Kaip suplanuoti biuro daiktų perkėlimą iš Vokietijos greitai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas visada yra chaosas, nepriklausomai nuo to, kiek gerai jį planuoji. Ypač kalbant apie biuro daiktų perkėlimą iš Vokietijos, kur biurokratija ir griežti taisykės gali sukelti daugiau galvos skausmo nei patys sunkvežimiai. Jei nori, kad viskas vyktų greitai, negali tikėtis stebuklo – reikia gero plano ir šaltos galvos. Vokiečiai mėgsta tvarką, o jei jos nėra, prasideda problemos su vietos savivaldybėmis, technine priežiūra ar net pačiais vairuotojais. Štai trumpas vadovas, kaip išvengti didžiausių spąstų ir nusivilti, kai sunkvežimis atvyks į paskirties vietą.

Pradžia: pasiruošimas ir dėžės

Kada pradėti galvoti apie biuro daiktų perkėlimą iš Vokietijos?

Neskubėk. Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš mėnesį, o jei didelis biuras – tai ir dar anksčiau. Biuro daiktų perkėlimas iš Vokietijos neįvyks per dieną, nes reikia užsakyti sunkvežimį, suderinti dokumentus ir susitvarkyti inventorių. Vieni klientai skambina pirmadienį ir klausia, ar galima trečiadienį jau važiuoti – neįsivaizduoju, kaip tai veikia jų galvose. Planuok laiką atsargiai, kad nereikėtų mokėti už skubą.

Ar tikrai reikia inventorizuoti kiekvieną daiktą?

Žinoma, kad taip. Be inventorizacijos tai bus siaubas. Turi žinoti, kiek turi stalų, kompiuterių ir tų keistų dėžių su senais dokumentais, kurias niekas nenori išmesti. Be to, draudimo kompanijos be sąrašo nieko neatsiskaitys, jei kažkas pasidings. Vieną kartą važiavome be sąrašo, ir galiausiai teko ginčytis dėl trūkstamo projektorius pusę metų. Užrašyk viską, kitaip prisiriksi problemų.

Kuo reikėtų dėžti daiktus?

Nenaudok senų prekybos centrų dėžių, jos suyra per pusvalandį. Pirkti specialias perkėlimo dėžes – tai investicija į tavo nervus. Geriausios yra tokios su dangčiais, ne be dugno (tai tas pats, bet skamba keistiau). Ir lipdukus! Nuo lipdukų priklauso viskas – jei ant dėžės parašyti "IT skyrius", tada ten ir turėtų nukeliauti kompiuteriai, o ne vadybininko augalai.

Ką daryti su brangia technika?

Serverius ir brangų įrangą geriauiau vežti specialiose dėžėse, o jei liko originalios pakuotės – tai bernelis. Jei ne, įsigyk putų (plėvelę). Aš niekada nepatariu mesti į vieną krūvą monitorių su spausdintuvu – tai kaip lošti rulete. Ir atsimink, paslėpti duomenys reikšmingiau už geležį, todėl pasidaryk atsarginę kopiją prieš neišvežant iš patalpos.

Ar verta samdyti firmą dėžių surinkimui?

Jei turi pinigų, tai tikrai taip. Darbuotojai nenori to daryti, jie kalba apie tai, kad jų darbas yra programuoti, o ne klijuoti scotčą. Profesionalai surinks greičiau ir tvarkingiau. O jei nori taupyti – gausi nukirptus pirštus ir surūdijusius peilius, o darbuotojai bus piktą. Pasidaryk išvadas.

Vokietijos specifika ir taisyklės

Ar sunku gauti leidimą stovėti sunkvežimiui mieste?

Vokietijoje tai tikras kosmaras, ypač Miunchene ar Berlyne. Tu negali tiesiog sustoti ant gatvės su 7,5 tonų sunkvežimiu. Reikia specialaus leidimo (Verkehrszeichen), o kartais netgi reikia uždengti šaligatvio plokštes. Viena kartą teko mums stovėti valandą, kol "Ordnungsamt" (viešosios tvarkos tarnyba) atėjo patikrinti, ar mes ne kelių eismo pažeidėjai. Geriau susitvarkyk šitą iš anksto su savininku.

Kaip elgtis su namų valdytoju (Hausmeister)?

Hausmeisteris Vokietijoje yra dievas. Jei jis pasako, kad negali važiuoti liftu antradienį, tai tada ir nevažiuosi. Su juo reikia sutarti pirmiausia. Jis turi raktus nuo laiptinės, nuo šulinių, nuo visko. Vieną kartą Hausmeisteris užrakino mūsų vairuotoją viduje dėl to, kad mes pavėlavom penkias minutes. Nepyk ant jo, tiesiok duok jam kavą ar dešrelę (ne, tai ne kyšis, tai paprasta pagarba).

Ar reikia specialių dokumentų išvežant daiktus iš Vokietijos?

Nors Vokietija ir Lietuva yra ES, vis tiek reikia turėti tvarkingą krovinių sąrašą (packing list). Be to, jei veži techniką, kuri yra įmonės nuosavybė, reikėtų turėti įrodymus, kad tai ne vogta prekė. Sienos paprastai nekelia problemų, bet jei sustings pasirinktinė kontrolė, be dokumentų prisižiūrėsi ilgai. Geriau turėk visus popierius sutvarkytus CMR sąraše.

Ar galima važiuoti sekmadienį?

Vokietijoje galioja griežti ramybų dienų įstatymai. Sekmadieniais ir švenčių dienomis negalima atlikti jokių statybų ar perkėlimo darbų (Ausladeverbot). Jei bandysi tai padaryti, kaimynai iškviels policiją per penkias minutes. Vienas mūsų klientas bandė slaptai perkelti biurą sekmadienį, bet baigėsi bauda 500 eurų. Geriau planuok darbo dienomis.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Vokietijoje atliekų surinkimas yra labai griežtas. Tu negali tiesiog užmesti visko į sunkvežimį ir paslėpti tarp baldų. Elektronikos šiukšles reikia mesti į specialias vietas, o ne į bendrą konteinerį. Jei vairuotojas rastu šiukšlių savo krove, gali tiesiog išmesti jas pirmoje degalinėje ir paskaičiuoti tau sąskaitą už laiką. Išmesk šiukšles pats, prieš atvykstant sunkvežimiui.

Transportas ir logistika

Kiek laiko trunka kelionė į Lietuvą?

Tai priklauso nuo to, kur iš Vokietijos važiuoji. Iš Hamburgo tai ilgiau, negu iš Berlyno. Vidutiniškai tai trunka apie 12–16 valandų važiavimo, bet su krovimu ir iškrovimu – tai jau dvi dienos. Neužsibrėžk per trumpų terminų, nes vairuotojui taip pat reikia poilsio. Jis nėra robotas, nors kartais atrodo, kad taip.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Dažniausiai taip, jei tai įtraukta į kainą. Bet nelauk, kad jis vienas nukels visus biuro stalus. Jei turi daug sunkių daiktų, užsakyk kelis vyrus (paprastai būna du vairuotojai arba vairuotojas su padėjėju). Vienas vyras negali saugiai nuleisti 200 kilogramų seifo iš trečio aukšto be įrangos. Fizikos dėsniai niekur nedingsi.

Kas daryti, jei sunkvežimis sužeistas?

Tai retkas atvejis, bet technika sugenda. Jei sunkvežimis sulūžta kelyje, reikia skubiai kreiptis į pagalbą. Geriausios firmos turi draudimą ir rezervinius automobilius. Nereikia panikuoti, tiesiog skambink savo vadovui. Bet tikiuosi, kad tau nereikės patirti to momento, kai stovi su dėžėmis rankose prieš užrakstus duris, o automobilio nėra.

Ar reikia draudimo?

Be abejo. Kelyje visada įvyksta nesklandumų – staigus stabdymas, ar net avarija. Pagrindinis draudimas, kurį turi perkėlėjas, dažnai padengia tik labai mažą sumą (pvz., 10 EUR už kg). Tuo tarpu vienas serveris kainuoja tūkstančius. Užsakyk papildomą "All Risk" draudimą, jei nori miegoti ramiai. Nekuklina, pasakyk tiesiog, kad turi brangių daiktų.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Techniškai galima, bet dauguma firmų to neleidžia dėl draudimo ir saugumo. Sunkvežimis nėra keleivinis automobilis, ten nėra dirbtų vietų. Geriau susitarti, kad susitinkate paskirties taške. O jei labai nori važiuoti, klausk iš anksto, bet tikėkis atsisakymo. Vairuotojai mėgsta ramybę kelyje.

Organizacija ir darbuotojai

Kaip parengti darbuotojus?

Jie turi susirinkti asmeninius daiktus. Niekas neš iš jų šeimos nuotraukų ar augalų. Paprašyk juos susirinkti viską į dėžę ir pasirašyti ant jos. Vienas kartą radome kažkieno šunį dėžėje – tiesiog paliko jį ten su pasiūlimu "nueikite į veterinariją". Nebūk tokio situacijos herojus, pasirūpink darbuotojais.

Ar reikia išjungti kompiuterius?

Taip, būtina. Neišjungtas kompiuterias gali sugesti nuo vibracijos ar tiesiog užsižebti, jei staiga išjungs elektros. Pasakyk IT skyriui, kad jie turi padaryti "shutdown" ir ištraukti laidus. Aš mačiau, kaip vienas serveris buvo išjungtas fiziškai iš lizdo be išjungimo proceso, ir vėliau jis nebeužsileido. Brangioje pamoka.

Ką daryti su slaptais dokumentais?

Juos turėtų vežti atsakingas asmuo asmeniniu automobiliu, o ne perkėlimo firmos sunkvežimių. Perkraustymo metu dėžės gali būti paliktos nekuriam laikui arba pastebėtos. Negali rizikuoti su duomenų nutekėjimu. Pasidėk sutartis ir finansinius ataskaitas į rankinę bagažą ir vežk pats. Tai paprasta saugumo taisyklė.

Kaip pažymėti dėžes?

Naudok spalvot lipdukus arba rašyk dideliais raidėmis. "Vadyba", "IT", "Virtuvė". Taip iškrovimas bus dešimt kartų greitesnis. Jei visos dėžės pilnos (be užrašų), vairuotojas tiesiog jas išmes vienoje krūvoje, ir tu praleisi savaitę ieškodamas popieriaus trimačio. Būk protingas.

Ar reikia organizuoti pietus komandai?

Nebūtina, bet tai labai pagerina nuotaiką. Alkanas vyras dirba lėčiau ir yra piktas. Užsakyk picų ar duok kavos. Vienas klientas mums davė šaltą blyną, mes juos suėdėme, bet buvome nuliūdę. Kita sykį gavome karštus sumuštinius – vežėme kaip liūtai. Mažas dalykas, bet didelis efektas.

Problemos ir jų sprendimai

Kas daryti, jei dėžė prakiuro?

Tai įvyksta. Jei dėžė prakiuro, tuoj pat patikrink, ar kas nenukrito. Jei tai buvo knygos – viskas gerai, jei taurės – blogai. Turi turėti atsarginę juostą (scotch), kad uždarytum skylę. Ir nepyk ant vyrų, kartai dėžės tiesiog būna senos arba perpildytos. Pripildyk dėžes protingai.

Ar galiu vežti pavojingas medžiagas?

Neiš visų. Benzinas, alyvos ar chemikalai turi būti deklaruojami. Negali slėpti balioną dujų tarp baldų – tai sprogimo pavojus. Vokietijos policija labai nemėgsta, kai randa tokius dalykus be užrašų. Jei turi tokių daiktų, pasakyk iš anksto, mes surasim būdą, kaip juos vežti saugiai (legaliai).

Kas, jei naujieji rūmai dar nebaigti?

Tai klasika. Vieną kartą atvažiavome į naują biurą, o ten dar nebuvo grindų. Ką mes darėme? Teko laukti dieną parkoje. Jei tavo biuras nebaigtas, susitark dėl laikino sandėliavimo. Negali palikti daiktų gatvėje. Užsibrėžk realų datą, o ne tokią, kurią svajoja architektas.

Kaip susitarti dėl kainos?

Visada reikia gauti fiksuotą kainą raštu. Jei kasdien skambini ir klausai "kiek", gausi skirtingus atsakymus. Pasirašyk sutartį, kurioje viskas parašyta: kiek valandų, kiek kilometrų, koks užmokestis už darbuotojus. Viena firma mums bandė papildomai paskaičiuoti už liftą – atsisakėm (tai yra įtraukta į standartinę paslaugą, jei ne, tai turi būti pasakyta iš anksto).

Kodėl biuro daiktų perkėlimas iš Vokietijos brangesnis nei iš Lenkijos?

Vokietijoje darbo jėga brangiau, o kuras taip pat (nors dabar jis visur brangus). Be to, ten griežtesni standartai ir reikalavimai sunkvežimiams. Biuro daiktų perkėlimas iš Vokietijos kainuoja ne tik už nuvaziuotus kilometrus, bet ir už užtikrintą kokybę bei patikimumą. Neklausk, kodėl brangu, klausk, kas įeina į tą kainą.

Ar galima atidėti mokėjimą?

Dauguma firmų reikalauja išankstinio mokėjimo bent 50 proc. Likusią dalį sumoki, kai daiktai yra pasileidę. Negali tikėtis kredito, jei nesate ilgametis partneris. Vienas klientas bandė sumokėti po mėnesio – mes teko grąžinti daiktus atgal (ne, to nedarome, bet buvo arti). Geriau turėk pinigus paruošusius.

Ar reikia valyti biurą po perkėlimo?

Vokietijoje tai dažnai būna privaloma. Negali palikti biuro kaip karvės tvarto. Užsakyk profesionalų valymą arba paprašyk savo darbuotojų padaryti paskutinę tvarką. Hausmeisteris tikrai neleis tau išsikraustyti, jei po tavęs liks dulkių ir popierių. Tai pagarba kitam naudotojui.

Išvada

Viskas apie biuro daiktų perkėlimą iš Vokietijos atrodo sudėtinga tik tuo metu, kai nesi susiruošęs. Jei planuoji iš anksto, bendrauji su vairuotojais ir tvarkai dokumentus, viskas vyks sklandžiai. Nereikia būti genijumi, tiesiog būk atsargus ir nepasitikėk vien tik savo intuicija. Gerai suplanuotas perkėlimas sutaupys ne tik pinigų, bet ir nervingų pokalbių su vadovais. Sėkmės naujoje vietoje, tik tikiuosi, kad ten bus geriau nei senoje.