Kaip suplanuoti biuro kraustymąsi iš Vokietijos: Praktinis vadovas be paslėptų spynų

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt metų, o Vokietija visada buvo tas "skanus riešutas" – ten viskas atrodo tvarkingai, kol nepradeda vežti biuro įrangos. Dažnai klientai klauso, kaip suplanuoti biuro kraustymąsi iš Vokietijos, kad nepritrūktų nervų ir pinigų. Tiesą sakant, tai ne taip sunku, kaip atrodo, jei žinai, kurie vokiški dokumentai tikrai svarbūs, o kurie – tik popieriaus šiukšlės. Turiu pamatyti viską savo akimis, nes nuotraukos dažnai meluoja, ypač kai kalbame apie sunkias biuro spintas ar serverines. Turime sužinoti, kaip viskas vyksta iš tikrųjų, be tų visų marketingo gražių žodžių.

Pagrindai: dokumentai ir Vokietijos biurokratija

Ar tikrai reikia tiek daug popierių?

Vokietijoje be rašto niekas nevyksta. Jums tikrai reikės galiojančio CMR sąvarašo, kuris yra pagrindinis krovinio dokumentas, beveik kaip pasas jūsų daiktams. Be to, jei vežate techniką, reikės deklaracijų, o jei tai ne jūsų nuosavybė, o nuomojama – tada būkite tikri, kad turite leidimą išnuomoti šią įrangą išvežti iš šalies. Vieną kartą klientas be to leidimo vos nepraleido sunkvežimio sienos, nes vokiečiai labai griežtai tikrina, ar nevežate vogtų daiktų. Geriau turėti visų sutarčių kopijas ir parodyti jas iš karto.

Kiek laiko užtrunka toks pervežimas?

Tai priklauso nuo to, kur tiksliai esate. Jei esate Miunchene ar Hamburge, tai kelias užtrunka ilgiau nei iš mažesnių miestų dėl eismo kamščių. Į Lietuvą važiuojame maždaug dviem paras, tačiau reikia prisimti, kad patys pakrovimo darbai gali užtrukti visą dieną. Vokietijos darbuotojai dažnai dirba tiksliai iki 16:00 valandos, tad jei nepakrauname iki to laiko, teks likti nakvynei. Planuokite bent dvi dienas išvykimui ir vieną dienai atvykimui, o jei reikia iškrauti neįrengtame biure – pridėkite dar dieną.

Ar reikia mokėti už šiukšlių išvežimą?

Tai yra labai svarbu. Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl atliekų, vadinamasis "Entsorgung". Negalima tiesiog užmesti senų biuro kėdžių į sunkvežimį ir parsivežti juos į Lietuvą, jei jos nėra tinkamai išdirbtos. Jei paliksite šiukšles prie pat konteinerio, vokiečių komunalininkos gali išrašyti didelę baudą mums, o mes ją perduosime jums. Geriau susitarti dėl specialios paslaugos vietoje arba užtikrinti, kad viskas, kas išvežama, tikrai yra naudinga ir nekenksminga.

Kas su muitinės deklaravimu, jei mes ne ES?

Keliaujant tarp ES šalių, tai formaliai nėra importas, tačiau dokumentus teks užpildyti. Mums reikės tikslaus inventoriaus sąrašo su verte, nes muitinė gali sustabdyti ir patikrinti, ar tai tikrai verslo perkėlimas, o ne prekyba. Buvo atvejų, kai bandydavo įslaptinti prekes kaip biuro įrangą, tai baigdavosi baudomis. Geriau būti sąžiningu ir parašyti, kad yra 5 kompiuteriai po 500 eurų, nei vėliau aiškintis, kodėl deklaravote 0 eurų. Tarkime, tai paprasta procedūra, bet suklaidinti muitininką nėra verta.

Ar būtina draudimas?

Beveik visada taip. Mes turime standartinį atsakomybės draudimą, bet jis dengia labai mažą sumą pagal CMR konvenciją (kažkiek eurų už kilogramą). Jei vežate brangią serverinę ar dizainerio biurą, verta pasidomėti papildomu draudimu. Vieną kartą klientas atsisakė, o vairuotojas, važiuodamas pro Frankfurto statybas, sugadino vitriną, kainavusią tūkstančius. Draudimas ne viskas padengs, be to, yra dedukciblai. Skaitykite sudėtį arba klauskite mūsų, mes paaiškinsime be "juridinės" kalbos.

Organizacija: kaip suplanuoti biuro kraustymąsi iš Vokietijos

Kada geriausia pradėti planuoti?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealus variantas – mėnuo ar du iki išvykimo. Kaip suplanuoti biuro kraustymąsi iš Vokietijos sėkmingai? Pradėkite nuo inventoriaus. Žmonėms visada trūksta laiko, todėl jie pradeda dėti dalykus į dėžes paskutinę minutę, o tai sukelia chaotą. Reikia rezervuoti liftą laisvu laiku, nes vokiškuose daugiabučiuose tai problema. Vienas mūsų klientas pamiršo rezervuoti liftą, ir teko nešti kompiuterius penkiais aukštais laiptais per 30 laipsnių karščią vasarą. Nenorite tokios patirties, tikėkite.

Ar jūs duodate dėžes?

Taip, mes atvežame dėžes, jei to pageidaujate, bet jas reikia užsakyti iš anksto. Jos gali būti naudojamos, bet tvarkingos. Jei norite naujų – tai papildomas mokestis. Dažnai klientai sako, kad jie patys pasirūpins, o paskui paaiškėja, kad jų dėžės yra per silpnos knygoms arba visai nėra. Geriau pasirūpinti dėžėmis iš mūsų, nes jos pritaikytos kroviniui, o ne turgaus prekėms. (Nors, jei turite patikimų dėžių iš paskutinių metų, galite ir naudoti, tik patikrinkite dugnus).

Ar reikia ištuštinti stalus?

Absoliučiai taip. Negalima tiesiog imti ir kelti stalo su visais popieriais ant jo. Viskas turi būti supakuota į dėžes. Ką tik gavau pranešimą iš vienos firmos, kurie bandė taip padaryti, ir rezultatas – viskas iškrito pervežimo metu. Stalų viršai gali įtrūkti nuo svorio, jei viduje yra smulkmenų. Užrakinkite stalčiųus, jei įmanoma, arba juos išimkite visai. Tai sutaupo laiko ir išvengs nereikalingų incidentų kelyje.

Kas turi daryti darbuotojai?

Geriausia, kad kiekvienas darbuotojas susirinktų savus asmeninius daiktus ir juos pažymėtų. Mes neatsakingi už piniginę ar telefoną, paliktą ant stalo. Paprašykite jų susikrauti viską į dėžutes prieš išvykstant mums. Taip pat reikėtų nuplėšti senas lipdukus nuo sienų, jei norite palikti biurą tvarkingą – vokiečiai už tai gali reikalauti papildomo valymo mokesčio iš depozito.

Ar galima vežti augalus?

Augalus vežti galima, bet tai sudėtinga. Jei tai tik keli puodeliai su žolelėmis – nėra problemų. Bet jei turite didžiulę palmę, reikės fitosanitarinio sertifikato, kuris gali kainuoti brangiau nei pati augalas. Be to, žiemą augalai gali užšalti sunkvežimyje, jei temperatūra nukrenta žemiau nulio. Aš asmeniškai nekalbėčiau dėl brangių egzotinių augalų pervežimo, nebent užtikrinsite specialią transportavimo sąlygą. Paprastus kaktusus galite tiesiog padėti į keleivinę mašiną ir važiuoti su jais patys.

Technika ir įranga

Ar saugu vežti serverius?

Serverius reikėtų išjungti ir gerai užfiksuoti korpuse. Geriausia būtų juos vežti originalioje pakuoje, jei jos dar liko. Mes turime vibracijos slopinimo priemones, bet keliai Vokietijoje, ypač ties remonto darbais, gali būti grubūs. Nerekomenduoju vežti serverius su duomenimis, jei nėra atsarginės kopijos – praradimas gali būti brangus. Vienas kartą vairuotojas staigiai stabdė, o serveris nukrito nors buvo pritvirtintas. Nuo tol saku – darykite backup'us prieš mums atvykstant.

Ar montuojate ir išmontuojate baldus?

Taip, tai mūsų darbas, bet už tai papildomai mokama. Jei turite standartinius "IKEA" tipo baldus, tai greita. Bet jei turite senoviškus, masyvius vokiškus sekretorinius stalus, tai gali užtrukti ir pusę dienos. Reikia mums pranešti iš anksto apie nestandartinius baldus, kad atvežtume reikiamus įrankius. Kartais klientai sako "tik kelios lentynos", o ten laikui bėgant išsivysta pilna biblioteka, kurią reikia išardyti detalėmis.

Ką daryti su vitrinomis?

Vitrinos yra pačios pavojingiausios. Turi būti užklijuotos specialiu plėvele, kad nebeišplitų, jei nutils stiklas. Mes turime tokių plėvių, bet reikia prašyti iš anksto. Negalima tiesiog padėti vitrinos į sunkvežimį be apsaugos, nes jos susidurs su kitais daiktais. Buvo atvejis, kai viena firma atsisakė apsaugos, norėdami sutaupyti 50 eurų, ir paskui rado savo vitrinas gabalais Lietuvoje. Neteisinga ekonomika.

Ar vežiate labai sunkius seifus?

Galime, bet tik jei žinome svorį iš anksto. Jei seifas sveria daugiau kaip 300-400 kg, reikės specialių priemonių ar net krautuvo. Jei jis pritvirtintas prie sienos – mums tai neleidžiama daryti, turite jį atskirti patys prieš mūsų atvykimą. Vokietijoje dažnai būna senų, milžiniškų seifų, kuriuos tiesiog neįmanoma išnešti pro duris be jų išardymo. Nustatykite tikslų svorį, kad mes neateitume su per silpna komanda.

Ar reikia išjungti šaldytuvus?

Būtina. Ne tik išjungti, bet ir išdeginti. Jei paliksite šaldytuvą drėgną, jis sugadins kitus daiktus ir užkveps kelyje. Taip pat reikia palikti duris pravertas, kad neužstrigtų spyna. Vokiški šaldytuvai dažnai turi integruotus mechanizmus, kuriuos reikia užfiksuoti. Jei to nepadarote, ir durys atsivers važiuojant keliu, gali atsitikti nelaimė.

Vairuotojai ir komanda

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dažniausiai taip, mes siunčiame lietuviškas komandas, nes tai lengviau susitarti dėl detalių. Tačiau kartais, jei tai didelis projektas, gali būti ir mišrios komandos. Jei jums svarbu, kad vairuotojas kalbėtų vokiškai (pvz., dėl leidimų užstatyti gatvę), tai praneškite iš anksto, pasirūpinsime. Bet dažniausiai mūsų vaikinai sugeba susitarti rankomis ir pora vokiškų žodžių, jei reikia paaiškinti kelią.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Pagal taisykles mes negalime imti keleivių be specialios licencijos, ypač tarptautiniuose maršrutuose, dėl draudimo. Taip pat vairuotojui reikia poilsio. Žinoma, jei tai ypatingas atvejis, galime bandyti kažką susitarti, bet oficialiai atsakymas yra ne. Geriau susitikti galinėje stotyje arba tiesiog laukti telefono skambučio. Nenorime, kad kelią apimtų policija Vokietijoje dėl keleivio be draudimo.

Ar jie padės iškrauti?

Tai priklauso nuo paslaugos, kurią užsakote. Jei užsakote "pilną paslaugą", tai taip, jie viską neš į biurą. Jei užsakote tik transportą, tada jie tiesiog atveš sunkvežimį ir gali padėti nuleisti daiktus ant žemės prie rampos, bet nešti į aukštą be kėlimo mechanizmo – ne. Nustatykite iš anksto, ko tikėtis, kad nebūtų nesusipratimų, kai vairuotojas sėds ir gers kavą, o jūs lauksitės pagalbos.

Kas, jei vairuotojas užstringa?

Vokietijoje su GPS viskas gerai, bet senamiestyje, pvz., Kelne, gali būti siaurų gatvelių, kur sunkvežimis nepraeis. Jei taip atsitinka, vairuotojas skambins mums, o mes – jums. Reikės greitai nuspręsti, kur galima statyti mašiną. Kartais tenka nešti daiktus 100 metrų, jei negalima privažiuoti prie pat durų. Tai nėra mūsų kaltė, tai miesto planavimo ypatybė, tad reikia kantrybės.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, bet tai kainuoja brangiau. Vokietijoje yra naktinio poilsio ir savaitgalio darbo apribojimai (Sonntagsfahrverbot), todėl sunkvežimiai negali važiuoti tam tikrose vietose sekmadieniais. Jei norite išvežti iš verslo centro šeštadienį, reikia gauti leidimą, o tai kainuoja. Paprastai stengiamės daryti darbo dienomis, tačiau jei verslas negali sustoti, rasime būdą, už papildomą mokestį.

Finansai ir rizikos

Ar galiu gauto kainą iš karto?

Galime duoti apytikslę, bet tiksli kaina be apžiūros beveik neįmanoma. Per 20 metų matyta viską – nuo "tuščio" biuro, kuris pilnas stiklo vitrinų, iki pilno sandėlio, kurio nėra sąraše. Jei sakau 2000 eurų, o paskui tenka dirbti 10 valandų ilgiau dėl papildomų dalykų, aš prarandu pinigus. Todėl visada siūlau išankstinę apžiūrą arba labai detalų vaizdo įrašą. Tada kaina fiksuojama ir niekas nepasikeis.

Kiek kainuoja biuro kraustymasis iš Vokietijos maždaug?

Sunku pasakyti be duomenų. Mažas biuras gali kainuoti ir 1500 eurų, o didelis sandėlio tipo biuras su 50 darbuotojų – ir 10 tūkstančių. Kaina priklauso nuo km, tonų, darbo valandų Vokietijoje (jie brangūs) ir pakojimo medžiagų. Nereikia tikėtis, kad pervežimas iš Berlyno bus pigiau nei iš Kauno, atvirkščiai, degalai ir mokesčiai Vokietijoje aukštesni. Taigi, kaip suplanuoti biuro kraustymąsi iš Vokietijos biudžetui? Skirkite 20-30% atsarginio fondo.

Ar imate mokestį už važiavimą į Vokietiją tuščia?

Taip, tai vadinami "ferry" arba "positioning" mokesčiai. Jei mes važiuojame iš Vilniaus tik dėl jūsų 3 dėžių, tai mums nuostolinga. Mums reikia padengti degalus ir vairuotojo laiką abiem kryptimis. Kartais klientai stebimasi, kodėl reikia mokėti už tuščią važiavimą, bet tai standartinė logistikos praktika. Galite bandyti rasti krovinią atgal (backload), tada gali būti pigiau, bet tai ne visada įmanoma susiderinti su jūsų grafiku.

Kas atsitinka, jei aš atšaukiu?

Jei atšaukiate paskutinę minutę, kai sunkvežimis jau važiuoja Vokietijos keliu, turėsite sumokėti bent kelias šimtus eurų už prarastą laiką ir degalus. Mes suprantame, kad verslo planai keičiasi, bet mums taip pat reikia mokėti vairuotojams. Kuo anksčiau pranešate, tuo mažiau baudos (arba jos visai nebūna). 48 valandų prieš išvykimą yra tas "saugus" limitas, po to pradedame skaičiuoti nuostolius.

Smulkmenos ir realus gyvenimas

Ar reikia žymėti dėžes?

Prašau, žymėkite. Niekas nenori atidaryti dėžės su buitinės technikos detalių sandėliu, kai reikia statyti kompiuterį. Parašykite, kur turi būti padėta, pvz., "Direktoriaus kabinetas" arba "Virtuvė". Jei parašysite tik "Biuro reikmenys", mes dėsime į krūvą su kitomis. Tai sutaupo laiko iškraunant. Kartais klientai mano, kad jie atsimins viską, bet kai yra 50 dėžių, tai neįmanoma.

O dėl parkavimo leidimų?

Tai jūsų atsakomybė. Mes negalime užstatyti gatvės Miuncheno centre be leidimo – mus nuveš į areštinę mašiną, o gausite baudą. Jūs turite susitarti su vietine savivaldybe (Ordnungsamt) dėl laikino stovėjimo zonos. Mes atsiųsime brėžinius, kiek vietos reikia, bet popierius turi eiti iš jūsų. Neskubėkite su tuo, nes Vokietijoje tai gali užtrukti savaitę. (Geriau padaryti per anksti nei vėlu).

Ar turite kokių nors paslapčių, kaip sutaupyti?

Pagrindinė paslaptis – atsikratykite nereikalingų daiktų prieš mus atvykstant. Kodėl mokėti už tai, kad vežtumėte senus, sulaužytus stalus, kuriuos ir taip reikės išmesti? Atlikite auditą. Taip pat, jei galite patys supakuoti smulkius daiktus į dėžes, tai sutaupysite brangų vadybininko darbo laiką Vokietijoje. Bet būkite tikri, kad dėžės neperšoks po svoriu.

Ar tikrai verta kreiptis į profesionalus?

Jei tik turite kelis stalus ir kompiuterius, galite ir patys nuvežti. Bet jei kalbame apie pilną biuro persikėlimą, profesionalai sutaupo jums nervus. Vokietijos keliai ir taisyklės nėra tolerantiškos klaidoms. O jei sugadinate brangų serverį ar išversiate vitriną prie pačios naujųjų patalpų – nuostoliai bus kur kas didesni nei pervežimo kaina. Aš matyau daug nuliūdusių veidų po "savarankiško" kraustymosi, kurie paskui skambina mums ištaisyti.

Kas, jei pasibaigia vieta sunkvežimyje?

Tai retas atvejis, jei gerai susiskaičiavome. Bet jei pasirodo, kad daiktų yra daugiau nei planavote (pavyzdžiui, rado dar vieną pilną archyvą rūsyje), mes turime problemą. Gali tekti siųsti antrą mašiną, o tai brangu. Stenkitės iš anksto parodyti mums visus kambarius, įskaitant sandėlius ir rūsius. Vokietijose dažnai būna požeminių patalpų, apie kurias klientai užmiršta paminėti.

Išvados

Viskas apie tai, kaip suplanuoti biuro kraustymąsi iš Vokietijos, susideda ne iš didelių paslapčių, o iš smulkmenų ir kantrybės. Pasirūpinkite dokumentais, dėžėmis ir vairuotojų poilsio laiku. Geriau praleisti valandą planuodamas, nei dienas stresuodamas vėliau. Nors Vokietija gali būti griežta, su geru planu ir sąžininga komunikacija viskas vyksta sklandžiai. Sėkmės verslo perkėlime, ir tikimės, kad jūsų kava naujame biure skonis bus dar geresnė nei senajame.