Kaip sumažinti biuro daiktų gabenimo išlaidas į Vokietiją: patarimai iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, turiu pripažinti, biuro daiktų gabenimas į Vokietiją visada sukelia daugiau galvos skausmo nei paprasti baldai ar asmeniniai daiktai. Klientai visada klauso apie kainas, tačiau retai supranta, kad čia ne tik apie tai, kiek kilometrų nuo Vilniaus iki Miuncheno. Dažnai pasitaiko situacijų, kai pigiau atrostantis pasiūlymas galiausiai kainuoja dvigubai dėl papildomų mokesčių arba vėlavimų. Čia nėra jokia tiksliai mokslo, bet yra patirties, kurią stengiuosi perduoti. Rašysiu tiesiogiai, be jokių "marketingo" gėlių, kaip ir kalbėčiau su seniu draugu ar klientu, kuris nori išsaugoti pinigus.

Bendros kainos ir kodėl biuro daiktų gabenimas į Vokietiją kainuoja tiek

Kiek vidutiniškai kainuoja perkelti biurą?

Tai labai platus klausimas, nes biuras gali būti vieno žmogaus kambarys arba penkias aukštus užimanti korporacija. Vidutiniškai, jei kalbame apie mažą įmonę (10-15 darbo vietų), biuro daiktų gabenimas į Vokietiją kainuos nuo tūkstančio iki tūkstančio penki�k šimtų eurų priklausomai nuo to, kiek tikrai daiktų turite. Viskas apskaičiuojama pagal m³ (kubinius metrus), o ne pagal svorį, nebėra labai sunki technika. Taigi, pirmiausia reikia sužinoti tūrį, o ne klausyti "kiek kainuoja kilometras".

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai tarp firmų?

Čia slypi pagrindinės "kišenės". Vienos firmos duoda kainą "viskas įskaičiuota", kitos – tik už važiavimą, o paskui prideda "kelto mokestį", "kuro priemoką", "ilgalaikio krovinio" mokestį. Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją yra konkurencingas, todėl kai kas tempiasi žemyn, kad atimtų klientą, bet paskui sugauna papildomais punktais sutartyje. Aš visada sakau – žiūrėkite ne į galutinę sumą, o į tai, kas joje įskaičiuota. Kartais pigiau pasidaryti su keliais vadybininkais prieš tai išsiaiškinant detales.

Ar tikrai mažiau dėžių reiškia mažiau pinigų?

Ne visada. Jei turite mažai dėžių, bet jose yra labai brangios ar smulkios detalės, kurias reikia ypatingai saugoti, tai gali brangti. Tačiau apskritai, taip, mažiau tūrio – mažiau kainos. Bet čia yra vienas "nes"... Jei jūsų mažos dėžės yra neorganizuotos ir reikia daug laiko jų pakrauti į sunkvežimį, vairuotojui gali būti paskaičiuojamas papildomas valandinis darbas. Taigi, pirmiausia susirūpinkite tvarka, o ne tik dėžių skaičiumi.

Ar verta laukti "paskutinės minutės" pasiūlymų?

Kartais tai pasiteisina, ypač jei vairuotojas grįžta tuščias ir nori uždirbti bent kažką. Tačiau su biuro daiktų gabenimu į Vokietiją tai rizikinga. Jei jums reikia krovininio lifto (su įranga), o pasitaikęs vairuotojas turi tik paprastą tentą... tuomet jūsų planai žlunga. Paskutinės minutės pasiūlymai tinka tiems, kurie turi lanksčius grafikus. Jei jums reikia viską iškrauti pirmadienį ryte Berlyne, geriau užsakyti iš anksto ir nemėginti laimėti loterijoje.

Pakavimo niusansai, kuriuos visi pamiršta

Ar reikia išardyti stalus?

Be abejo. Niekas nemėgsta vežti surinktų baldų, nes jie lūžta, braižosi ir užima per daug vietos. Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją tampa brangus, jei vairuotojas turi praleisti valandą ar dvi išardant stalą, kurį jūs nepajėgėte arba pamiršote. Geriau tai padaryti iš anksto. Jei negalite – susitarkite dėl šios paslaugos iš karto, nes ji neįeina į standartinę kainą. Kartais klientai manyk, kad tai "įskaičiuota", bet ne, tai papildomas darbas.

Ką daryti su serveriais ir jautria technika?

Tai yra viena sudėtingiausių dalių. Serverius negalima tiesiog mesti į dėžę kaip knygų. Reikia originalios pakuotės (jei dar turite) arba specialios tvirtinimo medžiagos (putos, burbuliukai). Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją įtraukia ir atsakomybę, todėl jei serveris nukrito ir sugedo, nuostoliai gali būti didžiuliai. Aš visada patariu šiuos dalykus gabenti specializuotais transportais arba bent jau pažymėti kaip "Labai jautri krovinys".

Ar galiu tiesiog mesti viską į maišus?

Galite, bet nepatariu. Maišuose viskas susimaišo, knygos susilpnėja, o elektronika gali nukristi. Be to, į krautuvą maišus užkrauti yra nepatogu – jie "siverčia", o dėžės stovi tvirtai. Vienas klientas taip padarė, ir vairuotojas atsisakė tai krauti, nes bijojo, kad viskas iškris kelyje. Teko skubiai ieškoti dėžių vietiniame sandėlyje už didelę kainą. Taigi, maišai – tai blogas pasirinkimas.

Kaip supakuoti kėdės, kad nebraštuotų?

Kėdės yra didžiausios bėdos. Jos turi metalines kojas, kurios braižo visas kitas baldas ir netgi sunkvežimio sienas. Geriausia jas sukti viena prie kitos (kaip "bambuką") ir uždengti plastikine plėvele arba uždėti ant kojų apsaugas. Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją trunka ilgai, ir jei kojos neapsaugotos, kelyje jos dings nuo vibracijos. Vienintelė išeitis – gera apsauga arba specialios kėdžių dėžės (bet jos brangios).

Ar reikia pirkti brangias dėžes?

Ne būtinai. Galite rasti naudotų dėžių iš prekybos centrų (dažnai "Lidl" arba "Rimi" turi tvirtas dėžes po vaisius ar daržoves). Jos tvirtos ir nemokamos (arba labai pigios). Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją neturi būti prabangus, turi būti saugus. Vienintelis dalykas, dėl ko verta investuoti – tai lipdukai su numeriais. Niekas nenori vėliai ieškoti "to pasiduikėlio dėžės" tarp šimto kitų.

Kas daryti su smulkiomis detalėm (sąvaržėlės)?

Tai klasikinė klaida. Išardote stalą, visus varžtus metate į vieną maišelį... ir jis dingsta. Arba dar blogiau – maišelis plyšta. Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją sukelia daug triukšmo, todėl smulkmenas reikia uždaryti į nedidelę, užsegamą dėžutę ir prilipdyti prie pat to baldo, kuriam jos priklauso. Pasitikėkite, be to nieko nesursurinkite be meistro iškvietimo, o tai Vokietijoje kainuoja labai brangiai.

Muitinė Vokietijoje ir biuro daiktų gabenimo dokumentai

Ar reikia muitinės deklaracijos, jei tai ne prekyba?

Tai priklauso nuo to, ką tiksliai vežiate. Jei tai tik perkėlimas (relocation), t.y. parduodate įmonę arba tiesiog keliate savo filialą, tai dažnai galima naudoti "T2L" formą arba deklaruoti kaip ne prekybinį krovinį. Tačiau biuro daiktų gabenimas į Vokietiją gali būti traktuojamas kaip prekyba, jei daiktai yra nauji ir nenaudoti. Vokietijos muitinė (Zoll) yra griežta, jei mato, kad vežate 50 naujų monitorių, gali sulaikyti ir klausti PVM mokėjimo.

Kas yra EXW ir DDP terminai ir kuris geresnis?

EXW reiškia, kad jūs perkraunate savo daiktus į sunkvežimį savo kieme, ir toliau jūs nebesate atsakingas. DDP reiškia, kad pervežėjas viską padaro ir atveža tiesiai į patalpas. Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją dažniausiai pasirenkamas kaip DDP, nes klientams nereikia galvoti apie vokiškus dokumentus. Tačiau DDP brangesnis. Jei norite taupyti, rinkitės EXW, bet tada turite būti tikri, kad surinksite visus muitinės reikalavimus teisingai, kitaip gausite baudą.

Kas daryti, jei vokietai sustabdo krovinį?

Nepanikuokite. Dažniausiai tai tik formalumas – patikrinti, ar krovinys atitinka deklaraciją. Jei dokumentai tvarkingi, viskas nueina greitai. Bet jei biuro daiktų gabenimas į Vokietiją buvo atliktas "pilkujuju būdu" (be dokumentų), tuomet problemų neišvengsite. Vokietijos muitininkai moka gerus atlyginimus ir turi gerus įrenginius, kuriais "užskambina" net tuščias sienas. Geriau turėti visus popierius tvarkingai, nei mėginti meluoti.

Ar turiu mokėti PVM pervežimui?

Jeigu esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Vokietijoje, dažnai galima taikyti 0% PVM tarifą (vidinės ES prekybos principas), tačiau čia yra daug niuansų. Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją įtraukia ne tik pervežimo paslaugą, bet ir paties krovinio vertę. Jei neesate registruotas Vokietijoje, gali tekti mokėti Vokietijos PVM importui (dažniausiai 19%), o vėliau jį grąžinti per deklaracijas. Tai sudėtinga, geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš važiuojant.

Ką daryti su inventoriaus sąrašu?

Jis turi būti. Ir ne tik "biuro baldai" viena eilute. Reikia išvardinti stalus, kėdes, kompiuterius, jų būklę (naudoti, sugadinti), serijinius numerius (jei brangu). Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją be inventoriaus yra kaip važiuoti automobiliu be vairo – ankstyvai ar vėlai, bet nukrypsite nuo kelio. Vokietai mėgsta tvarką, jei maty, kad sąrašas atitika realybę, jie greičiau paleidžia toliau.

Ar reikia EUR1 sertifikato?

Tik jei gamyba vyko Lietuvoje ir galite įrodyti kilmę. Dauguma biuro baldų yra importuoti iš Azijos, todėl EUR1 negalioja. Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją su EUR1 gali leisti išvengti muitų (jei jie taikomi), tačiau biuro įranga paprastai muito nemoka, tik PVM. Taigi, dažniausiai šis dokumentas nereikalingas, nebent vežate labai specifines, Lietuvoje pagamintas medžio gaminius.

Vairuotojai, sunkvežimiai ir realus gyvenimas kelyje

Ar vairuotojas padės pakrauti/iškrauti?

Tai priklauso nuo susitarimo. Standartiškai, vairuotojas vairuoja, o nekelia. Jei jums reikia "rankų", tai reikia užsisakyti "pilotus" (pakrautojus). Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją su vienu vairuotoju be pagalbininkų gali baigtis taip, kad jūsų darbuotojai turės pati kelti dėžes. Vairuotojai dažnai būna vyresnio amžiaus arba tiesiog nenori sužaloti nugaros, todėl nesiima fizinio darbo be papildomo mokesčio.

Kas jei vairuotojas nežino vokiečių kalbos?

Tai labai dažna problema. Dirbant tarptautiniuose pervežimuose, vairuotojai dažnai kalba tik rusiškai arba angliškai (ir tai prastai). Jei atsiranda nesklandumų su muitine arba adresu, biuro daiktų gabenimas į Vokietiją gali užstringti. Vokiškai kalbantys muitininkai nesupras rusiškų paaiškinimų. Geriau pasirinkti firmą, kurios vadybininkai gali susisiekti su vairuotoju ir versti tarpininkaujant, arba užtikrinti, kad vairuotojas moka bent pagrindinius žodžius.

Ar galiu vežti savo daiktus kartu su biuro?

Techniškai – taip, jei telpa į tūrį. Bet juridiskai tai gali būti problematiška, jei tai asmeniniai daiktai, o ne įmonės nuosavybė. Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją turi būti apskaičiuojamas kaip vienas krovinys. Jei vairuotojas pamatys, kad vežate "šaldytuvą iš namų" gale sunkvežimio, jis gali reikalauti papildomo mokesčio arba atsisakyti vežti, bijodamas problemų su muitine. Geriau viską iš anksto pasakyti.

Kas nutinka jei sunkvežimis neužsuka į gatvę?

Vokietijos miestuose yra daug "Environmental zones" (Umweltzone), kur neleidžiama važiuoti senais sunkvežimiais, arba tiesiog siauros gatvės. Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją centrinėse miesto dalyse reiškia, kad gali tekti nuomazgoti mažesnį sunkvežimį (7.5t) arba "vilką" su tentu, kuris gali užvažiuoti. Tai papildomi pinigai, apie kuriuos dažnai nepamirštama pasikalbėti iš anksto. Ne kiekvienas 40-tonų "priešas" važiuos į senamiestį.

Ar reikia mokėti už vairuotojo nakvynę?

Jei kelionė trunka ilgiau nei įprasta (pvz., dėl ilgos iškrovos), taip. Tačiau standartinėje kainoje nakvynės paprastai jau įskaičiuotos. Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją trunka apie 1-2 dienas, todėl viena nakvynė yra normalu. Bet jei jūsūs privalote laukti iki kitos dienos ryto, kol atidarysite sandėlį, ir vairuotojas praleidžia laiką laukdamas, tai gali kilti klausimas dėl "stovėjimo" mokesčio. Geriau suderinti grafiką.

Pavojai ir kaip išvengti blogų pervežėjų

Kaip atpažinti "kišenių" firmas?

Jei kaina per maža, jei atsiliepia po trijų dienų (arba visai neatsiliepia), jei kalba tik apie "mums viskas įmanoma" be jokios detalizacijos. Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją reikalauja licencijų, draudimo ir patirties. Pasitikrinkite jų rekvizitus – ar jie tik veža keleivius ar turi ir krovininių pervežimų leidimą? (Žiūrėkite į NT licenciją). Daug "pikapų" su priekaba kuria problemų, nes jų neapdraudžia niekas tinkamai.

Kiek tikrai trunka kelionė iki Vokietijos?

Priklausomai nuo miesto. į Berlyną arba Hamburgą – apie 12-14 valandų važiavimo. į Miuncheną – ilgiau, gal 18 valandų. Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją nėra tik važiavimas, reikia pridėti pakrovimą (2-4 val.), iškrovą (2-4 val.) ir galbūt muitinę. Taigi, skubėkite tik tada, jei pasiryžę mokėti už skubą. Normalu, kad išvežti ir atvežti užtrunka 2-3 dienas.

Ar apdraudžia mano daiktus automatiškai?

Ne. Draudimas yra pagal CMR konvenciją, bet jo sumos yra labai mažos (apie 8-10 SDR už kg). Tai reiškia, jei dingsta tūkstančio eurų vertės serveris, gausite tik šimtus. Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją reikalauja papildomo draudimo ("All risks"), kurį reikia specialiai užsakyti. Užsirašykite dėl to, kitaip liksite be nieko, jei vairuotojas užpuols ugnį (kaip buvo vieną kartą prieš Kelną) arba nukris į upę.

Kas daryti jei kažkas sulūžo kelyje?

Iš karto praneškite vadybininkui ir užfiksuokite žalą (nuotraukos) dar prieš iškrovant arba iškart po to. Negalima palikti pastabos paskui po savaitės. Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją turi savo taisykles, draudimo kompanijos mėgsta sakyti "prieš iškrovą buvo visas", todėl būkite atidūs. Jei pastebėjote sulūžusį stalą tik tada, kai vairuotojas jau važiavo tolyn, bus labai sunku įrodyti, kad tai ne jūs sulaužėte.

Ar galima susiderėti dėl kainos telefonu?

Taip, dažnai galima. Ypač jei tai ne sezonas (ne vasara, ne rugsėjis, kai visi keliauja). Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją gali pigėti, jei esate lankstus su datomis – pvz., galite palaukti, kol jie surinks kitą krovinį toje pačioje kryptyje. Tada jums duos nuolaidą, nes jiems reikia užpildyti sunkvežimį. Užduokite klausimą: "Ar turite planuojamų važiavimų?" – tai gali sutaupyti 10-20%.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Nebūtina, bet padeda. Žmogiškas faktorius veikia. Jei vairuotojas alkanas ir nuobodus, jis dirbs lėčiau. Jei paduodate kavę ir sumuštinį, jis gali padėti padėti tą vieną sunkią dėžę be papildomo mokesčio. Biuro daiktų gabenimas į Vokietiją – tai ne tik verslas, bet ir žmonių santykiai. Nereikia priekabiauti, bet paprastas pagarbumas dirba stebuklus.

Išvada

Taigi, biuro daiktų gabenimas į Vokietiją nėra taip paprasta kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Svarbiausia yra ne tik rasti pigiausią kainą, bet ir suprasti, kas įeina į ją, bei užtikrinti, kad dokumentai būtų tvarkingi. Naudokitės senuoju patarimu – geriau vieną kartą viską išsiaiškinti ir susitarti dėl detalių, nei paskui stebėti, kaip jūsų krovinys stovi pasienyje arba kaip dingsta brangūs serveriai. Pasitikėkite savo intuicija, jei pasiūlymas atrodo per geras būti tikras – greičiausiai jis toks ir yra. Sekmės susirinkimuose ir saugaus kelio!