Kaip suderinti kelių klientų dalinius krovinius į Vokietiją: vadovas iš vidaus

Sėdžiu šitame biure jau beveik dvi dešimtis metų ir galiu pasakyti viena – teorija knygose yra puiki, bet realybėje, kai reikia suderinti kelių klientų dalinius krovinius į Vokietiją, visada kažkas nutinka ne taip. Vieną dieną viskas sekasi kaip laikrodis, kitą dieną vairuotojas genda prie Lenkijos sienos, o klientas skamba ir klausia, kodėl jo dėžės dar ne Miunchene. Dirbame su LTL (Less than Truckload) kroviniais – tai mūsų kasdienybė. Čia nėra jokių stebuklų, tik geras organizavimas, kantrybė ir žinojimas, kur galima daryti small compromises. Jei norite suprasti, kaip tas visas mechanizmas veikia iš tikrųjų, ne iš brošiūrų, skaitykite toliau, aš pasakysiu kaip yra.

Kaip prasideda viskas ir kas daroma iš anksto

Kaip viskas tiksliai prasideda su kroviniu?

Viskas prasideda ne tuo momentu, kai atvažiuoja sunkvežimis, o dar prieš savaitę, kai gauname jūsų užklausą. Tada pradedame galvoti, kaip suderinti kelių klientų dalinius krovinius į Vokietiją taip, kad kiekvienas gautų tai, ko nori. Turime susirinkti informaciją apie tūrį, svorį ir krovimo vietą. Kartais klientai siunčia tik "dvi dėžės" be matmenų, o tas vėliau sukelia problemų, nes dėžė gali būti tiek maža, tiek didelė kaip šaldytuvas. Be tikslų duomenų mes negalime užtikrinti, kad viskas tilps į planuojamą vietą automobilyje.

Ar galima siųsti tik vieną paletę ar tai per brangu?

Žinoma, galima siųsti ir vieną paletę, tai yra klasikinis dalinio krovinio pavyzdys. Kainos klausimas yra relatyvus – jei jums reikia, kad tai būtų padaryta rytoj, tai tikrai bus brangu. Bet jei galite palaukti kelias dienas, kol mes surinksime kitų siuntų į tą pačią kryptį, kaina taps daug prieskoninė. Mes dažnai sakome, kad dalinis krovinys turi būti "prieinamas", tačiau kiekvienas atvejis yra individualus, priklauso nuo rinkos situacijos ir kuro kainų, kurios, beje, šiuo metu kažkas begėdiška.

Ką reiškia "konsolidacija" sandėlyje?

Tai yra procesas, kai susirenkame įvairių klientų prekes vienoje vietoje – mūsų terminalo sandėlyje – prieš išvežant juos į užsienį. Čia viskas turi būti tiksliai suskaičiuota. Vieną kartą buvo situacija, kai klientas atvežė prekes per vėlai, o mes jau turėjome uždaryti mašiną ir eiti į muitinę. Teko jo siuntą laukti kitos eilės, o tai sukėlė nemažai neapykantos. Konsolidacija reikalauja tikslumo, nes jei vienas vėluoja, delsti visi kiti, ir tada prasideda skambučiai.

Ar reikia specialiai siuntus ruošti ar jūs tai darote?

Mes padėsime, jei reikia, bet geriau, kai klientas jau paruošęs. Ką tai reiškia? Prekės turi būti užkrautos ant paletės, užfiksuotos, o viršuje – etiketės su adreso duomenimis. Jei atvežate mums maišus ant grindų, mums reikės juos sužiūrėti ir surinkti, o tai papildomi darbai ir laikas. Aš asmeniškai visada patariu nenaudoti senų, subyrėjusių dėžių, nes vairuotojai nebus laukti, kol jūsės pakuosite tai visą kartą.

Kiek laiko užtrunka surengti tokią mašiną?

Paprastai tai trunka vieną darbo dieną, bet tai yra labai sąlyginės sąlygos. Jei tą pačią dieną turi atvykti vienas didelis klientas su 10 tonų kroviniu, tai tikėkitės, kad procesas užtruks ilgiau. (Na, iš tikrųjų kartais užtrunka ir dvi dienas, jei kas nors negerai su dokumentais). Svarbiausia yra numatyti tam laiko rezervą, kad nesiveltume į stresą paskutinę sekundę.

Detales apie dokumentus ir paletes

Kokius dokumentus tikrai reikia tur�ti?

Būtinai reikia komercinę sąskaitą-faktūrą ir pakavimo sąrašą (packing list). Be šių dviejų dalykų neišvažiuosite niekur. Dar reikia CMR sąvarą, ją mes parengome, bet duomenis imame iš jūsų. Jei siunčiate pavojingas krovinius (ADR), beje, būtinai tai praneškite iš anksto, kitaip gali būti dideli nemalonumai sienoje, o mūsų vairuotojas gali tiesiog atsisakyti vežti.

Ar turiu būti įmonė, ar galiu siųsti kaip fizinis asmuo?

Galite siųsti ir kaip fizinis asmuo, tačiau tuo atveju muitinės procedūros Vokietijoje gali būti šiek tiek sudėtingesnės. Vokietijos muitininkai labai mėgsta tvarką, kai viskas aišku – kas siunčia, kas gauna ir ką. Jei siunčiate asmeninias daiktus, reikės parodyti asmens kodą ir deklaruoti vertę, o jei vertė bus didelė, gali tekti mokėti PVM ar muito mokestį. Geriau tai iš anksto pasitikslinti.

Kokia turi būti paletės būklė?

Paletė turi būti stipri, idealiu atveju – EUR paletė, kurią galima keisti (exchange pallet). Jei atvežate ką nors, kas atrodo, kad kažkas ją peršoko su traktoriumi, mes to nepriimsime, nes ji gali subyti visą krovinių bokštą virš savęs. Buvo atvejų, kai netvarkingos paletės sutrukdė iškrauti visą mašiną Hamburge, ir mums teko mokėti baudą už vairuotojo laiką. Taip kad, patikrinkite tą medieną prieš išvežant.

Kas daryti, jei nežinau tikslaus svorio?

Tai dažna problema. Tokiu atveju turime matuoti patys, tai daroma ant specialios svarstyklių. Jei jūsų pateiktas svoris neatitinka tikrojo (pvz., parašėte 200 kg, o yra 500 kg), gali kilti nesutarimų, nes mokėsite už tūrį, o svorio papildomai neapsimoka. Geriau šiek tiek padidinti rezervą arba tiksliai pasvarstyti namie, nei vėliau gaišti laiko ginčuose.

Ar galima siųsti krovinius be pakavimo ant paletės?

Galima, tai vadinama "krovinių maišymu" arba kitaip, bet tai paprastai brangiau. Jei tai yra dėžės, kurios gali būti dedamos viena ant kitos, tai dar puską, bet jei tai maišai su biria medžiaga – tai bėda. Tokius krovinius reikia krauti į atskiras vietas arba dėti į tarpus, kas suvalgo daug vietos. Aš visada stengiuos nukreipti klientus į paletizavimą, taip yra saugiau ir pigiau.

Kelionės eiga ir vairuotojai

Kaip vairuotojas žino, ką ir kur vežti?

Jis turi savo krovinių sąrašą (manifestą), kuriame viskas yra surašyta: kieno krovinys, kiek svorio, kur jis turi būti iškrautas. Tačiau realybėje dažnai nutinka, kad vairuotojas paskambina ir klausia: "Kur čia yra tas fabrikas, nes navigacija rodo mišką?". Mes tiesioginio ryšio su juos laikome visą kelionę, todėl galime greitai paaiškinti ar nukreipti teisinga kryptimi.

Kiek trunka kelionė iki Vokietijos?

Įprastai tai yra 1-2 dienos, priklausomai nuo to, į kurį regioną važiuojame. į Berlyną ar Miuncheną nueiname greičiau negu į kokį nors kaimelis pietuose. Taip pat reikia prisiminti apie savaitgalius ir poilsio laikus – vairuotojai turi laikytis poilsio režimo, tad jei krovinys pasirodo penktadienį popietę, gali būti, kad jis bus pristatytas tik pirmadienį.

Ar vairuotojas padės iškrauti krovinį?

Nemanau, kad jums patiks atsakymas, bet paprastai – ne. Jei nėra specialiai susitarta apie "krovimo darbus" (kuriuos moka gavėjas), vairuotojas atidarys duris ir stovės šalia. Jis yra atsakingas už vairavimą, ne už krovėjo darbą. Vokietijoje dažnai yra įrengti hidrauliniai liftai arba sandėliuose yra keltuvai, tačiau ten reikia sumokėti už tai pinigus, tai vadinama "handling" mokesčiu.

Kas vyksta, jei mašina sugenda kelyje?

Tai yra blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes skubiai ieškome pagalbos – kitos mašinos, kuri galėtų pervesti krovinius. (Kartais tai užtrunka ilgiau nei norėtume, ypač jei įvykis nutiko sekmadienį Vakarų Vokietijoje). Mes visada turime draudimą, kuris padengia prekių vertę, bet laiko negalima apdrausti, todėl pristatymo terminas gali pasikeisti. Būkite kantrūs, mes padarome viską, ką galime.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą realiu laiku?

Taip, šiais laikais beveik visos mašinos turi GPS sekimo sistemas. Jūs galite matyti, kur mašina yra maždaug, bet nereikėtų tikėtis, kad matysite kiekvieną posūkį. Kartais sistema atsinaujina kas valandą, o ne kas minutę. Jei jums labai skubu, geriau paskambinti mums manuažeriui, nes jis gali sužinoti tikslesnę informaciją iš vairuotojo.

Vokietijos specifika ir iškrovimas

Kokios dažniausios problemos atsiranda Vokietijoje?

Vokietijai yra labai svarbi tvarka. Jei jūsų gavėjo sandėlis neleidžia iškrauti be pradinio išankstinio pranešimo (pre-notification), tai gali baigtis tuo, kad vairuotojas liks prie vartų. Beje, jų darbo laikai yra griežti – po 16:00 valandos arba prieš šventes tenka važiuoti labai greitai, kad spėtume, kitaip reikės laukti iki ryto.

Kaip suderinti kelių klientų dalinius krovinius į Vokietiją su skirtingais iškrovimo terminais?

Tai sudėtingiausia dalis. Vienam klientui reikia pristatyti 8:00 ryto, kitam – tik po pietų. Mums tenka sudaryti maršrutą taip, kad vairuotojas nevažinėtų pirmyn ir atgal šiaurės-pietūs kryptimi. Kartais tai neįmanoma padaryti idealiai, todėl kai kurie klientai gauna prekes šiek tiek vėliau, nei planavo. Turime rasti kompromisą tarp greičio ir kuro sąnaudų.

Ar reikia mokėti už užtildymą vairuotojui?

Vokietijoje tai nėra būtina, tačiau jei padėsite vairuotojui greičiau susitvarkyti su dokumentais ar padėsite surasti sandėlį, jis bus labai dėkingas. Bet mūsų sutartyse dažniausiai nenumatyta jokių piniginių priemokų asmeniniam aptarnavimui. Viskas turi vykti pagal dokumentus.

Kas daroma, jei gavėjas atsisako priimti prekę?

Tai baisi situacija, bet nutinka. Jei gavėjas sako, kad nepreišė užsakymo ar kad prekė yra sugedusi, mus informuojama. Mes tuomet bandom susisiekti su jumis – siuntėju. Jei neatsakyste per keletą valandų, krovinys gali būti nugabentas į mūsų sandėlį Vokietijoje, ir tai kainuos pinigus už saugojimą. Todėl visada laikykite telefonus aktyvius siuntimo dieną.

Ar sunku važiuoti į Vokietijos miestus centro zonose?

Daugeliu atvejų sunkvežimiams į centrus įvažiuoti draudžiama arba reikia specialių leidimų. Mes tai žinome ir planuojame maršrutus taip, kad išvengtume baudų. Vakar kalbinau vieną vairuotoją, kuris pasakojo, kad bandė įvažiuoti į vieną gatvę Miunchene, kur buvo draudimas, ir gavo 120 eurų baudą. Mums to nereikia, todėl stengiamės važiuoti apypylėmis.

Pinigai, draudimas ir pabaiga

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo kelių dalykų: užimamos vietos (paviršiaus arba tūrio), distancijos iki konkretaus miesto ir kuro kainos. Dar pridedame muitinės išlaidas, jei to reikia. Nėra vieno fiksuoto skyriaus, tai visada skaičiuojama individualiai. Pavyzdžiui, krovinys į Berlyną gali būti pigesnis nei į mažą miestelį netoli Lenkijos sienos dėl to, kad ten važiuoja daugiau mašinų.

Ar prekės yra apdraustos automatiškai?

Taip, mes turime standartinį transporto draudimą, kuris pagal CMR konvenciją apdraudo krovinius. Tačiau reikia suprasti, kad jo ribos nėra begalinės, o dažnai yra apie 8,33 SDR už kilogramą. Jei vežate brangią elektroniką, gali būti, kad vertė viršys šią ribą, tuomet reikėtų papildomo draudimo. Geriau apie tai pasikalbėti iš anksto, kad išvengtumėte nemalonių netikėtumų.

Kada reikia apmokėti už pervežimą?

Dažniausiai taikome išankstinį apmokėjimą, t. y. prieš išvykstant mašinai, arba pateikus sąskaitą-faktūrą po paslaugos atlikimo (jei turime su jumis ilgalaikę sutartį). Naujiems klientams mes visada prašome sumokėti prieš išvykimą, nes buvo atvejų, kai prekės jau buvo iškrautos Vokietijoje, o mums nebuvo apmokėta.

Kaip suderinti kelių klientų dalinius krovinius į Vokietiją taip, kad kaina būtų mažesnė?

Vienintelis būdas – lankstumas. Jei galite atiduoti prekes mums antradienį (kai mums reikia užpildyti mašiną), o ne pirmadienį, mes galime pasiūlyti nuolaidą. Taip pat, jei sutinkate, kad iškrovimas vyktų šalia ne centrinių miestų terminų, tai taip pat sumažina sąnaudas. Derinimas – tai žodis, kuris čia raktinis.

Kas nutinka su paletėmis po iškrovimos?

Jei tai yra keičiamos (EUR) paletės, vairuotojas turi pasiimti to paties kiekio tuščias paletes atgal. Jei gavėjas jų neduoda, mums turi būti kompensuota jų vertė. Tai vadinasi "paletės balansas". Kartais klientai pamiršta tai ir netenkia pinigų, todėl visai tikrinkite tas paletes.

Ar galima susigrąžinti tuščias siuntimo dėžutes iš Vokietijos?

Taip, tai įmanoma, tai vadinamas "return load" arba grįžtamasis krovinys. Jei turiu tuščią vietą mašinoje, kuri grįžta į Lietuvą, aš galiu savo klientams pasiūlyti labai gerą kainą už tokią paslaugą. Tiesa, reikia labai tiksliai suderinti laiką, nes vairuotojas negali laukti valandų, kol jūs surinksite tas dėžes.

Trumpi ir greiti klausimai

Ar vežate maistus?

Taip, jei tai yra sušaldyti arba šaldomi produktai, reikalaujame specialią mašiną su šaldymo įrenginiu.

Ar vežate pavojingus krovinius?

Taip, turime ADR licencijas, bet būtinai praneškite iš anksto, kad galėtume juos sudėti atskirai.

Ką daryti, jei praradau siuntos numerį?

Skambinkite mums, pagal prekės pavadinimą ir gavėjo duomenis viską surasime sistemoje.

Ar galite paimti prekes iš namų?

Galime, jei yra vietos pravažiuoti sunkvežimiui ir yra kur krauti, kitaip reikės mažesnės mašinos.

Kiek laiko galite laikyti prekes jūsų sandėlyje?

Paprastai pirmas 3-5 dienos yra nemokamos, vėliau imamas mokestis už sandėliavimą.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba, bet jei tai užsienio vairuotojas, mes bendraujame per juos.

Ar galima atšaukti siuntą prieš išvykimą?

Galima, bet jei krovinys jau pakrautas arba vietos jums užrezervuotos, gali būti taikomas baudas mokestis.

Kokias valiutas priimate?

Geriausia eurais, bet susitaria galime ir pagal sąskaitą įmonėms.

Ar dirbate švenčių dienomis?

Sandėliai dirba darbo dienomis, bet vairuotojai gali važiuoti ir šventėmis, jei reikia.

Kaip suderinti kelių klientų dalinius krovinius į Vokietiją, jei prekės labai skirtingos?

Lengviausia yra suskirstyti jas pagal tipą – skystos atskirai, dūžtančios atskirai, sunkios apačioje. Mes tai darome kasdien.

Ar reikia gavėjo VAT numerio?

Taip, be importo PVM mokėtojo kodo gali būti problemų prasilenkiant sieną su muitine.

Kas daro, jei vairuotojui pasibaigia vairavimo laikas?

Jis privalo sustoti ir ilsėtis. Tai yra įstatymas, mes negalime jį spausti.

Ką reiškia "cross-docking"?

Tai krovinių perkrovimas iš vienos mašinos į kitą be sandėliavimo, taip greičiau pasiekia gavėją.

Ar galima sekti krovini per mobiliąją programą?

Taip, mes siunčiame nuorodą, kurioje galite matyti statusą.

Kiek maksimaliai gali sverti viena paletė?

Standartiškai iki 1000 kg, bet yra ir sunkiųjų paletų variantų.

Ar priimate grynaisius pinigus iš vairuotojo?

Nerekomenduojame, viskas turi eiti per sąskaitas, kad būtų švara ir palydovimas.

Kaip elgtis, jei prekė atėjo su defektu?

Reikia nedelsiant fotografuoti pažeidimą ir parašyti pastabą į CMR sąvarą prie vairuotojo.

Ar galite pristatyti į pastatą be lifto?

Galime, bet tada reikės organizuoti nešikėlius, tai kainuos.

Koks yra standartinis pristatymo laikas?

Įprastai tai yra "darbo dienos metu", t. y. 8-17 valandą.

Išvados

Galiausiai, noriu pasakyti, kad logistika nėra tik skaičiai, tai yra žmonės ir jų sukurta tvarka. Norint sėkmingai ir efektyviai suderinti kelių klientų dalinius krovinius į Vokietiją, reikia ne tik techninių žinių, bet ir kantrybės bei pasitikėjimo savo partneriu. Mes jau dešimtmetis matome visokias bėdas, todėl žinome, kur gali užkąsti klausimas. Jei viską suplanuojite iš anksto ir busite sąžiningi su savo krovinio duomenimis, viskas vyks sklandžiai, net jei ir pasitaikys nedidelių nukrypimų nuo plano.