Kaip planuoti biuro daiktų pervežimą į Vokietiją: praktinis vadovas be idealizavimo

Sveiki, su jumis kalbasi žmogus, kuris šioje srityje praleido beveik ketvirtį amžiaus. Dirbu su keliomis dešimtimis vairuotojų ir kasdien matau, kaip vyksta tarptautiniai pervežimai. Dažnai klientai klausia, kaip tinkamai planuoti biuro daiktų pervežimą į Vokietiją, kad būtų pigiai ir greitai. Tiesą sakant, idealioje knygoje viskas atrodo gražiai, bet realybėje be galo svarbu sugebėti adaptuotis prie nesklandumų. Vokietija nėra koks kitas planetos kampas, ten tik griežtesni taisyklės ir daugiau autostradų. Esu matęs viską – nuo puikių, sklandžių projektų iki tų, kur vairuotojas stringa pasienyje be teisingų dokumentų. Štai mano nuomonė, kaip tai reikia daryti, išlaikant protą sau.

Pradiniai svarstymai ir biudžetas

Kiek iš tikrųjų kainuoja biuro daiktų pervežimas į Vokietiją?

Čia nėra vieno atsakymo, nors visi norėtų girdėti skaičių. Kaina priklauso nuo tūrio, kurį matuojame kubiniais metrais, ir atstumo. Jei vežate tik kelis biurus, gali tekėti tūkstantis ar du, o dideliam sandėliui reikės penkių ar dešimties tūkstančių eurų. Vokietijoje kainos gali skirtis priklausomai nuo to, ar einate į Miuncheną, ar į kaimą šalia Lenkijos sienos. Taip pat turėkite omenyje degalų kainas, kurios šiais laikais dviženklės. Labai dažnai klientai sako „kažkur 500 eurų“, o gauname realų pasiūlymą už tris tūkstančius, tad geriau pasidomėkite rinkos vidurkiu iš karto.

Ar verta taupyti ant vadybininko paslaugų?

Mano patirtis sako, kad ne. Jei bandysite visa koordinuoti patys, gali prarasti daugiau nei sutaupysite. Geras vadybininkas sužino, kad vairuotojas užstrigo ties Frankfurto tuneliu, ir iš karto pakeis maršrutą. Kai klientas bando tai daryti pats, dažnai būna taip, kad vairuotojas tiesiog nenuvažiuoja į reikalingą vietą laiku. Tiesa, yra ir tų firmų, kurios kaip vadybininkus pasiūlo žmones, kurie nežino, kur yra Vokietija žemėlapyje. Tad čia reikia pasitikėti savo intuicija.

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkėlimą?

Idealiai – mažiausiai mėnesį prieš kelionę. Tada turite laiko surinkti dėžes, susitvarkyti dokumentus. Esu matęs atvejų, kai mus skambindavo penktadienį ir prašydave vežti viską į Berlyną pirmadienį. Tai įmanoma, bet kainuos brangiai, nes tenka dirbti viršvalandžius ir ieškoti paskubos režimu vežančių sunkvežimių. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją reikalauja logistikos, o ne stebuklų. Neužleiskite viską paskutinei minutei, nes nervai bus pavargę.

Kodėl kainos skiriasi tarp skirtingų kompanijų?

Vienos firmos veko savo senais sunkvežimiais, kitos išsinuomoja naujus. Taip pat svarbu, ar tai tiesioginis reisas, ar tai dalinis krovinys. Jei imate „pigią“ firmą, gali būti, kad jie tiesiog suka ratus ir ieško, kas dar sutalpins dėžes į gale likusį kampą. Kartais tai gerai, kartais – katastrofa, jei jūsų baldai sužaloja kieno nors kitą krovinių. Nereikia visada imti pigiausio, jei jums svarbu, kad kompiuteriai atvyktų sveiki.

Ar reikia įsivaizduoti blogiausią scenarijų?

Galbūt ne labai blogiausią, bet realų – taip. Sunkvežimis gali sugesti, o vairuotojas gali susirgti (kaip buvo viename mūsų reisuose prie Hanoverio). Tuo atveju teko rasti kitą vairuotoją, kuris perimtų mašiną. Jei turite atsarginį planą, nebejaustite panikos. Visada pasilikite dviejų dienų atsargą įmonės darbe, kad galėtumėte susitvarkyti net jei biuro daiktų pervežimas į Vokietiją pavėluos dėl techninių priežasčių.

Dokumentai ir vokiškas biurokratas

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti kelyje?

Pagrindinis dalykas yra sandėrio aktas arba pirkimo-pardavimo sutartis, jei perkate įrangą Vokietijoje, bet čia kalbame apie jūsų daiktus. Taip pat reikia packing listo – krovinių sąrašo, kuris nurodo, kas yra dėžėse. Be to, CMR kontraktas, kurį vairuotojas duoda. Vokiškai muitininkai labai mėgsta tvarką, todėl jei trūksta parašo ar datos, gali sustabdyti mašiną ir tikrinti valandas.

Kas yra tas CMR kontraktas ir kodėl jie visi įsibugina?

CMR tai pagrindinis dokumentas, patvirtinantis, kad krovinių pervežimo sutartis egzistuoja. Jis apsaugo ir jus, ir vairuotoją. Vieną kartą buvo situacija, kai klientas nenusprendė, ar reikia pasirašyti CMR, kol vairuotojas išsivežė dėžes. Tuomet, kai kažkas dingo, buvo beveik neįmanoma įrodyti, kad tas dalykas išvis buvo vairuotoje. (Žinoma, vairuotojas irgi kaltas, kad neipareigojo pasirašyti, bet jis norėjo važiuoti). Nerašykite jo, jei nenorite problemų.

Ar mums reikia muitinės deklaracijų, kai važiuojame į ES šalį?

Nuo 2021-ųjų sausio viskas pasikeitė dėl Brexit (jei važiuojate iš Anglijos), bet jei iš Lietuvos į Vokietiją, tai vidinis ES rinkos pervežimas. Muitinės net nebereikia, jei tai ne prekybos tikslais, bet oho, jei vykstate į Vokietiją atidaryti padalinio, gali tekti pildyti Intrastat deklaracijas, jei vertė viršija tam tikrą slenkstį. Aš asmeniškai visada rekomenduoju pasikalbėti su buhalteriu, kadangi aš esu vadybininkas, ne teisininkas, ir taisyklės keičiasi kas antrąmet.

Kokios problemos kyla su adreso parašymu?

Vokietija turi labai griežtus adresų standartus. Jei parašysite „Berlynas, prie parko“, niekas nieko nerastų. Reikalingas tikslus adresas, pašto kodas, net namo numeris, jei jis yra. Kartais įmonės perkelia biurus į naujus pastatus, bet sistemose rodo seną adresą. Tada vairuotojas važiuoja į tuščią vietą ir praranda pusę dienos. Patikrinkite adresą du kartus prieš pradedant biuro daiktų pervežimą į Vokietiją.

Ar reikia vertinti dokumentus į vokiečių kalbą?

Nebūtinai visus, bet svarbiausius – taip. Jei vairuotojui sustabdo policija ar techninė apžiūra, jis turi suprasti, ką veža. Vokiškai parengtas sąrašas (Lieferschein) gerokai palengvina gyvenimą. Žiūrėkite, nereikia mokėti vertėjo tūkstančių, pakanka pagrindinių dalykų, kad niekas nebegalėtų pasakyti „Ich verstehe nicht“.

Ar reikia gauti leidimus važiuoti į miesto centrą?

Miunchenas, Frankfurtas, Hamburkas – dideliuose miestuose yra „Umweltplakette“ – aplinkosaugos ženklinimas. Be jo sunkvežimiui negalima važiuoti į žaliąją zoną. Tai yra vienas dažniausių nesklandumų. Buvo atvejis, kai mūsų vairuotojas neįvažiavo į centrą dėl to, kad vadybininkas (ne aš, žinoma) užmirė pasirūpinti tuo lipduku. Teko mokėti baudą. Taip pat gali reikėti speciali leidimas sunkiasvoriams transporto priemonėms, jei važiuojate per siaurus gatvelius.

Pakavimas ir ką daryti su technika

Ar tikrai reikia išpakuoti kompiuterius?

Ne, nebūtinai, bet juos labai gerai reikia užfiksuoti. Monitoriai ypač trapūs – vienas smūgis ir vaizdas pradingsta. Geriau naudoti originalią pakuotę, jei dar jos turite. Jei ne, tiek daug putų, kiek tik įmanoma. Nenaudokite senų laikraštinių, jie neapsaugo nuo smūgių. Esu matęs, kaip atvykęs serveris atrodo kaip gofruotas kartonas, tiesiog dėl blogo pakavimo. Su technika reikia elgtis kaip su kiaušiniais.

Kaip elgtis su biuro baldais, ar juos reikia išmontuoti?

Didžiąją dalį – taip. Stalai ir spintos neužima tiek vietos, kai išmontuoti, be to, mažiau tikėtina, kad nulūžs kojelės ar nušoks šoninė plokštė. Vairuotojai nebus laimingi, jei teks pernešti trejus metrus ilgio spintos išmontuota per aštuonus aukštus be lifts. Supraskite, jie jau pavargę važiuoti. Padėkite jiems – išmontuokite. Taip padėsite sutaupyti laiko ir užtikrinsite, kad biuro daiktų pervežimas į Vokietiją nebaigsis sužalojus brangų baldą.

Kas daryti su augalais, ar galima juos vežti?

Galima, bet tai sudėtinga. Jei augalai yra žemių su šaknimis, gali reikėti fitosanitarinis pažymėjimas, nors dažnai per ES ribą tai nekontroliuojama taip griežtai. Tačiau vairuotojams augalai dažnai būna problema – jie gali užgęsti ar sušalti sunkvežimyje be šviesos, o pjuvenių neleidžiame į mašinas, kadangi tai švara standartai. Patariu augalus palikti arba važiuoti su savo automobiliu, jei kelių nemažai.

Ar galima įkrauti viską į dėžes be rūšiavimo?

Galite, bet vėliau gausite chaosą. Įsivaizduokite, kad prieš jums atvyksta šimtas dėžių su užrašu „Biuras“. Kur surasti spausdintuvą, o kur rašomuosius priemonės? Žymėkite kiekvieną dėžę (pvz., „Vadyba, stalas Nr.3“). Taip sutaupysite dieną darbo išpakavimo metu Vokietijoje. Nenaudokimės tuo, kad „mes viską pažįstame“. Po traukos tai visiškai pasikeičia.

Kodėl negalima įdėti daiktų į kėdes ir taip vežti?

Tai atrodo patogu, bet pavojinga. Kėdės gali slysti, kai sunkvežimis stabdo, o tai gali sugadinti baldus ar pačią kėdę. Be to, tai netinkamas krovimo būdas pagal saugos taisykles. Vairuotojas gali atsisakyti vežti tokius krovinius, nes jam gali skirti baudą techninėje apžiūroje. Užfiksuokite viską ant grindų arba ant paletų.

Ar reikia nupirkti brangias pakavimo medžiagas?

Nebrangias, bet kokybiškas. Putų plokštės, klijų juosta (geros kokybės, kad neišsausėtų), virvelės. Nekupkite pigių rinkinių iš parduotuvių, kurios skirtios tiesiog knygoms siųsti. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją yra ilgas kelias, kelias tūkstančių kilometrų vibracijos. Jei taupykite ant juostos, dėžės atsivers ir gausis „kažkas tarp“.

Kelionės ypatumai ir vairuotojai

Kiek laiko užtrunka nuvežti daiktus iki Vokietijos?

Paprastai tai 1-2 dienos, priklausomai nuo vietos. Jei važiuojate į pietus, prie Miuncheno, tai ilgiau, į šiaurę – trumpiau. Tačiau negalite tiksliai planuoti valandos, kada vairuotojas atvyks. Autostradose dažnai būna spūstys, ypač ties baigiamaisiais darbais ar avarijomis. Vieną kartą vairuotojas strigo 12 valandų dėl eismo įvykio A9 autostradoje. Tokie dalykai niekaip neįtikėtini.

Ar vairuotojai gali kalbėti lietuviškai ar angliškai?

Didžioji dalis mūsų vairuotojų yra lietuviai, tad kalbės lietuviškai. Kartais tenka dirbti su lenkų ar ukrainiečių vairuotojais, tuos atvejus kalbame angliškai arba „rankomis“. Bet jei jums svarbu, kad vairuotojas suprastu iš karto ką daryti su kiekviena dėže, geriau susitarti dėl lietuviško vairuotojo iš anksto. Labai dažnai įvyksta nesusipratimų, kai dėl to, kad vairuotojas nesupranta instrukcijų, dėžės nutrinamos ne ten.

Kas daryti, jei vairuotojui reikia poilsio?

Pagal taisykles, vairuotojas turi nuvažiuoti tam tikrą atstumą ir turi privalomą poilsį. Jis negali važiuoti 24 valandas be sustojimo. Jei reikalaujate, kad jis atvyktų ryte neleidžiant jam miegoti, jums teks mokėti už dviejų vairuotojų komandą. (Kas, beje, kainuos dvigubai daugiau). Gerbkite taisykles, priešingu atveju vairuotojas gali tiesiog užmigti vairuojant – o jūs to tikrai nenorite.

Ar vairuotojas padės iškrauti daiktus?

Taip, jei tai įtraukta į sutartį. Standartinis „kraunamos-iškraunamos“ paslaugų paketas įtraukia vairuotojo pagalbą. Tačiau, jei jums reikia nešti dalykus aštuonuose aukštuose be lifts, vairuotojas gali atsisakyti dėl sveikatos. Tuo atveju reikės samdyti kėlėjus vietiniuose Vokietijos miestuose, o tai kainuoja labai brangiai. Pasidomėkite, ar naujasis biuras turi liftą, ir informuokite mus iš anksto.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sužeidžia įėjimą ar parketą?

Tai labai nemalonu. Yra draudimas, kuris dengia krovinių pervežimo atsakomybę (CMR draudimas), bet jis ne visada denga iškrovos metu padarytus žalos pastatui. Jei vairuotojas kliudo angą ar uždaužė sienelę, dažnai reikia spręsti vietiniu lygmeniu. Vokietijos namų savininkai (Hausverwaltung) gali būti labai griežti. Geriau apžiūrėkite vietą iš anksto.

Ar reikia mokėti vairuotojui pinigus kelyje?

Niekada nereikia mokėti grynais pinigais vairuotojui. Visa apmokėjimas vyksta per įmonęs sąskaitą. Jei vairuotojas prašo „gazolinio“, tai didelė raudona vėliava. Gali būti, kad jis tiesiog nori papildomai užsidirbti. Mums atsitiko taip, kad klientas atidavė vairuotojui 100 eurų pietų, o vėliau paaiškėjo, kad tas pinigai nebuvo įtraukti į sąskaitą. Viską fiksuokite dokumentais.

Problemos, pavyzdžiai ir išvados

Kaip elgtis, jei pasilūžo kėdė atvykus į vietą?

Pirma, nufotografuokite žalą ir parašykite pastabą į važiaraštį (CMR). Be to, nedarykite to pa vairuotojui nebuvus. Jei pasirašote, kad viskas gerai, vėliau niekas neatsakingas. Tuomet kreipkitės į draudiką. Žinoma, bus nereikšminga rūpestis, o ne dešimt tūkstančių, bet visgi. Esu matęs, kaip klientai sužinoja apie sužalojimus tik tada, kai vairuotojas jau yra kitame šalies krašte.

Kodėl blogai sužinojus apie pervežimą kainos gaunami tokie aukšti?

Jei skambinate ryte ir norite važiuoti vakare, tai yra skubus reisas. Tokiu atveju sunkvežimis gali važiuoti tuščias grįžtant, ir jūs turite sumokėti už visą kelionę į abi puses. Jei planuojate biuro daiktų pervežimą į Vokietiją iš anksto, galima rasti mašiną, kuri jau ten važiuoja ir padarys tai pigiau. Laikas yra pinigai (kaip ir visada).

Ar kas nors kada nors buvo pagrobta?

Statistiškai tai retai, bet įvyksta. Dažniausiai dingsta krovinių stovėjimo aikštelėse, jei vairuotojas palieka mašiną neapsaugotą. Todėl mes visada tikriname, ar vairuotojas turi GPS ir ar jis stovi saugioje vietoje per naktį. Jei jums labai svarbios konfidencialios dokumentacijos, jas geriau vežti ne visiškai pasilikus, o pasiimti asmeniškai ar naudotis sekama transporto priemone.

Kaip pasirinkti patikimą partnerį, o ne sukčių?

Žiūrėkite ne tik į kainą, bet ir į atsiliepimus, į jų sunkvežimių būklę. Jei atvyksta pas jus pasiziūrėti senas, rūdytas „Scania“ be firmos logotipo, verčiau pasidomėkite kito įmonės (nors ir gali būti, kad vairuotojas tiesiog mėgsta retro stilių, bet rizikuoti nėraverta). Užklausite apie draudimą. Tikra firma niekada nesislepia.

Ar reikia nusipirkti draudimą papildomai?

Standartinis draudimas yra apie 8,33 SDR už kilogramą (tai apie 10 eurų). Jei vežate brangų serverį, kuris sverdo 20 kg, o kainuoja 5000 eurų, standartinis draudimas jums nieko neapmokės. Tokiu atveju reikia sudaryti papildomą draudimo sutartį (All-risk). Naudingai susipažinti su tuo sąlygomis prieš krovinius užkraunant.

Kas daryti, jei vairuotojas negali rasti vietos iškrauti?

Vokietijos miestuose dažnai yra „Anliegerverkehr“ ribojimai – tai reiškia, kad sunkvežimis gali važiuoti tik tam tikru laiku arba tik tam tikrose gatvėse. Kartais reikia gauti leidimą iš miesto savivaldybės uždėti laikinus ženklus „Stop“ vietoj, kur iškraunate. Jei vairuotojas sustojo nelegaliai, gali atvažiuoti poliсija ir uždaryti gatvę.

Ar įmanoma susitvarkyti viską be tarpininko?

Jei turite laiko, patirties ir gerai žinote vokiškas taisykles – taip. Bet dauguma įmonių vadovų to nedaro. Jie nori dirbti savo verslą, o ne galvoti apie tai, kaip užfiksuoti stalą ant paklotos. Todėl tokios paslaugos ir egzistuoja. Nors kartais su jumis kalbu ir girdžiu, kad jūs manote, kad mes per daug brangūs. Bet kai gaunate skambutį iš Vokietijos, kad vairuotojas sužalota jūsų įranga, suprantate, kodėl mokėjote už mūsų žinias.

Išvados

Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės ir planavimo. Pagrindinis dalykas – pasitikėkite profesionalais, bet visada tikrinkite, ką jie daro. Neklauskite tik kainos, klauskite, kaip bus apsaugoti jūsų duomenys, baldai ir technika. Jei pasirūpinsite dokumentais ir pakavimu iš anksto, kelionė bus daug mažiau stresinė. Tikiuosi, šie patarimai padės išvengti tų klaidų, kuriuos aš mačiau per savo dvidešimt metų. Sėkmės susirinkant dėžes ir sekime susitikti Vokietijoje su sausais keliais! (Ir su gera kava, ten ją moka gerai).