Kaip suplanuoti biuro perkėlimą į Vokietiją be trukdžių: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir mačiau viską – nuo smulkių kontorų iki didžiulių gamyklų, kėlusiančių visą savo verslą per sieną. Vokietija yra mūsų kaimynė, didžiausia rinka, tačiau ten viskas vyksta griežčiau, negu Lietuvoje ar Lenkijoje. Dažnai klientai klausia, kaip atrodo tas procesas iš vidaus, ir tiesiogiai sakau – be gero plano čia nieko nebus. Jeigu norite sužinoti, kaip suplanuoti biuro perkėlimą į Vokietiją be trukdžių, pasiruoškite ne tik prie lentinio lentos ir piešti brėžinius, bet ir daug kalbėtis su vokiais. Čia nėra apie idealias brošiūras, o apie tai, kas iš tikrųjų laukia kelyje ir tame naujame biure prie Vokietijos autostrados.

Pradinis chaosas ir organizacinės ašaros

Nuo ko pradėti rūpintis?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo galvos. Sėdžite su savo komanda, geriate kavą ir suprantate, kad senasis biuras jau per mažas. Pirmiausia – suskaičiuokite kubus. Ne tuos abstrakčius, o realius, kiek vietos užims jūsų stalai, serveriai ir tas vienas darbuotojas, kuris turi per daug asmeninių daiktų. Padariai sąrašą? Dabar prie jo prijunkite laiką. Biuras neiškeliauja per vieną dieną, nebijokite.

Ar tikrai verta kelti visus senus baldus?

Sąžiningai sakant, dažnai ne. Vokietijoje senų baldų išvežimas kainuoja pinigus, nes ten labai griežta atliekų tvarka. Jei turi senas, susėdusias sofas, kurios kojos nebesilaiko, palikk jas čia. Nupirkite naujas „IKEA“ Berlyne ar Miunchene – bus pigiau ir greičiau, nei vežti šiukšles per keturias valstybes. (Nors, jei tai tavo tėvo brangus stalas, tada kita kalba).

Kiek laiko užtruks visa procesas?

Nėra vieno atsakymo. Mažam biurui – savaitė rengimui, diena kelionei. Dideliam – mėnuo ar daugiau. Pridirbau kartą tai, kad klientas skambino pirmadienį ir norėjo būti Kelne trečiadienį. Nepavyko. Ten, be galo, reikia rezervuoti liftą, gauti leidimą stovėti gatvėje... Neišeina taip greitai.

Dokumentai, pinigai ir vokiškas teisingumas

Ar sunku suplanuoti biuro perkėlimą į Vokietiją be trukdžių dėl dokumentų?

Jei esai ES viduje, tai techniškai tai paprasta – jokios muitinės. Bet dėl dokumentų aš visada sako: ruoškis. Tau reikės kruopštaus inventoriaus sąrašo, ne „dešimt dėžių su popieriais“, o išvardintų monitorių, kompiuterių ir t.t. Vokiečiai mėgsta tvarką, jei sustos policija ar sienos saugotojai, gali paprašyti įrodymų, kad tai turtas, o ne prekybai.

Ką daryti su Intrastat deklaracijomis?

Čia aš ne tas ekspertas, kuris moka visus mokesčius iš galvos, tai geriau pasiklausk savo buhalterės. Bet žinau, kad jei siunta viršija tam tikrą vertę, reikia deklaruoti. Geriau užpildyti tą lapelius iš anksto, nei vėliau gauti baudą už neišdeklaruotą siuntą. Pasitikėk manimi, vokiškas paštas su reikalavimu sumokėti – tai nemalonus dalykas.

Ar galima padengti išlaidas išmokomis?

Čia jau jūsų buhalterijos sritis, dažnai tai galima, jei įmonė keičia adresą. Bet aš dažniau girdžiu, kad vadovai stengiasi sutaupyti ant paties perkėlimo, o tai didžiausia klaida. Jeigu taupyti ant vairuotojų, gausite sulaužytus kompiuterius.

Logistika: keliai, sunkvežimiai ir „Stau“

Kaip pasirinkti tinkamą sunkvežimį?

Viskas priklauso nuo to, kiek daiktų turi. Jei turi tik penkis stalus, nekviesk „vilkiko“ su tentu – tai tiesiog brangu ir nepatogu mieste. Reikia mažesnio sunkvežimio, 3,5 ar 7,5 tonų, kuris gali važiuoti bet kur. Atsimenu vieną atvejį, kai atvežėme gigantą į Miunsterio centrą ir negalėjome pasisukti – griuvėsiai nervų.

Ar reikia rūpintis leidimu stovėti gatvėje?

Vokiškose miestų dalims tai būtina. Negali tiesiog sustoti „prie šaligatvio“ su priekaba – policija nuves automobilį arba baudos didelės. Reikia iš anksto susitarti su vietos savivaldybe dėl laikino stovėjimo vietos („Verkehrsbeschränkung“). Tą reikia padaryti savaitę-dvi iki kelionės.

Kaip išvengti spūsčių?

Vokietijoje visur yra „Baustellen“ – statybų vietos. Net jeigu planuoji maršrutą Google žemėlapyje, ryte gali atsirasti eismo įvykis ar darbai autostradoje. Planuok biuro perkėlimą į Vokietiją ne pirmadienį ryte ir ne penktadienį vakare – geriau viduryje savaitės. Palik laiko atsargą.

Ką daryti, jei vairuotojas prastai kalba angliškai?

Tai reali problema. Daugelis mūsų vairuotojų kalba tik rusiškai ar lietuviškai, o vokiečiai tiesiog nesupranta. Siųsk savo koordinatorių, kuris kalba bent šiek tiek vokiškai, arba parsisiųsk vertėją programėlę. Nebūk naivus – rankų kalba ne visada padeda, kai reikia suprasti, kur dėti dėžę su serveriais (jų negalima numesti ant žemės).

Pakavimas, dėžės ir pačių kebliausi dalykai

Ar verta pirkti naujas dėžes?

Naudoti dėžės iš parduotuvės... tikrai ne. Jos netvirtos, o jei ten duonos pjuklės buvo, tai vabzdžiai gali persikelti į naują biurą. Nupirkite profesonalias移动 dėžes (su ratukais), jos talpios ir nekelia kojų. O dėžių klijais taupyti neverta – gali atsitrinti.

Ar galima padėti į dėžes viską iš eilės?

Ne. Jei supiksi svarbius dokumentus su sena kava ir suktukais, paskui praleisi savaitę ieškodamas sutarties. Etiketės – tavo geriausios draugės. Rašyk, kas dėžėjeje ir iš kurios patalpos ji kilo. Paprasta, bet visi apie tai pamiršta.

Ką daryti su kompiuteriais ir elektronika?

Jūsų IT žmogus turi būti pasiruošęs. Visus serverius reikia išjungti ir (labai svarbu!) uždaryti į originalias dėžes, jei dar turi. Jei ne, reikia sukrauti ant putų. Vienas klientas nesuprato, kad kompiuteriai negali būti vežami žiemią be apsaugos – sušalo kietasis diskas, o vėliau verkė, kad duomenys dingo.

Kaip elgtis su pavojingais daiktais?

Deguto dažai, balionai dujoms, chemija – tai ne į dėžes su stalais. Tai turi eiti atskirai, pagal tarptautinius krovinių vežimo taisykles (ADR). Negaliu pabrėžti – negerai užsidužti nuo to, kad kažkas užpylė pavojingą skystą ant vairuotojo sėdynės.

Vokietijos specifika: ką tikrai reikia žinoti

Ar sunku suplanuoti biuro perkėlimą į Vokietiją be trukdžių be vokiškų žinių?

Galima, bet bus sudėtingiau. Dauguma formų yra vokiškai. Jei turi gerą agentą Lietuvoje, kuris bendrauja su partneriais Vokietijoje, tai pusės problemos nėra. Bet nesiūlykau važiuoti ten „tik taip“, tik su Google Translate. Biuro administracija vokiškai kalba reikalauja.

Ką daryti su atliekomis išpakavus?

Vokietija garsi savo šiukšlių rūšiavimu. Negali tiesiog išmesti visko į vieną konteinerį. Kartonas, plastikas, mišrios atliekos – viskas skirtingai. Pasiklausk naujo biuro ūkvedžio, jeigu pametęs plastikinį butelį į popieriaus dėžę, gali gauti įspėjimą.

Ar reikia pranešti kaimynams?

Tai gerybės klausimas, bet labai naudingas. Vokiečai mėgsta ramybą. Jei prie jų namų stovės sunkvežimis ir dirbs keletas vyrų su įrankiais, gali būti skundų. Palik shortą pašto dėžutėje: „Atsiprašome triukšmo, mes keliamės čia“. Dažnai tai nulemia nuotaiką.

Ar savaitgalis tinkamas perkėlimui?

Sekmadieniais Vokietijoje viskas uždaryta – ne vien parduotuvės, bet ir statybos, ir dauguma paslaugų. Net jeigu atveži daiktus, niekas negalės padėti juos įnešti, jei tai ne numatyta iš anksto (ir brangiai). Šeštadienis galimas, tačiau brangesnis.

Personalas ir vadovo požiūris

Kaip paaiškinti darbuotojams, kad turi susirūpinti savo daiktais?

Duok jiems mažas dėžutes asmeniniams daiktams. Neleisk jiems krauti visko į didžiąsias dėžes – tada vairuotojai nebežinos, kas yra įmonės turtas, o kas – senas pusryčių indas. Darbuotojas turi pažymėti savo dėžę savo vardu.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Tai neprivaloma, bet labai padeda. Jei vairuotojas yra alkanas ir nuvargęs, jis dirba lėčiau. Duok jiems kavą ar net Pietus – jie padarys viską, kad padėtų tau greičiau. Tai žmogiškas požiūris, kuris daug ką lemia.

Ką daryti, jei kažkas sugenda?

Imk nuotraukas prieš išvežiant ir iš karto po to. Jei dėžė atvyko suletuota, tai ne vairuotojo kaltė, o buvo jau sužalota. Bet jei lūžo stalo koja – tada kalbėkis su draudiku. Turėk viską dokumentuota. Draudimo apsauga būtina.

Ar reikia persikelti kartu su įmone?

Daugelis vadovų važiuoja paskui sunkvežimį. Tai padeda išvengti streso, galima vadovauti vietoje. Bet jeigu turi svarbių susirinkimų Skalvoje, geriau pasitiki savo koordinatoriumi ir važiuok lėktuvu.

O jeigu dings dėžė?

Tai vyksta. Paprastai ji tiesiog pasislėpė po kita dėže arba buvo palikta senajame biure. Inventorizacija – raktas. Tuoj po iškrovimo suskaičiuok dėžes. Jei trūksta vienos – ieškok iš karto, o ne po mėnesio.

Išvados arba kas liko neįvardinta

Tai ne paskutinės žinios, bet pagrindai. Kaip suplanuoti biuro perkėlimą į Vokietiją be trukdžių? Lengviau, kai tu tikisi geriausio, bet ruošiesi blogiausiam. Būk atviras su savo logistika, klausk klausimų ir niekada manyk, kad „pats susitvarkys“. Vokietija mėgsta, kai viskas aišku ir parašyta ant popieriaus. Sėkmės kelyje ir tiesiog nedaryk tos klaidos su kava induose – aš išmokau iš to.