Kaip suplanuoti biuro perkraustymą į Vokietiją su laiku: patyrusio logisto vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada neina taip lygiai, kaip piešia PowerPoint prezentacijose. Viskas prasideda nuo planavimo, kuris dažnai pasidaro chaosas, kai klientai supranta, kiek daug turi tos „nepriklausomos“ kėdės. Vokietija yra specifinė savo tvarka ir vokišku precizumu, kurį mes lietuviai kartais suprantame per savo patirtį, bet vis tiek tenka prisitaikyti. Jei norite, kad viskas vyktų su laiku (be to, vokiečiai neduoda pridėti nė minuto vėlavimo), reikia žinoti keletą niuansų, kuriuos dalinsiu čia be jokio lakštinio. Iš tiesų, sėkmingas biuro perkraustymas į Vokietiją priklauso ne tik nuo sunkvežimio, bet ir nuo to, ką darbuotojai padės į dėžę paskutinę minutę.

Pradžia: ką reikia žinoti anksčiau nei išsivežti baldus

Kada pradėti planuoti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Pradėkite žiūrėti į kalendorių mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Tai gali skambėti per daug, jei perkraustote mažą kabinetą, bet jei tenka su technika ir serveriais, laikas bėga nepastebimai. Vakar skambino vienas klientas iš Kauno ir klausė, ar galima sekmadienį nuvežti į Miunchenį... Žinoma, galima, bet už tai reikės sumokėti tris kartus daugiau. Geriausias biuro perkraustymas į Vokietiją tas, kuris nėra skubantis.

Ar tikrai reikia apžiūrėti vietą iš anksto?

Be abejo. Aš visada sakau – jei ekspertas nėra matęs patalpų, jis duoda kainą iš piršto. Vokietijoje yra daug senų pastatų, kur liftas gali būti tokio dydžio, kad į ją netelpa nė biuro kėdė (gyvenau tai vieną kartą Berlyne). Reikia išmatuoti viską: duris, koridorius, įvažiavimus. Be to, vietos savivaldybės gali reikalauti specialių leidimų stovėjimui sunkvežimiui, tai tai priklauso nuo konkretaus kvartalo.

Kokias dėžes naudoti, kad nesužluštų?

Nenaudokite parduotuvės dėžių, ypač jei jose kraunote knygas ar dokumentus. Jos tiesiog sugriuva kelyje. Geriausia tai pasirūpinti standartinėmis pervežimo dėžėmis, kurios atlaiko 20–30 kg. Kartais klientai sako, kad jie turi „tvirtas“ dėžes iš buitinės technikos, bet tų formatai visada nevienodi, o tai krauname į sunkvežimį – prarandame vietą. Biuro perkraustymas į Vokietiją brangsta nuo kiekvieno nelogiškai panaudoto kvadratinio metro krovininės dalies.

Ar galima vairuoti į Vokietiją bet kuriuo sunkvežimiu?

Jei jūsų sunkvežimis senesnis ir šlamštas, galite turėti problemų aplinkosaugos zonose (Umweltzone). Daugelyje Vokietijos miestų, tokių kaip Štutgartas, Miunchenas ar net kai kurios Berlyno dalys, negaliva važiuoti transporto priemonėms, kurios neturi žaliosios spalvos dangčio (grüne Plakette). Be to, jei vairuotojas nekalba vokiškai, ir sustoja policija, tai gali baigtis bauda. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja, kad technika būtų tvarkinga, o ne „kažkaip važiuos“.

Dokumentai, leidimai ir vokiškas biurokratas

Kas su tais dokumentais, kai veža į kitą ES šalį?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, ne viskas taip paprasta, jei vežate techniką, kurios vertė viršija tam tikrą ribą (arba jei tai ne jūs nuosavybė, o, tarkime, lizingo). Reikia turėti krovinių manifestą (CMR), kuris turi būti užpildytas be klaidų. Kartais, jei vežame naudotą įrangą, gali tekti pildyti eksporto ataskaitą (Intrastat), jeigu apyvarta viršija thresholds. Aš su tuo asmeniškai dažnai painiojuosi, todėl geriau patikrinti su buhalteriu (aš vairuotojas, ne teisininkas).

Kas daryti, jei traukinyje (kelyje) sustoja muitinė?

Vidinėse ES ribose kontrolių beveik nėra, tačiau vokiečių policija ir „Zoll“ pasirodo netikėtai. Jie gali sustabdyti sunkvežimį ir patikrinti, ar krovinys atitinka dokumentus. Buvo atvejis, kai vienas vairuotojas užmiršo CMR dokumentą vienoje dėžėje su svarbiais serveriais – teko laukti pusę dienos, kol atsiuntė skenuotą kopiją. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali užstrigti dėl tokių kvailų smulkmenų, todėl visada neškite dokumentus su savimi kabinete, o ne palikite bagažinėje.

Ar reikia specialių leidimų stovėjimui mieste?

Žaliai. Vokietijoje stovėjimas sunkvežimiui centruose be leidimo yra tabu. Jums gali tekti kreiptis į vietos „Ordnungsamt“ (tvarkos tarnybą) dėl laikino stovėjimo leidimo. Tai užtrunka kelias savaites, todėl ne užmirškite. Jei pastatysite sunkvežimį neteisingai, jį greitai nutempia, o atgauti kainuos brangiau nei visas biuro perkraustymas į Vokietiją.

Ar reikia drausti krovinius?

Tai ne būtina pagal įstatymą, tai būtina pagal protą. CMR draudimas yra, bet jis dažnai dengia tik labai mažą sumą pagal kg (paprastai apie 8,33 SDR/kg). Jei turite brangų serverį ar meno kūrinių, reikia papildomo draudimo. Vieną kartą klientas atsisakė, o vėliau gailėjosi, kai pažeidė vitriną (nors vėlgi, aš tada buvau tik stebėtojas).

Technika, baldai ir „gyvybiški“ dalykai

Kaip vežti serverius ir IT įrangą?

Serverius reikia išjungti tinkamai ir (jei įmanoma) išmontuoti iš lentynų, nes vibracija kelyje gali sugadinti diskus. Pakrauti juos reikia paskutiniais, kad būtų iškraunami pirma. Biuro perkraustymas į Vokietiją be IT sutarimo – tai nerealu, nes vokiečių IT specialistai neprileis jūsų žmogaus prijungti kabelių, jei visos etiketės bus sumaišytos. Žymėkite viską.

Ar vairuotojai išmontuoja baldus?

Įprastai taip, jei tai numatyta sutartyje. Bet nereikia manyti, kad jie yra baldų meistrai. Jei turite sudėtingą „executive“ stalą su šimtu skyrių, geriau, jei jį išmontuos tas pats žmogus, kuris jį sukonstravo arba surinko. Mūsų vairuotojai gali atsukti kojas, bet su sudėtingais mechanizmais gali užtrukti arba net sulaužyti fiksatą. Tarkime tiesiai: kai kurių baldų geriau nebevežti, o nusipirkti naujus (ypač jei seni jau suirę).

Kaip elgtis su svarbiais dokumentais?

Jų geriausia nevežti sunkvežimiu. Paimkite juos su savimi (founderų lagamine) arba siųskite kurjeriu, su draudimu. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra fizinis procesas, o dėl dokumentų praradimo (jei dėžė pametama arba sugadinata gaisro metu – retai, bet būna) galite likti be įmonės. Girdėjau istoriją, kai viena įmonė prarado visus originalus sutartis, vėliau metus teismo procesai.

Ar galima vežti augalus?

Taip, bet ne visus. Kai kurios augalų rūšys yra apsaugotos, o dirvožemio kiekis gali būti ribojamas. Be to, augalai žiemą gali užšalti atidarytoje sankaboje. Jei turite didžiulę biuro palmę, reikės specialios dėžės ir apsaugos nuo vėjo. Aš asmeniškai nerekomenduoju vežti senus, didelius augalus – pigiau nusipirkti naujus Miunchene (ten derliaus yra).

Kas daryti su „nedraugiškomis“ atliekomis?

Negalima tiesiog užmesti į dėžę senų monitorių ar baterijų ir sakyti „išmesk ten“. Vokietijoje elektros atliekų surinkimas yra griežtai reglamentuojamas (ElektroG). Biuro perkraustymas į Vokietiją įtraukia ir atliekų tvarkymą – už tai gali būti didelės baudos. Susitarkite su mums iš anksto dėl speciainės dėžės.

Finansai ir brangia nemalonumai

Nuo ko priklauso kaina?

Nuotolis, svoris, darbo valandos Vokietijoje (jie brangiau nei Lietuvoje), liftų panaudojimas (kartais reikia rezervuoti laiką ir mokėti savininkui). Taip pat, jei reikia daryti naktinį važiavimą dėl eismo ribojimų (naktinis poilsis), tai brangiau. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra fiksuota paslauga, tai yra komercinis pasiūlymas paremtas jūsų poreikiais.

Ar mokėti užkilimo į aukštą kainą?

Jei nėra lifto, taip. Kiekvienas laiptas – tai papildomas darbas ir rizika. Vokiečiai dažnai turi aukštus pastatus be lifto (pavyzdžiui, „Altbau“ type buildings). Vieną kartą teko kelti sofą į ketvirtą aukštą per langą, nes laiptai buvo per siauri. Tai kainavo kaip pusė darbo dienos.

Kas atsitinka, jei dėžių daugiau nei planuota?

Mokėsite už papildomą vietą. Sunkvežimis turi fiksuotą tūrį. Jei suprantate, kad tų dėžių yra dvigubai daugiau nei įvertinome, mes galime siųsti dar vieną automobilį, bet tai reiškia dvigubą nuvažiavimo kainą. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti apskaičiuotas realiai, o ne pagal svajones.

Ar galima sumokėti po atlikto darbo?

Galima, jei esate „regular“ klientas. Bet jei ateinate pirmą kartą ir reikalaujame avanso (depozito). Tai apsaugo mus nuo situacijos, kai atvežame viską į Vokietiją, o klientas neatsiliepia arba bando uždirbti iš mūsų (buvo ir tokių atvejų). Dažniausiai imame 30% avansą.

Kiek laiko užtrunka iškrautas vieno aukšto biuras?

Tai priklauso nuo liftų skaičiaus. Jei vienas liftas 50 žmonių – tai diena darbo. Jei du liftai ir viskas paruošta – puse dienos. Biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta greičiau, jei vokiečių pusėje jau yra žmogus, kuris žino, kur ką statyti, o ne mūsų vairuotojas laukia kiekvienos instrukcijos.

Problemos, kurių nesižadėjote

Kas daryti, jei sunkvežimis užstrigs eisme?

Tai Vokietija, čia yra „Bauarbeiten“ (statybos darbai) visur. Jei užstrigsite, tai nėra jūsų kaltė, bet laikas eina. Jei turite užrezervuotą liftą Vokietijoje, o vairuotojas pavėluoja 3 valandas dėl spūsties ties Duisburgu, gali tekti mokėti baudą už vėlavimą liftui. Planuokite rezervą bent 4-5 valandas.

Kas, jei kažkas sulūžta kelyje?

Turi draudimą. Jei įvyko avarija ir viskas subyrėjo, skambuokite draudikui. Mums reikia nuotraukų iš vietos. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra rizikingas dalykas. Prieš penkerius metus viena mūsų mašina apsivertė ant ledas (ne šios įmonės, o kolegos), ir ten buvo prarasta visa įranga. Be dokumentų ir nuotraukų niekas nesumokės.

Ar vokiečiai padės iškrauti?

Paprastai ne, jei to nenumatėte. Mūsų komanda veža ir iškrauna. Jūsų vokiečių darbuotojai paprastai tik stovi ir rodo pirštu. Kartais jie gali padėti, jei yra labai draugiški, bet ne tikėkitės. Ten darbo etikos kitokia – ką padarėsutartyje, tą ir daro.

Kas daryti su raktų praradimu?

Niekada nepakelkite raktų į dėžę su kitais daiktais. Vieną kartą teko laužti biuro duris Frankfurte, nes vadybininkas uždarė raktus į dėžę, kurią užkrovėme giliai į sunkvežimį. Tai kainavo 200 eurų už sargą. Biuro perkraustymas į Vokietiją be loginio mąstymo kainuoja brangiai.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį?

Nerekomenduoju. Jei neįmanoma iškrauti vieną dieną, sunkvežimis turi būti saugomoje aikštelėje arba su apsauga (palydovu). Miuncheno ar Hamburgo sleeping districtų stovėjimas su pilnu konteineriu – tai laukimas vagių. Nors Vokietija saugi, vagystės būna.

Kaip elgtis su alkoholiu biuro baru?

Alkoholio prekių vežimas reikalauja specialių leidimų (adc kurieris arba konsignacijos), jei tai didelis kiekis (viršijantis asmeninio vartojimo normas). Jei tai tik butelis viskio vadovui stalui, tai dažniausiai praeina, bet geriau tai deklaruoti. Nelegalus alkoholio pervežimas gali baigtis ne tik bauda, bet ir krovinio konfiskacija.

Ar galima veži asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilnas chaosas. Jei leidžiate darbuotojams padėti savo daiktų į dėžes, tas daiktas tampa įmonės atsakomybe. Jei dingno jų prietaisas, jie reikalaus atlyginimo iš jūsų (iš įmonės), o ne iš pervežėjo. Geriausia uždrausti tai raštu. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti apie biurą, o ne apie Petro baslės.

Kas daryti, jei vokiečių pusė nepasiruošusi?

Tai dažniausia problema. Mes atvažiuojame, o ten dar statomas stalas, nėra elektros, net vietos nėra. Tada mūsų vairuotojai laukia (ir laikas mokamas). Jei žinote, kad biuras nebus pasiruošęs, praneškite iš anksto – galime atidėti išvykimą diena, kad ne mokėtumėt stovėjimo.

Ar reikia valyti seną biurą prieš išvežimą?

Paprastai taip, numatyta sutartyje. Mes ne šlavėjai, bet mes surenkame šiukšles į maišus. Jei paliksite biurą kaip „karą po bombordavimo“, užeigos savininkas gali reikalauti iš jūsų (ne iš mūsų) valymo išlaidų. Biuro perkraustymas į Vokietiją apima ir pagarbą buvusiai erdvei.

Ką daryti su pervežimo dėžėmis po to?

Galime jas susigrąžinti (jei tuo pačiu sunkvežimiu grįžtame atgal) arba jūs galite jas išmesti. Vokietijoje dėžių išmetimas taip pat kainuoja (Wertstoffhof). Kartais klientai nori jas pasilikti, bet turbūt jums nereikės 200 dėžių naujame biure.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepasiklyno?

Etiketės, etiketės, etiketės. Ne tik „Vadovas“, bet „Vadovas, 3 stalas, 2 stalčius, dešinė pusė“. Buvo atvejis, kai visi kompiuteriai atvyko į vieną didelę krūvą, o IT skyriaus vadovas beveik išprotėjo. Biuro perkraustymas į Vokietiją be žymėjimo yra bėdų šaltinis.

Ar galima sutarti dėl fiksuotos kainos?

Galima, ir tai būdų labiau tikslu, jei turime išmatuotas visas patalpas ir žinome tikslų dėžių skaičių. Jei kainą skaičiuojame akiračiu, tai gali pasikeisti. Fiksuota kaina apsaugo mus nuo „o, mes pamiršom pasakyti apie sandėlį paduje“ situacijų.

Kas daryti, jei klientas pats nori važiuoti su vairuotoju?

Daugeliu atvejų negalima dėl draudimo (krovininis transportas). Jei labai reikia, tai reikia sudaryti specialų papildomą susitarimą, bet aš asmeniškai tai nerekomenduoju – 10 valandų kelionė su sunkvežimiu nėra pramoginė kelionė.

Pabaigos ir mintys

Svarbiausia – nebūkite arogantiški. Vokietija moka už greitą ir tikslų darbą, bet ne už jūsų pyktį, kai kažkas neina taip, kaip planavote. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra sudėtingas logistinis žaidimas, kuriame laimi tas, kuris geriausiai žino taisykles. Pasirūpinkite dokumentais, pasirūpinkite dėžėmis ir, svarbiausia, pasirūpinkite savo IT komanda, kad jie nebūtų nustebę, kai serveriai atvyks be etikečių. Sėkmės (jums reikės jos).