Kaip užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, turiu pripažinti, daugelis klientų vis dar mano, kad krovinių pervežimas į Vokietiją yra kaip žaidimas „Lego“ – sudėjai dėžę į mašiną ir ji pati važiuoja. Realybėje tai yra sudėtingas mechanizmas, kur kartais sutrinka vienas ar kąsnis. Tačiau, jei žinote, kur ir ką spustelėti, bei ką klausti vadybininko, tai tikrai nėra rocket science. Šiandien norisi pasidalinti tuo, kaip tai atrodo iš mūsų, logistikos įmonės, pusės. Mes stengiamės padaryti taip, kad užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti būtų net tiems, kurie niekada nesidėjo su tarptautiniais vežimais. Žinoma, bus ir nukrypimų, nes vairuotojai yra žmonės, o keliai – Vokietijoje nors ir geri, bet kartais sukelia nemalonumus.

Bendri klausimai apie pradžią ir kainas

Kaip viskas prasideda? Aš turiu tik dėžę.

Tiesiog susisiekite su mumis telefonu arba rašykite į el. paštą. Nereikia jokios magijos ar specialių programų. Mūsų vadybininkas paprašys Jūsų nurodyti, ką norite vežti, kur yra išvežimo vieta ir koks tikslinis adresas Vokietijoje. Jums atrodo, kad tai paprasta, bet aš mačiau, kaip žmonės neįvardija miesto, o sako „tos paskui už miesto, prie malūno“. Užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti galima tik tada, kai tiksliai žinome maršrutą. Tada mes paskaičiuojame kainą ir, jei sutinkate, užregistruojame užsakymą sistemoje. Jei kaina netinka – nieko neįpareigojančio, tiesiog pasakome „iki“. Būna taip, kad klientai susimąsto dvi savaites, o tada sušoka kaina. Tai normalu, tokiame versle.

Kiek laiko tai viskas užtrunka?

Paprastai sakyčiau 1-2 dienas į Vokietiją, jei kalbame apie dalinį krovinį (arba tai, kas vadinama „party cargo“). Bet vėlgi, priklauso nuo to, kur ten tas vairuotojas yra. Prieš savaitę turėjau atvejį, kuris vairuotojas užstrigo prie Lenkijos sienos dėl techninės apžiūros, ir tai atidėjo viską para dienų. Taigi, rašome standartiškai 24-48 valandas, bet realybėje gali būti ir ilgiau. Geriau pasakykite gavėjui Vokietijoje, kad galėtų laukti savaitę, o paskui nustebinkite, kai atvyksta antradienį. Geriau per daug laiko, nei per mažai.

Ar brangu vežti dabar?

Ką reiškia brangu? Vokiškoms kainoms lyginti su Lietuva – viskas brangu. Degus kainuoja kaip auksas, o tai lemia galutinę sumą. Bet jei lyginsime su kitomis firmomis, mes esame vidutiniai arba šiek tiek žemesni. Užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti ir mums, nes mes turime savo flotę, o ne tik samdomus vairuotojus iš skelbimų. Paskaičiuokite: viena euro paletė į Miuncheną gali kainuoti nuo 80 eurų, bet tai labai apytiksliai. Reikia žinoti tūrį. Aš tikrai negaliu pasakyti tikslios sumos neišgirdęs detalių. Būna, kai už 200 km imame tiek pat kiek už 800, nes tenka grįžti tuščia.

Kada reikia apmokėti užsakymą?

Esu matęs įmones, kurios reikalauja 100 % iš karto. Mes ne tokie (nors kartais norėtų, kadangi ne visada klientai moka laiku). Paprastai imame 30-50 % avansą, o likutį – kai prekės pasiekia vietą arba iš karto po pristatymo, pateikus važiaraštį. Naujiems klientams visada reikalaujame avanso, nes prieš metus vienas mums taip gražiai „apgaudinėjo“ su fiktyviu įmone. Taip, buvo nemalonu ir skaudėjo piniginę. Taigi, avansas – tai garantas, kad mes tikrai išvešime Jūsų krovinią, o jis nenukurs pas kitą pigesnį.

Ar galima gauti sąskaitą-faktūrą „paskui“?

Jei jūs esate „senas“ klientas, kuris mums moka laiku ir turi kreditų limitą – be problemų. Bet jei ateinate pirmą kartą ir sako „paskui“, tai aš jau įsijaudinu. Logistika – tai pinigai, o ne pasitikėjimas. Užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti tada, kai abiejų pusių sąskaitos „susilygina“. Be to, mūsų buhalterė uždaro sąskaitas 25-ąją, tai vėluoti mokėjimai tik sukelia problemas su PVM. Nenorime būti tais, kurie tel. skambina įmonės vadovui dėl 50 eurų skolos.

Kodėl kaina pasikeitė per naktį?

Neklauskite, kodėl degus brangsta, aš ne Naftos cartel'as. Bet realiai, jei savaitgalį pasikeitė degalų kaina, tai ir mūsų kainos gali šoktelėti. Taip pat įtaka turi rinkos paklausa. Prieš šventes Vokietijoje visi nori vežti, tuomet kainos šoktuoja. Užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti gali tapti sudėtinga, jei bandote ieškoti pigiausio varianto paskutinę minutę. Tokių variantų paprastai nebėra, arba jie yra pavojingi.

Dokumentai ir formalaus pusės niuansai

Kokius popierius reikia paruošti?

Niekas nenori matyti krūvos popierių, bet be jų niekur nepraeisite. Mums reikalingi prekių siuntos kvitas (CMR) ir Jūsų išrašyta sąskaita faktūra. Jei prekės brangios (virš 3000 eurų), reikia TSL deklaracijos (tikrosios vertės deklaracija). Aš kartais pats užmirštu, ką reiškia tas TSL trumpinys (na, žinau, bet sunku paaiškinti paprastai), bet mūsų vadybininkai žino. Vokietija griežta šiuo klausimu, be CMR ten nepraeisite nė per sieną. Dar būna reikalingi sertifikatai, jei vežate maistą ar chemija. Geriau viską paruošti iš anksto, o ne vairuotojui duoti sumaišytus lapus prie pat sienios. Tada užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti nebegalima – tik stresas ir baudos.

Kas tas CMR ir kodėl visi jo bijo?

CMR tai tarptautinis krovinių vežimo dokumentas. Jis įrodo, kad perėmėme kroviny ir atsakyame už jį. Jei vairuotojas atvyks be pasirašyto CMR, gavėjas Vokietijoje tiesiip neįleis į sandėlį. Tai kaip bilietas į kiną, be jo neįeisi. Aš mačiau, kaip vairuotojai stovėjo po vartais valandas, kol laukta, kol kas nors atsiųs faksu (taip, dar kas nors naudoja faksus!) CMR kopiją. Gera žinia ta, kad dabar dažniau naudojamos el. CMR sistemos, bet ne visi vokiški sandėliai su tuo susitaikė.

Ar reikia deklaruoti muitą?

Jei važiuojate į Vokietiją iš Lietuvos, tai abi šalys yra ES, taigi muitų nėra. Tai yra viena priežastis, kodėl užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti palyginti su vežimu į Angliją ar Šveicariją. Tačiau, jei Jūsų prekės atvyko iš trečiosios šalies (pvz., iš Kinijos į Lietuvą ir nėra nustatyta ES muitinės procedūra), tai gali reikėti T1 dokumento. Būkite atidūs, nes vokiškas „Zoll“ (muitinė) nepamiršta nieko.

Kas daryl, jei praradau sąskaitą?

Nebijokite, mes išsiųsime kopiją. Svarbiausia, kad pati prekė nebūtų prarasta. Sąskaitas galima atstatyti, o krovinio, jei jis jau iškrautas ir sunaikintas, nebeatsistatysime. (Nors kartais klientai elgiasi taip, lyg sąskaitos praradimas būtų pasaulio pabaiga). Rašykite mums, ir mes išsiųsime viską iš naujo.

Ar galima pakeisti dokumentus kelyje?

Tai galima, bet labai nepatogu. Jei vairuotojas jau važiuoja autostrada A9, o Jums staiga reikia pakeisti gavėjo duomenis sąskaitoje, tai reikės sustoti, rasti spausdintuvą (arba eiti į „Tankstelle“ su internetu) ir viską redaguoti. Be to, pakeisti gavėją jau esant maršrute gali būti traktuojama kaip naujas užsakymas, o tai papildomai kainuoja.

Kelionė, vairuotojai ir komunikacija

Ar galiu susisiekti su vairuotoju tiesiogiai?

Teoriškai – taip. Praktiškai – jis gali važiuoti 90 km/h greičiu ir negali atsiliepti, nes tai nelegalu. Vokiškai keliai griežti, ten neleidžia laikyti telefono rankoje net ir „hands-free“ funkcija ne visada veikia idealiai. Mes duodame vairuotojo numerį tik tada, kai jis jau arti paskirties vietos, pavyzdžiui, valanda iki atvykimo. Buvau atvejų, kai klientai skambina po tris kartus per valandą klausdami „kur jis“. Tai erzina vairuotojus ir jiems, ir mums dispetcheriams. Geriau rašykite mums, mes tikrinam GPS.

Ar galiu sekti savo krovinių realiu laiku?

Žinoma, tai yra standartas šiais laikais. Mes turime sistemą, kurioje matome, kur yra sunkvežimis. Užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti būtent dėl šių technologijų. Jūs gaunate nuorodą ir matote tašką žemėlapyje. Kartais signalas dingsta tarp kalnų arba tuneliuose (Vokietija kalnuota vietomis), bet tai trunka tik kelias minutes. Nereikia panikuoti, jei taškas nepajudėjo valandą – gali būti, kad vairuotojas tiesiog miegoja arba stovi spidometro patikrinime.

Kas nutinka, jei vairuotojas negali rasti vietos?

Tai kasdienybė. Vokietija didelė, ir adresai kartais būna keisti. „Gyvenvietė prie miško, trečias namas kairėje“ – ten GPS neveikia tiksliai. Vairuotojas skambina mums, mes skambiname jums. Jei neatsiliepiate – jis važiuoja toliau (ir tai kainuoja laukimo mokestį). Būna, kad vairuotojai moka vokiškai labai blogai, taip kad tenkalbėjimas rankomis ir „Deutsch? Nein?“ yra norma. Nereikėtų siųsti į vietas, kur sunkvežimiui negali privažiuoti, nes tada užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti tampa tikrai brangu dėl nereikalingo laukimo.

Ar vairuotojai gali įkelti prekes patys?

Tai klausimas, kurį dažniausiai užmirštame paklausti, o vėliau būna nesusipratimų. Jei reikia vairuotojui kelti 20 tonų rankomis – tai ne. Jis turi vidinį keltuvą („žynė“), bet jis nekelia 50 kg dėžių į sandėlio 2-ą aukštą be lifto. Vokietijoje darbininkai brangu, todėl vairuotojai ten dažnai bando viską padaryti patys, kad jų nešvaistytų laiko ir nereikėtų laukti vietos krovėjų. Bet teigiamai atsakinėju: jei tai yra standartinė paletė su keltuvu, tai jis ją užkraus. Jei tai „gabalas“ – reikia sutarti iš anksto. Aš kartą mačiau, kaip vairuotojas bandė užkelti pianiną... neįsivaizduoju, kaip jis su toli nuvyko be traumų.

Ar vairuotojas kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų yra lietuviai, taip kad kalbos problemų neturėtų būti. Jei atvežame iš partnerių, gali būti ir ukrainiečių, ar baltarusių. Bet visi jie moka pagrindinius žodžius, susijusius su įkrovimu. Užsakymo proceso eigą Į Vokietiją paprasta ir patogu sekti padeda bendra kalba, tačiau jei vairuotojas kalba tik rusiškai, mes visada esame ryšyje kaip vertėjai.

Problemų sprendimas ir nelaimingi atvejai

Kas daro, jei prekės sugedus kelyje?

Pirmaiausia – nebe panikuokite. Mes turime CMR draudimą, kuris turėtų padengti nuostolius (jei jis nėra Jūsų kaltė). Mes turime daugiau nei 10 metų patirties su draudimo atvejais. Užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti net ir nelaimingais atvejais, jei turime tvarkingus dokumentus. Būna, kad atsiranda įbrėžimas nuo kitos paletės. Reikia nuotraukų vietos. Vairuotojas turi padaryti nuotraukas iš karto. Be nuotraukų draudimo kompanija tikrai sumokės ne tiek, kiek norėtumėte, arba visai atmoks.

Ar būna, kad sunkvežimis sugenda?

Oh, tikrai. Prieš mėnesį vienas mūsų „Volvo“ užgijo prie Berlyno – nuėjo paskutinis alyvos filtras. Klientas buvo beviltiškas, jam reikėjo detalių į gamyklą. Teko išsiųsti kitą automobilį, perkrauti prekes. Tai užtruko papildomai 12 valandų. Tokios dalykos vyksta, technika yra technika. Mechaninės gedimai – tai dalis mūsų darbo. Mes apie tai pranešame iš karto. Negaliu pasakyti, kad tai malonu, bet mes sprendžiame problemas. Neklausiate, kodėl tai nutiko (nes aš ir pats nežinau, kodėl filtras užsikirto po 15 tūkst. km, jis turėtų tarnauti ilgiau).

Ar grąžinate pinigus, jei nepavyksta pristatyti?

Jei kaltė mūsų – taip, 100 %. Jei kaltė Jūsų (pavyzdžiui, gavėjas atsisakė priimti prekę, nes ji netinka) – tai pinigai negrąžinami, nes darbas atliktas. Užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti tol, kas kas nors neatsisako be priežasties. Vieną kartą klientas padavė neteisingą telefono numerį, vairuotojas stovėjo 4 valandas prie vartų ir negalėjo paskambinti. Kas tas laukimo mokestis? Aš manau, kad teisingai, kad jį mokėjo klientas, nes ne vairuotojas kaltas. Tokios yra taisyklės.

Kas nutinka, jei vairuotojas užvelka?

Tai mūsų košmaras. Jei dėl eismo įvykio ar techninio gedimo vairuotojas neįstengia pristatyti laiku, mes pranešame Jums. Mes stengiamės rasti sprendimą – arba perduoti krovinią kitam vairuotojui, arba (jei leidžia laikas) laukti. Vokiškai policijai dėl to rūpės nedaug, jie užtikrina, kad kelias būtų laisvas. Didžiausia problema yra pranešti gavėjui, kad jis gali nebegauti prekės rytoj. Geriau turėti atsarginį planą B.

Ar imate atsakomybę už vėlavimą?

Standartiškai, jei vėluojame daugiau kaip savaitę (kas yra reta), galima kalbėti apie baudas. Bet jei vėluojame 2 valandas dėl uždar autostrados, tai už tai neatsakome. Užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti neapima oro sąlygų ar eismo įvykių kontrolės. Mes turime savo „Force Majeure“ punktus sutartyse. Nenorime būtiblogais, bet negalime valdyti orų – Vokietijoje žiema kartais pasidaro staiga.

Specifika: Vokietija ir jos ypatumai

Ar sunku praeiti vokišką muitinę (Zoll)?

Jei dirbame ES viduje, tai techninių muitų nėra. Bet jei prekės yra pavojingos arba reikia specialių leidimų, „Zoll“ gali sustabdyti. Užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti tik su tvarkyta dokumentacija. Vokiški muitininkai yra labai griežti ir tikslūs. Jei trūksta vieno parašo arba dokumentas nėra vokiškai/angliškai – jie uždaro vartus. Aš turiu draugą, kuris praleido savaitgalį sunkvežimyje pasienyje dėl blogo CSV failo formato. Negerai.

Ar galite pristatyti į bet kurį miestą? (Berlynas, Miunchenas, Hamburgas...)

Beveik į bet kurį. Didieji miestai, kaip Berlynas ar Hamburgas, turi savo specifiką – ten yra „Umweltzone“ (aplinkos apsaugos zonos). Mūsų sunkvežimiai visi yra „Euro 6“, tad įleidžia visur. Bet jei reikia važiuoti į gilumą, kaip Bavarijos kaimą prie Alpių, ten reikia patikrinti, ar ten yra asfaltas (nejuokauju). Kartais vairuotojai grįžta su purvais ant ratų lyg būtų iš safario Afrikoje, o ne iš Vokietijos. Taip, į Duisburgo uostą arba Štutgartą važiuojame dažnai.

Kaip su jais kalbėtis? Jie moka lietuviškai?

Vokiškai kalbėti nereikia, mūsų vairuotojai moka angliškai arba susikalbėjimais („bitte“, „danke“, „nein“). Užsakymo procesą vykdo mes, lietuviai. Jums tiesiog reikia pasakyti, ką norite, o mes susitarsime su gavėju vokiškai. Bet jei jūs pats moki vokiškai – tai puiku, galite tiesiogiai rašyti vairuotojui arba sandėlininkui. Geriau taip, nei jei jis mėgins šnekėti rusiškai su vokiu.

Ar reikia rūpintis apsauga vagystėms?

Vokietija laikoma saugi, bet vagystės vyksta, ypač didžiuosiuose logistikos centruose, prie Duisburgo arba netoli sienos su Lenkija. Mes stengiamės ne palikti automobilių be priežiūros „tamsiuose“ aikštelėse. Jei krovinys labai brangus (elektronika, rūkalai, alkoholis), reikia papildomo apsaugos vadybininko arba GPS sekimo su įjungtu varikliu užsidarymu. Užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti, kai žinome, kad krovinys saugus. Nebūkite naivūs – vagysiai ten profesionalūs ir žino, kur ieškoti.

Ar sunku rasti adresą Vokietijoje?

Dauguma adresų yra tvarkingi, tačiau seni miestai, pavyzdžiui, Kelne arba Tiubingene, turi siauras gatves, kur sunkvežimiui negalima užvažiuoti. Ten reikia specialių leidimų. Mes patikriname maršrutą iš anksto. Kartais GPS siūlo kelią per miesto centrą, kur yra draudžiama. Mūsų vairuotojai žino šiuos niuansus, tačiau geriau, jei Jūs įspėsite, kad paskirties vieta yra „pedestrian zone“ ar priešais seną pastatą.

Smulkmenos, kurios svarbios

Ar imate mažas siuntas? (pvz., viena dėžė 10kg)

Nėra mums pelninga vežti vieną dėžę 10 kg į Vokietiją 40 tonų sunkvežimiu. Tai būtų absurdas ir pinigų švaistymas. Mes darome dalinius krovinius, bet minimalus užsakymas yra apie 300-500 kg arba 1-2 paletės. Jei turite tik dėžę – geriau kreiptis į „DPD“, „GLS“ arba „UPS“. (Nors jei mums labai reikia užpildyti automobilį, gal susitarsime, bet tai retai). Užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti su didesniais kiekiais yra efektyviau.

Kas yra „paskutinio kilometro“ pristatymas?

Tai kai mes atvežame į mūsų sandėlį Vokietijoje (pavyzdžiui, Frankfurte), o paskui vietinės kurjerinės paslaugos išvežia tiesiai prie durų. Tai patogu, jei neturite keltuvo arba vietos sunkvežimiui. Mes šį metodą naudojame retai, nes brangu, bet jei klientas nori – mes randame partnerį. Tai užtikrina, kad užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti galima net ir labai mažoms siuntoms į centrinius miestų rajonus.

Ar galima keisti adresą jau važiuojant?

Galima, bet tai kainuoja. Vokietijoje dideli atstumai. Jei vairuotojas jau važiuoja į Hamburgą šiaurėje, o jūs sate „gal į Miuncheną?“, tai skiria apie 800 km. Reikės sumokėti tuos 800 km atgal ir 800 km į priekį. Kartais klientai galvoja, kad tai kaip taksis – sukėlė rodyklę ir važiuoja. Ne, čia sunkvežimis, 40 tonų, ne taip lengu pasukti. Todėl tikriname adresus du kartus prieš išvykimą.

Ką daryti, jei gavėjas sako, kad nieko neužsakė?

Tai katastrofa. Vadinasi, buvo klaida komunikacijoje tarp Jūsų ir Jūsų kliento. Mes laukiame Jūsų instrukcijų. Jei negalime susisiekti su jumis – krovinys grįžta atgal (ir tai labai brangu). Užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti tik tada, kai gavėjas tikisi siuntos. Visada patikrinkite, ar gavėjas žino, kada jam reikia būti sandėlyje. Nereikia jokio „nustebimų“, logistikoje tai nedomina, tik sukelia nervus.

Ar leidžiate įsileisti keleivį (savininką)?

Teisiškai ir pagal draudimo sąlygas – ne, jei tai nėra įrašyta į sutartį ir keleivis nėra įtrauktas į draudimą. Tačiau jei tai Jūsų meistras, kuris turi lydėti įrangą ir montuoti ją vietoje, mes dažnai leidžiame (savo atsakomybe). Žinoma, jei jis sėdi ant grotų ir ne užkliūna po stabdžiais. (Tai joks keiktinasis žodis nebuvo, o tiesiog realybė – kai kas sėdi ten nepatogiai). Bet oficialiai mes rašome, kad keleivių nevežame, kad išvengtume problemų su policija.

Kodėl kaina kyla prieš šventes?

Paklausimas kaip vaikui. Prieš Kalėdas ir Velykas visi nori siųsti dovanas ir prekes. Vokietija yra didelė rinka, ten eglutės, kalėdiniai pasiruošimai, sandėliai dirba 24/7. Vairuotojai nori važiuoti namo prieš šventes, o ne dirbti. Taigi, reikia mokėti daugiau, kad jie liktų kelyje. Tai paprasta taisyklės paklausa ir pasiūla. Užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti irgi, bet tik jei užsisakote savaitę-dvi anksčiau. Paskutinę valandą kaina gali būti dvigubai didesnė.

Ar tikrai jūsų įmonė patikima?

Aš dirbu čia 20 metų, manęs nebešokinėja. Mes turime visus licencijas, draudimus. Bet aš galiu padaryti klaidą (kaip ir kiekvienas žmogus). Mūsų įvertinimas yra 4.8 iš 5 Google. Kiekvienam nepatenkinti. Bet stengiamės. Jei ieškote pigių ir „šešėlinių“ pervežimų be sutarčių – tai ne mūsų kelias. Mes dirbam taip, kad galėtume užmigti ramiai. Mums svarbus ilgalaikis bendradarbiavimas, o ne vienkartinis uždarbis.

Išvados

Viskas tai atrodo sudėtinga, bet iš tiesų, jei turite patikimą partnerį, tai nėra baisu. Svarbiausia yra komunikacija ir kantrumas. Užsakymo proceso eigą į Vokietiją paprasta ir patogu sekti tada, kai abi pusės gerbiasi viena kitą. Stengiamės būti tiesūs, jei kažkas negerai – sakome, o ne paslėpiame. Jei turite klausimų, tiesiog rašykite mums, o ne ieškoti atsakymų forumuose, kurie buvo atnaujinti prieš 10 metų. Geriau pasikalbėkime iš anksto, nei spręsti problems kelyje prieš Berlyną. Sėkmės Jūsų verslui ir laukiančių siuntų!