Kaip suplanuoti efektyvų biuro perkraustymo procesą į Vokietiją

Sveiki, štai ir vėl susitikome. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nevyksta taip, kaip piešiate piešinukuose. Visada kažkas nukrypsta. Vieniems klientams tai yra košmaras, kitiems – dar diena kanceliarijoje. Pagrindinis skirtumas yra planavimas. Vokietija nėra vieta, kurioje galima važiuoti „pagal jausmus“ ten, kalbant apie biuro technikos baldų pervežimą. Ten yra taisyklės, kurių geriau nepažeisti, ir biurokratija, kuri užgožia mūsų. Štai jums gidas, kaip tai padaryti be nervų išsivirimo (nors pažadu, jų vis tiek bus šiek tiek).

Pasiruošimas biuro perkraustymui į Vokietiją: nuo ko pradėti

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Pradėkite bent prieš 3 mėnesius. Rimtai. Jei planuojate biuro perkraustymą į Vokietiją didesnei įmonei, pusmetis būtų idealu. Reikia laiko ne tik dėžių surinkimui, bet ir vietos registracijos dokumentams, kurie Vokietijoje trunka amžinybę. Nešokite ant galvos paskutinę savaitę, tuomet kainos šoką į viršų, o nervai dings.

Ar tikrai reikalingas inventorius?

Be abejo. Be detalaus inventoriaus sąrašo jums niekas neisduos T1 dokumento (leidimo vežti prekes). Negalima tiesiog parašyti „stalai“ ir „kėdės“. Turi būti: „4 skydiniai stalai, balti, 160x80 cm, kiekvienas turi 3 stalčius“. Vokiškas tikslumas – čia ne frazė, o reikalavimas. Be to, jei kas nors dingliaus kelyje, draudikas nieko nekompensuos be sąrašo.

Kaip susitvarkyti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai dažna problema. Biuro perkraustymas į Vokietiją apima ir įmonės turtą, ir žmonių asmeninius daiktus. Jei vairuotojas sulaikomas pasienyje, o dėžėse sumaišyta darbo technika su motinos duona ir šunimi, gausite didelį baudą. Pasakykite darbuotojams, kad namus veža patys, o ne jūsų įmonės sunkvežimis. Nėra nieko blogiau nei muitininkas kasinėjantis vadybininko dėžę su indais.

Ką daryti su dokumentais, kuriais nebeprireiks?

Išmeskite. Sunkiai sakau, bet išmeskite. Nešioti per Vokietiją 1995 metų ataskaitas, kurias nėra legalu sudeginti dėl archyvavimo taisyklių, bet galite užšaldyti? Paimkite skenerį. Elektroninė saugykla pigesnė nei kuras. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti naujo pradžios, ne šiukšlių pernešimo šventė.

Ar verta pasamdyti „pakavimo“ komandą?

Jei galite sau leisti – taip. Jei ne – pasiruoškite, kad darbuotojai supaks viską neteisingai. Matęs esu, kaip brangūs serveriai supakti į dėžes nuo bananų. Profesionalai tai greičiau ir saugiau. O jūsų žmonės turėtų dirbti, o ne nešioti dėžes.

Dokumentai ir Vokietijos specifika: biuro perkraustymo subtilybės

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje?

Sąrašas ilgas. T1 eksporto deklaracija, CMR draudimas, inventoriaus sąrašas (geriau trikalbis), ir, žinoma, galiojantys asmens dokumentai vairuotojams. Jei trūksta bent vieno, sulaikymas garantuotas. Vokiška muitinė nenuleidžia net dėl mažos klaidelės.

Ar turiu mokėti PVM Vokietijoje?

Tai klausimas, dėl kurio geriau klausti savo buhalterio. Paprastai, jei vežate turtą iš vienos įmonės padalinio į kitą (intra-community supply), PVM neturi būti taikomas. Bet reikia tinkamai paruošti PVM mokėtojo kodų patvirtinimus. Padariau klaidą (t.y, ne aš, bet vienas klientas) ir pamiršo patvirtinimą, teko mokėti Vokietijos PVM, o jis nėra mažas.

Kas yra Ex1 dokumentas ir ar jis reikalingas?

Ex1 naudojamas, kai prekes išvežate iš ES, o vėliau norite grąžinti be mokesčių. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją yra galutinis, Ex1 jums nereikalingas, tik T1. Neįsivaizduoju, kodėl kai kas juos painioja, bet geriau žinoti skirtumą, kad neduotumė pinigų už nereikalingus paslaugas.

Kas daryti, jei įmonė dar neregistruota Vokietijoje?

Tada tai daug sudėtingiau. Reikės laikinojo importo arba kažką panašaus. Geriausia užtikrinti, kad Vokietijos pusė jau būtų pasiruošusi priimti siuntą kaip juridinis asmuo. Kitu atveju, sunkvežimis gali stovėti ties siena ir laukti, kol jums išduos numerį.

Ar taisyklės skiriasi priklausomai nuo miesto?

Šiek tiek taip. Berlynas ar Miunchenas griežtesni nei kažkur kaimas. O dar tų „Umweltplaketten“ (ekologinių ženklų) reikalavimai miestuose... Jei jūsų sunkvežimis netinka į miesto centrą dėl emisijų, gausite baudą ir teks pervesti krovinį į mažesnę mašiną. Tai kainuoja brangiai.

Ar saugu vežti pinigus ar vertybinius popierius?

Neregistruotame lengvajame automobilyje – taip. Sunkvežimielyje, kuriant biuro perkraustymą į Vokietiją? Nerekomenduočia. Draudimas to nedengia, o vagysčių rizika didelė, ypač poilsio vietose (Rasthof). Pasirūpinkite banko pavedimu, o ne grynųjų vežimu maišuose.

Logistika ir transportas: kaip viskas vyksta realybėje

Kokios mašinos reikėtų rinktis?

Priklauso nuo biuro dydžio. Jei mažas biuras – 3.5 tonos sunkvežimis su kėbulu gali užtekti. Jei didelis – reikės tentinuko ar šaldytuvo (jei ten kas nors maisto? Ne, žaisčiuosi, tiesiog jei reikia pastovios temperatūros technikai). Biuro perkraustymas į Vokietiją su 40 pėdų priekaba – tai rimtas reikalas, tikrai įsitikinkite, kad ten pateksite.

Kodėl vairuotojai nemėgsta važiuoti sekmadieniais?

Vokietijoje sunkvežimiai negali važiuoti poilsio dienomis (sekmadieniais ir švenčių dienomis). Yra išimčių, bet joms reikia specialių leidimų. Jei planuojate atvykti sekmadienį ryte, kad pirmadienį pradėtumėte dirbti, galite apsigauti. Vairuotojai tiesiog sustos prieš sieną ir lauks.

Kiek laiko trunka kelionė?

Iš Vilniaus iki Berlyno – apie 12–14 valandų važiavimo. Bet su poilsiu ir muitine užtrunka ilgiau. Planuokite, kad vairuotojas atvyks prieš naktį arba anksti ryte. Neverkite, jei jis vėluoja valanda – kelyje viskas įvyksta. Eismo įvykiai, užpuolimai, tiesiog variklio gedimai... Matęs esu viską.

Ar reikia sutvarkyti pakavimo medžiagas?

Geriau pasirūpinkite pats, nes Vokietijoje tai kainuoja armiją ir kėdę. Dėžės, burbuliukai, lipniajuostės – viską pasigaminkite iš anksto. Arba prašykite pervežėjo, kad jis duotų, bet tikėkitės, kad tai bus įskaičiuota į sąskaitą.

Kas nutinka, jei liftas naujame biure neveikia?

O tai, kad jums teks nešti 20 kg dėžes 5 aukštus pėsčiomis. Arba mokėti už keltuvą. Vieną kartą Kalnų Zilėje taip nutiko. Klientas negalėjo įsileisti didelės mašinos dėl statybų. Ten teko iškrauti ant gatvės ir vežti keltuvu. Biuro perkraustymas į Vokietiją be vietos apžiūros iš anksto – tai lošimas.

Kaip užtikrinti, kad nieko nesužaloja?

Draudimas. CMR draudimas yra privalomas, bet jis dengia tik 8.33 SDR už kilogramą. Jei vežate brangų serverį, kuris sveria 10 kg, bet kainuoja 5000 eurų, jūsų draudimas nieko nedengia. Reikia papildomo draudimo. Daugelis to nežino ir vėliau verčia rankas.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Priklauso nuo sutarties. Standartiškai vairuotojas – tai vairuotojas, jis vairuoja, o ne nešioja. Jei jums reikia „rankų“, tai turi būti užsakyta kaip papildoma paslauga (krautojai). Neužkirskite kelio vairuotojui, jei jis pasako, kad tai ne jo darbas. Jie turi savo reglamentus.

IT technika ir jautrūs daiktai

Kaip saugiai vežti serverius?

Serverius reikia išjungti ir (jei įmanoma) supakuoti į originalias dėžes. Jei originalių nėra, reikia specialių amortizuojančių dėžių. Nekalbėkite apie tai, kad juos galima vežti „tiesiog padėjus ant sėdynės“. Vibracija kelyje sugadins diskus. Biuro perkraustymas į Vokietiją be duomenų praradimo – prioritetas Nr. 1.

Ar reikia išjungti visus kompiuterius?

Taip, būtina. Ne tik išjungti, bet ir atjungti laidus. Pažymėkite visus laidus, nes vėliau surašyti juos bus košmaras. Naudokite spalvotus lipdukus. Viena kartą matęs esu, kaip vadybininkas bandė surašyti 50 kompiuterių be žymenų. Užtruko dvi savaites.

Kaip su duomenų saugumu?

Dėžės su technika turi būti užrakintos. Nenaudokite pigių spynelių, kurias galima atidaryti peiliu. Pasirūpinkite, kad svarbiausios duomenų bazės būtų suskoluotos (backup) debesyje prieš važiuojant. Jei sunkvežimis užsidegs, bent duomenys liks.

Ar galima vežti ekranus be dėžių?

Galima, jei norite, kad jie susilūžtų. Ekranų stiklas labai trapus. Reikia specialių krašto apsaugų. Nenaudokite paprasto popieriaus, jis neapsaugo nuo smūgių.

Kada reikia išjungti internetą?

Paskutinę dieną, kai išsikeliate. Bet užtikrinkite, kad naujame biure Vokietijoje jis jau veikia. Vokietijos tiekėjai, kaip „Deutsche Telekom“, gali užtrukti savaitę, kol pajungs liniją. Dirbite be interneto mėnesį? Nebūtų smagu.

Kaip elgtis su kabeliais?

Susukite ir užjuoskite. Neleiskite jiui pasninksti. Sumaišyti kabeliai – tai vienas didžiausių laiko švaistytojų naujame biure.

Kainos ir biudžetas: kiek kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina nuo to, kiek turite, kur važiuojate ir kada. Biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja nuo 1.5 iki 3 eurų už kilometrą (priklausomai nuo mašinos) plūs kuro priedėlis. Taip pat imama už darbo valandas. Nėra fiksuotos kainos, viskas individualu.

Ar branguu?

Nebūtinai brangu, bet brangiau nei įvairių daiktų pervežimas Lietuvoje. Kuras, mokesčiai, užsienio vairuotojai – tai viskas brangsta. Jei kam kas pasiūlo „už du šimtus eurų viską“, tai arba jis pavogs, arba sugadins.

Kas padidina kainą?

Laiptai be lifto, sunki technika, reikalinga speciali įranga, skubumas (jei reikia vežti šiandien ir dabar). Taip pat, važiavimas į miesto centrą, kur reikia specialių leidimų. Vokietija moka pinigus už gatvių dėvėjimą (maut), tai taip pat įeina į kainą.

Ar galima sutaupyti?

Galima, jei patys supaksite ir iškrausite. Bet tik įsitikinkite, kad tai padarysite teisingai. Jei darbuotojai lūžtys nuleis dėžę su kompiuteriu, sutaupyta pinigų nueis į naują įrangą.

Kada reikia mokėti?

Daugeliu atvejų imamas avansas (depozitas) už kuro ir kelių mokesčius, o likutį – atlikus darbą arba perleidus pavedimu. Neklauskite, ar galima mokėti po mėnesio. Neleidžiame.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Turi būti sąskaitos faktūros. Jei kas kas klausia „grynais“, tai nėra gerai. Mokesčiai už tiltus, tunelius, užsienio kvitai – tai visos oficialios išlaidos, kurios gali būti pridėtos prie galutinės sumos.

Problemos ir nelaimingi atsitikimai (ir kaip jų išvengti)

Kas daryti, jei pakeliui sugenda mašina?

Tai blogiausias scenarijus. Tada reikia skubiai skambinti pervežėjui, kad jis siųstų pagalbą arba kitą mašiną. Krovinio perkelimas gali trukti. Geriausia turėti draudimą, kuris dengia ir vėlavimo nuostolius (nors toks draudimas labai brangus).

Ar dažnai dingsta daiktai?

Nedrąsčiau pasakyti, kad „dažnai“, bet atsitinka. Ypatingai poilsio vietose, jei mašina neuzrakinta arba stovi be saugumo. Nenaudokite pigių pervežėjų be reputacijos. Vienas toks mus pavogė visą biuro baldų partiją prieš 5 metus. Iki šio neatradome.

Kas daryti, jei naujame biure neįleis vairuotojo?

Tikrinkite iš anksto ar yra pakankamai aukštos angos arba didelės durys. Buvo atvejis, kai vairuotojas negalėjo įvažiuoti į kiemą, nes vartai buvo per žemi. Teko iškrauti gatvėje ir keltis su keltuvu. Tai papildomi 500 eurų, kurių neplanavote.

Kaip elgtis su nepageidaujamais „patarėjais“?

Nieko nekeiskite, jei kelių policija sustabdys. Vokietijoje griežta. Jei kas nors bando „padėti“ degalineje ir pasiūlo saugoti mašiną už pinigus, geriau atmesti. Paprastai tai pačieji, kurie tuomet ją ir nugrobiant.

Ar verta rizikuoti su nelegaliu pervežimu?

Absoliučiai ne. Jei sulaikys nelegalų pervežimą, konfiskuos mašiną, krovinį, ir gausite milžinišką baudą. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti legalus, kitaip prarasite verslą, o ne tik biurą.

Ką daryti, jei pažeidžiamas įranga?

Fotografuokite ir praneškite iš karto. Neleiskite vairuotojams paslėpti sugadinimų. Parašykite PIR (Damage Report) protokolą prieš jie išvažiuoja. Vėliau niekas nieko nebeprisipažins.

Išvada

Taigi, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tiesiog dėžių įmetimas į sunkvežimį. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis kantrybės, tikslių dokumentų ir gero partnerio. Ne visada viskas įvyks taip, kaip planavote, bet su gera paruošimu galite išvengti didžiausių bėdų. Pasitikėkite savo intuicija, bet daugiau patikėkite profesionalais. Ir nepamirškite kavos vairuotojui – tai dažnai padeda užtikrinti, kad jūsų dėžės nenukrenta ant žemės per kelius metus. Sėkmės susitvarkant naujoje vietoje.