Kaip suplanuoti biuro pervežimą į Vokietiją kuo greičiau?

Sveiki, dirbu jau virš dvidešimt metų šioje srityje ir galiu pasakyti viena – biuro pervežimas į Vokietiją niekada neina taip lygiai, kaip piešiame PowerPointe. Visada kažkas pasikeičia, vairuotojas užstringa arba klientas paskutinę minutę prisimena, kad reikia išsivežti dar vieną seną serverį iikalo. Greitai surengti biuro perkėlimą į Vokietiją įmanoma, bet tik jeigu žinote, kur užkabinti ir kam mokėti. Čia ne tik apie krovinius, tai apie nervus ir laiką. Štai trumpas vadovas, kaip išvengti didžiausių bėdų ir atvykti į Berlyną ar Miuncheną gyvu.

Kas su tais dokumentais ir laiku?

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti?

Geriausia pradėti bent mėnesį, o dar geriau šešias savaites prieš. Biuro pervežimas į Vokietiją nevyksta per dieną, ypač jei reikia derinti laikus su vairuotojais, kurie dabar kažkiek užimti. Vakar tik vienas klientas skambino ir klausė, ką daryti, kad reikia važiuoti rytoj – neįmanoma taip. Reikia laiko dėžių paruošimui, etikečių klijavimui ir inventoriaus sąrašo sudarymui. Nežiūrėk į tuos skelbimus, kurie sako "pervežime per 24h" visą biurą – tai dažniausiai melas arba pavojus jūsų technikai.

Ar tikrai reikalingas inventoriaus sąrašas?

Be abejo, ir tai ne dėl to, kad mums smagu juos skaityti. Vokietijos muitinė arba policija gali sustabdyti krovininę ir paprašyti parodyti, ką vežate. Jei neturite sąrašo, gali būti didelių problemų ir delsimų. Biuro pervežimas į Vokietiją be sąrašo – tai kaip važiuoti automobiliu be vairuotojo pažymėjimo, gal ir pravažiuosi, bet jei sustos – bus nemalonu. Parašykite viską, net tas senias kėdes, kurias planuojate išmesti, geriau per daug, nei per mažai.

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelionės metu?

Būtinai reikia CMR konos, kurią turi pasirašyti abi pusės, tai yra pagrindinis dokumentas. Taip pat reikės eksporto invoce, jei prekių vertė viršija tam tikrą sumą, o beveik visada viršija. Biuro pervežimas į Vokietiją reikalauja ir to, kad visi turtai būtų apibražyti. Jei vežate techniką su serijiniais numeriais, juos taip pat reikia nurodyti, kitaip gali būti traktuojama kaip vagystė. Pasidėkite visus popierius vairuotojui į kabją, kad jis niekur nejuodintų.

Ar reikia deklaruoti eksportą?

Taip, jei vežate techniką ar turtą, kuris priklauso įmonei, tai yra verslo operacija. Negalima tiesiog taip "nuvežti" kaip savo daiktų. Biuro pervežimas į Vokietiją yra formalus procesas, ir jei kils problemų su PVM mokėjimu, be deklaracijos bus sunku įrodinėti, kad prekės išvyko iš Lietuvos legaliai. Geriau pasikalbėti su savo buhalteriu prieš kelionę, kad paskui mums su vairuotoju niekas nešauktų.

Kas daryti su jautria technika?

Kompiuterius, serverius ir monitorius reikia kruopščiai supakuoti. Biuro pervežimas į Vokietiją yra gana ilgas kelias, o keliai, ypač Lenkijoje, vietomis būna šiurkštūs. Negalima tiesiog padėti monitoriaus ant grindų ir tikėtis, kad niekas nebus. (Čia turbūt verta paminėti, kad vienas klientas taip padarė ir monitorius atsidūrė šimtų detalių). Naudokite putų plastiką, originalią pakuotę – tai sutaupys nervų.

Ar reikia specialių leidimų Vokietijoje?

Paprastai ne, jei tai įprastas biuro turtas. Bet jei vežate daug elektronikos arba cheminių medžiagų (pvz., didelius kiekius printerių rašalų), gali reikėti papildomų dokumentų. Biuro pervežimas į Vokietiją turi būti aiškus, o ne kažkoks "šleivas". Vokietai mėgsta tvarką, todėl geriau turėti visus sertifikatus, ypač jei tai susiję su duomenų saugumu ar specialia įranga.

Pinigai ir kainos, kurių niekas nemėgsta

Kiek apytiksliai kainuoja toks dalykas?

Kainos dabar šokinėja kaip bepročiai, priklauso nuo degalų. Biuro pervežimas į Vokietiją kainuos nuo tūkstančio eurų, o jei turite didelį "open space" su daug baldų – užsiruoškite daugiau. Priklauso nuo to, kiek dėžių, ar reikia išmontuoti/montuoti baldus, ir kur tiksliai Vokietijoje važiuojame. Miunchene arba Frankfurte brangiau nei kažkame mažame miestelyje, nes ten už važiavimą į centrą reikia mokėti mokestį.

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai?

Kai kurios firmos dirba "pilnu ciklu", kitos tik nuvežia dėžęs A tašką. Biuro pervežimas į Vokietiją įskaitant krovinių įkėlimą, iškėlimą ir darbininkus, visada bus brangesnis. Taip pat įtakos turi tai, kada važiuojame – jei reikia važiuoti savaitgalį ar naktį, tai kainuos dvigubai. Vokietijoje darbininkai laikomi irgi brangiai, tad nenujunkite, kad viskas bus pigu.

Ar verta imti pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Jei kas nors siūlo biuro pervežimą į Vokietiją už pusę mažesnę kainą nei rinkos vidurkis, tai arba jis nieko nepridirbs, arba jis nebus draustas. Matęs esu daug atvejų, kai tokių "pigiausių" firmų vairuotojai dingdavo su kroviniais arba reikėdavo mokėti išpirką. Užtikrintumas ir draudimas čia svarbiau nei sutaupyti 200 eurų ir galvoti "kažkaip praeis".

Kaip mokėti - iš karto ar po atvykimo?

Dauguma rimtų pervežėjų prašo avanso, bent 30-50 procentų. Biuro pervežimas į Vokietiją reikalauja išlaidų degalams ir atlyginimams dar iki atvykstant. Likusią dalį paprastai sumokate, kai krovinys yra iškrautas ir patikrintas. Nebijokite reikalauti sąskaitos-faktūros prieš mokėdami avansą, be dokumentų nieko nedarykite.

Ar į kainą įeina dėžės?

Dažniausiai ne, dėžės ir pakavimo medžiagos (klijai, juosta, burbuliukai) yra atskira pozicija. Biuro pervežimas į Vokietiją be dėžių yra neįsivaizduojamas, todėl arba nusipirkite patys (kas dažnai būna brangiau dėl logistikos), arba pasimokykite iš pervežėjo. Kartais įmonės pasiūlo naudotas dėžes pigiau, tai geras variantas, kad netaupytumėte ant medžiagų.

Kas dar gali padidinti sąskaitą?

Pavojingi keliai, sunki pasiekiamumas (pvz., nėra lifto, reikia nešti per 4 aukštus), arba laukimas. Jei vairuotojas laukia valandą, kol jums surandate raktus nuo sandėlio Vokietijoje, šią valandą jums reikės sumokėti. Biuro pervežimas į Vokietiją turi būti suplanuotas po minutes, kadangi laukimas – tai pinigai.

Pakavimas ir kaip išvengti chaoso

Kaip supakuoti kompiuterius?

Geriausia į originalias dėžes, jei dar jas turite. Jei ne, tuomet reikia stiprių kartoninių dėžių ir daug putų. Biuro pervežimas į Vokietiją – tai vibracija, o monitoriams ji yra mirtina. Užklijuokite visus laidus, pažymėkite, kuris monitorius priklauso kuriam kompiuteriui, kad paskui neieškotumėte IT žmogaus pusę dienos. Vienas klientas sumaišė visus laidus ir darbas stovėjo savaitę, kol visą tai sujungė.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Stalus didelius tikrai reikia išmontuoti, kitaip jie neįlės į mašiną arba užims per daug vietos. Biuro pervežimas į Vokietiją apskaičiuojamas tūriu, o ne svoriu, todėl išmontuotas stalas užima 3 kartus mažiau vietos. Rekomenduoju visus varžtus įdėti į plastikinius maišelius ir pritvirtoti prie baldo, kad niekas nepraslystų. Niekada nerašykite ant baldų pieštuku, naudokite lipdukus.

Ką daryti su paslėptais daiktais?

Neslėpkite nieko, kas nebuvo inventorizuota. Kai atvykstate į Vokietiją, o vairuotojas atidaro mašiną ir ten staiga atsiranda dviračiai ar senos sofos, kurių nėra sąraše – tai problemos. Biuro pervežimas į Vokietiją turi būti skaidrus. Jei norite nuežti kažką savo, pasakykite iš karto, mes suskaičiuosime, bet nedarykite to slaptai.

Ar galiu padėti asmeninių daiktų į darbo dėžes?

Nerekomenduoju. Muitinėje tai gali būti traktuojama kaip kontrabanda arba asmeninis importas, kuriam reikia mokėti mokesčius. Biuro pervežimas į Vokietiją turi vykti kaip verslo procesas. Niekada nedaryk to, vienas klientas bandė sunešti visą buto turiną į darbo dėžes ir gaudėme didelius rūpesčius sienoje. Geriausia taisyklė – jei ne darbo reikalams, nevežkite.

Kokias dėžes naudoti?

Naudokite standartines judriųjų dėžių (moving boxes). Jos atsparios ir tinka viena kitai. Biuro pervežimas į Vokietiją su maistinėmis dėžėmis iš parduotuvės – tai bloga idėja, jos dažnai plyšta po keliasdešimt kilogramų. Užsakykite profesionalias dėžes, jos tinka ant kėdžių (dolly), tai labai pagreitina darbą.

Ar reikia žymėti dėžes?

Būtinai. Kiekviena dėžė turi turėti numerį, turinio aprašymą ir galutinę vietą (pvz., "Vadyba, 2 aukštas"). Biuro pervežimas į Vokietiją be žymėjimo tampa šiaip sau dėžių nešiojimo procesu. Vairuotojams ir krovikams reikia aiškumo, kitaip jie tiesiog viską išmes į vieną kambarį, ir jūsės lauks naktis be miego rūšiuojant.

Kelionės niuansai ir vairuotojai

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Paprastai tai 1-2 dienos, priklausomai nuo maršruto. Biuro pervežimas į Vokietiją į Berlyną gali užtrukti mažiau nei parą, jei vairuotojas važiuoja tiesiai, bet jei reikia užsukti į keletą vietų, tai užtrunka. Atsiminkite apie poilsio laikus, vairuotojai negali važiuoti 24 valandas be sustojimo (taip, ir mes, ir jie turime laikyti tachografų taisykles).

Kas nutinka, jei sugenda mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Vienas kartą mūsų vairuotojas užstrigo ties Hanoveriu, sugedo sankaba, ir viskas stovėjo 12 valandų. Biuro pervežimas į Vokietiją tuomet tampa košmaru, nes klientas laukia naujame biure. Turime draudimą ir pagalbos automobilius, bet tai visada užtrunka. Jei jums labai skubu, turėkite planą B, pvz., galbūt dalį dokumentų vežti su kitu transportu.

Ar vairuotojai padeda iškrauti?

Taip, jei tai įtraukta į sutartį. Standartinis biuro pervežimas į Vokietiją įtraukia vairuotojo darbą su keltuvu (jei yra prieiga), bet ne rankinį nešimą aukštyn. Jei reikia nešti rankomis, reikia užsakyti papildomus darbininkus Vokietijoje arba važiuoti su savo komanda. Nežiūrėkite į vairuotoją kaip į kroviką, jo darbas vairuoti.

Ar galiu sekti savo krovinių vietą?

Dauguma šiuolaikinių firmų turi GPS stebėjimą. Galite pasakyti, kad norite sekti, kur yra jūsų biuro pervežimas į Vokietiją realiu laiku. Tai ramina nervus, kai žinai, kad mašina jau Lenkijoje arba artėja prie paskirties vietos. Bet neskambinkite vairuotojui kas valandą, jam tai trukdo vairuoti.

Kokios problemos keliaujant per Lenkiją?

Lenkijos keliai gerėja, bet vietomis vis dar yra statybų ir eismo kamščių. Biuro pervežimas į Vokietiją dažnai užstringa ties Varšuva arba Poznańiu. Be to, ten guli daug "kelionių" – vagysčių atvejų. Rekomenduoju niekada nepalikti vertingos technikos mašinoje per naktį be apsaugos, jei sustojote poilsio aikštelėje.

Ar reikia prieigos raktų iš anksto?

Žinoma. Vairuotojas turi žinoti, kur važiuoja ir ką darys atvykęs. Biuro pervežimas į Vokietiją baigiasi tada, kai paskutinė dėžė patenka į patalpas. Jei vairuotojas atvyks o duris užrakintos, ir nieko nėra, laukimo mokestis skaus. Siųskite koordinates ir kontaktinį asmenį vietos.

Vokietijos specifika ir išvados

Ar galima naktį iškrauti biurą?

Vokietijoje griežtai reguliuojamas triukšmas. Daugelyje miestų negalima iškrauti krovininių mašinų sekmadieniais arba po 20:00 valandos vakare. Biuro pervežimas į Vokietiją gali baigtis bauda, jei bandysite iškrauti gatvėje, kai visi miega, o kaimynai šauks policiją. Patikrinkite vietos taisykles arba gaukite leidimą iš savivaldybės iš anksto.

Kas su atliekomis ir dėžėmis?

Dėžės paprastai lieka jums. Jei nenorite jų išmesti, galite jas susidėti į sandėlį. Biuro pervežimas į Vokietiją neapima šiukšlių išvežimo, išskyrus atvejus, jei tai suderinta. Vokietijoje labai griežta atliekų segregacija, tad negalima tiesiog padėt dėžių prie konteinerio, jei nėra leidimo.

Kada reikia apmokėti likutį?

Kai viskas padaryta. Tik patikrinkite krovinius prieš pasirašant CMR važtaraštį apie pristatymą. Biuro pervežimas į Vokietiją laikomas baigtu tik tada, kai pasirašote dokumentus, kad viskas atvyko sveika. Jei pastebėjote pažeidimų, užrašykite juos į protokolą prieš vairuotojo išvykimą, kitaip nebus įmanoma gauti draudimo išmokos.

Ar reikia vertybinių draudimo?

Labai rekomenduoju. Standartinis draudimas dažnai dengia tik labai mažą sumą pagal kilogramą. Biuro pervežimas į Vokietiją su brangia technika turi būti apdraustas pagal realią vertę. Užsisakykite "All risk" draudimą, tai nedidina kainos taip stipriai, kaip galvojate, bet sutaupo tūkstančių, jei kas nors nukris.

Trumpai tariant, biuro pervežimas į Vokietiją nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir supratimo, kad tai ne tik fizinis darbas. Pasiruoškite dokumentus, nepasitikėkite pigiausiais pasiūlymais ir būkite sąžiningi dėl krovinio. Jei viską padarysite protingai, jūsų komanda Vokietijoje galės dirbti jau kitą dieną be didelių trikdžių. Sėkmės kelionėje.