Kaip tinkamai suplanuoti biuro pervežimą į Vokietiją ir nenuvilti

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, ir daugiau nei vieną kartą matau, kaip įmonių vadovai daro tą pačią klaidą – manyja, kad biuro pervežimas į Vokietiją yra tiesiog dėžių pakrovimas į sunkvežimį. Tikra tiesa yra ta, kad be gero plano tai tampa tikru košmaru, kuris baigiasi prarastais dokumentais, sulaužytais serveriais ir nervų išsižadinimu. Vokiška sistema neleidžia nieko „vaikščioti“, todėl reikia žinoti ne tik tikslią krovos valandą, bet ir tai, kiek milimetrų gali lenkti sunkvežimis Miuncheno senamiestyje. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, turite numatyti net tas smulkmenas, kurių nė neįsivaizduojate, o šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi, kaip tai padaryti taip, kad neateitų raudiotis vėliau.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Ar tikrai reikalingas T1 dokumentas biuro perkėlimui?

Tai vienas dažniausiai užduodamų klausimų, ir atsakymas nėra toks paprastas kaip taip ar ne. Jei gabenate įrangą, kuri bus naudojama verslui ir ji nėra parduodama, dažnai galima naudoti vidinės prekybos procedūrą, bet tai tik tada, jei viskas tvarkingai užregistruota Lietuvoje. Jei nežinote tiksliai, geriau pasikonsultuoti su tarpininku, nes vokiškai muitininkai gali uždaryti sieną jei klaida net ir 1 eilutėje. Man atrodo, kad šiais metais jie tapo dar griežtesni (ypač Tiuringijos srityje), todėl neskubėkite. Geriau turėti T1 arba T2 dokumentą ir ramiai važiuoti, nei stovėti pasienyje šešias valandas ir mokėti baudą už uždelstą laiką.

Kas nutinka, jei trūksta sąskaitų už techniką?

Tai klasika. Vadybininkas susirenka visus kompiuterius, spausdintuvus, bet pamiršta, kad prie kiekvieno reikia pridėti originalią sąskaitą faktūrą arba jos kopiją. Vokiškai pareigūnai mėgsta matyti kilmę, ypač jei tai brangi įranga, nes jie nuolat galvoja apie mokesčių aplaidumą. Be to, jei įranga yra senesnė nei 6 mėnesiai, gali tekti rodyti, kad ji nebuvo nupirkta iš „pilkojo“ sektoriaus. Geriausia susidėti visus popierius į vieną aplanką ir duoti vairuotojui į rankas, o ne palikti juos dėžės dugne. Tikrai nerekomenduoju rizikuoti čia, nes baudos už neteisingą deklaravimą gali būti didesnės nei pati technika.

Ar reikia mokėti PVM pervežiant biurą į Vokietiją?

Čia viskas priklauso nuo to, ką tiksliai veikiate. Jei pervežate turtą, kuris likvidus, ir nebus naudojamas jūsų Vokietijos filiale, gali tekti mokėti Vokietijos PVM, o tai tikrai nepatogu, nes reikės vėliau prašyti grąžinimo. Tačiau jei tai įmonės ilalaikio turto perkėlimas (t.y., biuro baldai, faksai, serveriai), tai dažniausiai taikoma PVM išlyga, t.y. 0 proc. tarifas. Svarbiausia užpildyti deklaraciją teisingai ir nurodyti, kad tai ne prekybinis krovinys. Žiūrėk, aš nebuhalteris, bet dažniausiai mūsų klientai tiesiog pateikia patvirtinimą iš savo buhalterijos apie turto perleidimą, ir to pakanka muitinei.

Kokius dokumentus reikia vairuotojui turi savo rankose?

Vairuotojas turi turėti ne tik teises ir vairuotojo pažymėjimą, bet ir visą krovinio komplektą – CMR draudimą, pakuočių sąrašą (packing list), kuris turi būti tikslus iki mažiausio dėžės numerio. Dar labai svarbu, kad jame būtų nurodytas gavėjas Vokietijoje su jo kontaktiniu telefonu. Kartais įvyksta taip, kad vairuotojas atvyksta, o raktų niekas neatneša (kaip buvo viename Berlyno atvejai), ir viskas sustoja. Todėl įsitikinkite, kad vairuotojas turi parašytą adreso lapelį su žemėlapiu, o ne tik GPS koordinates, nes kartais GPS nuveda į gatvės galą, kur sunkvežimis negali užvažiuoti.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miesto centrą?

Absoliučiai taip, ypač jei keliaujate į didelius miestus kaip Frankfurtas, Hamburgas ar Štutgartas. Ten griežtai ribojamas sunkiasvorės transportos įvažiavimas į „žaliąją zoną“ (Umweltzone), o be tam specialios „vokiečiškos“ kortelės (Feinstaubplakette) jums gali skirti baudą net ir 100 eurų. Be to, daugelyje vietų reikia iš anksto gauti specialų leidimą stovėjimui ar kroviniam iškrovimui (Ausnahmegenehmigung). Tas procesas gali trukti kelias savaites, tai neskubėkite iki paskutinės minutės. Geriau jei darbuotojas Vokietijoje jau tai išsprendžia, o ne laukia, kol mūsų vairuotojas pradės skambinti ir klausti, kur galima statyti mašiną.

Kas daryti, jei dėžės su technika pažeistos?

Čia jau kalbame apie draudimą. Pirmiausia, reikia sužinoti, ar technika buvo pakuota į originalias dėžes su putomis, ar į paprastas kibiras. Jei buvo pažeista dėžė, bet viduje viskas tvarkoje – pusiau laimingi, bet jei serveris sukapojo ant grindų, tai reikia nedelsiant rašyti CMR pranešimą apie žalą vairuotojui. Neskubėkite pasirašyti dokumentų, kol viską nepatikrinote. Vieną kartą klientas pasirašė, kad viskas gerai, o vėliau namie rado sulaužytą monitorių, ir tuomet draudimo niekas nesumokėjo. Būkite atidūs, vokiškos firmos yra labai griežtos dėl tų formaliųjų procedūrų.

Ar sunku gautileidimą stovėti prie naujojo biuro?

Tai priklauso nuo to, kur tas biuras yra. Jei verslo centre su požeminiu garažu, tai paprasta, bet jei tai istoriniame centre, gali tekti užimti vietą gatvėje. Tada reikia kreiptis į vietinę policiją arba miesto administraciją, kad jie nurodytų vietą ir, jei reikia, pastatytų kelio ženklus. Kartais tai kainuoja, bet kartais tai nemokama, jei trukmė trumpa. Būna, kad vokiečai yra labai supratingi, jei viskas suplanuota iš anksto, bet jei tiesiog užsistojote ant „vaikiško“ aikštelės ar pėsčiųjų perėjos, baudos bus didelės ir greitos.

Logistika ir kaina

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro pervežimas į Vokietiją?

Kainos labai svyruoja, todėl sunku pasakyti vieną skaičių. Jei tai mažas biuras ir kelios dėžės, gali tekti mokėti nuo 500-800 eurų, tačiau jei kalbame apie pilną krovinią su 40 pėdžių tentu, tai kaina gali šokti iki 3000-4000 eurų. Dar reikia prisidėti kuro priemoką, kuri šiais laikais kaip šuolis į aukštą vandenį, ir galbūt vairuotojo dienpinigius, jei jis turi laukti. Nereikėtų ieškoti pigiausio pasiūlymo, nes dažniausiai jis baigiasi tuo, kad atvyksta senas sunkvežimis, kuris sugenda pusiaus kelio.

Ar kaina priklauso nuo to, kur į Vokietiją važiuojame?

Žinoma, važiavimas į Miuncheną brangesnis nei į kaimą netoli Lenkijos sienos, ne tik dėl atstumo, bet ir dėl to, kad pietinė Vokietija yra brangesnė. Be to, labai didelę įtaką daro tiltų mokesčiai (Maut), kurie ten yra didžiuliai. Jei reikia važiuoti per Alpes (pvz., į Bavariją), tai kaina gali augti dėl papildomų kelių mokesčių. Taip pat, jei krovinys yra labai sunkus, gali tekti mokėti daugiau už padangų dilimą (Lkw-Maut). Visada geriau paprašyti fiksuotos kainos, kad nebūtų staigmenų vėliau.

Kodėl kaina padidėja, jei reikia nešti į aukštą?

Nebūtinai aukštas, bet jei nėra lifto, o reikia nešti 80 dėžių į trečią aukštą laiptais, tai darbas yra fiziškai sunkus ir reikalauja daugiau laiko bei žmonių. Dauguma firmų turi standartinę kainą už krovinių išnešimą, bet jei tai „sunkus rankinis darbas“, tai papildomai apmokestinama. Vokiški keltėjai nėra linkę dirbti už du obuolius, todėl tikėkitės, kad valandinis įkainis bus aukštesnis. Aš asmeniškai visada siūlau klientams patikrinti, ar liftas veikia, nes kartais jis būna išjungtas remonto darbams, o tada prasideda dramatiška scenų seka su nešikais.

Ar galiu sutaupyti, jei pats supakuosiu dėžes?

Galite, bet tikrai nerekomenduoju daryti taip su brangia technika. Su paprastais popieriais ar knygomis – tai puiku, supakuokite viską patys, tai sutaupysite šimtus eurų. Tačiau jei supakuosite serverį į dėžę be putų, ir jis sulūžo, draudimas to nepadengs, nes kaltė bus ant pakutojo, o ne pervežėjo. Be to, jei dėžės bus netvarkingai pažymėtos, vairuotojas gali atsisakyti jas krauti, bijodamas, kad kas nors nukris per važiavimą. Sutaupykite ant popierių, bet neik ant pakavimo medžiagų.

Kas yra „galinė kaina“ ir kodėl ji svarbi?

„Galinė kaina“ reiškia, kad jūsų daugiau niekas nepapildys, tai yra galutinė suma, kurią mokate. Dauguma neoficialių vežėjų skamba su patrauklią kaina, o paskui prideda „kuro priemoką“, „iškrovimo mokestį“, „priežiūrą“, „skambučius“ ir t.t. Profesionali firma visada pateiks sąskaitą, kurioje matyti viskas. Pasirodo, tas pigiausias variantas gali baigtis brangiausiu, todėl visada klauskite, ar kuri nors iš jų dalių yra kintama (priklausomai nuo euro kurso ar kuro kainos). Mano patirtis rodo, kad fiksuota kaina, nors ir atrodo didesnė pradžioje, išsimoka pigiau.

Ar į kainą įskaičiuota draudimas?

Dauguma įmonių siūlo standartinį draudimą, kuris dažniausiai siekia apie 10 eurų už 1000 kg krovinio vertės, bet tai labai mažai. Jei pervežiate biuro įrangą už 50 000 eurų, turite įsitikinti, kad draudimo apimtis toks ir yra. Dar svarbu pasidomėti, ar draudimas apima ir „vadinamąją avariją“, t.y. jei sunkvežimis apsiverčia. Kartais būna, kad į kainą įeina tik pagrindinis draudimas, o už visą apimtą reikia mokėti papildomai. Neskubėkite, perskaitykite smulkmenas.

Kiek laiko trunka tas kelias?

Pats važiavimas nuo Vilniaus iki Berlyno trunka apie 12-14 valandų, jei vairuotojas važiuoja be sustojimų (kas neleidžiama), tačiau realiai tai yra 1-2 dienos, atsižvelgiant į poilsio laiką. Jei reikia iškrauti Berlin Centre, tai gali prireikti papildomos dienos, kadangi ten sunku patekti. Geriausia planuoti, kad krovinys atvyks ryte, kad turėtumėte visą dieną iškrovimui. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas atvyks ryte ir viską iškraus per valandą – jei tai 3 tonų krovinys, tai reikia laiko.

Biuro įranga ir technika

Kaip saugiai pervežti serverius?

Serveriai yra pati jautriausia dalis. Jie turi būti išjungti tinkamai (su „shutdown“ procesu), o ne tiesiog ištrauktas iš lizdo. Tada reikia juos uždėti į originalias dėžes su specialiomis putomis, kurios laiko juos stabdžiu. Jei originalių dėžių nėra, reikia rasti specialistą, kuris sukurs specialų rėmą. Aš girdėjau istoriją, kai viena firma juos užrišo į foliją (kaip keptą vištą) – žinote, kas nutiko? Nieko gero. Diskai susprogo. Todėl čia taikymas „geriau nieko“ nedirba.

Ar reikia išjungti visus kompiuterius prieš kelionę?

Būtina. Ne tik dėl to, kad jie gali sukaisti (nors sunkvežimyje dažnai būna šalta), bet dėl to, kad vibracijos gali sugadinti standųjį diską, jei jis suksis. Be to, jei kompiuteriai yra tinklu sujungti, staigus išjungimas gali sugadinti duomenų bazę. Dar svarbu pažymėti kabelius, kad vėliau nebeliektų sujungti viską iš naujo. Vienas klientas taip padarė – viską išjungė, bet kabelius sumaišė, ir IT specialistas vėliau praleido visą naktį tą sutvarkydamas.

Kaip elgtis su spausdintuvais ir dideliais įrenginiais?

Spausdintuvus reikia ištuštinti tonerio kasetes, nes jei jos išsilieja, tai bus katastrofa – visa įranga bus dažyta juodai. Taip pat reikia užfiksuoti judančias dalis (pvz., skenerio dangčius) juostelėmis, kad jos nešoktų važiuojant. Dideli įrenginiai, kaip kopijavimo aparatai, turi būti pervežiami ant specialių vežimėlių su ratukais, nebrėžiant grindų. Geriausia, jei technikas juos paruošia prieš atvykstant pervežėjams.

Ar galima pervežti biuro augalus?

Galima, bet tai rizikuota. Augalai yra gyvi organizmai, jiems reikia šviesos, vandens ir oro. Uždarytas tentas vasarą gali tapti orkaitė, o žiema – šaldytuvas. Be to, augalų importas į Vokietiją gali būti ribojamas dėl kenkėjų, nors tarp ES šalių dažniausiai leidžiama. Jei turite brangų palmę, geriau ją pervežti asmeniniu automobiliu, o ne tentu, kur ją gali užgriūti dėžės. Aš asmeniškai nerekomenduoju pervežti didelių augalų sunkvežimiu – jie paprastai atvyksta nulūžę.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis (pvz., valymo priemonėmis)?

Biure dažnai būna virtuvėlės su valymo priemonėmis, kurios yra pavojingos (kai kurių rūgščių, baliklių). Jos negali būti gabenamos kartu su maistu ar kita įranga be specialios žymėjimo. Reikia jas sudėti į hermetiškus indus ir uždaryti taip, kad neišsilietų. Jei pervežiate daug tokių priemonių, gali tekti užpildyti specialų lapą pavojingiems kroviniams (ADR), nors maži kiekiai dažnai išimtiniai.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas nepasimestų?

Naudokite spalvotas lipdukes, ne tik rašykite marškinėlius. Kiekviena dėžė turi turėti numerį, turinio aprašymą ir galbūt kambarį, į kurį ji turi patekti (pvz., „Vadyba, 2 aukštas“). Tai sutaupo laiko vėliau iškraunant. Vienas klientas pažymėjo visas dėžes „Biuras“, o vėliau negalėjo surasti svarbių sutarčių, kurios buvo vienoje iš 50 dėžių. Detalus sąrašas (packing list) čia yra raktas sėkmei.

Praktiniai patarimai ir problemos

Kas nutinka, jei vairuotojas atvyksta, o biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai reali problema. Vieną kartą mes atvykome, o klientas tik tą dieną nudažė grindis, kurios dar nebuvo džiūvinamos. Teko laukti dieną, laisvai stovėti kieme, kas kainavo pinigus. Todėl koordinuokite remonto pabaigą ir pervežimo laiką bent kelias dienas anksčiau. Geriau, jei krovinys bus laikinai padėtas sandėliuke Vokietijoje, nei jei jis stovės gatvėje ir laukia, kol bus išneštas šiukšlių maišų kalnas.

Ar reikia mokėti vairuotojui pinigus „gyvenimui“?

Tai priklauso nuo sutarties. Dauguma LT firmų įskaičiuoja viską į kainą, tačiau kai kurie vairuotojai gali paprašyti „dienpinigių“, jei jie turi laukti ilgiau nei numatyta. Reikia tai išsiaiškinti iš karto. Vokiški vairuotojai paprastai tai turi savo sutartyse, o mūsiškiai – kartais ne. Nereikia stebėtis, jei vairuotojas klausia, kur jis gali papietauti, ar jums reikia padėti jam rasti vietą. Nors tai ne jūsų darbas, tačiau palankumas gali padaryti jį darbingesnį.

Kaip elgtis, jei dėžė paslysta nuo sunkvežimio?

Tai įvyksta. Jei dėžė nukrenta, pirmiausia patikrinkite turinį. Jei tai buvo knygos ir viena sulūžo – nėra tragedijos. Jei tai bufo skeneris – problema. Būtina tai užfiksuoti nuotraukomis ir parašyti žalos aktą. Nebijokite būti erzinti, nes vėliau įrodymų nebus. Vienas klientas nusprendė „būti geru“ nieko neUžrašinėti, o vėliau negavo kompensacijos už sulaužytą biuro kėdę, kuri kainavo 500 eurų.

Ar galima pervežti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Techniškai galima, bet tai nėra legalu be tinkamo deklaravimo, jei tų daiktų yra nemažai. Muitinė gali manyti, kad tai tiesiog prekyba arba nelegalus importas, jei rasi 20 kvepiančių batų tarp serverių. Jei vairuotojas veža savo kelią ir pasiima šiek tiek daiktų, tai viena, bet jei klientas sako „neškite ir mano dviračio“, tai gali sukelti problemų. Geriau to nedaryti, arba aiškiai pasakyti pervežėjui, kad tų dalykų nėra sąraše.

Ką daryti su biuro šiukšlėmis?

Nieko nevežkite. Išmeskite visą seną spaudą, nenaudojamus kėdes, sulūžusius indus prieš išvykstant. Nėra jokio prasmės mokėti už sunkvežimio vietą, kad jis vežtų šiukšles į Vokietiją, kur jums dar teks mokėti už šiukšliadėžių išvežimą. Vokietijoje šiukšlių išvežimas yra labai brangu ir griežtai reglamentuota (pvz., atskirai plastikas, popierius). Palikite tai Lietuvoje, tai sutaupys nemažai pinigų.

Ar reikia IT specialisto iškrovimo metu?

Būtina. Nėra nieko blogiau nei keltėjai, kurie nešina serverius į sandėlį vietoj į serverinę. IT žmogus turi nurodyti, kur kas stovi, kur jungti kabelius ir ko liesti negalima. Be jo, procesas užtruks tris kartus ilgiau, o galbūt ir sugadins įrangą. Nereikia, kad jis neštų dėžes, jis turi vadovauti procesui.

Kas daryti, jei prarandamas raktas nuo biuro Vokietijoje?

Tai situacija, su kuria susidūrume ne kartą. Vairuotojas atvyksta, o raktų nėra. Reikia tur�ti kontaktinį asmenį, kuris turi atsarginį raktą ir gali atvykti per 30 minučių. Jei tokio nėra, reikės skambinti šeimininkui arba (blogiausiu atveju) laužti spyną, kas kainuoja. Visada patikrinkite, ar raktai yra pas atsakingą žmogų prieš pat išvykstant iš Lietuvos.

Ar verta rūpintis kava ir užkandžiais keltėjams?

Tai nedidelis dalykas, tačiau labai pagerina nuotaiką. Pavargęs vairuotojas ar keltėjas, kuris gali sušilti puodeliu kavos, dirbs greičiau ir atidžiau. Vokiškas etiketas taip pat to reikalauja – jei juos priimsite gerai, jie elgsis geriau su jūsų daiktais. Nereikia šventės, vos du keksiukai ir karštas gėrimas padarys stebuklą.

Išvada

Galia galiu pasakyti, kad sėkmingas biuro pervežimas į Vokietiją nekelia stebuklų, tiesiog reikia kantrybės ir detalaus plano. Geriausia yra numatyti blogiausią scenarijų, tuomet jis neįvyks, o jei įvyks – jūs būsite pasiruošę. Nereikia taikytis į idealą, nes kelyje visada kažkas pasikeičia – užstringa sunkvežimis, dėžės skyla arba vokiškas pareigūnas turi blogą dieną. Svarbiausia – išliekite ramūs, turėkite gerus kontaktus ir pasitikėkite savo pervežėju, o tada viskas bus tvarkoje.