Kaip suplanuoti biuro baldų transportą į Vokietiją?

Sveiki, ilgai laukiau šios temos, nes biuro baldų transportas į Vokietiją nėra tas pats kas kasdieninis prekių vežimas. Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – jei neplanuojate iš anksto, vėliau teks mokėti dvigubai ar net triskart. Vokiečiai mėgsta tvarką, o mūsų siuntuvai dažnai atvyksta su "kas bus", kas ten sukelia nemalonių situacijų pasienyje ar paties biuro iškrovimo metu. Reikia ne tik suprasti, kiek kainuoja kubas, bet ir kaip tą visą grojį įsprausti į liftą Berlyne arba Miunchene, kur įvažiavimas yra tik naktį. Štai trumpas, bet gilus vadovas, kaip tai padaryti be širdies smūgio.

Pagrindai: kaip suplanuoti biuro baldų transportą į Vokietiją be skausmo

Kiek laiko užtrunka suplanuoti biuro baldų transportą į Vokietiją?

Gerai, kad paklausėte, nes dažniausiai žmonės skambina prieš pat penktadienį ir nori važiuoti pirmadienį. Idealus atvejis – pradėti galvoti apie tai mažiausiai dvi savaites prieš, o jei pervežate didelę įmonę, tai mėnesį. Reikia laiko ne tik užsakyti sunkvežimį, bet ir suderinti vietą gavėjo pusėje, nes Vokietijoje vietos prieš biurus yra labai brangios ir retai kada laisvos. (Nors kartais pavyksta ir stebuklais, jei tenka "draugas" vairuotojas). Taip pat reikia laiko parengti dokumentus, kad nebūtumėt sustabdyti muitinėje. Taigi, nekelkite viską ant paskutinės dienos.

Ar verta rinktis brangų vežėją ar pigų?

Tai priklauso nuo to, ką norite gauti. Pigūs vežėjai dažnai važiuoja senais sunkvežimiais be kėlimiukų, o tai reiškia, kad Jūsų darbuotojai turės nešti stalus iš trečio aukšto rankomis. Brangesnios firmos paprastai turi visą įrangą: hidraulines platformas, kėlimiukus (autokranus) ir patirtus vairuotojus. Biuro baldų transportas į Vokietiją reikalauja technikos, ne tik jėgos. Vieną kartą mačiau, kaip klientas taupė 200 eurų, o galiausiai sumokėjo 1000 eurų už tai, kad teko iškviesti specialią techniką Miunchene, nes sunkvežimis negalėjo priartėti. Taupykite protingai.

Kodėl kainos skiriasi tris kartus tuo pačiu maršrutu?

Nes kaina nėra tik kuras. Vienam tai yra "kelias į Vokietiją ir atgal", o kitam – kompleksinė paslauga. Į kainą įeina draudimas, vairuotojo atlyginimas (Vokietijoje jis didesnis), mokesčiai už užterštumą (Umweltplakette), o galbūt ir naktinis darbas. Be to, jei užsakote dalinį krovinį (t.y. dalį sunkvežimio), kaina bus aukštesnia už vienetinę, nes turi būti surinkti keli klientai. Taip pat įtakos turi ir sezonas – vasarą ir prieš Kalėdas viskas brangsta. Nepasitikėkite kaina, kuri atrodo per geriau, kad būtų tikra.

Ką daryti, jei dar nežinau tikslios išvežimo datos?

Tuomet geriausia nurodyti apytikslę datą ir paprašyti brokerio arba pervežėjo laikyti laisvą vietą ("slotą"). Dauguma firmų tai gali padaryti porai dienų be įsipareigojimo, bet jei datos "plaukioja" savaitėmis, gali tekti mokėti avansą. Vokiečiai labai mėgga tvarką, todėl keisti datas paskutinę minutę yra blogas tonas. (Ypač jei jau paskelbta apie išsikraustymą ir užimtas liftas). Būkite sąžiningi – jei nežinote, sakykite, kad planuojate apie savaitę, tada bus lengviau surasti lankstų variantą.

Ar reikia, kad atvyktų vertėjas apžiūrėti krovinį?

Jei turite tik kelias kėdes ir stalą, tai nereikia. Bet jei pervežate visą biurą su didžiulėmis conferencijos stalais, seifais ar vitrinomis, apžiūra būtina. Vertybininkas (arba logistas) turi įvertinti, ar telpa į liftą, ar reikia išmontuoti, ar reikia specialios pakuotės. Be to, tai padės tiksliau paskaičiuoti tūrį. Kartais klientai sako "turime 10 kubų", o atvyksta – ir išeina 20, nes stalo kojos nebuvo sumestos. Tokios klaidos kainuoja laiką ir pinigus.

Baldų išmontavimas ir pakavimas (chaoso šaltinis)

Ar reikia išmontuoti visus biuro stalus?

Praktiškai – taip. Dideli L formos arba U formos stalai tiesiog netilps į duris ar liftą ne išmontuoti. Be to, surinktas stalas užima daugiau vietos sunkvežimyje, o tai reiškia didesnę kainą. Rekomenduoju išmontuoti viską, kas įmanoma: stalus, lentynas, viršutines spinteles. Palikite tik tai, kas yra per maža arba per sudėtinga (pvz., sujungtos sistemos, kurias sugriauti būtų pavojinga). (Čia aš nėra 100% tikras, bet manau, kad didelės "open space" sienos turi būti išmontuotos būtinai). Vairuotojas jūsų baldų neardys, tai ne jo darbas.

Kuo geriausia suvynioti stiklines biuro duris?

Stiklas – tai didžiausia košmarė. Jis suyla, sudūžta, palieja įbrėžimus. Nenaudokite senų laikraščių, jie neapsaugos. Reikalingas specialus burbulių plastikas (bubble wrap) ir storo kartono apsauga. Jei durys brangios, geriau padaryti medinę dėžę (obšyvką). Vokietijoje krovikai nėra labai delicatesni, jei pamatys neapsaugotą stiklą, gali tiesiog atsisakyti jo nešti. Užtikrinkite, kad kiekvienas stiklo elementas yra pažymėtas "fragile" ir atskirai užfiksuotas sąraše.

Ar reikia dėti mažus daiktus į dėžes?

Absoliučiai taip. Negalima mesti ant peilių, pieštukų, knygų ir asmeninių daiktų ant viršaus stalų. Viskas nukris susidėjus į krūvą. Paimkite kokybiškas dėžes, uždekite juos lipnia juosta. Pažymėkime kiekvieną dėžę: "pirmas aukštas", "virtuvė", "IT skyrius". Tai sutaupys valandas praleistas ieškant popieriaus po iškrauto krovinio. Viena kartą teko matyti, kaip vadybininkas dėžę su svarbiais dokumentais padėjo ant grindų po sunkvežimio ratais – tai buha nepataisoma.

Kas daryti su tais didžiuliais metaliniais seifais?

Seifai yra sunkiausia dalis. Jei jis sveria 200 kg ar daugiau, be kėlimiuko arba stipraus vairuotojo padėjo niekas nepajudins. Be to, reikia žinoti, ar seifas telpa į liftą pagal aukštį – dažnai būna taip, kad telpa pagal plotį, bet ne pagal aukštį. Jei seifas turi kodą, užsirakinkite jį prieš vežimą, kad netyčia neatsidarytų kelyje (taip nutiko vienam klientui Vilniuje – viskas išbyrašė). Jei seifas labai sunkus, gali tekti išmontuoti duris arba sienas (jei tai montuojamas seifas).

Ar vairuotojas padės pakuoti dėžes į sunkvežimį?

Paprastai ne, nebent tai yra įtraukta į kainą kaip "krautojimo paslauga". Standartinis tarifas "nuo durų iki durų" reiškia, kad krovinys turi būti paruoštas prie sunkvežimio. Vairuotojas yra atsakingas už vairavimą, ne už Jūsų biuro tvarkymą. Jei reikia rankų, reikia užsakyti "krautojus" (movers). Vokietijoje tai kainuoja brangiau nei Lietuvoje, todėl geriau paruošti visą krovinią iš anksto. Vairuotojas gali padėti pastumti vieną-dvi dėžes, bet nebus laimingas nešti 50 dėžių į trečią aukštą.

Vokietijos specifika ir dokumentai (kur visi susiduria)

Ar reikia specialių dokumentų biuro baldų transportui į Vokietiją?

Jei tai yra naudoti baldai ir jūs pervežate juos savo reikmėms (pervykystė), tai dažniausiai užtenka CMR ir važiavimo lapo. Jei baldai yra nauji (prekinis krovinys), būtina PVM sąskaita-faktūra ir可能的 (galimas) EX1 dokumentas (nors ES viduje tai nebėra būtina, bet muitinė gali patikrinti). (Čia aš šiek tiek painioju, bet geriau turėti sąskaitą). Jei baldai turi brangios medžiagos (raudonas medis, ąžuolas), gali tekti deklaruoti medžiagos rūšį, kadangi yra apsaugoti rūšiai. Geriau pasiklausti brokerio.

Kas yra CMR ir ar jis tikrai svarbus?

CMR – tai tarptautinio vežimo sutarties dokumentas. Be jo negali važiuoti joks sunkvežimis. Jis įrodo, kad krovinys buvo priimtas, ir nurodo jo būklą. Labai svarbu patikrinti būklę dokumentuose prieš pasirašant. Jei CMR parašysite "be pastabų", o vėliau atsiras rėmų sužalojimai, gali būti sunku įrodyti, kad tai nebuvo Jūsų kaltė. Vokiečiai labai griežtai laikosi šio dokumento. Neklauskite, ar jis svarbus – jis yra privalomas.

Ar sunku su vokiečių muitine?

Es viduje tai dažnai tik formalumas, bet jei vairuotojas atrodo įtartai arba krovinys yra "pavojingas", gali būti patikrinimas. Vokiečių muitininkai (Zoll) yra labai tikslūs. Jei deklaravote "naudoti baldai", o viduje yra nauji kompiuteriai – tai bus didelė problema. Būkite sąžiningi. Vieną kartą mūsų vairuotoją laikė 6 valandas pasienyje, nes nebuvo aišku, kokia yra krovinio kilmė. Geriau turėti visus dokumentus paruoštus iš anksto.

Ar yra uždraustų dienų važiuoti Vokietijoje?

Taip, yra. Vokietijoje yra griežti draudimai sunkvežimiams važiuoti švenčių metu ir tam tikromis sekmadieniais (ypač vasarą). Prieš planuodami biuro baldų transportą į Vokietiją, būtinai patikrinkite "LKW Fahrverbot" kalendorių. Jei bandysite važiuoti uždraustą dieną, gausite didelį baudą (gali būti ir keletas šimtų eurų) ir privalėsite stovėti iki ryto. Tai nėra verta nervų.

Kas vyksta, jei sunkvežimis negali priartėti prie biuro?

Tuomet prasideda "creative solutions". Jei nėra vietos sunkvežimiui, gali tekti perkrauti krovinį į mažesnį automobilį (7.5 tona arba "pikapą") ir vežti jį atskirai. Tai vadinama "paskutiniai milai" (last mile) paslauga ir ji kainuoja papildomai. Vokietijos miestuose gatvės siauros, daug "žaliųjų zonų". Reikia iš anksto sužinoti, ar yra leidimas stovėti priešais įėjimą. Jei ne, vairuotojas gali tiesiog nuvažiuoti ir palikti krovinį toliau.

Kainos ir mokesčiai (pinigai niekur nedings)

Kaip susiskaičiuoja galutinę kainą?

Kaina dažniausiai susideda iš: distancijos (nuo km), krovinio tūrio (m3) ar svorio, kėlimiuko panaudojimo (jei reikia), ir papildomų paslaugų (krautojimo/iškrovimo). Taip pat įeina kuro priedas ir ferių (jei važiuojate per Kuršą ar Daniją). Kai klausiate, kiek kainuoja biuro baldų transportas į Vokietiją, pasakykite tikslų adresą ir krovinio apimtį. Be duomenų niekas nesakys tikros kainos, tik labai apytikslę.

Ar į kainą įeina kėlimiuko iškvietimas?

Retai kada į standartinę kainą. Kėlimiukas (autokranas) yra brangi įranga, jo iškvietimas kainuoja 100-200 eurų vienkartiniam naudojimui (priklausomai nuo miesto). Jei reikia kelti į trečią aukštą be lifto, tai gali būti dar brangiau. Viską reikia aptarti iš anksto. Neklauskite "kodėl brangu?", paklauskite "kaip tai padaryti pigiau" (pvz., patys nuleisti į žemę).

Kas yra "palikimas ant krašto" (kerbside delivery)?

Tai standartinis sąlygos, kai pervežėjas atveža krovinį ir palieka jį artimiausioje possible vietoje prie gatvės. Jis neveža į vidų, neiškrauna ant grindų biure. Jei Jums reikia pristatymo į patalpą, tai turi būti aiškiai užsakyta kaip "inside delivery". Daugelis klientų nustemba, kai mato, kad dėžės stovi ant gatvės po lietumi. Skaitykite sutartis dėmesingai.

Ar mokama už laukimą, jei vėluojame su raktų atidavimu?

Taip, tikrai. Vairuotojo laikas yra pinigai. Paprastai pirmosios 2 valandos laukimo gali būti nemokamos (arba įtrauktos į kainą), bet toliau kiekviena valanda kainuoja. Vokietijoje tai gali būti 50-60 EUR/val. Jei Jūsų vadybininkas vėluoja atnešti raktus, sąskaita augs. Būkite laiku. (Ypač jei vairuotojas turi kitą užsakymą toliau). Man atrodo, kad tai sąžininga – kodėl vairuotojas turi prarasti pinigus dėl Jūsų vėlavimo?

Kiek paprastai kainuoja viena valanda krovimo Vokietijoje?

Tai brangiau nei Lietuvoje. Vokietijos krovikai (porters) dirba už stiprius atlyginimus. Galite tikėtis nuo 40 iki 70 eurų už valandą vienam žmogui, priklausomai nuo regiono (Miunchenas brangesnis nei Rūrto sritis). Be to, dažnai yra minimalus užmokestis, pvz., 3 valandos. Jei turite nedaug daiktų, gali būti, kad pigiau pasamdyti lietuvišką komandą, kuri važiuoja su sunkvežimiu, bet tai ne visada įmanoma dėl dokumentų.

Rizikos ir problemos (nepageidaujamos staigmenos)

Kas nutinka, jei sulaužo biuro kėdę?

Tada įsigalioja draudimas. Bet čia yra gudrybė – jei kėdė buvo jau sulūžusi prieš pakrovimą, o Jūs to nenurodėte sąraše (inventoriaus), draudikas nemokės. Būtinai užpildykite krovinių sąrašą (inventory list) pažymėdami esamas trūkumus. Jei įvyko nauja žala, reikia iš karto susisiekti su pervežėju ir padaryti nuotraukas. Nerašykite vėliau, kad viskas buvo gerai, kai nebuvo.

Ar draudimas apmoka viską?

Draudimas apmoka tik iki tam tikros sumos, dažniausiai pagal krovinio svorį (pagal CMR konvenciją ribos yra gana žemos, pvz., 8.33 SDR už kg). Jei vežate brangius baldus, reikia padidinti draudimo limitą (prarastimo vertės draudimas). Kitu atveju, jei sudūžtys 5000 eurų vertės vitrina, o gausite tik 500 eurų atlyginimą, bus liūdna. Skaitykite smulkmenas.

Ką daryti, jei vairuotojas "dingsta" arba neatsiliepia?

Skambinkite dispečeriui (dispatcher). Kartais vairuotojai tiesiog negali kalbėti, nes vairuoja, arba yra užsimojęs pietų. Jei jis neatsiliepia valandą – tai problema. Jei neatsiliepia dieną – tai didelė problema. Tokiu atveju reikia skambinti į policiją (jei žinote numerius) arba kreiptis į įmonės vadovybę. (Bet dažniausiai tiesiog blogas ryšys, nesusipratimas). Būkite kantrūs, bet reikalaukite atsakymo.

Ar saugu duoti didelį avansą?

Nedarykite to. Avansas 10-30 proc. yra normalu, kad užfiksuotumėte datą. Bet jei kas prašo 100 proc. išankstinio mokėjjo, tai yra pavojinga. Yra nemažai atvejų, kai "firmos" išnyksta gavus pinigus. Patikrinkite įmonės reputaciją, ar ji egzistuoja ilgiau nei metai. Jei kaina per žema ir prašo viską mokėti iš anksto – bėkite.

Kas su dėžėmis, jei liuja Vokietijoje?

Sunkvežimiai yra sandarios, bet jei iškraunate lietuje, dėžės gali sušlapti. Sunkvežimis gali padengti krovinį tarpu, bet ne visada. Užsakykite iškrovimą į sandėliuką arba užtikrinkite, kad yra padėklų, ant kurių galima padėti dėžes. Nenaudokite dėžių be dangčio. Drėgmė ir biuro technika/baldai nesusitaria.

Ar galima veži chemikalus ar dažus kartu su baldais?

Galima, bet tik kaip pavojingą krovinių (ADR). Tai reiškia daugiau dokumentų, specialų sunkvežimį ir aukštesnę kainą. Negalima tiesiog padėti dažų butelio į dėžę su drabužiais ar popieriais. Jei įvyko nutekėjimas, viskas bus sugadinta. Geriau vežti chemikalus atskirai. Vokietijos policija labai nemėgsta, kai randa neaprašytų cheminių medžiagų.

Išvada

Taigi, biuro baldų transportas į Vokietiją nėra tiesiog "užsakyti sunkvežimį". Tai procesas, reikalaujantis planavimo, tikslumo ir supratimo, kas vyksta kitoje pusėje. Jei viską padarysite teisingai – paruošite dėžes, išmontuosite stalus, pasirūpinsite dokumentais ir vietos – viskas vyks sklandžiai. Jei paliksite viską atsitiktinai, tai gali tapti brangia pamoka. Geriau pasiskambinti logistikui iš anksto ir paklausti, kaip suplanuoti biuro baldų transportą į Vokietiją, nei vėliau ieškoti pinigų papildomiems išlaidoms. Sėkmės susirinkime ir išsikraustyme!