Kaip suplanuoti biuro perkraustymą į Vokietiją su profesionalais?

Įvadas

Biuro perkraustymas į Vokietiją atrodo paprastas: baldai, dėžės, kompiuteriai, važiuojam. Realybėje viskas šiek tiek kitoks, nes reikia žinoti, kaip suplanuoti biuro perkraustymą į Vokietiją su profesionalais, kad nesustotų darbas, IT skyrius nekeiktų serverių, o Berlyne ar Miunchene niekas nelauktų su atšauktais leidimais. Aš matau, kad dauguma problemų prasideda ne kelyje, o prieš kraustymą.

Per 20 metų tarptautiniuose pervežimuose mačiau visko: nuo tvarkingų biurų Frankfurte, kur viskas pažymėta lipdukais, iki „chaoso iki pietų“ Vilniuje, kai niekas nežino, kuris monitorius kam priklauso. Profesionalai čia ne dėl gražaus automobilio, o dėl plano. Pirmiausia reikia inventoriaus, tada atsakomybių, tada laiko langų. Jei vienas dalykas griūva, griūna visas biuro perkraustymas į Vokietiją su profesionalais (perkėlimas, ne tik vežimas).

DUK apie kaip suplanuoti biuro perkraustymą į Vokietiją su profesionalais?

Kainos, terminai ir dokumentai

1. Kada pradėti planuoti, jei klausimas, kaip suplanuoti biuro perkraustymą į Vokietiją su profesionalais?

Geriausia pradėti 6–8 savaites prieš datą, jei biuras mažas, ir 3–4 mėnesius, jei turite serverius, archyvą ar daug darbuotojų. Nežinau 100%, ar jūsų nuomotojas leis krauti naktį, todėl tą reikia klausti iš anksto. Vėliau viskas brangsta: krovėjai, liftų rezervacija, transportas, laikinas saugojimas.

2. Kiek kainuoja biuro perkėlimas iš Lietuvos į Vokietiją?

Mažam biurui Vilnius–Berlynas gali kainuoti apie 1 500–3 000 EUR su pakavimu ir dviem krovėjų komandomomis. Didesniam biurui, tarkime 20–40 darbo vietų, realiai matome 5 000–12 000 EUR. Kaina šokinėja, kai reikia išardyti stiklines pertvaras, pervežti serverinę ar laukti iškrovimo 6 valandas.

3. Ar reikia CMR dokumento biuro perkraustymui į Vokietiją?

Taip, tarptautiniam pervežimui paprastai rengiamas CMR (tiksliau, CMR važtaraštis). Jame fiksuojama, kas veža, ką veža, iš kur ir į kur. Tai nėra gražus popierius kabinetui, o realus įrodymas, jei kažkas dings arba suges. Be CMR sunkiau ginti pretenziją draudimo kompanijai.

4. Ar ES viduje reikia muitinės deklaracijos biurui?

Paprastai ne, nes Lietuva ir Vokietija yra ES vidaus rinkoje. Bet tai nereiškia, kad dokumentų nereikia visai. Reikia inventorinio sąrašo, pakuočių numeracijos, kartais sąskaitų arba turto priskyrimo dokumentų. Ypač kai biure yra brangi IT įranga, telefonai, planšetės, spausdintuvai.

5. Ką daryti, jei Vokietijoje nėra pakrovimo aikštelės?

Tada planuojamas kitas variantas: leidimas stovėti gatvėje, iškrovimas anksti ryte arba laikinas sandėliavimas. Berlyne, Hamburge ir Kelne gatvės nėra draugiškos dideliam transportui. Kartais tenka sustoti 300 metrų nuo durų ir nešti per pėsčiųjų zoną. Tai kainuoja, bet pigiau nei gauti baudą.

6. Ar galima kraustyti biurą penktadienį?

Galima, bet tik jei viskas paruošta prieš tai. Penktadienis yra populiarus, todėl krovėjai ir transportas brangesni. Be to, jei kažkas pamiršta raktus ar serverio slaptažodį, savaitgalis tampa labai ilgas. Aš visada sakau: penktadienis tinka, bet ne paskutinei inventoriaus peržiūrai.

7. Kas atsakingas už sugadintą monitorių?

Priklausomai nuo sąlygų, atsakomybė gali būti pervežėjo, pakavimo komandos arba kliento. Jei monitorius buvo vežamas be apsaugos, nes „taip greičiau“, pretenzija bus silpna. Jei buvo pakuotas profesionaliai, pažymėtas ir fiksuotas CMR, situacija aiškesnė. Todėl nuotraukos prieš pakrovimą labai padeda.

8. Ar profesionalai turi draudimą?

Geras pervežėjas turi CMR draudimą ir papildomą krovinio draudimą. Bet svarbu perskaityti sąlygas, nes ne viskas dengiama vienodai. Pavyzdžiui, netinkamas pakavimas, drėgmė ar vidinis gedimas gali būti ginčytinas. Jei įranga verta 40 000 EUR, vien žodžio „apdrausta“ neužtenka.

Darbuotojai, baldai ir IT įranga

9. Ar profesionalus biuro perkraustymas į Vokietiją su profesionalais reiškia, kad mes nieko nedarysime?

Ne, klientas vis tiek turi dalį darbo. Reikia patvirtinti inventorių, pažymėti asmeninius daiktus, išvalyti stalčius, perduoti prieigos kodus. Profesionalai negali patys nuspręsti, kur dėti direktoriaus archyvą ar buhalterijos dokumentus. Jei viskas paliekama „kaip nors“, taip ir bus.

10. Kaip paruošti darbuotojus biuro persikėlimui?

Paprastai darome trumpą instrukciją: viena dėžė asmeniniams daiktams, viskas pažymėta vardu ir nauja vieta. Kompiuteriai išjungiami, laidai sužymimi, dokumentai sudedami pagal skyrius. Žmonėms reikia pasakyti ne tik datą, bet ir kas bus po jos. Kitaip pirmą dieną visi klausinės, kur jų kėdė.

11. Ar reikia išardyti visus baldus?

Ne visada. Stalus su reguliuojamomis kojomis dažnai išardome, nes taip jie geriau telpa. Spintas, konferencijos stalus ir archyvines lentynas dažniausiai reikia išardyti. Kai kurie biuro foteliai važiuoja tiesiog apvynioti plėvele. Čia vėl grįžtame prie plano, nes be inventoriaus sunku įvertinti laiką.

12. Kaip saugiai vežti serverius ir kompiuterius?

Serveriai turėtų būti išjungiami tvarkingai, ne „ištraukiam kištuką ir bėgam“. Reikia atsarginių kopijų, nuotraukų prieš atjungiant laidus, antistatinio pakavimo. Brangią įrangą vežame oro pagalvėmis, ne tiesiog kampe. Jei serverinė didelė, kartais kviečiamas IT rangovas, o ne tik krovėjai.

13. Ar galima vežti dokumentus be dėžių?

Geriau ne. Popierius sunkus, greitai subyra, o archyvinės dėžės turi standartinius dydžius. Be to, Vokietijoje biuro dokumentai gali būti tikrinami pagal sutartis, nuomą ar draudimą. Jei dėžės nėra sunumeruotos, pirmą savaitę prasidės paieškos. O tai nėra malonu niekam.

14. Ką daryti su augalais, kavos aparatu ir virtuvės įranga?

Augalus dažniausiai veža klientas, nes jie jautrūs temperatūrai. Kavos aparatas, vandens filtras ir virtuvės technika turi būti išvalyti prieš kelionę. Ir taip, kavos aparatas visada atrodo mažas, kol jį reikia nešti per keturis aukštus. Kai kurie aparatai dar turi vandens likučių, tad reikia išjungti prieš dieną.

15. Ar profesionalai gali pervežti seifus?

Gali, jei žino svorį ir turi įrangą. Mažas seifas nėra problema, bet 400 kg seifas jau reikalauja specialaus vežimėlio, rampų ir kartais keltuvo. Jei Vokietijos biuras yra antrame aukšte be lifto, kaina gali pasikeisti. Todėl svorio ir prieigos informacija turi būti tikra.

16. Kas nutinka, jei dalis biuro lieka dirbti senose patalpose?

Tada reikia fazinio perkėlimo. Pirmiausia vežami skyriai, kurie gali dirbti nuotoliniu būdu arba kurių darbo vietos jau paruoštos. IT įranga dažniausiai keliauja paskutinė arba pirmoji, priklausomai nuo serverių. Blogiausias variantas yra maišyti viską be etikečių. Tada net geri krovėjai pradeda spėlioti.

Maršrutas, iškrovimas ir rizikos

17. Kokiu maršrutu dažniausiai vyksta perkraustymas į Vokietiją?

Iš Lietuvos dažniausiai važiuojama per Lenkiją: Kaunas arba Vilnius, tada A4/A2 kryptimi į Vokietiją. Į Berlyną galima greičiau, į Miuncheną ilgiau. Maršrutas tikrinamas pagal statybas, savaitgalio apribojimus sunkvežimiams ir iškrovimo laiką. Kartais 80 km aplinkkelis sutaupo 2 valandas.

18. Ar galima derinti biurą su asmeniniais daiktiais?

Galima, bet aš to vengčiau. Asmeninės dėžės, baldai ir biuro dokumentai greitai susimaišo. Jei vis dėlto reikia, viskas turi būti atskirai sunumeruota ir atskirai įrašyta į sąrašą. Draudimas taip pat gali klausinėti, kas yra biuro turtas, kas privati nuosavybė. Geriau nesukti galvos vėliau.

19. Ką daryti, jei iškrovimo vieta Miunchene nepasiekiama sunkvežimiui?

Tada planuojamas mažesnis transportas, laikinas sandėlis arba leidimas. Miunchene gatvės, parkavimo zonos ir gyventojų skundai gali sugadinti planą. Todėl prieš kelionę reikia nuotraukų, adreso patikrinimo ir kontakto žmogaus vietoje. Vien „adresas centre“ nėra pakankama informacija.

20. Ar galima gauti fiksuotą perkraustymo datą?

Galima, bet ji turi būti rezervuota raštu. Daugelis klientų mano, kad žodinis „taip, penktadienį tinka“ jau yra rezervacija. Ne visada. Transporto kompanijoje grafikai keičiasi greitai, ypač sezono metu. Norint fiksuoti datą, reikia patvirtinimo, preliminaraus plano ir dažniausiai avanso.

21. Kaip suplanuoti biuro perkraustymą į Vokietiją su profesionalais, jei biuras mažas?

Mažam biurui nereikia didelio chaoso. Pakanka aiškaus sąrašo, 2–3 pakavimo dienų, vieno atsakingo žmogaus iš kliento pusės ir tikslaus iškrovimo plano. Kaina bus mažesnė, bet klaidos vis tiek brangios. Mažas biuras dažnai pamiršta, kad spausdintuvai, telefonai ir archyvas taip pat yra krovinys.

22. Ar verta pirkti pakavimo medžiagas patiems?

Kartais taip, jei perkate kokybiškas dėžes ir plėvelę. Bet dažnai klientai perka per mažai arba per silpnas dėžes. Tada Vokietijoje atsikrauna ne biuras, o popieriaus kalnas. Profesionalai paprastai turi tinkamas dėžes, etiketes, kampuočius ir plėvelę. Tai atrodo smulkmena, kol nepradeda lyti.

23. Ką tikrinti prieš pasirašant sutartį?

Reikia tikrinti atsakomybes, draudimą, kainos galiojimą, papildomų valandų tarifą, pakavimo medžiagas, liftų rezervaciją ir iškrovimo sąlygas. Taip pat svarbu, kas tvarko pretenzijas, jei kažkas sugenda. Pigiausias pasiūlymas kartais būna brangiausias, kai vėliau paaiškėja, kad draudimas neįeina.

24. Kaip suprasti, kad profesionalai tikrai profesionalūs?

Jie klausia daug nepatogių klausimų: svorio, prieigos, liftų, serverių, dokumentų, parkavimo, kontaktų. Jei kompanija iškart sako „viskas bus gerai“ be inventoriaus, aš būčiau atsargesnis. Geras specialistas nerodo stebuklų, jis rodo procesą. Jis žino, kad biuro perkraustymas į Vokietiją su profesionalais yra ne vienas reisas, o valdomas projektas.

Išvada

Jei norite be didelių nervų perkelti biurą į Vokietiją, pradėkite nuo plano, ne nuo automobilio paieškos. Reikia inventorinio sąrašo, dokumentų, pakavimo, IT pasiruošimo ir tikro žmogaus Vokietijoje, kuris gali priimti sprendimus. Profesionalus biuro perkraustymas į Vokietiją su profesionalais kainuoja daugiau nei „draugo furgonas“, bet sutaupo laiką, darbuotojų kantrybę ir riziką.