Kaip suplanuoti biuro persikraustymą į Vokietiją?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – niekada neįvyksta taip, kaip piešiate ant popieriaus. Biuro persikraustymas į Vokietiją yra toks pat kosminis skrydis kaip ir bet koks kitas tarptautinis pervežimas, tik su daugiau streso ir dokumentų. Vokietijos klientai yra išrankūs, o keliai ten, žinoma, puikūs, bet biurokratija... o dieve, ta biurokratija. Jei klausiate, kaip suplanuoti biuro persikraustymą į Vokietiją, pasiruoškite ne tik pakuoti dėžes, bet ir kantriai užpildyti formas. Čia ne tik apie baldus, tai apie tai, kad jūsų verslis nestotų bent dienai ilgiau nei reikia.

Pradiniai žingsniai ir biudžetas: nuo ko pradėti?

Kiek laiko reikia skirti planavimui?

Pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš du ar tris mėnesius. Vokietija ne ta vieta, kur galite nukviesti autovagoną prieš pat penktadienio vakarą ir tikėtis, kad pirmadienį viskas veiks. Reikia rezervuoti liftą, gauti leidimus stovėjimui (tyliaisiais valandais!) ir surasti vairuotoją, kuris nenervins kelyje. Jei skubate, kainos šoks į dangų, o rizika, kad kažkas dings, padvigubės.

Ar tikrai taip brangu kelti biurą?

Ne visada, bet dažniausiai – taip. Žinote, ką matau dažniausiai? Įmones, kurios sako „mes turime tik penkias darbo vietas“, o paskui atsiranda dešimt didelių spintų, seifas ir nematytas kiekis archyvų. Kaina priklauso nuo tūrio, bet ir nuo to, kaip daug sunkių daiktų turite. Kartą teko vežti kompiuterių serverius, kurie svėrė kaip mažas dramblys, tai ten kaina skamba kitaip.

Ar verta taupyti ant dėžių?

Nesąžininga sakyti „ne“, bet... žiūrėkite. Jei naudosite senas, sugedusias dėžes iš parduotuvės, galiu garantuoti, kad jas apačioje pralauš vairuotojas nešdamas žemyn liftu. Nupirkite naujas, stiprias dėžes. Tai nėra tiek brangu, palyginti su suirusiu brangiu monitoriumi ar vadovų kėde.

Kas dėl inventorizacijos sąrašo?

Būtinas dalykas. Be jo nepraeisite nei per muitinę (jei reikia), nei neišvengsite ginčų dėl dingusių daiktų. Užsirašykite viską: nuo pieštukų iki didžiausio konferencijos stalo. Vokietijoje jie mėgsta tvarką, todėl kai atvyksite, vietinis vadovas gali paprašyti pasirašyti, kad viskas atvyko. Ir jei sąraše nieko nebuvo, bus keistas įsižeidimas.

Ką daryti su dalykais, kurių nebebeite?

Išmeskite juos dar Lietuvoje. Nėra jokio prasmės vežti į Vokietiją senus, sugulusius fotelius ar dokumentus, kurių saugojimo laikas baigėsi prieš dešimt metų. Atliekų išvežimas Vokietijoje yra... tarkime, labai brangus pramogas. Taip pat sakyčiau, kad nerašykite ant dėžių „brangūs daiktai“, jei ten yra tik seni žurnalai (vienas klientas taip padarė ir buvome sustabdyti pasienyje).

Dokumentai ir Vokietijos niuansai

Kokius dokumentus reikia turįs su savimi?

Pagrindinis yra sandorio Nr. (CMR) ir inventorizacija. Jei vežate techniką, gali prireikti serialinių numerių sąrašo, nes Vokietijos muitinė (tiekinimo grandinės kontrolė) gali labai smulkiai patikrinti. Ir, žinoma, asmens dokumentai vairuotojui. Be to, jei įmonė atsiskaito PVM, reikės sąskaitų ir galbūt Ex-1 dokumentų, jei tai nebe pirmas prekių judėjimas ES viduje (tai jau sudėtingesnė istorija su Intrastat).

Ar reikia mokėti PVM pervežimui?

Jei abiejų šalių įmonės yra PVM mokėtojos, tai dažniausiai ne taip, tačiau visada geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu. Aš čia ne ekspertas toje srityje (galvojau, kad žinau, bet paskutiniu metu taisyklės keičiasi kaip laisvalaikio drabužiai). Bet paprastai, tarptautinis pervežimas tarp ES šalių PVM neapmokestinamas, jei pateikiate PVM mokėtojo numerius.

Kas daryti, jei įmonė Vokietijoje dar neįregistruota?

Tai problema. Tuomet reikės laikinų adresų arba statybos aikštelės leidimų. Kartais klientai bando apsuką ir sako „mes vežame į asmeninį būstą“, bet jei tai 20 stalų ir 50 kėdžių, muitininkai nėra tokie kvaili. Geriau viską iš anksto sutarti su savo teisininku.

Kaip sužinoti, ar reikia specialių leidimų mieste?

Kiekvienas Vokietijos miestas turi savo taisykles. Berlyne ar Miunchene už važiavimą į centrą su sunkvežimiu galiite gauti didelį baudą. Reikia kreiptis į vietinę „Amt“ (valdybą) ir gauti leidimą stovėjimui ir, jei reikia, įvažiavimui į pėsčiųjų zoną (dažnai ten reikia pastatyti kelias eismo ženklus).

Ar tikrai svarbi vokiška kalba?

Labai svarbu. Jei vairuotojas kalba tik lietuviškai ar rusiškai, o vokiečiai pareigūnai ar sandėlio vadovas negalės susikalbėti, užstrigsite valandoms. Būtinai turkite ką nors, kas gali išversti arba pasirūpinkite vairuotoju, bent šiek tiek besikalbančiu angliškai ar vokiškai (angliškai dažniau užtenka).

Pakavimas, technika ir baldai

Kas turi sukti daiktus į dėžes – mes ar darbuotojai?

Geriau, kad tai darytų profesionalūs krautotojai. Jie žino, kaip padėti sunkus dėžes ant palečių, kad jos nenukristų. Tačiau jei norite sutaupyti, darbuotojai gali susukti asmeninius daiktus. Bet pasiduokite, kai aš matau, kaip kas nors bando sukti kompiuterį be originalios pakuotės, man nuo įtampo šalti nugaros.

Ką daryti su IT įranga?

Tai jautriausia dalis. Serverius, branduolius, tinklelius reikia išjungti ir pažymėti. Vieną kartą klientas pamiršo išjungti serverį prieš išjungiant elektros pastate... na, buvo smagu paaiškinti IT vadovui, kodėl duomenys skrido. Geriau pasamdyti IT specialistą, kuris viską išmontuoja ir vėliau užmontuoja atgal.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus, spinteles, didelius seifus. Laiptai Vokietijoje dažnai yra siauri, o liftai – maži. Jei bandysite įvežti surinktą didelę erdvinę spintą, gali tekti išlaužti duris arba grąžinti atgal (tai jums brangiai kainuos).

Kaip apsaugoti grindis ir koridorius?

Nepamirškite uždengti grindų pakloduose arba storu plėveliu. Niekas nenori mokėti už naujų koridorių plytelių įdėją naujame biure. Vokietijos nuomotojai labai subtilių dalykų pastebi – vos įbrėžimas ant grindų, ir depozitas dingsta.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Spalvų, lakų, valymo priemonių negalima daugiau kaip tam tikrą kiekį be specialių leidimų. Geriau jas išmesti arba vežti atskirai, ne kartu su biuro baldais. Vairuotojas gali atsisakyti vežti, jei užsnus šios chemijos kvapas arba matys, kad indai yra pažeisti.

Kelionės eiga ir vairuotojai

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Įprastai į vakarinę Vokietiją (pvz., Frankfurto sritį) važiuojame vieną dieną, bet jei reikia į pietus (Miunchenas) arba šiaurę (Hamburgas), gali tekti važiuoti ilgiau. Taip pat reikia考虑 apie vairuotojo poilsį. Jei jis pradeda vairuoti ryte, gali atvažiuoti tik kitą dieną ryte. Neskubėkite – saugumas svarbiau už tą vieną darbo dieną.

Kas jei vairuotojas užstringa?

Tai pasitaiko. Gaištas padanga, avarija arba policijos patikra. Tada jums reikės kantrybės. Mes visuomet stengiamės informuoti, bet kartais vairuotojas tiesiog nebelieko ryšio (kalnai, tuneliai). Būkite pasiruošę, kad krovinys gali pavėluoti valanda ar dvi.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Įprastai ne, jei tai nėra numatyta kainoje. Vairuotojo darbas yra vairuoti. Jei reikia fizinio darbo, reikia užsakyti krautotojus Vietoje (Vokietijoje) arba vežti mūsų komandą iš Lietuvos. Pastaruoju atveju brangiau, bet jie žino, kas kur dėti.

Kas daryti su automobiliu stovėjimui?

Jei naujasis biuras neturi sandėlio tipo įvažiavimo, reikia organizuoti stovėjimą gatvėje. Vokietijoje tai yra griežtai reglamentuota. Reikia iš anksto užsakyti vietą arba gauti leidimą užimti kelias eismo juostas (tai kainuoja pinigus ir laiką).

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Dauguma modernių autovagonų turi GPS sekimą. Mes galime duoti jums nuorodą, kur matysite, kur yra mašina. Bet nereikia skambinti vairuotojui kas pusę valandos ir klausti „kur jūs?“. Tai jį nervina ir atsiliepia saugumui.

Problemos ir iššūkiai (realus gyvenimas)

Kas daryti, jei pas ką nors nutiko avarija?

Tai blogiausias scenarijus. Tada mes kviečiame draudimo įmonę. Jei krovinys buvo apdraustas (o jis turi būti!), draudikas sumokės žalą. Bet viskas užtrunka – dokumentai, aktai, ekspertizė. Vieną kartą mašina užsidegė netoli Magdeburgo, ir tenka keisti viską. Tai buvo košmaras klientui, bet mes viską išsprendėme.

Kodėl reikia vengti pigių firmų?

Žinote, tų, kurios skelbia „pervežsim viską už 500 eurų“? Jūsų daiktai gali pasirodyti kitame mieste arba išvis dingti. Darbuotojai ten be draudimo, be sutarčių. Vienas mano klientas taip pasidarė... gaila, bet jam teko mokėti dukart. Geriau mokėti daugiau už garantą.

Kas labiausiai dažnai dingsta?

Maži dalykai. Padelės, telefonų įkrovikliai, asmeniniai daiktai, palikti ant stalų. Todėl prašome darbuotojų ne palikti nieko vertingo paviršiuje. Dėžės su uždarytais dangteliais – tai saugiausia variantas.

Ar dažnai gadina daiktus?

Su mūsų komandomis – labai retai. Su kitais... kartais. Dažniausiai pasitaiko braižymų ant baldų kampų. Todėl naudojame apsaugines ir kampines. Jei kas nors padaro, mes prisipažįstame ir atlyginame, nesišukant.

Kaip elgtis su nepasitenkinimu?

Jei kažkas nepatenkina – kalbėkite. Nedelskite iki kito ryto. Jei vairuotojas elgės nekultūškai arba buvo girtas (kas, deja, kartais nutinka), skambinkite mums iš karto. Mes turime atsarginius vairuotojus arba galime sustabdyti procesą.

Galima padaryti viską savarankiškai?

Galima, jei turite savo sunkvežimį, vairuotojus, ir norite pradirbti valandas su muitine ir dokumentais. Bet ar verta? Jūsų laikas yra brangesnis už tai. Leiskite mums dirbti tai, ką mes mokame, o jūs dirbkite savo verslą.

Išvada

Taigi, kaip suplanuoti biuro persikraustymą į Vokietiją? Nėra vieno magiško recepto, tačiau detalus planavimas, geri partneriai ir kantrybė yra pusė sėkmės. Nepykite ant vairuotojų, jei jie vėluoja dėl progų, ir nepykite ant mūsų, jei kaina pasirodo didesnė nei tikėjotės. Kokybė ir saugumas kainuoja. Sėkmės jūsų naujame biure Vokietijoje – tikimės, kad jis bus didesnis ir geresnis nei buvo!