Kaip suplanuoti biuro perkraustymą į Vokietiją be klaidų: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo idealiai nutvarkytų IT sistemų pervežimo iki tokių chaoso scenarijų, kuriais nenori net prisiminti. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tas pats, kas perkelti sofasą kaimynui, ypač kai kalbame apie tarptautinius maršrutus ir vokišką preciziją, kuri mums dažnai atrodo pernelyg griežta. Jei gerai nesuplanuosite, gali baigtis taip, kad jūsų kompiuteriai stovės sienoje Lenkijoje, o vokiečiai muitinėje kels klausimus dėl kiekvieno pieštuko. Čia nėra apie tuščius pasakojimus, o apie tai, kaip išvengti tų klaidų, kurios kainuoja nervus ir pinigus. Tiesiog pasiklausykite, ką turiu pasakyti, ir nereikės vėliau verkti ant dėžių prieš „Berliner“ vartus.

Pasiruošimas ir organizacinis chaosas

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Niekada neper anksti. Idealus laikas yra mažiausiai 3-4 mėnesiai iki išsikraustymo, ypač jei turite daug technikos. Vokietija nėra vieta, kurioje galima susprogti paskutinę minutę, nes ten viskas tvarkoma pagal tvarkaraščius. Jei pradėsite planuoti biuro perkraustymą į Vokietiją vėlai, gali tekti mokėti už skubos paslaugas, kurios kainuoja triskart brangiau. Žinau, kad visada atrodo, kad dar laiko daug, bet pasitikėkite – jis išbėgs greičiau, nei manote, ypač kai reikės suderinti su savininkais ar darbuotojais.

Ar tikrai reikalingas inventorius? Gal tiesiog pakrausim viską ką reikia?

Inventorius ne tik reikalingas, jis būtinas. Be gero sąrašo jūs ne tik pasiklysite savo daiktuose, bet ir turėsite problemų su draudimu. Vieną kartą važiavome su klientu, kuris tik sakė „turime biuro baldų“, o kai atvykome, pasirodė, kad jie turi penkis didžiulius seifus, kuriuos neįmanoma įkelti į standartinį sunkvežimį. Turite parašyti viską: nuo stalų iki mažiausių dėžių su popieriais. Be to, vokiečių partneriai dažnai klauso konkretaus kiekio, todėl „apie tiek“ neveikia.

Kas atsakinga už technikos išjungimą ir paruošimą?

Tai dažniausiai didžiausias painiavos šaltinis. Logistikos kompanija paprastai neatsakinga už jūsų serverių išjungimą ar duomenų užklausim. Tai turi padaryti jūsų IT specialistas. Aš mačiau situaciją, kur vairuotojas tiesiog ištraukė kabelį iš lentinio, nes skubėjo, ir visa firma neveikė dvi dienas. Neleiskite vairuotojams liesti jokių mygtukų, jei jie nėra įgalioti. Technika turi būti išjungta, pažymėta ir supakuota dar prieš mus atvykstant.

Ar reikia informuoti darbuotojus apie tai, kas vyksta?

Žinoma, bet ne visada tai daroma tinkamai. Darbuotojai turi žinoti, ką daryti su asmeniniais daiktais. Buvo atvejis, kai viena darbuotoja padėjo savo katiną į vieną iš dėžių (nepripažįstama bagažo dėžė), ir imagine to vairuotojo veidą, kai jis girdėjo miaukėjimą per Lenkijos sieną. Asmeniniai daiktai turi būti atskirai pažymėti arba išvežti savo transportu, kitaip gali kilti problemų dėl savininko teisės perkeliant į Vokietiją.

Ką daryti su dokumentais, kurie nėra aktūs?

Geriau juos sunaikinti čia, Lietuvoje. Nėra jokio prasmės vežti šiukšles per sieną, tai tik didins svorį ir galimai kels problemų, jei dokumentuose yra jautrios informacijos. Vokietija labai griežtai laikosi duomenų apsaugos taisyklių (GDPR), todėl seni CV ar buhalterinės ataskaitos gali tapti pavojingos, jei pateks į neteisingas rankas. Paverskite juos masės popieriumi čia, tai pigiau ir saugiau.

Ar verta tartis su naujojo biuro savininku iš anksto?

Būtina. Vokiečiai labai griežti dėl laikų, kada galima statyti mašiną prie pat įėjimo. Jei atvyksite be pranešimo, gali būti, kad jums neleis net iškrauti, arba gausite baudą už neteisingai pastatytą transporto priemonę. Kartais net reikia specialių leidimų iš miesto savivaldybės, jei reikia užimti pėsčiųjų taką. Neklauskite, kodėl taip, tiesiog žinokite – taip yra.

Pakavimas ir dėžių džiunglės

Kokias dėžes naudoti biuro perkraustymui į Vokietiją?

Nenaudokite senų prekybos centrų dėžių, jos suirus kelyje. Reikalingos specialios, dvigubos sienelės dėžės, kurios atlaiko svorį. Kelyje būna duobų, vairuotojas staigiai stabdo, o jei dėžė minkšta – jos turinys taps „masė“. Aš visada sakau klientams, kad geriau uždėti šiek tiek daugiau pinigų į pakavimą nei vėliau keisti monitorius. Stiprios dėžės tai pusė sėkmės.

Ar reikia išardyti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalai, lentynos, didelios spintos – viskas turi eiti išardyta, kitaip neįės į liftą ar duris (ypač senesniuose pastatuose Vokietijoje). Vieną kartą teko įvežti sofą pro langą, nes nebuvo išardyta, ir tai buvo tikras siaubas. Išardymą užtikrinkite įmonė, kuri atveža, bet patikrinkite, ar turi įrankių. Kartais pamiršta atsinešti prailgintuvų ar gręžtuvų, ir tada stoviame ir žiūrime į sieną.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas nepasiklystų?

Naudokite spalvotas lipdukus ar skaičių sistemą. Parašykite ne tik, kas viduje (pvz., „buhalterija“), bet ir į kur kambarį ji turi patekti (pvz., „2 aukštas, kairė“). Vokiškuose biuruose dažnai viskas pavadota kodais, todėl susiderinkite su vietiniu vadovu. Jei dėžė bus nepažymėta, ji gali baigti koridoriuje kaip „nereikalingas daiktas“ ir nukeliauti į šiukšliadėžę.

Ką daryti su jautria technika?

Monitoriai, serveriai, taisymo įranga – viską turi būti supakuota į putų (plieno) dėžes arba užtašyta oro burbuliukais. Negalima nieko padėti „laisvai“ ant kito daikto. Vokietijos keliai, nors ir geri, bet turi savo niuansų – vairuotojai ten važiuoja greitai, ir staigus stabdymas gali sunaikinti brangų įrenginį. Draustis technika ypatingai, nes tos dėžės dažniausiai būna viršuje.

Ar galima krauti daiktus į pilną sunkvežimį su kitų klientų kroviniu?

Galima, tai vadinama daliniu krovininiu (part load), bet yra rizika. Jei jums svarbus laikas, geriau užsisakyti atskirą mašiną. Daliniame krovinyje gali būti, kad jūsų dėžės bus paslinktos kitų krovinių, o iškraunant reikės viską iškrauti, kad gautumės prie jūsų dėžių. Taip pat, jei kitas klientas vėluoja prieškraustyje, jūsų biuro perkraustymą į Vokietiją atidels. Jei leidžia biudžetas, imkite pilną mašiną.

Kiek laiko užtrunka pakavimas?

Tai priklauso nuo to, kiek turite daiktų. Mažam biurui (10-15 žmonių) užtenka vienos dienos, jei viskas paruošta. Dideliam (50+ žmonių) gali prireikti visos savaitės. Neskubėkite, nes greitas pakavimas veda į sugadintus daiktus. Vienas klientas spaudė mums baigti per 4 valandas, ir rezultate – sugadinta trys kompiuterių klaviatūros ir nulūžta koja nuo direktoriaus stalo.

Kelionė, muitinė ir vokiškas tvarkaraštis

Ar reikia eiti per muitinę, vežant biuro įrangą į Vokietiją?

Techniškai tai yra prekių judėjimas, tačiau jei tai yra įmonės turto perkėlimas (nepardavimas), dažnai galima naudoti tam tikras procedūras, kad išvengti mokesčių. Bet reikia gerai užpildyti dokumentus (pavyzdžiui, TIR arba Ex1). Jei dokumentuose parašysite „prekės“, o ne „perkeliamas turtas“, gali būti, kad privers sumokėti PVM ir muito mokestį. Geriau pasikonsultuoti su brokeriu prieš kelionę.

Kokius dokumentus turi turėti vairuotojas?

Vairuotojas turi turėti CMR konosamentą, krovininę sąrašą (packing list), savo vairuotojo pažymėjimą, kelionės lapą ir, jei reikia, TIR knygelę. Be to, reikia įgaliojimo, jei vairuotojas nėra įmonės vadovas (kad galėtų pasirašyti dokumentus muitinėje). Buvau atvejis, kai vairuotojas užmiršo pasirašyto įgaliojimo, ir jo laikė sienoje 6 valandas, kol atsiuntė faksą (taip, dar kas nors naudoja faksus).

Kaip elgtis, jei sustoja policija ar muitinė?

Nerėžkite ir nebylinkite. Vokiečių pareigūnai yra labai punktualūs ir reikalauja tikslumo. Jei viską tvarkingai, nieko nelaukite. Bet jei pamatys, kad dėžės atidarytos arba paženklintos ne aiškiai, pradės kruopštų patikrinimą. Geriau, kad vairuotojas būtų ramus ir duotų viską, ką prašo. Jokių juokelių, jie nemėgsta, kai kažkas juokia iš jų pareigų.

Ar yra kokia nors specifinė taisyklė dėl vairavimo Vokietijoje?

Greitis ir apkrovos. Vokietijoje griežtai stebima, ar sunkvežimis neviršija leistinų greičių, ar tinkamai užsegta krovinys. Jei ką nors numesite iš mašinos autobane – baudos baisios. Be to, yra daug vietų, kur sunkvežimiams draudžiama važiuoti (nors ir be ženklų, dėl aplinkos apsaugos zonų). Geriau turti gero GPS, skirtą sunkvežimiams.

Ką daryti, jei mašina sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Turi būti kontaktas techninei pagalbai. Jei biuro perkraustymą į Vokietiją vykdo patikima įmonė, ji turi draudimą ir pagalbos sutartis. Negalima palikti krovinio be priežiūros, ypač jei tai brangi technika. Vieną kartą mums degė sankaba netoli Hanoverio, ir teko perkrauti viską į kitą mašiną sukeliant lietų. Nuobodu, bet padarėme.

Ar reikia mokėti už kelių mokesčius Vokietijoje?

Taip, sunkvežimiai privalo turėti „MAUT“ įrangą, kuri automatiškai moka už važiavimą automagistralėmis. Jei įmonės mašina to neturi, gausite didelę baudą, kurią surinks foto kamera. Užtikrinkite, kad pervežėjas turi šią sistemą, kitaip jums gali paskaičiuoti šias išlaidas papildomai sąskaitoje.

Kiek laiko trunka kelionė iš Lietuvos iki Vokietijos?

Paprastai tai trunka apie 12-16 valandų važiavimo, priklausomai nuo to, kur į Vokietiją važiuojate (Miunchenas toliau nei Berlynas). Bet su poilsiais ir iškrovimais tai dažniausiai tampa 2 dienų reikalas. Nesitikėkite, kad vairuotojas atvyks ryte iš Lietuvos ir iškraus tą pačią dieną – tai saugos taisyklės neleidžia.

Atvykimas ir iškrovimas Vokietijoje

Ar galima naktį iškrauti biurą Vokietijoje?

Labai sunku. Vokietijoje griežtai reguliuojamas triukšmas. Dauguma miestų turi taisykles, kad sunkvežimiai negali būti iškraunami naktį arba sekmadieniais. Jei bandysite, gali būti, kad policija atvyks ir sustabdys iškrovimą po pirmojo dėžės numetimo. Geriau planuoti atvykti ankstyva ryto arba dienos metu, ir tai tikrai su sutartu laiku.

Kas daryti, jei naujasis biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai klasika. Klientas sako: „viskas bus baigta“, o mes atvykstame į statybų aikštelę su dulkių debesimis. Negalima krauti įrangą į drėgną arba nebaigtą patalpą. Turite turėti planą „B“ – kur laikyti daiktus, jei negalite iškrauti. Sandėliavimas Vokietijoje nėra pigus, todėl tokių situacijų vengiame kaip ugnies. Patikrinkite objektą prieš mums išvykstant.

Kaip elgtis su liftu vokiškame biure?

Liftai Vokietijoje dažnai mažesni ir lėtesni. Be to, juos reikia užsakyti (iš anksto pasiimti raktą arba kodą). Jei atvyksite be to, gali tekti nešti rankomis 5 aukštus. Ir vokiečiai nemėgsta, kai svetimi chamonėja liftuose be leidimo. Su jais reikia susitarti iš anksto, kitaip iškrovimas užtruks amžinai.

Ar reikia tvarkyti šiukšles po iškrovimo?

Įprastai taip, jei sutartyje numatyta „iškrovimas su išvalymu“. Bet dažnai pervežėjai tiesiog palieka tuščias dėžes. Susitarkite iš anksto, kas darys su šimtais tuščių dėžių. Vokietijoje atliekų surinkimas griežtai segreguojamas, todėl negalima tiesiog mesti visko į vieną konteinerį. Gali būti, kad teks vežti dėžes atgal į Lietuvą (kaip buvo vienas keistas atvejis) arba jas susmulkinę išmesti vietinėje bendrovėje.

Kas atsitinka, jei pažeidžiate naujojo biuro turtą iškrovimo metu?

Reikia nedelsiant pranešti vadovui ir užpildyti defektų aktą. Negalima slėpti, jei nulūžta rankena ar įbrėžta grindys. Draudimas (jei tokį turite) tai padengs, bet jei nuslepsite – vėliau reikalavimai bus didesni. Vokiečiai viską fiksuoja foto ir video, taigi, jokių vengimų.

Kaip suorganizuoti darbuotojus naujoje vietoje?

Jie turi būti pasirengę priimti savo daiktus. Geriausia, jei kiekvienas turi savo numerį ir žino, kur jo stalas stovi. Vieną kartą stovėjome koridoriuje valandą, nes niekas nežinojo, kur dėti direktoriaus kabinetą, o direktoriaus nė nebuvo pastate. Organizacija – tai pusė darbo.

Kainos, sutartys ir problemų sprendimai

Nu ko priklauso biuro perkraustymą į Vokietiją kaina?

Kainą lemia atstumas, krovinio tūris (keli m3), pakavimo reikalingumas, darbo valandos Vokietijoje (jie brangios) ir speciali technika (liftai, kranai). Negalima tikėtis, kad kainuos tas ką, kainavo perkraustymas kitame mieste. Tarptautiniai pervežimai turi savo dyzelio, mokesčių ir darbo užmokesčio niuansus.

Ar reikia mokėti už pakylos ar liftą naudojimą?

Jei pastate nėra lifto arba jis netelpa, reikalingos neštos pakylos („HUB“ arba „Mülle“). Tai papildoma paslauga, kuri kainuoja. Dažnai klientai nenujaučia, kad to reikės, ir tada staiga kainos šoka. Viską reikia aptarti apžiūros metu.

Kaip atpažinti blogą pervežėją?

Jis klauso mažai ir sako „viskas bus gerai“ be detalių. Geras pervežėjas klauso apie liftus, apie prieigos kelius, apie dokumentus. Blogas – tik pasakoja kainą. Taip pat, jei įmonė neturi tinklapio arba jo adresas yra kur nors soduose – būkite atsargūs. Yra daug „pavienių vairuotojų“, kurie dirba be draudimo, ir jei kas nutinka – jūs prarandate viską.

Ar verta imti draudimą?

Absoliučiai taip. Tai nėra brangu (paprastai 2-3% nuo vertės), bet gali išgelbėti tūkstančius. Biuro technika yra jautri, o avarijos ar gaisrai (nors ir reti) įvyksta. Be to, yra rizika pavogti daiktus poilsio metu. Neklauskite, ar reikia – imkite.

Kas daryti, jei dėžės dingsta?

Tai retai, bet įvyksta, ypač daliniuose kroviniuose. Jei turite inventoriumi, galite reikalauti kompensacijos pagal draudimo sąlygas. Be inventoriaus – įrodymų beveik nėra. Vienas klientas teigė, kad dingso „auksinis laikrodis“, bet sąraše jo nebuvo, taigi, nieko negavo. Rašykite viską.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Dauguma įmonių prašo 30-50% avanso, o likutį – atlikus darbą. Jei įmonė didelė ir patikima, gali leisti atidėti mokėją iki 30 dienų (pVM sąskaita-faktūra). Bet mažos įmonės gali reikalauti pinigų iš karto. Nereikėtų siūlyti mokėti „po kiek laiko“ už paslaugas, jei sutartyje nėra numatyta – vairuotojai tiesiog neišvažiuos, kol gaus pinigus (arba dalį jų).

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Gali būti už laukimą (jei jūs vėluojate), už užstatų grąžinimą (jei naudojami jų dėžės), už papildomą darbuotojų skaičių. Visada prašykite galutinės sutarties, kurioje būtų parašyta „be papildomų mokesčių“, jei to norite. Bet tikrai papildomai mokamas už muitinės brokerio paslaugas, jei tokios reikalingos.

Ką daryti, jei vokiečių pusė nepasiruošusi priimti krovinių?

Tai jūsų (kaip užsakovo) problema, ne pervežėjo. Vairuotojas negali laukti nemokamai valandų. Jei laukimas trunka ilgiau nei 1 valanda, pradedami skaičiuoti stovėjimo valandos. Susitarkite su savo vokiečių kolegomis, kad būtų kas nors, kas gali atidaryti duris. Buvau atvejis, kai teko laukti 4 valandas, kol vadybininkas atvyko iš pikniko.

Ar galima vežti asmenines mašinas kartu su biuro kroviniu?

Techniškai galima, jei mašina yra įrašyta į TIR dokumentą arba yra atskira. Bet negalima tiesiog užvežti mašinos „kaip keleivio“ su sunkvežimiu, jei tai nėra legaliai tvarkoma. Muitinė gali tai laikyti kontrabanda arba nelegaliu importu. Geriau vežti atskirai arba naudoti autovežį.

Kaip elgtis su skundai dėl sugadintų daiktų?

Parašykite defektų aktą iš karto, nufotografuokite ir siųskite įmonei. Nedelskite iki rytojaus. Jei pasirašote dokumentą, kad „viskas gerai“, vėliau nieko nebeišsiteisinsite. Vokiečiai yra labai tikslūs tokiais dalykais, jų aktai turi būti užpildyti be klaidų.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams arba krovėjams?

Vokietijoje tai nėra būtina, bet jei darbas atliktas gerai ir greitai, tai yra gerai matoma. Lietuvoje įprasta, bet ten – labiau formalu. Nebūkite priversti, bet jei norite padėkoti, galite. Tai gali padaryti juos linksmiausiais ir darbą atlikti kruopščiau.

Ką daryti, jei sutarties nėra rašytinės?

Bėkite. Jei sutartis tik žodinė arba per žinutes, turite didelę riziką. Rašytinė sutartis su sąlygomis, kaina ir atsakomybėmis yra privalomas dalykas dėl biuro perkraustymą į Vokietiją. Be jos, teismuose (jei kas nors nueis) bus labai sunku įrodyti savo tiesą.

Išvados

Galiausiai, viskas susikrausto į vieną paprastą tiesą: gerai suplanuotas biuro perkraustymas į Vokietiją yra nemalonus, bet valdomas procesas, o blogai suplanuotas – tikra košmaras. Nenaudokite pigiausių variantų, nežiūrėkite į smulkmenas ir visada pasirūpinkite dokumentais. Vokietija moka už tai, kad viskas tvarkinga, ir tą tvarką reikia atnešti su savimi. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikiuosi, jūsų serveriai nešoks ant grindų.