Kaip suplanuoti biuro persikraustymo terminus į Vokietiją: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir regiu viską. Pradedant nuo tų, kurie bando įsikelti su penkiomis degtukinėmis dėžutėmis, baigiant milžiniškais korporacijų projektais, kai tenka perkelti visą serverinę per naktį. Biuro persikraustymas į Vokietiją – tai nėra tiesiog "ding ding" ir nuvažiavimas, čia gana sudėtingas orkestras, o jeigu praleisite nustatytą terminą arba blogai susiskaičiuosite laiką, gali susidaryti didelių problemų, ypač su vokiška visuomene ir jų griežtais tvarkaraščiais. Vokiškas preciziškumas – tai ne stereotipas, o mūsų kasdienybė, todėl reikia žinoti, ką tiksliai reiškia suplanuoti biuro persikraustymo terminus į Vokietiją taip, kad nereikėtų mokėti baudų už vėluojančią techniką arba stovėti prie pat aikštelės laukiant, kol vokiškas muitininkas nuspręs, kad reikia daugiau dokumentų. Čia ne visada eina pagal knygą, todėl dalinsiuosi tuo, kas veikia realiame pasaulyje.

Kas dėl laiko ir datos?

Kada tiksliai pradėti planuoti biuro persikraustymo terminus į Vokietiją?

Nebūkite naivūs, jei manote, kad užtenka paskambinti savaitę prieš. Idealų atveju viską pradėkite kalbėti mažiausiai prieš 2–3 mėnesius, ypač jei persikeliate didelį biurą į miestus kaip Miunchenas arba Berlynas. Ten vietos parkuoti sunkvežimiui turi būti rezervuojamos iš anksto, o tai gali užtrukti. Žinoma, mažam biurui užtenka ir mėnesio, bet geriau turėti laiko atsarginę planą. Biuro persikraustymo terminai į Vokietiją turi būti suderinti ne tik su vairuotojais, bet ir su pastato administracija vietojje, kuri dažnai dirba tik tam tikromis valandomis.

Ar verta planuoti persikraustymą penktadienį?

Niekada nerekomenduoju penktadienio, nors klientai vis klausia. Kodėl? Nes jei kas nors nueina ne taip – pasibaigia darbo laikas, vokiškos įmonės užsidaro, o mes turime problemų. Geriausiai sekmadienį arba antradienį, kai turite visą savaitę kad išspręsti nesklandumus. Vieną kartą turėjome atvejį, kai klientas insistavo dėl penktadienio, sunkvežimis užstrigo ties Drezdenu dėl avarijos, ir viskas buvo prasta, nes niekas nedirbo rytoj. Taigi, pasilikite pirmosioms savaitės dienoms.

Ar yra kokios nors specifinės datos, kada reikia vengti važiuoti?

Būtinai žiūrėkite į Vokietijos šventes. Ne tik mūsų Lietuvos, bet ir jų. Vokietijoje yra daug regioninių švenčių, pvz., Bavarijoje, kada viskas sustoja. Be to, jei galite, vengiate kelių atnaujinimo sezono (vasarą) arba didelių mugių, pvz., Hanoverio pramonės mugės laikotarpio. Tada keliai užšaknėję, o biuro persikraustymo terminas į Vokietiją gali pasidaryti košmaras dėl spūsčių.

Kiek laiko užtrunka paties pervežimo etapas?

Tai priklauso nuo atstumo, bet jei važiuojate iš Vilniaus į Berlyną, tai pati kelionė trunka apie 12–14 valandų be sustojimų. Tačiau turguose reikia skirti laiko pakrovimui ir iškrovimui. Paprastai viena diena į abi puses yra minimalus standartas, bet geriau planuokite su dviem dienomis atsarginio laiko, jei įvyks koks techninis gedimas arba vokiečiai sustabdys patikrai.

Dokumentai ir biuro "krūva"

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti su savimi?

Sąrašas ilgas, bet pagrindiniai yra TIR knygelė (jei naudojate), CMR sąvadas, kuris turi būti tiksliai užpildytas, ir, labai svarbu, detalus inventorius. Vokiška muitinė be gero inventoriaus sąrašo, kur nurodyta kiekvienos kompiuterinės klaviatūros serijinis numeris (galiu ir juokauti, bet beveik), nieko nepraleis. Be to, jei reikia eksporto deklaracijos, užtikrinkite, kad ji paruošta iš anksto.

Ar reikia mokesčių už atliekamus dokumentus?

Lietuvoje dažnai taikomas "prekių apžiūros" mokestis, bet kai kalbame apie biuro persikraustymą į Vokietiją, dažniausiai tai yra vidinės įmonės reorganizacija, todėl gali būti taikoma intrakomuniarinės prekybos procedūra, jei abiejose pusėse turite PVM mokėtojo kodus. Čia reikia pasitarti su brokeriu, nes aš esu vadybininkas, ne buhalteris, ir retai kada žinau visas naujausias mokesčių niuansus. Bet iš esmės, jei tai ne pirkimas-pardavimas, mokesčių gali ir nebūti.

Kas su duomenimis ir serveriais? Ar tai reikalauja specialių leidimų?

Tai jautri tema. Serveriai su duomenimis yra brangūs ir jautrūs. Jums nereikia jokių ypatingų leidimų juos vežti, jei jie yra jūsų nuosavybė, bet reikia labai gerai juos supakuoti. Vokiški pareigūnai gali labai domėtis, ką ten vežate tokių dėžių, todėl turėkite techninę pasą arba bent jau aprašymą, kas kas yra. Negali būti taip, kad vairuotojas sako "nežinau, kas čia per dėžė".

Ar verti pasirūpinti draudimu?

Absoliučiai taip. Standartinis krovinių draudimas dažnai nedengia viso biuro turto, ypač jei ten yra brangios technikos. Biuro persikraustymo terminas į Vokietiją turėtų apimti ir draudimo sutarties pasirašymą bent prieš kelias dienas. Vieną kartą klientas taupė ant draudimo, ir vairuotojas, važiuodamas per Lenkiją, suvirto kelią ir užkrito ant šalkelio – buvo daug pykčio dėl kompensacijos.

Kas daryti, jei trūksta kai kurių dokumentų kelyje?

Nesigėdykite skambinti brokeriui vidury nakties, jei reikia. Geriau praleisti porą valandų ir gauti reikalingą popierių, nei stovėti pasienyje su uždarytu vartais. Kartais gali padėti laikinas įgaliojimas elektroniniu būdu, bet ne visada. Vokiški muitininkai yra labai griežti dėl formalumų, be jų nepraeisite.

Vokietijos realybė ir vietos

Kaip susitarti dėl vietos prieš naująjį biurą?

Tai viena didžiausių bėdų. Vokiški miestai yra tankūs. Negalima tiesiog sustabdyti 16 tonų sunkvežimio prie "Friedrichstraße" ir manyti, kad viskas bus gerai. Jums reikia iš anksto (dažnai mėnesį) gauti leidimą iš miesto savivaldybės (Straßenverkehrsamt) užimti vietą. Biuro persikraustymas į Vokietiją be šio leidimo galiai baigtis 100 eurų bauda ir greitu reikalavimu nuvažiuoti toliau.

Ar visada reikia keltis lifte?

Jei biuras yra antrame aukšte be lifto, tada jums reikės keltuvo. Tai kainuoja papildomai ir reikia užsakyti iš anksto, nes vietiniai keltuvų nuoma turi savo grafiką. Negalite tikėtis, kad vairuotojas su pagalbininku nešios 20 stalų per laiptus – jie tiesiog atsisakys to daryti arba paprašys astronominių pinigų.

Kas daryti, jei negalima prieiti prie įėjimo su sunkvežimiu?

Tada reikia organizuoti "paskutinę mylią" (last mile) mažesniu transportu. Tai reiškia, kad krauname viską į didelį sunkvežimį čia, Lietuvoje, važiuojame iki artimiausio sandėlio Vokietijoje, o ten perkrauname į mažesnį "7.5 tonų" sunkvežimėlį (arba šiaip vadinamą "jumbą") ir važiuojame į miesto centrą. Tai brangiau, bet kartais vienintelis būdas.

Ar vokiečiai padeda su organizacija?

Kai kurios Vokietijos įmonės, prie kurias persikeliate, gali būti labai pagalbos. Jos neturi pačios organizuoti pervežimo, bet jos gali nurodyti, kur gali stovėti sunkvežimis, kur yra galimybės praleisti kabelius ir panašiai. Būtinai klauskite jų, nes jie geriau žino savo rajono taisykles. Kartais vietinis "Hausmeister" yra svarbiausias žmogus toje vietoje.

Ar yra kokios nors neaiškios taisyklės dėl triukšmo?

Taip, yra. Daugelyje vietų Vokietijoje galima triukšmingai dirbti tik nuo 8:00 ryto iki 18:00 vakaro, o šventėmis ir sekmadieniais visiškai draudžiama. Jei bandysite iškrauti biurą sekmadienį vidurdienį gatvėje, gali būti iškviesta policija dėl triukšmo pažeidimo. Planuokite savo darbo laiką atsižvelgiant į tai.

Kaina ir paslėpti dalykai

Kodėl kainos taip skiriasi tarp firmų?

Nes vienos firmos duoda kainą "nuo" su minimaliu reikalavimu, o kitos – viską įskaitant. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi daug paslėptų išlaidų: keltuvas, leidimai stovėjimui, darbo valandos viršyje, pakavimo medžiagos. Jei kaina atrodo per gerai, kad būtų tiesa, turbūt kažką trūksta. Aš visada sakau – klauskite, kas įskaičiuota.

Ar reikia mokėti vairuotojams už papildomą darbą?

Jei jie dirba ilgiau nei 8 valandas (taip, yra tokių dienų), taip, reikia mokėti viršvalandžius. Be to, jei reikia nešti daug daiktų į aukštą be lifto, tai irgi papildomas darbas. Geriau tai susitarti iš anksto, o ne ginčytis prieš biurą, kai vairuotojas sako, kad daugiau nekelia.

Kaip taupyti neprarandant kokybės?

Geriausias būdas taupyti – tai atsakingai supakuoti ir susigrupuoti daiktus pačiams. Jei samdote mūsų komandą tik tam, kad pakrautume ir vežtume, tai bus pigiau, nei jei mes reikės iširšti visus biuro stalus ir supakuoti pupeles. Tačiau tada jūs prisiimate atsakomybę, kad nieko nešokis pervežimo metu.

Ar kaina keičiasi, jei reikia laukti?

Taip, dauguma firmų turi "laukimo mokestį" (Standgebühr). Jei sunkvežimis atvyksta į vietą, o jums dar nėra raktų arba biuras dar nėra paruoštas, laikmatis eina. Vokiški vairuotojai nėra linkę dirbti nemokamai. Biuro persikraustymo terminas į Vokietiją turi būti sinchronizuotas su raktų perdavimu, kitaip mokėsite už tuščią stovėjimą.

Ar galima gauti nuolaidą?

Visada galima pabandyti pasitarti, ypač jei perkeliate ne vieną biurą arba jei sutariate dėl lankstaus datos pasirinkimo (pvz., važiuojame tada, kai mumus patogiau tuščiu maršrutu grįžti). Bet nereikėtų laukti 50% nuolaidos – tai nerealu šioje srityje.

Techninės smulkmenos ir problemos

Kas daryti, jei pakrovejas sugedo kelyje?

Tai retkas atvejis, bet įvyksta. Tada reikia skambinti dispečeriui ir jis turi siųsti pagalbą. Jei esate Vokietijoje, pagalba atvyksta greitai, bet tai kainuoja. Būtinai turėkite dispečieriaus numerį, kuris veikia 24/7. Negali būti taip, kad vairuotojams niekas nebeatsiliepia.

Ar saugu kelti asmeninius daiktus?

Dėžia su asmeniniais daiktais gali būti įdomu muitininkams. Jei ten yra dovana ar kažkas naujo, gali būti mokesčiai. Aš visada patariu klientams kuo mažiau vežti asmeninių daiktų kartu su biuro kroviniu, kad nebūtų nereikalingų klausimų. Vienas kartą bandėme įvežti motociklą kaip "biuro techniką" (t.y. neoficialiai), tai buvo baisiai nepasisekę (geriau net neprimenu).

Kaip užtikrinti, kad nieko nenukentės?

Geri pakavimo medžiagos – burbuliukai, stiprios dėžės, lipnia juosta. Negailėkite to. Vokietijos keliai irgi būna banguoti, ypač netoli miestų, kur daug statybų. Viskas turi būti užfiksuota ir pririšta. Jei dėžė nukrito pervežimo metu, tai mūsų kaltė, bet jei viduje buvo neįpakuota stiklinė lenta, tai jūsų rizika.

Ar reikia vokiškai mokėti vairuotojui?

Pagalbininkai dažnai kalba tik rusiškai arba angliškai, bet vokiškai tikrai padeda, jei reikia susitarti su vietiniais. Mūsų komandoje stengiamės turėti bent vieną žmogų, kuris supranta pagrindinius frazes, bet negarantuju, kad kiekvienas vairuotojas mokės kalbėti su miesto policija. Tai dažnai sukelia juokingų situacijų.

O jei biure yra pavojingos medžiagos?

Turi būti deklaracija. Net jei tai tik keletas dažų balų arba valymo priemonių, jos turi būti pažymėtos. Be to, reikia specialių dėžių. Nešokit to tiesiog su stalais, gausit didelią baudą, jei užsidegs arba nutekės.

Ar reikia nupirkti naujas biuro kedes?

Jeigu senos jau suirusios, turbūt taip. Nekraukite šiukšlių į Vokietiją, jų išvežimas ten labai brangus. Geriau čia atsisakyti to, ko nebereikia. Biuro persikraustymas į Vokietiją yra puiki proga atlikti "priešgaisrinę prevenciją" tarp savo daiktų.

Ką daryti su senais serveriais?

Griežtai nerekomenduoju juos vežti, jei jau nenaudojami. Duomenų saugumas – tai didelis dalykas. Geriau juos čia sunaikinti sertifikuotoje srityje. Niekada nežinai, kas gali atsitikti su duomenų laikmena kelionės metu, jei ji paslysta iš rankų (nors ir retai, bet įmanoma).

Išvada

Galiausiai, viskas susikerta į vieną paprastą tiesą – geras planas išgelbėja nervus. Biuro persikraustymas į Vokietiją nėra tas dalykas, kurį galima padaryti "ant kelių", reikia kantrybės ir detalaus suderinimo. Nors aš ir sakiau, kartais viskas eina netvarkingai, bet pagrindiniai dalykai – dokumentai, vieta ir laikas – turi būti žinomi. Jei klydate bent viename iš jų, laukite problemų, todėle geriau skambinkite man iš anksto ir viską suderinkite, o ne paskutinę sekundę. Sėkmės!