Kaip suplanuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos ekonomiškai: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų, ir galiu pasakyti viena dalyką – biuro perkėlimas niekada nebūna tiesiog „padėti dėžę į mašiną ir važiuoti“. Ypač kalbant apie Vokietiją. Ten viskas turi būti tvarkingai, suformuluota ir, žinoma, brangu, jeigu nesi atidus. Dažnai klientai klausia, kaip suplanuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos ekonomiškai, kad nereikėtų išleisti pusės biudžeto vienam dėžių išvežimui. Tiesą sakant, paslaptis ne vien mažiau kainuojančiame vairotoje, o smulkiuose dalykuose, kuriuos dažnai praleidžiate pro akis. Rašysiu čia taip, kaip kalbėčiau prie kavos puodelio – be jokio „content marketingo“ šlamšto, tiesiai iš praktikos. Jei norite išsaugoti nervus ir pinigus, skaitykite toliau, nors ir galiu šiek tiek nušokti į šalį.

Pradžios darbai ir biuro inventorius

Kada pradėti rengti biuro perkėlimą iš Vokietijos?

Nesitikėkite, kad viskas įvyks per savaitę. Vokiškas biologinis laikas veikia kitaip. Jei norite sužinoti, kaip suplanuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos ekonomiškai, pradėkite ruoštis bent po 2-3 mėnesius. Turite sudaryti inventoriaus sąrašą (inventarizacija), kitaip vokiškai Inventarliste. Be šio dokumento ne tik sunkiau įvertinsime kainą, bet ir gali kilti problemų su muitine, jei keliaujate už ES ribų. Ilgalaikis planavimas leidžia išsirinkti geriausią datą – ne šventę, ne penktadienį ir ne tą dieną, kai kelių mokesčiai Vokietijoje aukšti.

Ar verta daryti inventorizacija patys ar kvieti ekspertus?

Žiūrėkite, jei turite nedidelį kabinetą su dviem stalais, susitvarkykite patys. Užrašykite: „2 stalai, 4 kėdės, 1 spinta“. Bet jei turite 50 vietų open space biurą, geriau kvieskite mus arba kitus specialistus. Kartais klientai bando taupyti ir rašo „apie 100 dėžių“. O paskui atvyksta mašina, ten telpa tik 60, likusios 40 stovi koridoriuje, ir vairuotojas reikalauja papildomo reiso. Tai vėl pinigai. Tiksli inventorizacija – tai pusė sėkmės, kai kalbame apie tai, kaip suplanuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos ekonomiškai.

Kur gauti dėžes ir pakavimo medžiagas?

Nebūkite kvaili ir nusipirkite dėžių Vokietijoje, jei galite. Ten kainos už medžiagas kartais susitinka su mano alga. Geriau ieškokite naudotų dėžių („Umzugskartons“) vietinėse parduotuvėse arba pas mus. Kartais netgi galiu pasiūlyti dėžių iš prieš tai buvusių pervežimų – jos gali būti nuplėšytos, bet viduje tvarkingos. O burbuliuką (Bubble Wrap)... tiesiog nusipirkite didelį ritinį iš anksto, jis visada praverčia, ypač kai reikia susukti tuos keistus Vokietijos biurų augalus ar taurės rinkinius.

Ką daryti su senais dokumentais?

Nesivežiot jokių šiukšlių! Matau tai kas kartą. Vokiečiai labai taupo popierius, todėl biuruose dažnai būna krūvos senų sąskaitų už 2010 metus. Prieš išsivežant dalykus, pasirūpinkite dokumentų sunaikinimu (Dokumentenvernichtung). Yra firmos, kurios atvažiuoja su specialiu priekaba užbaigia visą ant popieriaus. Nėra jokio prasmės mokėti už kubinius metrus, kad išvežtumet šiukšles į Lietuvą ar kitur. Tai vienas paprasčiausių būdų, kaip suplanuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos ekonomiškai.

Vokietijos biurokratija ir vietiniai ypatumai

Ar galiu vairuoti mašiną pats biuro kieme?

Tai pavojinga klausimas. Teoriškai gali, jei turi teises, bet praktiškai... Vokietijos draudimas gali būti labai griežtas. Jei įvažiuoji į privažiavimą ir užbrauži ant gėlių, kuriuos sodino kaimynas Fritzas, gausi baudą, kuri viršys pervežimo kainą. Be to, reikia specialių leidimų (Verkehrsbeschränkung), jei mašina didesnė nei 3,5 tonos. Geriau palikite tai profesionalams, kurie žino, kur gali važiuoti, ir kur reikia statyti „Mašina sustojo“ ženklus.

Kas daryti su parkavimo leidimu mieste?

O čia prasideda tikras siaubas, ypač Miunchene ar Berlyne. Negali tiesiog sustabdyti sunkvežimio prie biuro. Turite eiti į Ordnungsamt (tvarkos skyrių) ir prašyti leidimo (Halteverbot). Tai trunka laiko, kartais reikia mokėti, kartais ne. Jei to nepadarysite, gausite baudą, o mašina gali būti nuvaryta į aikštelę. Tada reikės mokėti už atkabinimą. Vienas klientas taip padarė Frankfurtas – prarado 400 eurų vos per valandą. Tai ne taip jau lengva suplanuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos ekonomiškai, jei neiš anksto nepasirūpini parkavimu.

Ar reikia dirbti su vokiškomis firmomis?

Nebūtinai. Vokiškos firmos yra greitai, bet labai brangios. Jos turi savo tarifus, kurių negalima derėtis. Tuo tarpu mes (ir kiti Rytų Europos pervežėjai) darome tą patį darbą, bet už pusę kainos. Vienintelis dalykas – kalbos barjeras. Bet jei jūsų vadybininkas kalba vokiškai, problema išsprendžiama. Taupyti pinigus verta ieškiant alternatyvų, todėl kaip suplanuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos ekonomiškai? Rinkti rytietiškus logistikos partnerius.

Ką daryti su liftu?

Patikrinkite, ar liftas veikia! Aš ne veltui tai rašau didžiosiomis raidėmis. Buvo atvejis Diuseldorfe, kur klientas pasakė „liftas didelis“. Atvykome, liftas telpa tik du žmones, o sofos neįeina. Teko nešti per 4 aukštus laiptais. Už tai papildomai mokama už kiekvieną aukštą. Vokiški pastatai seni, liftai maži. Iš anksto sužinokite lifto matmenis (Aufzugmaße) arba numatyk papildomą krėstuvą.

Pinigai, kainų sudėtis ir taupymas

Kuo skiriasi valandinis užmokestis nuo fiksuotos kainos?

Valandinis užmokestis (Stundensatz) yra pavojingas. Vokiškas vairuotojas dirba tiksliai 8 valandas, turi pertrauką. Jei užtrunka 9 valandas – mokate už 9. Fiksuota kaina (Pauschale) saugesnė biudžetui. Kai pagalvojate, kaip suplanuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos ekonomiškai, visada stenkitės gauti Festpreis (fiksuotą kainą). Taip apsisaugosite nuo staigių išlaidų, jei kelyje užstrigsite spūstyje arba dėžės neisirenka taip greitai, kaip planavote.

Ar galima sutaupyti ant darbuotojų?

Taip, bet tik dalinai. Galite paklausti savo IT vadybininko išjungti kompiuterius, o ne mokėti mums už tai. Galite pačios susukti kabelius. Tačiau nenaudokite savo buhalterės nešti 20 kilogramų spausdintuvo. Sveikata brangesnė nei 50 eurų valanda. Vokiškai darbo saugos reikalavimai (Arbeitssicherheit) griežti, jei kas nors susižaloja jūsų biure, o ne pervežėjas, problemas gali turėti jūs.

Kada geriausia kelti biurą?

Žiūrėkite, niekas nekelia biuro vasarą (rugpjūtis) arba prieš Kalėdas. Tada kainos šoka. Geriausia rinktis „tarpusavio“ mėnesius – lapkričio vidurį, sausį arba vasario pradžią. Tada pervežėjams darbo mažiau, ir galima derėtis dėl nuolaidos. Taip galima lengvai sumažinti sąskaitą 10-15 proc. Tai paprastas būdas, kaip suplanuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos ekonomiškai tiesiog pasirenkant blogesnį orą.

Ar yra kokia nors slaptų mokesčių?

Apskritai, nėra slaptų, bet yra „nepastebimų“. Pavyzdžiui, mokestis už atliekų konteinerio nuoma (Abfallcontainer) Vokietijoje, jei reikia kažką išmesti. Arba mokestis už vėlavimą, jei vairuotojas laukia, kol jūs padarysite paskutinę telefoninę konferenciją. Už laukimą (Wartezeit) reikalaujama papildomai. Viskas turi būti numatyta sutartyje. (Čia tikrai reikėtų pasitikrinti ar aš teisingai parašiau tą žodį vokiškai, bet esmė aiški).

Ar verta imti draudimą?

Aš žinau, visi nori taupyti ir sako „o, mes nieko nesugadinsime“. Bet tarkime, vairuotojas užbraužia sofa į kieką brangų vokišką paveikslą arba laisvai stovintį serverį. Be draudimo (Transportversicherung) teks mokėti iš savo kišeno. Draudimas paprastai kainuoja apie 2-3 proc. nuo vertės. Nemanau, kad verta rizikuoti šimtais tūkstančių eurų dėl to, kad sutaupyti 50.

Ką daryti su grąžtine kelione?

Jiems tenka tuščiai važiuoti atgal arba ieškoti krovinio. Jei jums įdomu, kaip suplanuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos ekonomiškai, klauskite apie „Backload“ arba grąžtinį reisą. Jei pervežėjas turi ką vežti atgal į Vokietiją, jums gali paskaičiuoti tik vieną kryptį arba mažiau už kuro sąnaudas. Tai laimi laimi. Bet čia reikia laiko ir derinimo.

Pervežimo procesas: kas daroma dieną?

Kaip organizuojamas iškrovimas ir įkrovimas?

Turime būti aiškūs. Vokiečiai mėgsta, kai viskas eina pagal planą. Reikia, kad vienas žmogus jums biure vadovautų (t.y. rodytų ką nešti). Mes nežinome, kur dėti „tą pilkąją spintelę su du spynelėmis“. Jei vadovo nėra, mūsų vyrai tiesi�s dės viską vienoje krūvoje, o tūs praeis trys dienos, kol surūšiuosite. Tai vėl laiko pinigai.

Ką daryti su IT įranga?

Kompiuterius, serverius, monitorius reikia pakuoti atskirai. Geriausia į originalią dėžę. Jei originalių nėra, naudojame specialias tvirtas dėžes su putomis. Labai svarbu pažymėti kabelius, kol jų neišjungėte (pavogimas nuotraukas telefonu padeda). Nusižiūrėkite, kiek brangu yra IT įranga – jos perkėlimas turi būti svarbiausia prioritetas, kai svarstote, kaip suplanuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos ekonomiškai.

Ar galiu kelti biurą savaitgalį?

Galima, bet brangiau. Vokietijoje darbuotojų apsauga yra religija. Jei reikia dirbti sekmadienį, reikia mokėti pridėtinį už Sonntagszuschlag. Kartais tai padvigubina valandinį užmokestį. Jei norite taupyti, kelkite darbo dienomis, nors tai gali trukdyti jūsų darbui. Čia reikia rasti balansą tarp prarastų darbo valandų ir pervežimo kainos.

Kas vyksta su baldais, jei jie neįeina į duris?

Nenujaudinkite, mes neįeisime pro sieną. Turime atsuktus raktus ir įrankius. Dažnai Vokietijos biuruose būna integruotos baldų sistemos, kurios tiesiog taip neišsirenka. Reikia išardyti (Demontage). Tai užtrunka. Už išardymą ir surinkimą (Montage) taip pat imamas mokestis. Pasirūpinkite, kad tų dalių nebūtų per daug, nes varžtai ir veržlės turi tendenciją dingti.

Kaip elgtis su augalais?

Vokiečiai myli savo biuro augalus (Büropflanzen). Bet augalus pervežti sunku – gali užšalti arba supūti. Be to, jei vežate į kitą šalį (ne ES), gali būti karantino reikalavimai (fitosanitarinis sertifikatas). Paprastai aš sakau klientams – pasiduokite kaimynams arba vežkite savo automobiliu. Didelių palmių vežimas sunkvežimiu yra būdas kaip prarasti pinigus.

Problemos, rizikos ir patirties pasakojimai

Kas daryti, jei dings dėžė?

Tai vyksta. Niekas nenori pripažinti, bet dėžės kartais nukelia į neteisingą sunkvežimį arba pasilikta kertotėjėje. Todėl svarbu numeruoti dėžes ir turėti sąrašą. Jei dingo, turi draudimą – kreipiatės. Be draudimo... sėdėkite ir verkite. Vienas klientas prarado visus buhalterijos dokumentus dėžėje be numerio. Gailėjau jo, bet nieko negalejau padaryti. Tai parodo, kodėl svarbu žinoti, kaip suplanuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos ekonomiškai ne tik kainos, bet ir saugumo požiūriu.

Ar dažnai plyšta dėžės?

Jei naudojame mūsų dėžes, retai. Jei naudojamos jūsų surinktos senos prekių dėžės iš parduotuvės (kurios ištikro tikriausiai jau buvo drėgnos), jos plyšta. Ypač jei įdedate knygas. Knygos turi būti mažose dėžėse. Jei įdėsite į didelę, ją neįmanoma pakelti, o ji tiesiog išsileis apačioje. Tada rankenos, kojos, varvantis kava visame biure... Nenorėtum to matyti.

Kaip elgtis su klientų duomenimis (GDPR)?

Čia jau nebe mano sritis, aš tik vežėjas. Bet žinau, kad duomenų nutekimas gali kainuoti milijonus. Užrakinkite tas dėžes su dokumentais! Nekraukite jų atvirai ant vežimo. Vokiški įstatymai labai griežti. Geriau daugiau užrakinti ir turėti raktus pas atsakingą žmogų, nei vėliau aiškintis inspektoriams.

O jei vairuotojas sužeidžia nugarą?

Vokietijoje tai didelė problema. Jei vairuotojas susižaloja jūsų biure, jūs galite būti atsakingi, jei pastatas nebuvo saugus arba buvo slidu. Todėl reikia užtikrinti saugią aplinką. Ir naudokite pervežėjus, kurie turi savo draudimą ir atsakingumo priemonę nugarai (Berufsgenossenschaft). Mes turime, o kai kurie „pigūs“ pervežėjai iš skelbimų – gali ir neturėti.

Ką daryti, jei naujasis biuras nebaigtas remontuoti?

O tai labai dažna situacija. Atvažiuojame, ten sienos nuteptos tinku, grindys nebaigtos. Ką darysime su baldais? Laikysime gatvėje arba mašinoje. Už laukimą mokama. Tokiu atveju geriau susiderėti dėl sandėliavimo (Lagerung). Tai kainuoja, bet mažiau nei vairuotojų laukimo valandos.

Ar verta pasamdyti „Move Manager“?

Jei turite didelį biurą (100+ vietų), taip. Tai žmogus, kuris tvarko viską: nuo dėžių iki vyno. Jis užtikrina, kad „kaip suplanuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos ekonomiškai“ nebeatrodytų kaip mokslinis darbas. Mažam biurui tai per daug prabanga, tiesiog turite būti aktyvus pats.

Kaip patikrinti pervežėjo patikimumą?

Ne tik pažiūrėkite į svetainę. Ieškokite atsiliepimų Google Maps. Klauskite draugų. Pasitikrinkite, ar jie turi realų adresą, o ne tik „GmbH“ popierių be biuro. Buvo atvejų, kai žmonės mokėjo avansą, o firma išnyko. Pinigų nebepavyko gauti.

Kas nutinka su kava ir vandens?

Atsigėrinkite vairuotojus! Tai senas tėvo patarimas. Duodešimt eurai už kavą ir sumuštinus gali padaryti stebuklus. Vairuotojai bus greitesni, draugiškesni ir atidžiau elgsis su jūsų daiktais. Tai mažiausias investicijos grąžos (ROI) pavyzdys visame pervežime.

Pabaigos darbai

Kada galima susigriebti už knygas?

Kai viskas įdėta ir patikrinta. Negalima pasirašyti CMR konosmento (Frachtbrief), kol nepalikote seno biuro. Kartais įvyksta klaidų – pamiršta dėžė po stalais. Tikrinimas yra jūsų atsakomybė. Pasirašius dokumentą, daiktai oficialiai perleisti pervežėjui. Vėliau teigti, kad „kas nors dingęs“ bus daug sudėtingiau.

Ar reikia valyti seną biurą?

Vokietijoje, jeigu nuomojate biurą, tai dažnai būna sutartyje (Mietvertrag). Turiu palikti biurą „swept clean“ (iššluotą). Tikrai nevalyti grindų iki blizgesio, bet išnešti visą šiukšles. Su šiukšlėmis problemų daugiausia ir būna. Už šiukšlių išvežimą Vokietijoje imamas milžiniškas mokestis. Geriau viską išmesti dar Lietuvoje (jei ten einama) arba prieš išvykstant panaudoti vietinius konteinerius, jei leidžia.

Kaip apmokėti pervežimą?

Geriausia banko pavedimu, kad būtų įrodymų. Grynaisiais pinigais mokėti pavojinga ir nerekomenduojama (didelės sumos). Dažnai prašome 30-50 proc. avanso (Anzahlung), o likutį – atlikus darbą. Neduokite 100 proc. iš anksto. Niekada. Tai saugumo taisyklė.

Ką daryti, jei ką nors sulaužėte įkraudami?

Sakykite mums iš karto. Neslėpkite. Gali būti, kad galime sutaisyti vietoje arba pakeisti dalį. Jei paslėpsite ir paskui reiksite visiškai keisti brangų baldą, bus daugiau problemų sąskaitoms paskirstyti. Išskirtumas tarp gerų ir blogų pervežimų dažnai yra komunikacija.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia važiuoti į centrą?

Taip, be abejo. Užvažiavimas į „Environmental zone“ (Umweltzone) reikalauja tam tikros mašinos klasės (Euro 6). Jei mašina neatitinka standartų, negalės važiuoti į centrą. Reikės krauti ant mažesnių sunkvežimių arba naudoti specialius leidimus, kur kainuoja pinigus. Tai reikia įvertinti dar pradžioje.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Biure tai dažnai būna spausdintuvo kasetės (toneriai) ar valymo priemonės. Tai laikoma pavojinga kroviniu (ADR). Negalima tiesiog mesti į dėžę. Reikia deklaruoti ir pakuoti atitinkamai. Jei sulaikys policija ir ras neteisingai pakvuotą tonerį, baudos didelės.

Išvada

Apibendrinant, tas procesas nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Kaip suplanuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos ekonomiškai? Svarbiausia yra ne rasti pigiausią pasiūlymą pašto dėžutėje, o suprasti, kas tame pasiūlyme įskaičiuota. Išsamesnis planavimas, tvarkingas inventorius, tinkamos datos ir pasitikėjimas savo komanda (arba pasirinkta logistika) padės išvengti daugumos nemalonių netikėtumų. Niekas nenori mokėti dviejų kainų, todėl geriau praleisti valandą daugiau ruošiantis, nei verkti virš sulaužytų stalų ar prarastų dokumentų vėliau. Sėkmės susirinkimuose, ir prisimink – kava vairuotojams niekada nenukenksia.