Kaip suplanuoti greitą biuro perkraustymą į Vokietiją?

Sveiki, tiesiog šokš į reikalą, nes laiko dažnai netenka. Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nevyksta taip lygiai, kaip piešiate Powerpoint skaidrėse. Viskas apsiverčia aukštyn kojomis, dėžės pasibaigia pačiu blogiausiu momentu, o vairuotojas, kuris turėjo būti ryte, pasirodo po pietų. Bet ne viskas tiek blogai, jeigu žinote, į ką įsisiūlate. Vokietija – tai tikras orderis ir tvarka, bet mūsų, lietuvių, požiūriu, jų reikalavimai kartais atrodo per daug griežti. Čia ne tiesiog įkeliame daiktus į sunkvežimį ir važiuojam, čia reikia suktis tarp muitinės, EORI kodų ir vokiško preciziškumo. Štai trumpas vadovas, kaip tai padaryti be nervų išputimo (arba bent jau su mažesniu juo skaičiumi), remiantis mano patirtimi ir realiomis situacijomis iš kelių.

Kas reikia žinoti prieš pradedant?

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai labai priklauso nuo to, kiek tos jūsų "biuro paslaptys" užima vietos. Jei tai tik kelios kėdės ir stalai, tai įvyks per dieną, bet jei reikia pervežti visą IT infrastruktūrą ir archyvus, tai skaičiuokite savaitę ar dvi. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tik važiavimas, tai ir pakavimas, ir išpakavimas gale. Kartais, kai klientai sako "greitai", jie turi omenyje magiją, o ne realybą. Reali pažanga trunka nuo 3 iki 10 dienų, įskaitant paruošimą. Geriau pradėti planuoti mažiausiai mėnesiu iki kelionės, kadangi geros transporto kompanijos turi tvarkaraščius.

Ar reikia specialių dėžių biuro technikai?

Žinoma, nenaudokite senų prekybos centrų dėžių, jos suyra vos tik užkėlus ant jų monitorių. Kompiuteriai, serveriai ir kita brangi įranga turi būti supakuota į tvirtas, specialias dėžes su putomis. Esu matęs, kaip vienas vadovas bandė taupyti ant dėžių ir galiausiai teko mokėti už naujus nešiojamus kompiuterius. Investuokite į pakavimą, tai pigiau nei remontas. Be to, vokiški sandėliai labai griežtai tikrina, ar krovinius pažeidė nešimasis, o ne blogas pakavimas.

Kada geriausiai pradėti planuoti?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealus variantas – mėnesis prieš. Tada galite ramiai susitarti su darytojais, surasti laisvą sunkvežimį ir paruošti dokumentus. Jei užsibrėžiate terminą "poryt", tai tikriausiai baigsis tuo, kad važiuosite taksi su dviem kraitinėmis. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja koordinacijos, tad nedelskite iki paskutinės minutės, nes paskutinę minutę sunku rasti ne tik vairuotojus, bet ir pakavimo medžiagas.

Ar verta samdyti profesionalų komandą ar pakelti patys?

Jei turite penkiolika darbuotojų, kurie gali nešti dėžes, tai galima ir patys, bet tikrai ne su serveriais. Profesionalai žino, kaip padėti didelius spintas per laiptus neišmušant sienos. Vieną kartą mačiau, kaip "savadarbiai" įstrigo su sofa ant trečiojo aukšto ir tekvėjo skubiai šaukti gelbėtojus. Tai kainuoja brangiau nei samdyti krautuotojus iš karto. Taupykite nervus, ne pinigus, šiuo atveju.

Ką daryti su pavojingais atliekomis (toneriais ir pan.)?

Negalima tiesiog mesti juos į dėžę su popieriumi. Toneriai ir kita chemija turi būti deklaruojami atskirai ir transportuojami pagal specialias taisykles. Vokietija labai griežtai žiūri į aplinkosaugą, jei ką nors nuversite ir išlietumėte, baudos bus milžiniškos. Geriau juos išvežti čia, Lietuvoje, pagal tvarką, nei bandyti "prasnešti" per sieną.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia tur�ti sienai kirtimui?

Būtinas sąrašas (packing list), kuris nurodo, ką vežate, ir transporto sutartis. Be to, reikės EORI kodo, jei tai yra komercinis siuntimas. Jei vežate tik įrangą savo reikmėms, tai gali būti paprasčiau, bet vis tiek reikės įrodymų, kad tai ne prekyba. Nepamirškite vairuotojo pažymėjimų, be jų niekur nepraeisite.

Kas tas EORI kodas ir ar jis būtinas?

Tai jūsų identifikacijos numeris, leidžiantis prekiauti su ES šalimis. Jei jūsų įmonė jau veža prekes, turite jį. Jei ne, teks registruotis. Be šio kodo, muitinė Vokietijoje neleis įvežti krovinių. Viena klientė pagalvojo, kad tai nereikalinga, ir jos sunkvežimis stovėjo pasienyje dvi paras, kol viską išsiaiškino. Geriau patikrinti iš anksto.

Ar sunku gauti leidimus Miesto centre (pvz., Berlyne)?

Labai sunku. Vokiški miestai yra užpildyti automobiliais, ir stambiojo toniažo transportui įvažiuoti į centrą reikia specialių leidimų (Verkehrsbeschränkung). Be to, reikia užsisakyti vietą stovėjimui su įspėjimo ženklais. Jei tiesiog sustosite ant kelio, greitai atvyks policija ir paspoks baudą, kuri gali būti didesnė nei pati perkėlimo kaina.

Ką daryti, jei trūksta ką nors iš dokumentų?

Tada prasideda nervai. Vienintelis kelias – bandyti susisiekti su muitinės brokeriu vietoje ir spręsti problemą "gyvai". Kartais padeda faksuoti trūkstamus popierius, bet tai kainuoja laiko. Geriau turėti viską dviejuose egzemplioriuose vienoje aplanke. (Nors dabar jau viskas elektroninė, bet faksas Vokietijoje dar gyvas, keista, ne?).

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Dokumentai, ypač techniniai ar brangių daiktų sąrašai, turi būti suprantami muitininkui. Angliškai dažnai užtenka, bet jei norite apsisaugoti, vertimas į vokiečių padeda išvengti nesusipratimų. Ypač jei tenka rašyti paaiškinimus apie tai, kodėl vežate 20 vienodų monitorių.

Kas dėl ATVA (Mokesčio už pridėtinę vertę)?

Jei pervežate įrangą tarp savo padalinių, tai dažnai atleidžiama nuo PVM, bet reikia pateikti atitinkamus prašymus. Taisyklės gali pasikeisti, todėl patariu pasikonsultuoti su buhalteriu prieš kelionę. Aš čia ne ekspertas, žinau tik logistiką, tai patikėkite specialistais šiuo klausimu. Nebent jie ką nustatė naujo, nežinau, tikrai.

Kaina ir biudžetas

Kaip susiformuoja kaina?

Kainą lemia atstumas, svoris, tūris ir papildomos paslaugos (krautuvai, liftai). Taip pat įtakos turi kuro kainos, kurios šiuo metu, kaip žinote, šokinėja kaip nori. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra pigus malonumas, tačiau jei susitvarkote gerai, galima sutaupyti apvalinant maršrutą. Paprasčiausiai nedarykite to, ką darė vienas klientas – jis nurodyto adreso neįleido vairuotojo iki vakaro, ir mes teko mokėti stovėjimo mokestį.

Ar mokėti už pristatymą "prie durų"?

Tai priklauso nuo to, kas tas "durys". Jei tai antrame aukšte be lifto, tai tai kainuos brangiau. Vokietijoje dauguma pastatų turi liftus, bet senose pilies tipo biuruose tenka nešti laiptais. Užtai imamas papildomas mokestis už sunkų nešimą. Nenukrypime nuo temos, vokiečiai tiksliai fiksuoja kiek laiko praleidžia nešiodami daiktus.

Kas dėl užstato (deposito)?

Kai kurios kompanijos ima užstatą, kad apsisaugotų nuo atšaukimų ar jei klientas "išsinyrsta". Tai normalu, tiesiog pasitikėkite įmonės reputacija. Mes dažnai neimame, jei klientas atrodo patikimas, bet viskas individualu. Užstatas dažniausiai grąžinamas po atliktų darbų.

Ar galima sutaupyti ant pakavimo medžiagų?

Galima, bet rizikuojate. Naudotos dėžės gali būti pažeistos. Jei sutaupysite 50 eurų ant dėžių, bet sulaužysite 2000 eurų vertės spausdintuvą, ar verta? Geriau pirkti naujas, stiprias dėžes. O dar tas kartonas... jei jis drėgnesnis, tiesiog sugriūva po apkrovos.

Kokios paslėptos išlaidos gali iškilti?

Baudos už netinkamą parkavimą, muitinės išlaidos, jei dokumentai tvarkingi, ar papildomi valandai, jei darbas užtrunkia ilgiau nei planuota. Viena kartą teko mokėti už tai, kad vairuotojas negalėjo išvažiuoti iš kiemo, nes kas užtvėrė vartus su automobiliu. Tokios smulkmenos kainuoja.

Ar kainuoja daugiau, jei važiuojame šeštadienį ar sekmadienį?

Žinoma, viršvalandžiai ir savaitgaliai Vokietijoje yra griežtai reglamentuoti. Vairuotojai turi poilsio laikus, juos pažeidus baudos didžiulės. Jei norite, kad biuras vežtųsi sekmadienį, reikės sumokėti už ypatingą paslaugą. Geriau planuoti darbo dienomis.

Baldai ir technika

Kaip saugiai vežti didelius stalus ir spintas?

Reikia juos išardyti. Kiekviena detalė turi būti pažymėta, kad vėliau nesukeltumėte galvos surinkdami. Aš asmeniškai rekomenduoju rinkti įrangą vietos, kur vairuotojas gali tiesiog įvežti ir iškrauti, o ne nešti per pusę miesto. Dideli baldai turi būti įvynioti į burbuliukų plėvelę ir storą kartoną.

Ar reikia išmontuoti visas kompiuterius?

Ne visada būtina išmontuoti visus vidinius komponentus, bet monitoriai, klaviatūros ir pelės turi būti nuimtos ir supakuotos atskirai. Sisteminis blokas turi būti užfiksuotas kad nebūtų judamas. Viena kartą klientas palijo viską surinktą ir prikabino prie stalo – važiuojant visas tas "ryšulys" nukrito.

Kaip elgtis su serveriais?

Tai jautriausia dalis. Serveriai turi būti išjungti pagal instrukciją, supakuoti į originalias dėžes (jei liko) arba specialius krepšius. Juos negalima gulėti ant šono ar krauti ant viršaus kitų daiktų. Jei juos sugadinate, viso biuro perkraustymas į Vokietiją bus laikomas nesėkme. Geriau pasamdyti IT specialistą, kuris juos paruošia.

Ar galima vežti sodinukus ir žalias sienas?

Galima, bet tik jei tai ne saugomos rūšys. Žalumynai turi būti gerai įtvirtinti, kad neapverstų. Žiema reikia saugoti nuo šalčio, nes sunkvežimys nėra visada šiltas. Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali patikrinti, ar nevežate kenkėjų, tai taip pat reikia galvoti.

Ką daryti su biuro biblioteka?

Knygas sunku nešti, todėl geriau naudoti mažesnes, stiprias dėžes. Užpildykite jas iki galo, kad dėžė nesugriūtų, bet ne per daug, kad neplėštų dugno. Knygoms tinka specialios dėžės su rankenomis, kad patogiau būtų nešti krautuotojams.

Ar verta vežti senus baldus ar nusipirkti naujus Vokietijoje?

Dažnai pigiau ir lengviau nusipirkti naujus arba naudotus Vokietijoje, nei vežti senius, jau nukrypusius baldus. Transporto kaina už tą patį tūrį bus ta pati, o seni baldai gali tiesiog neužsiduoti naujame interjere. Aš pasakyčiau – vežkite tik tai, kas turi sentimentalę ar didelę vertę.

Kelionės eiga ir vairuotojai

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti?

Taip, dauguma mūsų vairuotojų yra įpratę padėti, jei tai nėra kelių tonų krovinių. Tačiau jie ne profesionaliems baldų surinkimo komandos. Jei reikia sudėtingo iškrovimo, geriau užsakyti papildomą komandą vietovėje. Vairuotojas taip pat turi poilsio laikus, kurių negalima pažeisti.

Kas vyksta, jei vairuotojas užstringa pasienyje?

Tai retas atvejis su dokumentais, bet įvyksta. Tada jis mus informuoja, o mes susisiekime su jumis ir muitinės brokeriu. Kartais reikia papildomų duomenų ar vaizdo medžiagos. Būkite pasiruošę, kad gali tekti šiek tiek palaukti. Svarbiausia – nepykite ant vairuotojo, jis nori praeiti tiek pat, kiek ir jūs.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma modernių transporto firmų turi GPS stebėjimą. Mes stengiamės duoti nuorodą arba pranešti, kur yra mašina. Tačiau ne visada yra internetas visame kelyje, ypač Vokietijos kaimiškose vietovėse, taigi signalas gali dingti. Tikrai nereikėtų panikuoti, jei žemėlapyje mašina stovi vietoje valandą – gali būti, kad vairuotojas tiesiog pietauja.

Ką daryti, jei atvyksta ne ta mašina?

Tai nutinka, jei buvo gedimas arba planų pasikeitimas. Jei mašina per maža, tai problema. Reikia skambinti mums iš karto. Mes stengiamės siųsti tinkamą transportą, bet technika yra technika – kartai sugenda ir reikia keisti planus skubiai.

Ar vairuotojas turi kalbėti vokiškai?

Nebūtinai, angliškai dažniausiai užtenka susitarti su krautuotojais ar administracija. Tačiau jei reikia kalbėtis su policija ar griežtais sargas, vokiškai labai praverčia. Mūsų komandoje yra vairuotojų, kalbančių įvairiausiomis kalbomis, bet visada galite pasirūpinti vertėju vietos, jei situacija sudėtinga.

Kas dėl maisto ir poilsio vairuotojui?

Vairuotojai turi savo režimą, jie žino, kur sustoti pavalgyti ir užmigti. Jums nereikia rūpintis jų maitinimu, nebent tai sutarta specialiu atveju. Vokietijoje yra daug gerų poilsio aikštelių (Rasthof), taigi jie susitvarko patys. Tiesiog nereikėtikėkite, kad jis dirbs 12 valandų be pertraukos.

Problemos ir nesklandumai

Kas daryti, jei sulūžta kažkas svarbaus kelyje?

Tikrinimas draudimo polisę. Visiems krovininiams turime CMR draudimą. Reikia užfiksuoti žalą vietoje, padaryti nuotraukas ir parašyti pranešimą. Vėliau draudimo kompanija aiškinsis. Neišmeskite jokių dėžių ar pakuojimo, kol visa situacija neaiški. (Nors kartais klientai taip nuliūdę, kad viską išmeta iš karto...).

Kaip elgtis, jei naujas biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai klasika. Vieną kartą atvežėme visus daiktus, o ten dar buvo šaltas betonas ir dažai. Reikia laukti, kol išdžius. Geriau susitarti dėl laikomo sandėliavimo Vokietijoje, nei mesti dėžes ant drėgno grindinio. Už laikiną sandėliavimą reikės papildomai mokėti.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Labai retai, jei dirbate su patikimomis firmomis. Vis dėlto, brangiausius daiktus (nešiojamieji kompiuteriai, piniginės, dokumentai) geriau vežti su savimi oke, o ne palikti krovežio kabinoje ar neuzrakintoje mašinoje. Mes nėra šešėlinis verslas, bet apsauga niekada nenukentės.

Ką daryti, jei klientas Vokietijoje atsisako priimti siuntą?

Tai blogiausias scenarijus. Tada grėžtame atgal arba randame sandėlį jums. Tokiu atveju turėsite sumokėti už kelionės ir grįžimo išlaidas. Todėl viską suderinkite iš anksto – datos, laikai, ir kas atsakingas už priėmimą.

Ar yra kokių nors "keistų" taisyklių Vokietijoje?

Vokietijoje negalima važiuoti sunkvežimiu tam tikromis dienomis (pavyzdžiui, sekmadieniais ir švenčių dienomis). Taip pat yra griežti greičio apribojimai automagistralėse (tik 80 km/h sunkvežimių). Jei planuojate atvykti ryte, reikia tai įskaičiuoti, kad vairuotojas negalės važiuoti 120 km/h.

Kaip sureagavote, kai viena klientė pamiršo raktus nuo naujo biuro?

Mes tik juokėmės (viduje). Vairuotojas laukė valandą, kol ji atvažiavo su raktais. Tai ne mūsų problema, bet mes padėjome kiek galėjome. Tiesiog būkite atsargūs ir organizuoti. Tokios smulkmenos gali sugadoti visą biuro perkraustymo į Vokietiją grafiką.

Ar verta rūpintis draudimu?

Be abejo. CMR draudimas yra privalomas, bet jis užtikrina tik ribą (paprastai 8,33 SDR už kg). Jei vežate labai brangią techniką, verta pasidomėti papildomu draudimu. Niekada nežinai, kas gali atsitikti kelio eigoje – aš mačiau ir apvirtusius mašinas, ir pajuodusias dėžes nuo gaisro.

Išvada

Na, trumpai tariant, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra jokia mokslinė fantastika, bet reikalauja kantrybės ir detalių. Svarbiausia – viską užrašyti, pasitikėti dokumentais ir nesitikėti, kad keliais bus lygus kaip lentelė. Jei pasiruošiate gerai, viskas praės sklandžiai, nors gal ir su nedideliais nukrypimais. Sėkmės kelyje ir sekite savo daiktus (bent jau GPS'e), o mes pasirūpinsime, kad jie ten nuvažiuotų saugiai.