Kaip tinkamai suplanuoti perkrovimo paslaugas į Vokietiją? Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidesimt penkerius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo puikių, lyg laikrodžiu veikiančių siuntų iki visiško chaoso, kai vairuotojas dingtoje be kalbos, o krovinys stringa pasienyje. Vokietija yra mums artima, tačiau jų reikalavimai ir kelių taisyklės gali sukelti nemažai galvos skausmo, jei nepasiruoši tinkamai. Dažnai klientai klaustų, kaip tinkamai suplanuoti perkrovimo paslaugas į Vokietiją, kad nebūtų nemalonumų ir nereikėtų mokėti perkainų už vėlavimus. Turiu pasakyti tiesiog – čia nėra raketažinė mokslas, bet reikalauja dėmesio smulkmenoms, kurios dažnai praleidžiamos. Štai kas aš esu išmokęs per šiuos metus, ir kaip tai atrodo iš realaus, šiek tiek padūkęs logistikos vadybininko pusės.

Dokumentacija ir reikalavimai: be šio pagrindo niekur neinuodama

Ar CMR kontraktas visada būtinas, ar gali susitarti žodžiu?

Žinoma, kad CMR būtinas, net jei tu veži vieną dėžę savo seneliui. Aš matau daugybę situacijų, kai žmonės bando taupyti laiką arba tiesiog užmiršta, o vėliau verkia prie vokiškų pareigūnų. Vokietijoje tvarka yra šventa, be raštiško sutartimo negali važiuoti, nes jei kažkas dingsta arba sugenda, turi įrodymų. (Pasižiūrėkime, ar visada taip, yra išimčių, bet jos retos). Geriau užtrukti penkias minutes ir užpildyti tuos kelis lapus, nei vėliau aiškintis teisme, kur dingo tavo brangia prekė. Dar geriau, jei turi tą kontraktą pasirašytą elektroniniu būdu iš anksto, tuomet tai pigiau ir greičiau.

Kiek iš tikrųjų užtrunka parengti visus dokumentus?

Tai priklauso nuo to, kiek tu žinai, ką darai. Jei viskas tvarkinga – sąskaitos faktūros, kraunimo lapai ir specifikacijos yra paruošti dieną iš anksto, tai tai užtrunka maždaug valandą, o gal ir mažiau. Bet dažniausiai vyksta taip, kad klientas skambina paskutinę minutę ir sako: „O, aš pamiršiau pridėti svorį“. Tada prasideda chaosas, reikia viską koreguoti, o vairuotojas jau stovi kieme ir siūlo pinigus už laukimą. Taip kad, jei klausiate, kaip tinkamai suplanuoti perkrovimo paslaugas į Vokietiją, pradėkite nuo dokumentų likvidaus iš anksto.

Ar reikia vokiškų vertimų visiems dokumentams?

Oficialiai – ne visada, bet praktiškai – labai rekomenduoju. Tą kartą, kai vežėme metalo laužą, vairuotojui dokumentus lietuviškai priėmė be problemų, o kitą kartą su maistu reikalavo vertimo į vokiečių kalbą. Vokietijos muitininkai gali būti labai skirtingi, vieni yra mandagūs, kiti – tiesiog bandantys surasti klaidą. Geriau neduoti jiems tos galimybės ir turėti anglišką arba vokišką versiją, bent jau svarbiausių punktų. Tai nepadidina kaštų daug, bet sutaupo daug nervų.

Kas daryti, jei prekės reikia speciali leidimas (pvz., chemija)?

Čia tuojau kyla raudona vėliava. Jei turi ADR krovinius arba kažką, kas reikalauja specialių leidimų, tai turi tai žinoti ne tada, kai vairuotojas jau važiuoja. Reikia kreiptis į ekspertus iš anksto, nes gali būti, kad tam tikruose regionuose (pavyzdžiui, aplink Miuncheną arba netoli gamyklų) yra ribojimų. Aš asmeniškai vieną kartą padariau klaidą ir nenurodžiau teisingo UN numerio, rezultate – krovinys sugrąžintas atgal ir bauda. Nežinau, ar dabar taisyklės pasikeitė, bet geriau būti peržiūrėjus.

Kaip elgtis su eksporto deklaracijomis, važiuojant į Vokietiją?

Nors Vokietija yra ES, vis tiek reikia galvoti apie EMCS procedūras, jei veži akcizuojamas prekes. Paprastoms prekėms užtenka sąskaitos, bet jei čia yra alkoholis ar tabakas, tai čia jau visai kita istorija. Turiu prisipažinti, aš su tuo dažnai painiojuosi, todėl visuomet atiduodu šį darbą deklarantams, kurie tuo užsiima kasdien. Būkite protingi ir nedarykite to paties, jei nesate tikri, nes baudos už neteisingą akcizo apmokestinimą yra milžiniškos.

Kainodaros ir biudžeto sudarymas: kiek tai viskas kainuos?

Kodėl kainos taip svyruoja tarp skirtingų pervežėjų?

Kodėl brangu? Nes kuras brangsta, o vairuotojai nori valgyti. Vienur gali gauti pasiūlymą už 800 eurų, kitur – 1200 eurų už tą patį maršrutą. Skirtimas dažnai slepiasi ne tik kuro kainoje, bet ir tai, ar tai yra didelė firma, ar atskiras vairuotojas-savininkas. Didelės firmos turi didesnes išlaidas, bet ir daugiau atsakomybės, o smulkieji gali pasiūlyti pigiau, bet jei kas nors sugenda – gali būti, kad jų tiesiog nebepavyks pagauti telefono. Sakyčiau, kad reikiažiūrėti ne tik į kainą, bet ir į įmonės reputaciją.

Ar reikia tikėti papildomų mokesčių (pvz., už laukimą)?

Žinoma, ir tai yra dažniausia problema. Vokietijoje krovinininkai dirba griežtai pagal grafiką, ir jei tų grafikų nelaikai, laikmatis įsijungia. Vieną kartą mūsų klientas vėlavo dvi valandas, nes negalėjo rasti sandėlio raktų, ir mokėjo 150 eurų už laukimą. Tai yra realybė. Kai kalbi, kaip tinkamai suplanuoti perkrovimo paslaugas į Vokietiją, turi įsivaizduoti scenarijus, kur kažkas ne taip. Įtrauk biudžete lėšas tam atvejui, jei pirkėjas bus pavėlavęs.

Kaip suformuluoti užsakymą, kad gauti tikslią kainą?

Būk tikras. Nerašyk „apie 10 paletų“, nes „apie“ gali reikšti 8 arba 12, o tai keičia vilkiko tipą. Parašyk tikslų svorį, matmenis, vietą (pvz., ar reikia lifto). Aš mačiau daug atvejų, kai atvažiuoja mažas sunkvežimis, o ten stovi didžiulė mašina, kuri netelpa. Tada reikia šaukti antrą automobilį, ir tas važiavimas du kartus kainuoja dvigubai. Nesiūlyk „aukso kalnų“, o duok faktus.

Ar verta imti kompleksinę paslaugą (viskas įskaičiuota)?

Manau, kad dažniausiai verta, ypač jei esi netikras dėl procedūrų. Kompleksinė paslauga, kai įmonė pati pasirūpina ir perkrovimu, ir dokumentais, gali atrodyti brangiau, bet taip išvengi nenumatytų išlaidų. Bet ką aš žinau, aš tiesiog stengiuosi užtikrinti, kad klientas nebūtų nustebęs, kai gaus sąskaitą. Pasitikėjimas čia svarbiau už penkių dešimčių eurų taupymą.

Kaip mokėjimai vyksta – grynaisiais ar pervedimu?

Dauguma gerų firmų dirba tik su pervedimais arba sąskaitomis faktūromis su atidėtu mokėjimu, jei turite sutartį. Bet jei tu esi atsitiktinis klientas, gali reikėti mokėti grynaisiais vairuotojui arba daryti išankstinį pervedimą. Yra nerealių istorijų apie vairuotojus, kurie pradingdavo su grynaisiais, todėl dabar stengiamos vengti tokių situacijų. Geriau susitarti dėl banko pavedimo, net jei tai trunka ilgiau.

Techniniai ir logistiniai niuansai: kas vyksta kelyje?

Kokį transportą rinktis – visureigį ar sunkvežimį?

Jei vaziuoji į Berlyną miesto centrą, tai su dideliu vilkiku ten neįvažiuosi, arba turesi mokėti milžiniškus mokesčius už įvažiavimą į „environment zone“. Geriau pasirinkti mažesnį 7.5 tonų sunkvežimį arba net „Giraffe“ sunkvežimį, kuris turi liftą. Aš vieną kartą bandžiau nuleisti klientą tiesiai į Vokietijos gamyklą su 24 tonų vilkiku, ir mes ten praleidome pusę dienos surasdame vietą parkavimui. Taigi, žiūrėk, kur būtent turi važiuoti.

Ar reikia rūpintis kelių mokesčiais (vignette)?

Taip, Vokietijoje nėra įprastinių vinetų kaip Austrijoje, ten yra mokesčiai už sunkvežimius pagal CO2 emisijas ir ašių skaičių – tai vadinama „Maut“ sistemą. Tą dažniausiai įrašo į sąskaitą, bet jei tu organizuoji transportą savo vairuotoju, turi būti tikras, kad jis turi tam tinkamą įrangą (ON-BOARD UNIT). Jei ne, tai gausi baudą, kurią vėliau reikės išieškoti iš to vairuotojo, o tai nemalonu.

Kaip sutvarkyti perkrovą vietosje, jei nėra technikos?

Tai yra klasikinis klausimas. Turiu omenyje vieną atvejį Klaipėdoje, kur krovinys buvo paruoštas, o Vokietijoje priimėjas pasakė: „Mes neturime kranų“. Sėdėjome ir žiūrėjome vieni į kitus. Dabar visuomet užduodu šį klausimą iš anksto – ar yra perkrovimo technikos abiejose pusėse? Jei ne, reikia užsakyti savo suviliotoją su hidrauliniu liftu, o tai papildomai kainuoja.

Ar vairuotojai Vokietijoje gerai moka anglų kalbą?

Patikėk, visiems labai lengva manyti, kad visi kalba angliškai, bet realybė tokia, kad daugelis vokiečių vairuotojų, ypač vyresnių, geriau kalba rusiškai nei angliškai. Bet mums gi reikia bendrauti su vokiečiais. Geriau turėti paruoštą kontaktą, kuris moka vietine kalba, arba pasirūpinti, kad vairuotojas turėtų vertėją telefone. Kitu atveju gali atsitikti, kad jis nueis į neteisingą angarą.

Ką daryti, jei kelias uždaromas dėl avarijos ar statybų?

Vokietijoje visada kažkas statomas, ypač autobanų ruožai. Jei turi labai svarbų laiką, turi turėti atsarginį maršrutą galvoje. Nesenai važiavome į Štutgartą ir užstrigome spūstyje tris valandas, nors navigacija rodė, kad viskas gerai. Jokių būdų tai numatyti 100%, bet jei planuoji atvykti ryte penkias, tai geriau pradėti važiuoti ankščiau arba nurodyti atvykimo laiką su atsarga.

Problemos ir jų sprendimai: kas gali suklysti?

Kas nutinka, jei prekės atvyksta sugadintos?

Čia tuojau reikia žiūrėti į draudimą. Prieš išvykdama būtinai padaryk nuotraukas, kaip krovinys atrodo prieš pakrovimą. Vieną kartą mus kaltino, kad buvo sulaužytas stalas, nors nuotraukose matėsi, kad jis jau buvo su įtrūkimis. Be nuotraukų ir CMR pastabų, įrodyti savo tiesą beveik neįmanoma, ir vokiečiai mokėti nemėgsta, jei nėra įrodymų.

Ar įmanoma susitarti dėl pristatymo savaitgalį?

Įmanoma, bet kainuos nupirkt tave daugiau. Vokietijoje griežtos darbo taisyklės, ir jei tu reikalauji, kad vairuotojas arba sandėlio darbuotojas dirbtu sekmadienį, tai reikia mokėti viršvalandžius. Kartais tai tiesiog neįmanoma dėl bendrijos taisyklių arba garsumo reikalavimų gyvenamuosiuose rajonuose. Geriau nerašyti „pristatyti rytoj“ jei rytoj yra sekmadienis.

Kaip elgtis, jei pirkėjas atsisako priimti prekę?

Tai yra siaubingiausia situacija. Vieną kartą mums atsitiko taip, kad vokiečių įmonė paskelbė bankrotą tą dieną, kai atvažiavome su krovininiu. Krovinys liko kieme. Reikėjo ieškoti sandėlio, kur jį galima padėti, o tai kainuoja pinigus. Svarbu turėti sąlygoje nuostatą, kas daroma tokiu atveju – ar grįžta atgal, ar sandėliuojamas vietoj.

Ar dažnai pasitaiko vagysčių?

Vakarų Vokietijoje mažiau, bet rytinėje dalyje, arba tiesiog stovint neapsaugotuose aikštelėse, rizika yra. Nerekomenduoju palikti pilno vilkiko be priežiūros prieš magnatiniame, net jei tai atrodo saugu. Geriau sumokėti už saugų parkavimą su apsauga, nei vėliau aiškintis su draudimo kompanija, kur dingo dešimt tūkstančių vertės prekės.

Ką daryti, jei vairuotojas susirga kelyje?

Tai gyvenimiška. Jei jis nustoja važiuoti, turi skambinti ekspedicijai, kad jie išsiųstų kitą arba pagalbą. Negali tik palikti mašinos kelio šone. Geriausia, jei vairuotojas turi draudimą, kuris apima ir pagalbą kelyje. Turiu omenyje, kad kai kurios pigios firmos nesiūlo tokių dalykų, ir tada tu kaip užsakovas turi išspręsti problemą iš savo kišeno.

Ar verta tikrinti vairuotojo darbo laiko?

Absoliučiai taip. Vokietijos policija dažnai sustabdo sunkvežimius ir tikrina tachografus. Jei vairuotojas viršijo leidžiamą valandų skaičių, gali būti bauda, o kartais ir mašina sustabdoma iki poilsio. Tuo pačiu galiu pasakyti, kad kai kurios lietuviškos firmos moko vairuotojams už „greitą važiavimą“, tai yra nelegalu, ir tu kaip klientas tuo gali nukentėti, jei tavo prekės užstrigs.

Finalinės mintys ir praktiniai patarimai

Ar geriau viską padaryti patogiai brangiai, ar taupyti?

Jei manai, kad kaip tinkamai suplanuoti perkrovimo paslaugas į Vokietiją reiškia rasti pigiausią pasiūlymą Aliexpresse, tu klysti. Taupyti ant dokumentų patikrinimo arba ant patikimos transporto firmos gali atsisukti tau galva. Aš mačiau, kaip „taupūs“ klientai galiausiai mokėjo tris kartus daugiau dėl taisymų. Rinkis vidutinį kainų lygį ir žiūrėk į akis, ne į pinigus.

Kaip susitarti dėl draudimo sumos?

Nerašyk 1 eurą, nors taip dažnai daroma standartinėse sutartyse. Jei veži brangias prekes, nurodyk realią vertę. Draudimas kainoja vos keletą eurų nuo vertės, bet taip užtikrini, kad jei kažkas sudegs, gausi atlyginimą. Vokiškos draudimo kompanijos yra labai griežtos vertinant išmokas.

Kada pradėti galvoti apie grąžinamą krovinią (pakraustą)?

Jeigu turi tuščią grąžinamą krovinią, tai gali sumažinti tavo kainas. Bet nesiūlyk to per vėlai – reikia žinoti dar Lietuvoje, kad važiuoji į Vokietiją, kad galėtume ieškoti to krovinio ten. Paskutinės minutės skambučiai dažniausiai nieko nebaigia.

Ar reikia asmeniškai susitikti su vairuotoju?

Nebūtinai, bet jei tai tavo pirmas kartas arba labai svarbus krovinys, paskambinam pažiūrėti. Aš asmeniškai visada stengiuosi užtikrinti, kad vairuotojas yra normalus žmogus, o ne kažkoks... na, supratote. Tel. pokalbis dažnai parodo daugiau nei bet kokia sutartis.

Kas labiausiai erzina vokiškus klientus?

Nepunktualumas ir blogi dokumentai. Jei pažadėjai atvykti 12:00, būk ten 11:55. Jei sako, kad reikalinga 4 kopijos, neduok 3. Tai yra pagrindinės taisyklės. Vokietija – mechanizmas, kuris veikia tik tada, kai visi detalės yra savo vietose.

Kokias priemones naudojate stebėjimui?

GPS stebėjimas jau yra standartas. Bet ne visada tai veikia tiksliai, kai vairuotojas užvažiuoja į sandėlio gelžbetonines dėžes. Geriau turėti tiesioginį ryšį ir galimybę paskambinti vairuotojui, o ne tik stebėti tašką ekrane, kuris stovi vietoje jau valandą.

Ar yra skirtumas tarp šiaurės ir pietų Vokietijos logistikos?

Yra, didelis. Pietuose (Bavarija) daugiau kalnų, siauresni keliai, o šiaurėje (Hamburgas, Brėmenas) daugiau jūrų uostų ir didelių sandėlių. Planuodamas maršrutą atsižvelk į tai, kad pietuose gali tekti vengti tam tikrų kelių dėl ašies apkrovos apribojimų.

Kaip elgtis su netikėtais muitinės patikrinimais?

Nesiulkyk. Jei sustabdė, duok visus ką paprašo. Bandymas užpirkti arba ginčytis baigsis blogai. Muitinė turi įgaliojimus čia pat iškrauti visą krovinį ir tikrinti kiekvieną dėžę. Tiesiog būk kantrus ir turk dokumentus rankose.

Ar galima pasitikėti elektroninėmis sąskaitomis be parašų?

Vokietijoje tai jau seniai norma, bet geriau, kad būtų aiškus patvirtinimas. Jei siunčiate sąskaitą el. paštu, paprašykite „Gelesen“ (perskaityta) arba trumpo atsakymo. Užtikrina, kad kieno nors pašto dėžutėje nesužudo tavo laiško kaip šlamšto.

Ką daryti, jei prekės yra pavojingos (higroskopiškos)?

Turiu omenyje medieną ar maistą. Jei perveži tokius dalykus, reikia tiksliai žinoti, ar vairuotojas turi „dry van“ (šiltas vagonas) arba šaldytuvą. Ne kiekvienas vilkikas tinka medienai, nes ji gali pradėti pūti. Užsakyk tinkamą tipą, kitu atveju atvyks sugedusi prekė.

Ar verta drausti siuntą per platformas (pvz., CargoX)?

Tai gera alternatyva, jei neturi savo brokerio. Bet turi būti atidus su tais sąlygomis – jos dažnai yra standartinės ir gali neapimti visko tavo atveju. Skaityk smulkmenas, kurios parašytos mažu šriftu.

Kaip nustatyti realią pristatymo datą?

Atskaityk nuo to, kada vairuotojas turi išvykti. Pridėk 20% laiko rezervui. Jei sakau, kad važiuoju 24 valandas, aš sakau 30, kad nustebinti teigiamai. Jei sakau tikslų laiką ir vėluoju, tu nuliūdes. Geriau duoti sau laiko atsargą.

Ar yra būdų sumažinti CO2 mokesčius?

Yra, naudojant šiuolaikiškesnius vilkikus (Euro 6). Užsakydamas transportą paklausk, kokia mašinos emisijos klasė. Kai kurios vokiškos firmos netgi atsisako priimti senus automobilius į savo aikšteles. Tai jau dabar yra realus dalykas.

Kas daryti, jei dingsta ryšys su vairuotoju?

Lauk valandą. Jei neatsiliepia – skambink į dispečerinę. Jei niekas neatsiliepia – skambink į policiją (nesugalvoju kito, jei baiminiesi, kad įvyko avarija). Nebijok šiek tiek panikuoti, jei laikas eina, o krovinio nėra.

Ar galima susiderėti dėl mokėjimo termino?

Įmonėms, su kuriomis dirbame ilgai, mes duodame 30 dienų. Bet naujiems klientams reikia sumokėti iš karto arba prieš išvykimą. Tai ne apie nepasitikėjimą, o apie pinigų srautą. Mes taip pat mokėme vairuotojams iš karto.

Kaip tinkamai suplanuoti perkrovimo paslaugas į Vokietiją vasarą?

Vasarą yra daugiau spūsčių, daugiau statybų, o ir karšta gali paveikti prekes. Planuok rytais arba vėlai vakare, kad išvengtum didžiausių kamščių. Ir tikrink, ar vairuotojas turi vandens ir oro kondicionierių, kitaip jis gali būti pernelyg pavargęs.

Ar verta naudotis tarpininkais?

Kad aš tai pats sakyčiau! Žinoma, verta. Mes žinome kelius ir žmones, kurių tu nepažinsi. Mums už tai mokama, bet mes užtikrinam, kad prekės pasiekia vietą. Jei nori taupyti ir daryti pats – sėkmės, bet pasiruošk naktims be miego.

Paskutinis žodis – ką daryti prieš išvykstant?

Gerk kavą ir dar kartą patikrink dokumentus. Vieną kartą, po dvidešimt metų darbo, aš pats pamiršau patikrinti, ar vairuotojas tai pasiėmė. Buvo baisu. Taigi, dar kartą – dokumentai, raktai, telefono numeriai. Ir viskas bus gerai.

Išvada

Viskas susideda iš smulkmenų ir dėmesio. Kaip tinkamai suplanuoti perkrovimo paslaugas į Vokietiją nėra fizinės mokslo, bet tai reikalauja kantrybės ir tikslumo. Dirbu šioje srityje jau šimtą metų (jaučiasi, kad taip), ir galiu pasakyti, kad geriausia priemonė nuo problemų yra pokalbis su žmogumi, o ne tik laiškai. Pasirūpink dokumentais, būk tikras dėl krovinių matmenų ir turk atsarginį planą, jei kas nors nepasiseks. Tada tavo kelionė į Vokietiją bus ramesnė, o vokiečiai, kaip visada, bus patenkinti tvarka.