Kaip planuojamas operatyvus biuro perkėlimas į Vokietiją: Vadovas iš vidaus

Dirbu pervežimų srityje jau beveik dvidešimt trejus metus. Per tą laiką mačiau viską – nuo pavienių dėžių iki gigantiškų fabrikų persikėlimų, bet klientai visada klausa tų pačių dalykų. Tiesą sakant, kaip planuojamas operatyvus biuro perkėlimas į Vokietiją, yra vienas sudėtingiausių procesų, nes čia ne tiesiog vežiame baldus, čia perkeliamas verslo gyvybė. Dažnai viskas vyksta chaoso sąlygomis, kai vadovas skambina paskutinę sekundę ir prašo išgelbėti situaciją. Noriu papasakoti, kaip tai atrodo iš mano pusės – be lakštutų, tiesiogiai, kaip būna realiame gyvenime. Čia nėra jokių idealų, tik sunkus darbas, vairuotojų nervai ir vokiškas tikslumas, kuris kartais sukelia galvos skausmą.

Pradžia: ką daryti pirmiausia?

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį perkėlimą?

Idealu būtų turėti bent mėnesį ar du, bet kas yra idealas? Praktiškai dažniausiai susiduriame su savaitės ar dviejų terminais. Jei kalbame apie tai, kaip planuojamas operatyvus biuro perkėlimas į Vokietiją, turime pradėti nuo inventoriaus sąrašo. Be jo nieko nebus aišku. Negaliu atvažiuoti su vilkiku, jei nežinau, ar ten telpa viena didelė spinta ar penkios mažos. Taigi, pirmiausia – suskaičiuokite kiekvieną stalą ir kėdę, kitaip pačiame pradžioje gausite brangų siurprizą.

Ar galima viską susitvarkyti per savaitę?

Teoriškai – taip, jei aš nenuilsiu ir vairuotojai bus pasiruošę dirbti naktimis. Bet praktiškai? Tai bus nervuojantis šou. Vokietijoje viskas vyksta pagal tvarką, jei sutarsime, kad atvykstame antradienį 8:00 ryte, mes privalome būti ten. Operatyvus biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja, kad visi dokumentai būtų paruošti iš anksto, kitaip muitinėje arba paties biuro patalpose gali užstringti. Savaitės trukmės planas yra įmanomas, tik tikėkitės, kad kaina bus aukštesnė dėl skubos.

Kas nutinka, jei klientas neturi jokio inventoriaus sąrašo?

Tada aš siunčiu savo vadybininką, kad jis viską užfiksuoja, arba, jei esame labai spūstyje, važiuoju pats. Tai paprasčiausiai būtina, negalim vežti "akmenių į mišką". Kartais klientai sako: "o, ten tik trys stalai", o atvykstant paaiškėna, kad ten trys padangomis apdailinti kabinetai pilni baldų. Be sąrašo operatyvus biuro perkėlimas į Vokietiją tampa lošimu, kurį dažniausiai pralaimi tas, kas nori sutaupyti laiko pradžioje.

Ar verta tartis su pastato administracija Vokietijoje iš anksto?

Absoliučiai taip, tai viena svarbiausių dalių. Vokiečiai yra griežti dėl tvarkos bendrose patalpose. Jei neinformuosite prižiūrėtojo (Hausmeister), jis gali tiesiog neįleisti sunkvežimio į kiemą. Buvo atvejų, kai mums teko stovėti gatvėje ir nešti dėžes per pusę miesto, nes nepasakėme, kad važiuojame. Geriau užtrukti minutes ir paskambinti jiems, nei vėliau gailestis.

Kainos ir biudžeto sudarymas

Nuo ko priklauso galutinė kaina?

Priklauso nuo tūkstančiai dalykų – nuo to, kiek aukštų pastate be lifto, iki to, ar reikia išmontuoti baldus. Dar vienas dalykas – degalai ir mokesčiai Vokietijoje. Biuro perkėlimas į Vokietiją brangsta dėl kelių mokesčių (Maut), kurie ten yra dideli. Taip pat įtakos turi tai, ar reikia mokėti už vairuotojų nakvynes. Nebūkite nustebę, jei pasiūlymuose matysite skirtingas sumas – gali būti, kad vienas įmonės įkainioja viską, o kita – tik važiavimą.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, jei aš tiksliai žinau, ką vežiame. Jei klientas sako "apie 10 europaletų", tai nėra fiksuota kaina. Tada dirbame pagal valandinį tarifą arba apytikslį skaičiavimą. Kai planuojamas operatyvus biuro perkėlimas į Vokietiją, stengiuosi nustatyti "kabliuką" – ribą, virš kurios kaina nepakils, jei nebus papildomų darbų. Tai saugo abejas puses.

Kodėl kai kurios įmonės siūlo pigiau, bet paskui kaina auga?

Tai klasikinė "aštuoniukė". Pasiūlo pigų kvitą, o paskui, kai krovinys pakrautas, pradeda skaičiuoti už kiekvieną laiptą arba už dėžių lipdukus. Aš to nedarau – geriau iš karto pasakyti realią sumą. Nenoriu būti toks, kuris gaudo klientus. Žinote, šioje srityje reputacija svarbiau nei vienas pelningas, bet nešventas užsakymas.

Ar mokėti už pakavimo medžiagas atskirai?

Dažniausiai jos įeina į darbo kainą, jei naudojame standartines dėžes. Jei reikia specialių dėžių serveriams ar tūpėms (tai tokios dėžės drabužiams), tai gali kainuoti papildomai. Bet pasakykime tiesiai – dėžių kaina yra menkas dalykas palyginti su tuo, kiek laiko sutaupome, kai viskas sudėta tvarkingai.

Kas daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tada reikia labiau padėti patys klientams. Jei jie susiruošia dėžes, viską pažymi ir nuleidžia žemyn, mums lieka tik pakrauti ir vežti. Taip taupome žmogiškuosius išteklius. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti pigesnis, jei klientas pasirengęs fiziniu darbu, bet dažniausiai jiems trūksta laiko, todėl tai keičiama į pinigus.

Baldų ir technikos paruošimas

Ar jūsų komanda išmontuoja ir sumontuoja baldus?

Žinoma, tai mūsų kasdienybė. Turime savo meistrus, kurie moka išsukti ir užsukti bet ką. Ypač svarbu, kai planuojamas operatyvus biuro perkėlimas į Vokietiją, nes ten laikas skaičiuojamas valandomis. Negalime važiuoti su surinktais didžiausiais stalais – jie tiesiog netilps į liftą ar duris. Viską išmontuojame, užrašome detalių numerius (labai svarbu!), kad surinkimo metas neprailgtų.

Kaip pervežti labai jautrią techniką, pvz., serverius?

Serveriai ir brangūs kompiuteriai – tai mano keliaujantis nervas. Juos reikia pakuoti į specialias, amortizuotas dėžes. Kartais netgi pasamdome atskirą mažesnį automobilį, kad jie nešoktų didžiajame vilkike su kitais daiktais. Vokietijoje keliai gali būti geros kokybės, bet bumps'ų vis tiek užtenka. Geriau persigožti su apsauga, nei paskui aiškinti dėl sugadintų duomenų.

Ar saugu palikti dėžes vakare neužrakintame biure?

Nerekomenduoju. Žinoma, jei statome antspaudą arba turime saugyklą, tai kitas reikalas. Bet jei paliekate tiesiog tuščioje patalpoje – rizikuojate. Esu matęs situaciją, kai viena kliento įmonė Vilniuje paliko dėžes prieš išvykdami, o ryte jų nebeliko. Biuro perkėlimas į Vokietiją baigiasi tik tada, kai paskutinė dėžė atsiduria naujoje vietoje ir pasirašoma perdavimo aktas.

Kas daryti su baldais, kurie netilps į naująją patalpą?

Tai dažna problema. Vokiečių biurai gali būti projektuoti kitaip. Tada arba juos išmontuojame ir bandomame "perkrauti", arba, jei tai neįmanoma, siūlome juos palikti sandėliuke Lietuvoje (jei toks yra) arba tiesiog išvežti į šiukšliadėžę (jei jau seni). Bet visada aptarinėjame tai su klientu prieš kelionę.

Ar reikia ištuštinti spintas ir stalus?

Būtina. Negaliu nešti pilnos spintos su knygomis – ji per sunki, gali plyšti, o o gali nukristi vairuotojui ant kojos. Tai saugumo taisyklė, nuo kurios neatsitraukiame. Klientai kartais pyksta, kai turi susirinkti daiktus į dėžes, bet paaiškinu, kad kitaip neįmanoma.

Kelionė ir Vokietijos specifika

Kiek trunka kelionė į Vokietiją?

Priklauso, kur važiuojame. į Berlyną ar Miuncheną – tai skirtingi nuotoliai. Vidutiniškai tai 12–18 valandų važiavimo viena kryptis, atsižvelgiant į poilsio laikus. Jei kaip planuojamas operatyvus biuro perkėlimas į Vokietiją numatyta, kad vairuotojai privalo atvykti ryte, tai jie privalo išvažiuoti diena anksčiau ir nakvyneuti kelyje. Negaliu leisti jiems vairuoti daugiau valandų nei leidžia tachografas – tai bauda ir kalėjimas Vokietijoje.

Ar sunku rasti privažiavimą prie biuro Vokietijoje?

Dažnai labai sunku. Senamiestiuose gatvės siauros, o sunkvežimiai dideli. Kartais reikia gauti specialų leidimą iš miesto savivaldybės (Sondererlaubnis) užsidėti ant "vaikščiojimo" zonos. Tai užtrunka. Geriausia, kai klientas gali nusiųsti nuotrauką arba vietos nuorodą "Google Maps" žemėlapyje, kad aš pats įvertinu, ar ten įvežsime 40 tonų monstrą.

Kas daryti, jei vairuotojas užstrigs Vokietijoje?

Tuomet skambinu man. Esu pasiruošęs padėti bet kada, net 3 valandos nakties. Vokietijos pagalbos tarnybos (ADAC) veikia greitai, bet jos brangios. Jei gedimas techninis, keičiame ratą arba siunčiame gelbėtoją. Jei tai eismo įvykis – tai ilgesnė istoria su policija. Turiu visus draudimus užtikrinta, bet biuro perkėlimas į Vokietiją visada turi rizikos faktorių, kurio negaliu numatyti.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Ne visi. Turiu keletą vairuotojų, kurie kalba truputį, bet dauguma moka tik "biuro" kalbą arba naudoja vertėjus telefone. Vokietijoje dauguma žmonių kalba angliškai, ypač jaunesnieji, todėl problemų paprastai nebūna. Bet su senyvo amžiaus sargais arba Hausmeisterais kartais tenka kalbėti rankomis ir kojomis. (Kartą teko piešti brėžinį ant popieriaus, kad suprastų, kur reikia statyti dėžę).

Ar leidžiama važiuoti sekmadieniais Vokietijoje?

Sunkvežimiams su kroviniu – ne. Yra griežtas draudimas (Sonntagsfahrverbot). Jei operatyvus biuro perkėlimas į Vokietiją numatytas sekmadienį, turime gauti specialų leidimą, kuris gaunamas tik tam tikromis aplinkybėmis, pavyzdžiui, jei reikia perkelti parodą arba šventinę atributiką. Paprastai biuro perkėlimui sekmadienis nenaudojamas, nebent tai labai skubus atvejis ir mokame didelius baudus, bet aš to niekam nesiūlau.

Dokumentai ir formalumai

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelionės metu?

Būtinas CMR sąrašas (krovinio manifestas), vairuotojo pažymėjimai, vairuotojo darbo laiko apskaitos kortelės. Jei vežame techniką, gali prireikti serialinių numerių sąrašų. Vokietijos policija dažnai sustoja ir tikrina, ar viskas tvarkoje, ypač netoli sienų. Jei trūksta bent vieno popieriaus – gali būti problema.

Ar reikia muitinės deklaracijos, jei važiuojame į ES šalį?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES, fizinės prekės (kai kur) keliauja be muitinės. Tačiau verslo turtas, ypač jei įmonė keičia savo adresą arba steigia filialą, gali būti laikomas vidinių sandorių grupe. Aš nėra muitininkas, todėl visada patariu pasikonsultuoti su buhalteriu dėl PVM ir Intrastat deklaracijų. Žinoma, kaip planuojamas operatyvus biuro perkėlimas į Vokietiją, logistikos požiūriu, mums svarbiau, kad krovinys būtų aprašytas CMR, o muitininkus įtraukiame tik jei reikalauja specifinė technika.

Kas yra EX1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

EX1 reikalingas, kai išvežate daiktus iš ES (pvz., į Šveicariją ar Norvegiją). Į Vokietiją jo nereikia. Kartai klientai painioja šiuos dalykus. Bet jei staiga nuspręstate keltis ne į Miuncheną, o į Ciurichą, tai tada viskas keičiasi – reikia deklaruoti išvykimą.

Ar reikia draudimo poliso?

Be abejo. Turiu transporto draudimą, kuris padengia žalą trečiesiems asmenims, bet kroviniui dažniausiai pasirašome atskirą sutartį. Klientas gali pasirinkti All Risk draudimą. Tai nedidelė kaina pagal krovinio vertę, bet suteikia ramybės. Geriau užsidėti, nei paskui ieškoti kaltės, kas sulaužė brangų monitorių.

Kaip tvarkomi duomenų apsaugos reikalavimai perkeliant dokumentus?

Dokumentus reikia pakluoti į užrakstomas dėžes. Negaliu juos palikti atvirai vilkike, jei sustojame pietų metu. Tai yra kliento atsakomybė pasakyti, kur yra slapti dokumentai. Aš asmeniškai visada primenu apie GDPR, nors aš ir ne teisininkas. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti saugus ne tik fiziškai, bet ir informaciškai.

Rizikos ir problemos, su kuriomis susiduriame

Kas nutinka, jei pasidaro įbrėžimas ant grindų naujame biure?

Tai klasika. Vokiečiai yra labai jautrūs dėl savo nuosavybės. Jei mūsų vairuotojas nuplys grindis ar įbrėžs sieną, mūsų civilinė atsakomybės draudimas tai padengia. Turime nufotografuoti žalą vietoje ir užpildyti protokolą. Niekada neslėpkite – tik pabloginsite situaciją. Geriau iš karto pripažinti ir spręsti.

Ar dažnai dingsta daiktų?

Per mano dvidešimt metų tai nutiko tik vieną kartą, ir tai ne dėl vagystės, o dėl klaidingo pakrovimo – dėžė nukrito į sandėlio kampą ir užsilošio po kitomis. Visada skaičiuojame dėžes išvykstant ir atvykstant. Sistema yra tokia: klientas pasirašo, kad dėžių buvo 50, ir pasirašo, kad atvyko 50. Jei trūksta – ieškome iki paskutinio.

Ką daryti, jei klientas Vokietijoje nepasirodo iš anksto?

Laukti. Kartais jie užstringa kituose reikaluose, arba neturi raktų. Tai labai erzina, nes vairuotojo laikas eina. Esu atvejų, kai teko laukti valandą pusę parkavimo aikštelėje. Todėl visada prašau duoti bent du kontaktinius telefonus – vieną vadovo, antrą tiesiogiai asmens, kuris atidarys duris.

Ar jūsų vairuotojai elgiasi tvarkingai?

Dauguma – taip, tai mano vaikinai. Bet kartais, kai pavargsta po 10 valandų vairo, gali būti ir šiek tiek "šiurkštūs". Aš visada prašau būti tolerantiškiems. Jei kas nutinka ne taip, skambinkite man tiesiogiai, aš išspręsiu konfliktą. Nenoriu, kad klientas jaučiasi nepagarbintas.

Kaip elgtis su blogomis pervežimo įmonėmis, kurios siūlo "už du obuolius"?

Venkite jų. Jei kaina per žema, tai reiškia, kad jie taupo ant draudimo, ant vairuotojų atlyginimo arba ant technikos. Aš mačiau, kaip tokių firmų vilkikai sugenda pirmose atkarpose, o klientai lieka su dėžėmis pakelėje. Biuro perkėlimas į Vokietiją – rimtas reikalas, čia ne hobis. Pasirinkite patikimus partnerius, net jei kiek brangiau.

Kas daryti, jei dėžės drėgnoje?

Vokietijoje oras gali būti permainingas, bet vilkikai yra hermetiški. Jei matote drėgmę, tai gali būti pažeistas stogas arba dėžė buvo palikta lauke prieš pakrovimą. Praneškite iš karto, negalima dėti drėgnų dėžių ant grindų – bus grybas. Mes turime padangas (plėvelę), kuria uždengiame grindas, bet jei dėžė minkšta – vargiai išlaikys.

Pabaigos darbai ir išvados

Kada procesas laikomas baigtu?

Tada, kai paskutinė dėžė išpakluota, o baldai surinkti vietose. Mes pasirašome perdavimo-įvykdymo aktą. Jei kaip planuojamas operatyvus biuro perkėlimas į Vokietiją numatyta, kad mes padėdami ir iškrauname, tai paliekame patalpas tvarkingas – nešukamės su pakuojimo medžiagomis, jei sutarta, kad jas išvežame.

Ar galima pasilikti senose dėžėse?

Žinoma, dažniausiai jas išvežame atgal į Lietuvą arba išmesime į perdirbimą Vokietijoje (jei klientas nori sumokėti už šiukšlių ivežimą). Dėžės gali būti naudingos, jei planuojate dar ką nors perkelti ateityje, bet jos užima daug vietos.

Kaip atsiskaityti už paslaugas?

Dažniausiai reikalaujame avanso, kad padengtume degalų ir kelių mokesčius. Likusią dalį – po atvykimo arba prieš išvykstant iš Lietuvos, jei esame abipusiai pasitiki. Galimi mokėjimai pavedimu, bet geriau, kad pinigai būtų prieš tai, kad neiškiltų nesutarimų kelyje.

Ką daryti, jei liko nepaklaustų klausimų?

Skambinkite man arba rašykite. Geriau paklausti dešimt kartų, nei vieną kartą suklysti. Aš esu čia tam, kad padėčiau išgyventi šį stresinį perkėlimo laikotarpį. Nors ir turiu daug patirties, kiekvienas biuro perkėlimas į Vokietiją yra unikalus istorija.

Ar verta viską daryti savo jėgomis?

Jei turite mažą biurą – galbūt taip. Bet jei tai rimtas verslas, geriau patikėti profesionalams. Jūsų laikas vertesnis už tai, kad neštumės dėžes. Leiskite mums dirbti, o jūs toliau vadovaukite verslą.

Ar pasiruošęs dar vienam tokiam iššūkiui?

Visada. Nors sakau, kad tai sunku, bet myliu savo darbą. Jautuosi laimingas, kai matau, kaip naujas biuras pradeda gyventi Vokietijoje po mūsų apsilankymo. Tai duoda man energijos eiti toliau.

Išvados

Visas šis procesas atrodo sudėtingas tik tol, kol nepradėsite veikti. Svarbiausia yra bendravimas ir pasitikėjimas. Jei viską suplanuojame iš anksto ir išvengsime "paskutinės minutės" spūsčių, kaip planuojamas operatyvus biuro perkėlimas į Vokietiją nebebus košmaras, o tiesiog darbo etapas. Nors aš ir esu pasenęs šioje srityje, visada mokausi kažko naujo iš kiekvieno kelionės. Linkiu jums sėkmės ir mažiau streso, o technines problemas palikite mums.