turite suprasti, kad čia ne tik apie kainą, bet ir apie tai, kas vyksta užkulisiuose. Vokiečiai mėgsta tvarką, o Lietuvoje mes mėgstame greitumą, tad šis kontrastas sukuria pačias įdomiausias situacijas.

Kur pradėti paiešką ir ką žiūrėti

Kur geriausia ieškoti pervežėjo, kad neapsigauti?

Nenaudokite pirmojo pasitaikiusio reklamos skelbimo socialiniuose tinkluose, kur pažadėta „pervežimas pigiau nei duona“. Geriausiai veikia senoji gera šlovė – žodžiu ir rekomendacijomis. Užduokite klausimą „Facebook“ verslo grupėse arba paklauskite draugų, kurie jau kėlėsi į Miuncheną or Berlyną. Taip pat patikrinkite, ar įmonė turi tinklalapį ir, kas svarbiau, realų adresą. Buvo atvejų, kai užsisakius paslaugas, telefonas numirus ir krovinys dingęs Olandijoje (nors sakiau – Olandijoje, gal Vokietijoje, nebepamenu tiksliai).

Ar brangus pasiūlymas visada reiškia kokybę?

Ne visada. Kartais brangumas tiesiog reiškia, kad įmonė perkėlė savo biurą į centre ir dabar mums visiems moka didelę nuomą. Žiūrėkite ne į galutinę sumą, o į tai, kas įeina. Ar įskaičiuota pakuotės medžiaga? Ar apdrausta technika? Aš mačiau pasiūlymus, kurie buvo pusantro karto brangesni, bet į juos neėjo nieko, net lipdukų su užrašais „viršus“. Taigi, kai domitės, kaip užsisakyti patikimas biuro perkėlimo paslaugas į Vokietiją, analizuokite sudėtį, o ne tik eilutę priešais „EUR“.

Ką tiksliai reikia pasakyti vadybininkui pirmuoju telefonu?

Būkite konkretūs, bet nenukraukite visų smulkių detalių iš karto. Pasakykite apytikrį kiekį (kubinius metrus), vietą Lietuvoje ir vietą Vokietijoje. Labai svarbu paminėti, ar yra sunkių daiktų – seifų, didelių serverių arba senovinių baldų. Vienas klientas naminėje situacijoje nepaminėjo, kad turi koklių konstrukciją sveriančią toną – mūsų vairuotojai vos nugirdo nugarą. Geriausia turėti bent jau preliminarų sąrašą (inventory list), kad jie galėtų įvertinti, kokią mašiną reikia siųsti.

Ar reikia, kad atvyktų vertintojas į objektą?

Jei krovinys mažas, tarkime, vieno kabineto perkėlimas, nuotolinis vertinimas pakanka. Bet jei judinate visą įmonę su 50 darbo vietų, vertintojas – privalomas. Jis pamatys, ar reikia specialių kėlimo priemonių, ar įeina sunkvežimis į kiemą. Vokiški kiemai dažnai būna tokie siauri, kad ten pro šalį pravažiuoti dviratis sunku, nežiūrėtin tiek sunkvežimis su priekaba. Vertintojas padės išvengti tokių nemalonių netikėtumų.

Kaip patikrinti įmonės patikimumą prieš pasirašant?

Užsukite į „Sąskaitų reabilitavimo tarnybą“ arba panašias duomenų bazes. Jei įmonė veikia jau kurį laiką ir nėra didelių bylų, tai geras ženklas. Taip pat paprašykite nurodyti draudimo poliso numerį. Tikras, patikimas biuro perkėlimo paslaugų tiekėjas niekada nesislėps ir neduos sau taikyti bandomųjų. Jei jie vengia parodyti dokumentus, geriau paslinkite toliau.

Ar verta rinktis tarpininkus arba brokerius?

Asmeniškai aš vengčiau tarpininkų, nebent jie yra jūsų geros pažinties. Tarpininkas uždirba nuo skirtumo, tad jis ieškos pigiausio pervežėjo, kuris gali būti... na, pasakykime taip, labai „ekonomiškas“. Jūs norite žinoti, kas konkretus vairuojis jūsų serverius, o ne kalbėti su penkių skyrių vadybininkais. Tiesioginis ryšys su logistika visada duoda daugiau ramybės.

Kainos, mokesčiai ir paslėpti išlaidos

Kodėl viena įmonė kainuoja 500 eur, o kita 2000?

Skirtimas dažnai slepiasi logistikoje. 500 eur gali kainuoti tik „nuo durų iki durų“ be pakavimo, o vairuotojas gali reikalauti, kad jums padėtumėte krauti. O 2000 eur – tai pilnas servisas: surenkamos dėžės, išmontuojami baldai, viskas įpakuota, pakuojamos juostos užrašomi, Vokietijoje viskas surenkama atgal. Taip pat žiūrėkite, ar į kainą įeina kelionės išlaidos Vokietijoje – kuras ir mokestis už aplinkos taršą (vokiškai „Maut“) gali padidinti sąskaitą.

Ar reikia mokėti už apžiūrą arba pasiūlymą?

Normalioje praktikoje – ne. Jei jie reikalauja mokėti už tai, kad atvyksia ir pamatys, ką reikia vežti, tai greičiausiai bandė jums uždirbti pinigų be darbo. Vieni vienintelė išimtys gali būti labai sudėtingi projektai su inžinerine atranka, kai reikia statyti specialią konstrukciją, bet tai retas atvejis biuro perkėlimui.

Kas dėl PVM mokesčio Vokietijoje?

Čia visa esmė yra „Intrastat“ ir reverse charge procedūrose. Jei abiejų šalių įmonės yra PVM mokėtojos, dažnai pasitaiko, kad PVM neįskaitomas (0% tarifas). Bet viską reikia sutarti iš anksto, kad nebeleistumėte mokėti 19% Vokietijos PVM, kai jo nereikia. Pasitikrinkite su savo buhalteriu, nes aš čia ne ekspertas, bet dažnai būna taip, kad mums Lietuvoje išrašo sąskaitą be PVM, o ten viskas tvarkoma per deklaracijas.

Ar gali kainos keistis kelionės metu?

Gali ir dažnai keičiasi. Vienas klientas nusprendė pridėti dešimt dėžių su dokumentais paskutinę minutę – mašina nebebeatitiko kiekio. Taip pat Vokietijoje gali kilti problemų su prieiga – jei sunkvežimis negali privažiuoti prie pat įėjimo ir reikia ilgės (keltuvo), tai papildomai kainuoja. Geriausia įsirašyti į sutartį „fiksacija“, jei tiksliai žinote kiekį, arba nurodyti „apytikslis kiekis +/- 10%“.

Ar užsidraudžiau pinigus galiu atšaukti?

Tai priklauso nuo to, kiek laiko liko iki išvykimo. Jei atšaukiate dieną prieš, kai vairuotojas jau supakavo dėžes ir važiuoja link jūsų biuro, tai reikės sumokėti bent jau išlaidas. Kiekviena įmonė turi savo atšaukimo taisykles, tad prieš pasirašant, tiesiog paklauskite: „Kas, jei aš nuspręstu nebevažiuoti?“ Geriau girdėti nepatogų atsakymą dabar, nei ginčytis vėliau.

Ką daryti, jei pasiūlymas atrodo įtartai pigus?

Bėkite. Tiesiok bėkite. Kartais pigus pasiūlymas reiškia, kad tai studentai su „Renault Traffic“ kurie niekada nepervežė biuro. O jei tai didelė įmonė, tai gali reikšti, kad jie paims jūsų krovinį kaip „priedą“ prie kito ir jūsų biuras važiuos tris dienas po Vokietiją, kol jie surinks kitus krovinius. Laikas – pinigai, ir biuro perkėlimas į Vokietiją tai taip pat.

Dokumentai, muitai ir techninė pusė

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti su savimi?

Sąskaita-faktūra, krovinio manifestas ir CMR draudimas. Jei vežate techniką, būtina serialinių numerių kopijos (nors ne visada, bet geriau turėti). Vieną kartą muitinėje sustabdė mūsų vairuotoją, nes buvo nurodytas tik „kompiuteriai“ be konkretaus skaičiaus. Girdžiau, jie ten sėdėjo valandą ir skaičiavo. Taip pat patikrinkite, ar vairuotojas tai galiojančius vairuotojo pažymėjimus (tacho kortelės ir t.t.).

Ar reikia deklaruoti biuro techniką muitinėje?

Jei tai yra įmonės nuosavybė ir ji ji perkeliama į kitą skyrių arba filialą, tai dažnai laikoma ne prekyba, o turto perkėlimu. Tačiau viskas priklauso nuo to, ar jūsų įmonė Vokietijoje jau užregistruota. Jei ne, tai gali būti traktuojama kaip importas. Geriausiai šitą klausimą padės išsiaiškinti jūsų brokeris, nes aš ten tik pervežėjas, o ne muitininkas.

Kas su duomenų saugumu pervežiant serverius?

Serveriai turi būti išjungti ir tvirtai užfiksuoti. Patikimi biuro perkėlimo paslaugų tiekėjai turi specialias dėžes su amortizacija. Aš asmeniškai visada rekomenduoju prieš perkėlimą padaryti pilną duomenų atsarginę kopiją (backup). Nors mes su vokiais labai atsargūs, bet kelyje gali būti duobų, ir jei serverio diskas suksis 4000 apsukų, smūgis gali būti mirtinas. Geriau sauguoti nei gailėtis.

Ar reikia speciali leidimas vežti pavojingas medžiagas?

Jei jūsų biure yra spausdintuvų kasetės (toneriai) ar chemikalės valymui – tai jau yra pavojingos krovinys (ADR) klasė. Negalima jų tiesiog įmesti į bendrą dėžę. Vairuotojas turi turėti ADR sertifikatą, o krovinys – būti pažymėtas. Nepaisydami šios taisyklės, galite gauti baudą Vokietijoje, kuri padarys didelę skylę biudžete.

Kaip organizuojamas inventoriaus sąrašas (packing list)?

Jūs turite jį padaryti, arba pervežėjai tai gali padaryti jums. Sąraše reikia nurodyti, kas yra kiekvienoje dėžėje, arba numeruoti dėžes ir turėti atskirą lapą, kur parašyta „Dėžė Nr. 1: Buhalterija, monitoriai, klaviatūros“. Be šito, prieš iškraunant Vokietijoje bus chaosas. Vienas klientas nusprendė, kad „viskas supyleta į vieną krūvą“ yra geriau – tris dienas jie ieškojo savo stalo kojų.

Kas dėl draudimo? Kas jį apmoka?

Draudimas dažnai būna įtrauktas į pasiūlymo kainą, bet jis yra ribotas (pvz., 10 EUR už kg). Jei vežate brangų serverį arba meno kūrinius, reikia jo papildomai padidinti. Svarbiausia – sužinokite, kas atsiskaitys, jei kažkas susilaužo. Klientas visada turi būti draudėjas, o pervežėjas – įgaliotinis. Žinokite, be draudimo važiuoti į Vokietiją yra beprotybė.

Eiga: Pakavimas, kelionė ir atvykimas

Ar reikia iš anksto išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus, spinteles, sekcijas. Rekomenduoju palikti surinktas tik tas spinteles, kurios gali lūžti ar yra labai sudėtingos (pvz., vitrinos). Bet jei dėžėlė per maža, viskas tiek išmontuojama. Vairuotojai nėra baldų meistrai, jie gali atsukti kojas, bet jei ten yra sudėtingų mechanizmų, geriau susirasti meistrą iš anksto.

Ką daryti su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Nekite jų kartu su biuro kroviniu. Jei darbuotojas įmetė savo striukę ar kuprinę į dėžę su dokumentais, o muitinėje jos randa narkotikų (pvz., likusio užpakalinyje kišenėje), biuro vadovas turės problemų. Tegul kiekvienas pasirūpa savo daiktais. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra verslas, o ne šventė.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dabar jau beveik visi suteikia nuorodą, kurioje galite matyti, kur yra mašina. Bet nepamirškite, kad Vokietijoje yra vietų, kuriose GPS neveikia (tuneliai, požeminiai garažai). Taip pat nereikėtų skambinti vairuotojui kas penkias minutes – jis vairuoja, o ne kalbėjimui. Patikimas biuro perkėlimo paslaugų teikėjas pats praneš, kai artėja.

Kas nutinka, jei mašina sugenda kelyje?

Tai blogiausias siaubas. Tada turiu skambinti kitiems vairuotojams arba siųsti pagalbos mašiną. Jei krovinys skubus, gali tekti perkrauti į kitą sunkvežimį. Viskas šitaip užtrunka. Esu matęs, kaip dėl seno sunkvežimio padangų protrūkio biuras atidarytas vėluoti dvi dienas. Todėl klauskite apie mašinų amžių – naujesnės reiškia mažiau rizikos.

Ar reikia rezervuoti vietą aikštelėje Vokietijoje?

Būtinai. Vokiški miestai yra labai griežti dėl parkavimo. Jei sunkvežimis stovės neteisingai, jį greitai nuveš tardyklėn. Susitarkite su savo naujuoju namų savininku (nuomininku), kad priskirtų vietą. Jei reikia, reikia gauti leidimą iš miesto savivaldybės (Erhaltungsnachweis). Mes tai darome kartais, bet klientas tai padaryti lengviau ir greičiau.

Kiek laiko užtrunka patys iškrovimo darbai?

Priklauso nuo to, ar yra liftas, ar ne. Pirmame aukšte su liftu – tai valanda. Penktame aukšte be lifto su siaurais laiptais – tai visą dieną. Vokiški pastatai dažnai turi sudėtingas laiptines, kur net neįsivaizduoju, kaip mes įsmeigėme tą sofą (turėjau omenyje – kaip mes įsmeigėme, t.y., neįsmeigėme, teko palaidoti lauke... šip, ne, teko išmontuoti). Nuotaikos gali pašokti, tad pasirūpinkite kava vairuotojams.

Kaip elgtis, jei trūksta dėžių ar kraunami daiktai nebeatitinka plano?

Tai kasdieniais rytais. Vairuotojai dažnai turi keletą atsarginių dėžių savo „kišenėje“, bet ne šimtus. Jei staiga pasirodo, kad turite daugiau knygų nei planavote, reikės susitarti dėl papildomų. Nereikės panikuoti, tiesiog reikia lanksčiai mąstyti. Galima dalykus padėti ant grindų (jei sausu) arba susitarti dėl papildomo reiso.

Problemos, nesklandumai ir pabaiga

Kas daryti, jei kažkas susilaužo arba dingsta?

Pirmiausia – neskųskite iš karto vairuotojui. Jis jau ir taip nervingas. Susirašykite protokolą (CMR pažeidimas), nufotografuokite žalą. Tada skambinkite įmonei. Draudimo agentūros reikalauja dokumentų. Jei dingsta dėžė, tikėkitės, kad ji tiesiog nukrito kitoje dėžės užpakalyje arba buvo palikta senoje vietoje. Niekada nedingsta be pėdsakų, tik reikia atidžiau paieškoti.

Ar galima pasitikėti vairuotojais pinigus rankose (mokėjimas už papildomus paslaugas)?

Geriau ne. Jei staiga reikia sumokėti už papildomą valandą arba už „padėkį“, užsirašykite sąskaitą faktūrą vietoje arba mokėkite įmonei banku. Pinigai rankose sukuria pavojų korupcijai arba nesupratimui. Aš savo vairuotojams draudžiu imti pinigus iš klientų, nebent tai yra griežtai fiksuotas užmokestis už keltuvą, kurį jie turi sumokėti vietos operatoriui.

Ar būna problemų su kalba?

Vokiečiai kalba angliškai gan gerai, bet senos kartos vairuotojai gali ir nemokėti. Jūsų vadybininkas turi būti tiltu. Jei įvyksta incidentas ir vairuotojas negalėtų paaiškinti, kodėl užvažiavo ant žolės (kad nuleistum priekabą), tai gali tapti problemų šaltiniu. Patikimas biuro perkėlimo paslaugų tiekėjas turi koordinatorių, kuris kalba vokiškai.

Kas dėl šiukšlių ir pakuotės medžiagos išvežimo?

Dėžės dažnai lieka jums. Jei nenorite jų turėti, aptarkite iš anksto, kad pervežėjas jas išveža atgal. Kartais tai įeina į kainą, kartais reikia papildomai sumokėti už grąžinimo reisą (tuščia mašina vėl atgal). Šiukšlių išvežimas Vokietijoje yra labai brangu („Müll“), tad geriau viską susirūpinti čia, arba dėžes pasiduoti perleisti (jei galima).

Kaip užtikrinti, kad viskas pasibaigia laiku?

Nustatykite realų grafiką. Jei sakote „turime būti pasiruošę 8:00 ryto“, nekelkite paskutinės dėžės 7:55. Vokiečiai yra punktualūs, ir jei jūs vėlatejate, jie gali tiesiog išvykti (nors dažniau lauks, bet bus pykę). Pagarba laiku yra pusė sėkmės. O galiausiai – tiesiog pasakykite „Ačiū“ vairuotojui, kai viskas baigta. Tai daro stebuklus.

Ar verta duoti arbatpinigių (trinkgeld)?

Nebūtina, bet labai padeda. Lietuvių vairuotojams ir krovėjams – tai tik papildoma motyvacija, o Vokietijoje tai gali būti laikoma kaip papildomas dėmesys. Jei darbai buvo sunkūs, o vairuotojas dirbo virš valandų, dešimt ar dvidešimt eurų padarys, kad jis kitą kartą ateitų su šypsena. Tai nedidelė suma, bet didelis efektas.

Išvados

Na, tiek apie tai. Kaip matote, tas patikimas biuro perkėlimo paslaugas į Vokietiją ne tik apie tai, kad kažkas atveža dėžes. Čia reikia galvos, kantrybės ir gero partnerio, kuris nepradings pusiaukelėje. Būkite atsargūs, skaitome sutartis (nors tai nuobodu) ir viskas gerai pasiseks. Ir nepamirškite, kad vokietių kelių policija jokių paaiškinimų nesiklauso, tad užtepkite signalus (o, turiu omenyje – naudokite signalus, jei reikia).