Kaip suplanuoti biuro daiktų transportą į Vokietiją? Patirtis iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir matęs esu viską – nuo pasisekusių perkėlimų iki tokių, kurias norėtų pamiršti. Dažnai klientai, kuriems reikia persikelti ar nugabenti įrangą, susiduria su tame pačiame klausimu: kaip suplanuoti biuro daiktų transportą į Vokietiją, kad procesas neuktų į chaosą? Vokietija yra arti, tačiau logistika ten gana specifika ir reikalauja tikslumo, kurio lietuviai kartais trūksta. Čia ne tiesiog įkelti dėžes į sunkvežimį ir pasukti ratus į vakarus, reikia atsižvelgti į dokumentus, krovos saugumą ir tai, kad vokiečiai mėgsta tvarką. Toliau pasidalinsiu tuo, ką išmokau per šiuos metus, nors pripažinsiu – kartais ir pats daržą pamirštu.

Dokumentai biuro perkėlimui ir biuro daiktų transportui

Ką daryti su dokumentais iš pradžių?

Viskas prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo popierių. Jeigu planuojate biuro daiktų transportą į Vokietiją, būtinai sukurkite inventorinį sąrašą. Nereikia jame išvardyti kiekvieno pieštuko, bet stambūs daiktai ir technika turi būti įrašyti. Vieną kartą klientas taip gerai nieko ne užrašė, kad muitinėje teko stov�ti po šešias valandas, kol aiškinomės, kas dėžėje stovi. Gerai paruoštas sąrašas tai pusė sėkmės, tai sutaupo laiko vairuotojui ir nervų jums. Nepamirškite pasidaryti ir kopijų, vieną priduokite vairuotojui, kitą pasilikite sau.

Ar reikia eksporto deklaracijos?

Tai priklauso nuo to, ką ir kiek vežate. Jeigu tai yra įprastas biuro inventorius, kuris naudotas ir jums priklauso, dažniausiai eksporto deklaracija nėra būtina, galite naudoti paprastą prekių siuntos kvitą. Tačiau jei vežate naują techniką, ką nors grynai prekinio (pavyzdžiui, neperdirbtus kompiuterius pardavimui), tuomet privalote kreiptis į muitinę. Aš dažnai sakau klientams – geriau klausti per daug, nei vėliau mokėti baudas už bandymą „užšleisti“ prekę kaip asmeninį daiktą. Muitinės taisyklės pasikeitė praėjusiais metais, tad čia reikia būti atidžiam.

Kas yra TIR carneta ir ar jums jis reikalingas?

Daug kas klausia apie TIR carneta, tai toks žalias lapas, kurį matote ant sunkvežimių. Paprastam biuro daiktų transportui į Vokietiją jums jis nereikalingas, nebent jūsų krovinys yra labai didelis ir vyksta muitinės procedūros, kurios reikalauja užtikrinimo. Mažoms ir vidutinėms įmonėms tai nereikalinga gaišti laiko. TIR daugiau skirtas dideliems pervežėjams, kurie važinėja trečiasioms šalims. Mums pakanka CMR kvito, kurį vairuotojas užpildo kraustyme. CMR kvitas yra pagrindinis dokumentas, įrodantis, kad krovinius perdavėte.

Kaip užpildyti CMR kvitą kai vežate biuro daiktus?

CMR kvitas turi būti užpildytas aiškiai ir tiksliai. Ten nurodome siuntėją (jūs), gavėją (jūsų filialą Vokietijoje arba sandėlį), vietą ir datą. Svarbiausia – prekių apibūdinimas. Negalima rašyti tiesiog „biuro daiktai“, reikia konkrečiau: „biuro baldai, 2 dėžės su dokumentais, 3 kompiuteriai“. Vieną kartą buvau tokioje situacijoje, kur vairuotojas užrašė „viskas kažkas“, ir vokiečiai pasitiko ne linksmai. Teko skambinti man ir aiškintis. Užpildykite kvitą tiksliai, tai išvengsite problemų pasienyje.

Ar reikia draudimo poliso?

Be abejo, taip. Nors Vokietijoje keliai geri, avarijos įvyksta, o gaisras krovininiame automobilyje – tai ne fantastika. Kiekvienas, kas planuoja biuro daiktų transportą į Vokietiją, turi pasirūpinti krovinių draudimu. Paprastai jis įeina į pervežimo kainą, bet visada patikrinkite su savimi atsakingu brokeriu arba logistikos specialistu. Jeigu vežate brangią serverinę įrangą, draudimo limitą gali reikėti padidinti. Geriau praleisti penkias minutes skambinant nei vėliau gailėtis sudegusios technikos.

Kaina ir laiko planavimas

Kiek laiko trunka biuro daiktų transportas į Vokietiją?

Įprastai, jeigu važiuojame į centrinę Vokietiją (pvz., Frankfurto ar Miuncheno apylinkes), tai užtrunka nuo 1 iki 3 dienų priklausomai nuo to, ar tai yra „pilotinis“ krovinys, ar dalinis. Pilotinis, kai užsakote visą sunkvežimį, yra greitesnis, nes vairuotojas važiuoja tiesiai į adresą. Jeigu važiuojate daliniu krovininiu („part load“), tai gali užtrukti ilgiau, nes reikia supakuoti kitų klientų siuntas. Visada pasakykite klientui, kad terminas yra apytikslis, o ne nustatytas akmeniu. (Ypač jei atsiranda eismo įvykiai autostradoje).

Kodėl kainos tokios skirtingos?

Tai klausimas, kurį girdžiu kasdien. Kaina priklauso nuo degalų kainos rinkoje, sezono (ruduo ir pavasaris brangiau) ir nuo to, kiek konkrečios vietos Vokietijoje yra nutolusios. Jeigu reikia vežti į gilumą, prie pat sienos su Lenkija ar Čekija, tai gali būti pigiau nei į Hamburgą. Taip pat įtakoja ir krovinio sunkis – ar reikia keliamosios technikos. Aš stengiuosi aiškinti, kad pigiausias ne visada yra geriausias, kartais užsisegate galvą.

Ar galiu sutaupyti renkantis pigų pervežėją?

Galite, bet rizikuojate. Yra daug „vėlininkų“, kurie pasiūlo neįtikėtinas kainas, tačiau vėliau pasirodo, kad jie neturi tinkamos transporto priemonės arba darbininkai girtauja. Dirbu šioje srityje 20 metų ir mačiau, kaip po tokių pervežėjų likdavo sulaužyti staliai. Biuro daiktų transportas į Vokietiją reikalauja patikimos komandos. Jei kaina atrodo per gerai, kad būtų tiesa, tai dažniausiai taip yra. Netaupykite ant savo turto saugumo.

Kaip sužinoti tikrąją kainą be paslėptių mokesčių?

Visada prašykite galutinės sumos su PVM ir visais priemokais. Daugelis brokerių skelbia kainą be kuro priemokos, kuri gali pasikeisti tiesiog važiuojant. Užklauskite, ar į kainą įeina iškrovimas vietoje, ar tai mokama papildomai. Vokiškuose sandėliuose dažnai būna griežti reikalavimai dėl iškrovimo terminų, ir jeigu vairuotojas užstringa, gali būti paskaičiuojami baudos pinigai. Tai tas dalykas, apie kurį dažnai miršta.

Ar galima numatyti fixed kainą?

Taip, tai įmanoma, jeigu sutartis pasirašoma iš anksto. Kai planuojame biuro daiktų transportą į Vokietiją dideliems klientams, mes dažnai fiksuojame kainą 3 mėnesiams. Tai patogu abiem pusėms – žinote, kiek biudžeto reikės, o mes užtikriname, kad net ir degalams brangstant, mūsų marža nekrenta. Tačiau tokios sutartys reikalauja ir geresnio pasiruošimo, neįmanoma fiksuoti kainos vienai dėžei vežti.

Pakavimas ir krovimo procesas

Kaip teisingai supakuoti kompiuterius ir techniką?

Kompiuterius reikia pakuoti į pradines dėžutes, jeigu jos dar liko. Jeigu ne, tai būtinai naudokite putų plastiką (bubble wrap) ir kietas dėžes. Monitoriai ypač jautrūs, jų negalima dėti ant grindų be apsaugos. Aš visada patariu klientams pažymėti kiekvieną dėžę su numeriu ir aprašyti, kas viduje. Tai labai pagreitina iškrovimą naujoje vietoje. Viena firma taip nesupakavo serverių, kad teko kvieti IT specialistą iš Vokietijos sujungti viską iš naujo, o tai kainavo brangiai.

Ar reikia išmontuoti biuro baldus?

Labai rekomenduoju. Didelios stalų plokštės, jeigu jos kabinamos, gali nulūžti važiuojant nelygiu keliu (o Lenkijoje dar toks yra). Vairuotojai nėra baldų meistrai, jų užduotis – vežti, o ne išmontuoti. Jeigu nesigateinate patys, pasamdykite vietinius krautuotojus arba klauskite mūsų, ar galime organizuoti tą paslaugą. Gerai išmontuoti baldai užima mažiau vietos automobilyje, kas leidžia sutaupyti vietos ir pinigų.

Kaip užtikrinti, kad dėžės nenukrito?

Tai vairuotojo atsakomybė, tačiau jūsų – padaryti pakavimą tvirtą. Dėžes tūtėti negali. Jeigu jūsų biuro daiktų transportą į Vokietiją atlieka didelis sunkvežimis, jose gali būti vibracija. Užsegkite dėžes stipria juosta, o gal viršų pritvirtokite įstrižai, kad neliptų viena ant kitos. Vieną kartą matęs esu, kaip atidarius sunkvežimį, visa vidinė dalis buvo paversta „kalnu“, nes dėžės nebuvo užfiksuotos.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (chemija, dažai)?

Biure dažnai būna valymo priemonių ar spausdintuvų kasečių su toneriais. Tai laikoma pavojingais kruošiniais (ADR). Negalima tiesiog mesti jų į vidų. Toneriai turi būti supakuoti į hermetiškus maišus, kad išsilietų, o chemija – turi atitikti ADR standartus. Jeigu paslėpsite tokius daiktus, ir įvyks nuskendimas ar gaisras, draudimas nebus mokamas. Būkite sąžiningi, tai apsaugo jus pačius.

Ką daryti su dokumentų archyvu?

Dokumentus reikia pakavoti į mažesnes dėžutes, kurias gali pakelti vienas žmogus. Negalima dėti viso archyvo į vieną milžinišką dėžę, nes ji plyš arba nebeįkels pro duris. Be to, dokumentai yra jautrūs drėgmei, tad dėžės turi būti padėtos ant paletės, ne ant grindų. Vokietijoje oras gali būti drėgnas, ypač šiaurėje, tad apsauga nuo vandens yra privaloma.

Vokietijos specifika ir vairuotojai

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Didžioji dalis mūsų vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai, vokiškai – pagrindines frazes. Tačiau ne visada. Jeigu reikia susitarti dėl iškrovimo vietos ar laiko, geriau, jeigu Vokietijos pusė kalba anglų kalba. Aš visada siunčiu vairuotojui raštišką instrukciją vokiškai, jeigu galiu. Tai sumažina nesusipratimų riską, kai vairuotojas atvyksta į „ restricted“ zoną.

Kokios yra Vokietijos vairavimo taisyklės sunkvežimiams?

Vokietijoje griežtos taisyklės. Nėra leidžiama važiuoti tam tikrose dienomis (šeštadieniais ir sekmadieniais), jeigu krovinys viršija tam tikrą svorį ar turi pavojingų medžiagų. Be to, sunkvežimiai negali važiuoti greitaeigiais keliais (Autobahn) tam tikrose vietose be leidimo. Planuodami biuro daiktų transportą į Vokietiją, tikriname šiuos draudimus, kad neklystume savaitgalį. (Nors kartais ir pačiems tenka užsidirbti su žemėlapiais).

Kas yra „Wochenendfahrverbot“?

Tai važiavimo draudimas savaitgaliais. Jis galioja sunkvežimiams, kurių bendrasis leidžiamas svoris viršija 7,5 tonos. Jeigu jūsų krovinys yra mažesnis, gali važiuoti ir sekmadienį, tačiau visada geriau patikrinti. Jeigu planuojate atvykti pirmadienį ryte reikia, kad krovinys išvyktą dar penktadienį arba šeštadienį ankstyvą rytą. Paskubėti nereikėtų, baudos už šį pažeidimą yra solidžios.

Ar vokiška policija dažnai sustabdo sunkvežimius?

Taip, ypač prie sienų arba statybų vietose. Jie tikrina, ar vairuotojas neperdirbo (neužmigo), ar svoriai tvarkingi. Jeigu krovinys blogai užfiksuotas ir užsidega, gausite didelį baudos lapą. Taip pat tikrina, ar nėra nelegalių migrantų (nors tai labiau rūpi tiems, kurie važiuoja iš Anglijos). Mūsų atveju svarbiausia – dokumentų tvarka. Jeigu trūksta CMR, gali sustabdyti visą procesą.

Ar sunku rasti vietą iškrovimai mieste centre?

Vokiškuose miestuose, pvz., Berlyne ar Hamburge, vietos labai mažai. Reikia turėti leidimą iš miesto savivaldybės stovėti tam tikroje vietoje („Verkehrsbeschränkung“). Aš visada prašau kliento užtikrinti, kad vieta yra rezervuota arba nurodyti vietą, kur galima stovėti laisvai. Jeigu vairuotojui teks rinktis vietą pats, jis gali uždirbti baudą, kurią paskui reikės padengti.

Bėdos ir kaip jų išvengti

Kas daryti, jei krovinys pasišalina (dingsta)?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada nedelsdami skambiname policijai ir draudikui. Mes turime GPS sekimą visose mašinose, todėl matome, kur mašina yra realiu laiku. Jeigu matome, kad mašina stovi ne ten kur reikia arba juda ne į tą pusę, skambiname vairuotojui. Kartais vairuotojai tiesiog užmiega arba praranda ryšį, tačiau reikia būti budriems. Pasirašykite gerą sutartį, kurioje aiškiai parašyta atsakomybė.

Kas jei vairuotojas sugenda kelyje?

Tuomet mes siunčiame pagalbą – kitą vairuotoją ar techniką. Tai gali užtrukti. Jeigu jums labai skubus biuro daiktų transportas į Vokietiją, paminėkite tai užsakymo formoje, mes galimsime pasirūpinti rezervine mašina. Tačiau tai kainuoja brangiau. Vieną kartą važiavome pro Varšuvą ir sužinojome, kad kelyje eismo įvykis, tejo važiuoti apie 300 km apklaipa. Klientas buvo supratęs, bet laiko praradome daug.

Ar reikia gerti vyną su vokiečiais po iškrovimo?

Nekalbu apie tai, kad reikia girtuoti, o apie etiketę. Kartą vokiškas sandėlininkas pasiūlė kavą ir pyragą, o mūsų vairuotojas atsisakė ir nusiskundė. Niekas nenori būti aptarnautas liūdnai. Nors darbas yra darbas, bet šypsenos ir paprasto žodžio niekas nenuims. Geri santykiai su vietiniais gali praversti, jeigu reikės išsamesnės informacijos apie vietą.

Kodėl reikia patikrinti gavėjo adresą dviem kartus?

Nes Vokietijoje gatvių pavadinimai gali būti panašūs, o indeksai labai svarbūs. Viena raidė klaidinga indekse gali nunešti į visai kitą miesto dalį. Buvo atvejis, kai krovinys atvyko ne į „Berliner Strasse“, o į „Berliner Allee“, kurios net toje vietovėje nebuvo. Tai šiaip ne problema, bet prarandame valandas. Patikrinkite adresą, išsisiųskite nuotrauką iš Google Maps – tai padeda vairuotojui.

Kaip elgtis su nulūžusiais daiktais?

Jei iškrovant pastebite, kad kažkas sulaužyta, nedelsdami užrašykite tai į CMR kvitą („protokolas“). Nerašykite po to, nes vairuotojas gali nepasirašyti. Tada turite pagrindą reikalauoti kompensacijos iš draudimo. Neleiskite vairuotojui išvažiuoti, kol nėra aiškus situacijos įvertinimas. Tai svarbiausias dalykas, kurį dažnai klientai pamiršta dėl nuovargio.

Ar verta rūpintis dėžių išvežimu?

Dažniausiai Vokietijoje reikia susirūpinti pakuojimo atliekų išvežimu. Negalima tiesiog palikti dėžių gatvėje arba kieme. Mūsų sutartyse dažnai numatoma, kad mes paimame tuščias dėžes atgal (jeigu jų nedaug) arba susitvarkome vietą. Tai užtikrina, kad gavėjas iš karto gali pradėti dirbti. Nėra niekoblogiau nei atvykti į naują biurą, kur pilna dėžių.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad viskas yra įmanoma, jeigu pasiruošiate. Kaip suplanuoti biuro daiktų transportą į Vokietiją? Pasitikėkite profesionalais, pasirūpinkite dokumentais ir nesiskubėkite iki paskutinės minutės. Nors aš ir pats kartais nusprendžiu daryti viską „rytoj“, logistikoje to negalima leisti. Gera organizacija sutaupo ne tik pinigų, bet ir nervų. Tikiuosi, šie patarimai padės jums sėkmingai persikelti ir toliau vystyti verslą Vokietijoje be nereikalingų galvos skausmų.