Kaip užsakyti biuro perkraustymo paslaugas gabenimui į Vokietiją: vadovas iš vidaus

Sėdiu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, o tokių istorijų mačiau daug. Kai žmonės klauso, kaip užsakyti biuro perkraustymo paslaugas gabenimui į Vokietiją, jie dažniausiai galvoja apie brangius vadybininkus su dėžėmis ir idealų tvarką. Realybėje tai dažniau apie dulkes, vėluojančius vairuotojus, nelaimingus atsitikusius su keltuvu ir pavėluotus skysčius. Biuras nėra dviračias – jis turi serverius, svarbius dokumentus ir tą seną sofas, kurios nebeįeina į liftą. Todėl štai trumpas, bet nuoširdus vadovas, kas tikrai laukia Jums užsukant į Vokietijos autostradą, ir kuo tiksliau reikia planuoti biuro perkraustymą.

Susipažinimas ir pradžia: ką reikia žinoti

Nuo ko pradėti, kai nusprendžiau keltis?

Pradėkite nuo inventoriumių. Ne, ne iš galvos, o užsirašykite ant lapo. Turite žinoti, kiek tiksliai turite kvadratinių metrų daiktų (tą vadiname kubais). Kai klaustum, kaip užsakyti biuro perkraustymo paslaugas gabenimui į Vokietiją, pirmasis dalykas, kurį girdžiu iš vadybininko, yra – "kiek?" Be to, pasiruošk taip, kad turėtum priedų – popieriaus, lipdukų. Buvo atvejis, kai klientas numanė, kad mes atvešime dėžes, o mums teko išmesti juos tiesiai iš savo mašinos, kadangi jo nė nebuvo.

Kiek laiko iš anksto reikia skambinti?

Ne skambinkite pirmadienį ryte, jei reikia važiuoti penktadienį. Šioje srityje logistika yra lėta, kaip molis. Gera taisyklė – dvi savaitės, o geriau mėnuo. Vokiečiai mėgsta planuoti, ir jie nemėgsta staigmenų. Jei atvažiuojate nenukęlę, gali būti, kad reikės laukti arba mokėti už "skubos" raketą, kuri stipriai kandžia. Tai nėra pati maloniausia patirtis, patikėkite.

Ar reikia atlikti apžiūrą vietos?

Idealiu atveju – taip. Bet jei reikia tik gabenti keletą dėžių iš Kauno į Berlyną, nuotolinis matavimas užteks. Dideliems biurams, tarkime, 50 vietų, specialistas turi atvykti. Matyt, kaip tą spintelę reikia išnešti pro siaurus duris... (Bent jau tada, kai durys yra 80 cm pločio, o spintelė 1 metras). Be apžiūros kaina bus tik apytikslė, o galutinė gali nustebinti.

Kas daryti su kompiuteriais ir technika?

Viską išjunkite ir susukite laidus. Nustatyti vėl viską į vietas – tai ne mūsų darbas, nebent užmokėsite už įrengimą. Serverius reikia vežti specialiai supakuotus, juos reikia gydyti kaip vaikus. Kartais įdomu, ar klientai turi atsargines kopijas... Nemanau, kad reikia tuo rūpintis pervežėjui, bet jūs turėtumėt žinoti, kad vibruoja kelyje labai stipriai.

Ar galite užsakyti biuro perkraustymo paslaugas gabenimui į Vokietiją be išmontavimo?

Galime, bet tai bus brangiau. Jei mes turime nešti surinktas spinteles per laiptus, tai užtrunka amžinai. Geriau patys išsukite viską, ką galite, o palikite mums tik sunkius daiktus. Man atrodo, kad taip yra protingiau (nors kai kurie klientai verčia mus dirbti fizinį darbą už didelius pinigus).

Biuro daiktai: kaip juos tvarkyti

Ar turėčiau pati supakuoti dėžes?

Jei norite sutaupyti – taip. Jei norite ramybės – palikite mums. Tiesą sakant, klientai dažnai supako blogai. Užrašo "biuro reikmenys", o viduje yra sulūžęs stiklinis indas arba sunkus presas. Tada gaunasi problemų, ir aš nebegaliu padaryti nieko. Geriau pasilikti paprastai: dokumentus į mažas, o sunkius daiktus į stangesnes dėžes.

Ką daryti su tais sunkiais seifais?

Seifus yra sunkiausia pervežti. Jei jis sveria 500 kilogramų, ir nėra lifto, mes ne jo išnešime rankomis. Reikės keltuvo. Keltuvas Vokietijoje ir Lietuvoje kainuoja. Nebijokite klausti apie tai iš karto, kad nesusitiktum su kaina, kuri verčia strigti. Vieną kartą teko išnešti seifą per balkoną, tai buvo... nuostabu ir baisiai vienu metu.

Ar išmontuojate ir surenka baldus?

Įprastai taip, tai įeina į kainą, jei tai nėra kokios ypatingos sistemos. O jei turite tiek "IKEA" tipo baldų, kuriuos reikia išardyti, tai dėl to gali trūkti laiko. Vokiški biurai dažnai turi "build-in" sistemas, kurios yra pritvirtintos prie sienų – jas nulipdyti yra sunkiau ir brangiau.

Ką su tais pačiais dokumentais?

Dokumentus geriau susukti į dėžes ir užsegti. Nešti atvirus rulonus yra prasta mintis – galima prarasti svarbų lapą. Ypač jei važiuojate į Miuncheną ar Hamburgą, kur yra daug apšvietimo ir žmonių. Žinoma, aš ne teisininkas, todėl pasakykite, kas yra konfidencialu, kad mes to nelietume. Mes tiesiog nešame, nežiūrėdami kas viduje (dažniausiai).

Kainos ir mokėjimai: su kuo susidursi

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina paprastai priklauso nuo krovinio tūrio (kubų) ir atstumo. Bet čia ne taip paprasta. Kaip užsakyti biuro perkraustymo paslaugas gabenimui į Vokietiją pigiai? Neįmanoma, jei firma sako "fixed" be matavimo. Dar pridėkite kelių mokesčius Vokietijoje, galbūt užkeltą už laiptus, jei nėra keltuvo. Viskas sumuojama į galutiną sumą be PVM (arba su, priklausomai nuo veiklos).

Kiek kainuoja vienas kubinis metras?

Sakyčiau, dabar rinka yra šiek tiek pakilusi. Vykstant į Vokietiją, gali būti nuo 80 iki 150 eurų už kubą, bet tai labai įvairu. Jei daugiau krovinio į vieną pusę, gali būti pigiau. O jei turite tik vieną spintelę – gali tekti mokėti už pilną mašiną arba ieškoti dalinio krovinio (kolektyvaus). Kolektyvus yra pigesnis, bet lėtesnis.

Ar reikia mokėti depozitą?

Dažniausiai taip, ypač jei tai didelis projektas. Užtikriname, kad atvyksime o įrangos neturtingai (juokauju, bet kartais taip būna). Kiekviena kompanija turi savo taisykles, bet 30-50 proc. avansas yra standartinis dalykas. Be to, tai garantuoja, kad Jūs nebegalėsite susirasti kitos pervežimo firmos paskutinę sekundę.

Ar reikia mokėti už kelių mokesčius (Maut) atskirai?

Vokietijoje keliai mokesčiai, kaip žinote, yra brangūs. Juos moka vairuotojas kortele, o vėliau sąskaita išsiunčiama Jums. Tiesą sakant, nedaug kas apie tai galvoja, kol negauna sąskaitos su 200 eurų suma tik už kelią. Visada paklauskite, ar ši suma jau įskaičiuota pasiūlyme, kad nenuviltum. Dažnai tenka įskaitytinę tai į galutinę kainą.

Kokią mokėjimo būdą priimtate?

Geriausias būdas yra pavedimas (bank transfer). Vokietijos klientai mėgsta sąskaitas-faktūras su 14 dienų atidėjimu. O čia, tarp Lietuvos ir Vokietijos, vis dažniau reikalaujama sumokėti grynaisiais arba kortele pristatymo metu, jei nėra pasitikėjimo. Nerekomenduoju nešti tūkstančius eurų grynaisiais mašinoje, tai nebe tas laikas.

Kelionė į Vokietiją: specifika ir taisyklės

Kiek laiko trunka važiavimas?

Iš Vilniaus iki Berlyno tai maždaug 12-14 valandų važiavimo su pailgomis. Tačiau reikia prisimti apie vairuotojo poilsio laiką. Jis negali važiuoti 20 valandų iš eilės, tai nelegalu. Taigi, biuro perkraustymas gali užtrukti dvi dienas, ypač jei reikia iškrauti darbą pirmąją dieną vakare. Neskubėkite planuoti posėdžio kitą rytą 8 valandą rytoje.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miestus?

Žinoma, ypač didžiuosiuose miestuose. Vokiškos "Lieferzonen" (pristatymo zonos) yra griežtai stebimos. Vieną kartą mus su gaisrininkais iškėlė iš centro neslegaliai pastatėme mašiną. Jei centre nėra vietos, reikės ieškoti specialų leidimą arba netoli pastatyti ir pernešti rankomis. Tai gali kainuoti papildomai.

Kas daryti su "Umweltplakette" (ekologiniu lipduku)?

Tai būtina daugumoje Vokietijos miestų. Be to, negalima važiuoti į "žaliąją zoną" (Umweltzone). Mūsų mašinos paprastai turi tai, bet jei nuomajatės mašiną patys – būkite atidūs. Baudos už tai yra didelės, ir tai ne mūsų klaida, jei mus sustabdo policija. Užtenka vieno kartelės pasigailėti.

Ar vežate ir į mažus miestus?

Taip, jei ten yra asfaltuotas kelias. Kartais klientai turi biurus kažkur ant kalno Bavarijoje. Reikia pasakyti iš karto adreso detalę, kadangi didelė mašina (troleibusas) gali negali įvažiuoti į siaurus kaimo kelius. Tada reikia mažesnės transporto priemonės (pervežimo), ir tai vėl kainuoja.

Kokiu laiku dažniausiai atvykstate?

Mes stengiamės atvykti ryte, tačiau logistika yra neprognozuojama. Jei vairuotojas užstrigo sienoje ar pūtė padangą, gali būti pavėluota. Aš visada sakau klientams, kad planuokit pristatymą ne anksčiau kaip po 12 valandos. Taip išvengsite streso. Nors ir būna, kad atvažiuojame anksti, bet laukiame.

Dokumentai, muito ir problemos

Ar reikia muito deklaracijų?

Jeigu keliame į ES šalį iš ES šalies (Lietuva į Vokietiją), tai ne, muitinės tikrinimo nėra (vidinė rinka). Tačiau visada reikia turėti sąrašą (inventorių) su prekių vertėmis. Žinuo, buvo atvejų, kai policija sustabdė ir tikrino, ar mes nevežame nelegalių daiktų. Gerai, kad turi tuos popierius, tai išgelbėja situaciją.

Kas su PVM?

Čia visada painu. Jei Jūs esate PVM mokėtojas Lietuvoje, o gavėjas Vokietijoje – dažnai taikoma 0 proc. PVM tarifas (vidinės prekybos procedūra). Bet užtikrintai reikia pasitarti su buhalteriu, aš tik vairuotojų vairauju. Neteisingai užpildyta dokumentacija gali sukelti nemalonumus vokiškai "Finanzamt". (Arba kaip ten jie vadinami, kas čia per šaknys).

Kas daryti, jei važiuojame per Švediją (pvz., tranzitu)?

Jei kelyje yra trečiosios šalys, tada taip, reikia T dokumentų (transito). Tačiau tiesioginis maršrutas Lietuva-Vokietija to nereikalauja. Tikriname kelią iš karto. Kartais klientai pageidauja važiuoti per Lenkiją, kartais per Daniją – skirtingi keliai, skirtingi mokesčiai. Reikia pasakyti iš kovo.

Kas daryti, jei dingsta dėžė?

Tai blogiausias scenarijus. Bet jis įvyksta. Pagrindinis dalykas – draudimas. Standartinis draudimas (CMR) padengia tik labai mažą sumą (paprastai apie 10 eurų už kg). Jei vežate brangų techniką, reikia papildomo draudimo. Parašykite tą vertę sąraše. Nes, jei dingsta, be draudimo gausite tik litus (kaip seniau sakydavome).

Ar padengiate žalą, jei sulaužoma?

Tik jei mes tai padarėme pakuodami ar nešdami. Jei Jūs supakote taip, kad viduje viskas susilaužo, tai ne mūsų kaltė. Turime užpildyti protokolą (damaged report) vietoje pat, tai svarbu. Vokiški klientai yra labai tikslūs dėl to – niekada nepasirašykite pristatymo lapo, jei kažką pastebėjote. Jie tai suvokia.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirga?

Tai reali problema. Karantinas ar ligos nepasirinko tada. Mes turime rezervinius vairuotojus, bet jei tas yra užsienyje... Tai gali trukti. Tada reikia skubiai rasti kitą ekipažą arba laukti. Didelės firmos tai sugeba tvarkyti greičiau nei mažos vieno vairuotojo "entuziastai", todėl rinkitės patikimus.

Pristatymas ir iškraustymas Vokietijoje

Ar padėsite iškrauti ir sudėti į vietas?

Taip, tai įeina į darbą, bet turi būti aiškiai pažymėta. Nustatykite vietas dėžėms (pvz., "kyšulys 1", "kyšulys 2"). Kadangi negaliu žinoti, kur turi stovėti tas Jūsų šefas. Tiesiog neškite ten kur nurodote, ne įsidėkite į galvas, kad mes žinome daugiau. Mes tik pagalbininkai.

Kas su pakuotės atliekomis?

Tai dažnas klausimas. Jei pageidaujame, mes išvežame šiukšles. Tačiau tai kainuoja, kadangi tą atlieką reikia kažkur padėti Lietuvoje arba Vokietijoje (kažkur prie mokesčio). Jei norite sutaupyti, susiraskite konteinerą pats patalpose. Dėžės tada lieka Jums, ir jūs jas pats išmesite.

Ar reikia vokiškų kalbos žinių?

Labai padėtų, bet nebūtina. Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba angliškai arba "kalba rankomis". Vokiškai geriau kalbėti tada, kai reikia suprasti kelių ženklus arba kalbėti su užeigu. Su klientais paprastai susitariame angliškai arba rusiškai (dar tokių yra, kas dar moka). Svarbiausia neišsigąsti.

Ką daryti, jei adresatas nepasirodo?

Tai beprasmiška situacija. Mes negalime laukti amžinai. Paprastai laukiame valandą, skambinam, rašom. Jei niekas – važiuojam į sandėlį. Sandėliavimas Vokietijoje yra brangus (kaip ir viskas ten). Tada Jums teks mokėti už laiką ir vietą. Todėl pasirūpinkit, kad kas nors būtų vietoje. Nėra nieko blogiau už prastą komunikaciją.

Kas su tais serveriais? Vėl juos minėju.

Jei iškraunate į sandėlį, viskas gerai. Jei į biurą – reikia žinoti, ar yra liftas arba ar galima įvežti tais ratais. Serveriai yra jautrūs smūgiams. Patariu juos vežti tada, kai biuras jau paruoštas, ne tada, kai dar statomas grindų laminatas. Tai baisus nerealyvių situacijų šaltinis.

Galite pasiūlyti sandėliavimą Vokietijoje?

Taip, turime partnerių Berlyne, Miunchene, Frankfurte. Bet tai nėra nemokama. Jei biuras dar neparengtas, dėžės gali stovėti porą dienų už papildomą mokestį. Nerekomenduoju taip daryti ilgam, nes tais vietose užtenka vietos, bet yra drėgna arba šalta (nors visada stengiamės rasti sausą).

Kaip užbaigti visą procesą?

Pasirašote pristatymą lapą (CMR). Patikrinkite, ar viskas įvyko kaip planuota. Jei viskas gerai – mums malonu, Jums ramu. Jei ne – rašykite pastabas. Po to jau mūsų ryšys nutrūksta, išskyrus atvejus, kai reikia išrašyti sąskaitą (jei nebuvo avanso).

Išvada

Na, trumpai tariant, biuro perkraustymas nėra mokslas, bet reikalauja kantrybės ir solidžios planavimo strategijos. Svarbiausia – neikisti galvos į smėlį ir pasakyti tiesą apie tai, ką turite. Pasitikėkite patirtimi, bet ir patikrinkite dokumentus. Sėkmės persikraustant į Vokietiją, ten tikrai gražu dirbti, jei viską padarysite teisingai ir laiku. O kaip užsakyti biuro perkraustymo paslaugas gabenimui į Vokietiją? Tiesiog skambinkite ir būkite sąžiningi.