Kaip pasiruošti užsakymui dėl daiktų gabenimo į Vokietiją: vadovas be laižymo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir pasakysiu tiesiai – logistika nėra taip paprasta, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio, ypač kai kalba eina apie Vokietiją. Vokiečiai tikslūs, o jų muitinė ir infrastruktūra neleidžia sau nusišnekti, todėl klausimas, kaip pasiruošti užsakymui dėl daiktų gabenimo į Vokietiją, yra aktualesnis nei kada nors. Dažnai klientai sužino, kad kažką praleido, tik tada, kai vairuotojas stovi prie sandėlio durų ir reikalauja papildomų dokumentų arba pinigų. Štai kodėl verta pasidomėti iš anksto, kad išvengtumėte nereikalingų nervų ir, svarbiausia, papildomų išlaidų, kurios gali smarkiai padidinti galutinę sąskaitą.

Dokumentai ir daugiau dokumentų (Kas dažniausiai užgniaužia)

Kokius dokumentus iš viso reikia, kad vairuotojas nepriektųtų?

Pagrindas yra komercinė sąskaita-faktūra, kuri turi būti anglų arba vokiškai kalba, be jokių išimčių. Be to, būtinas CMR sąskaita – tai pagrindinis vežimo dokumentas, kurį užpildo vairuotojas, bet jūs turite patikrinti, ar duomenys ten teisingi. Jei gabenate standartinius prekes, dar gali prireikti pakavimo sąrašo (packing list), ypač jei dėžių daug ir skirtingos. Kartais reikia ir eksporto deklaracijos (EX), jei prekės keliauja už ES ribų, bet jei tik Lietuva-Vokietija, tai dažniausiai užtenka sąskaitos.

Ar tiesiog išsiuntimu programėlės užtenka, ar reikia fizinio popieriaus?

Nors viskas juda į skaitmeninę erdvę, vokiečių vairuotojai arba logistikos centrai dažnai vis dar reikalauja fizinio popieriaus su parašais. Ypač jei prekės važiuoja į sandėlį, kur yra griežti saugumo protokolai. Geriausia spausdinti po vieną kopiją sau ir vieną vairuotojui, o nuspaudus „Siųsti“ programėlėje, dar kartą pasitikrinti el. paštu. Buvo atvejų, kai vairuotojas telefonu „užstrigo“ ir negalėjo parodyti QR kodo, tad popierius išgelbėjo situaciją.

Kur dėti kvitą, jei vairuotojas jį pamiršta paduoti?

Visada darykite nuotrauką vairuotojui su įkrovos kvitu (CMR kopija) jums į rankas, kai jis išvažiuoja. Nereikia gailėti vietos telefone, nes vėliau gali tekti įrodinėti, kad prekės buvo perduotos. Kartais jie užmiršta paduoti originalą, o tada prasideda paieškos per kompanijas, kas užtrunka savaites. Geriau saugokite tą nuotrauką iki pat galo, kol klientas patvirtins gavęsi prekę.

Ar vertu daryti draudimą, ar tai tik pinigų švaistymas?

Manau, kad verta, ypač jei vežate brangų elektroniką arba lūžtančias prekes. Standartinis draudimas dažnai dengia tik 8-10 SDR vienetų kilogramui, o tai nėra daug. Už papildomus kelis eurus galite padidinti apimtį iki pilnos vertės. Buvo atvejis, kai klientas taupėjo ant draudimo, vilkikas užsidegė, ir jis gavo tik trečdalį vertės. Nenuvilkite ant savęs, riskas per didelis.

Kas tas HS kodas ir kodėl jis svarbus Vokietijai?

HS kodas (arba Tarifinis kodas) nurodo, kas tiksliai yra prekė, o be jo muitinė gali uždelsti siuntą. Vokiečiai ant to labai sėdi, nes jiems reikia mokesčių apskaitos. Kodą rasite sąskaitoje, jei prekės ne standartinės, geriau pasikonsultuoti su brokeriu. Nėra nieko blogiau, nei siunta stovinti uždaroje zonoje, nes kodas nurodytas kaip „kitos prekės“.

Ar reikia specialių leidimų maistui arba chemikaliams?

Be abejo, maisto produktams reikia sanitarinio veterinarijos pažymos, o chemikaliams – MSDS (saugos duomenų lapo). Be šių dokumentų neišvešite iš Lietuvos arba nepraleis per Vokietijos kontrolę. Vienas klientas bandė išsiųsti namų gamybos raugintus agurkus be dokumentų – juos tiesiog sugrąžino atgal po savaitės, o vairuotojas gavo baudą.

Pakavimas ir krovinys (Kad nenukristų kelyje)

Ar galiu dėti į savo (naudotas) dėžes ar reikia naujų?

Galima naudotų, jei jos tvirtos ir nesugadintos, bet geriau vengių senų, kur jau matyti, kad jos draskosi. Vokietijos sandėlininkai yra įžūlūs dėl pakuočių kokybės – jei dėžė sugesta, gali atmesti visą partiją. Naudokite dvigubą sienelę, jei svoris viršija 15 kg. O ir vaizdas geresnis klientui, kai atvyksta graži, nebraškyta dėžė.

Kiek reikia įpurškti stretch plėvelės, kad neišsiritų?

Taisyklė paprasta – kol nebeįmanoma pasukti paletės. Ypatingai jei tai nestabilios prekės, pavyzdžiui, plastikiniai indai. Gera taisyklė yra padaryti maždaug 4-5 sluoksnius, o viršuje užfiksuoti galą. Neteisingai užtašyta paletė – tai užtikrintas nuostolis, nes vairuotojas sustojdamas stabdys, o krovinys nuskris į kabino sieną.

Ar etiketės turi būti ant kiekvienos dėžės?

Tikrai turi, ir jos turi būti aiškiai matomos iš šono. Ant etiketės rašykite gavėjo kodą (jei tokį turite), pavadinimą ir kiekį. Jei etiketės nėra, vokiečiai gali tiesiog atidaryti dėžę, ieškodami, kas ten yra, o tada nepakliūsite į sąskaitą už „netinkamą pakavimą“.

Kas daryti, jei aš neturiu paletės?

Galite užsakyti pas mus arba logistikos partnerį keičiančią (swap) paletę, tai kainuos papildomai, bet taip išvengsite problemų. Jei metate prekes ant grindų (floors), tikėkitės brangiausios kainos, nes vairuotojui tai neįdomu – jis praranda laiką. Geriau pasirūpinkite medinėmis paletėmis iš anksto, jei planuojate daug siųsti.

Ar galima krauti įvairias prekes į vieną paletę?

Galima, bet tik jei jos nesideda viena ant kitos ir nekenkia viena kitai (pavyzdžiui, nekraukite heavy metal detalių ant stiklo indų). Turi aiškiai atskirti kiekvieną rūšį, geriausia uždėtą skirtingą spalvos plėvelę arba žymes. Vienaip vokiečių sandėlininkai tiesiog nepriims tos siuntos, nes jie nebus žinoti, kur ką dėti.

Kodėl vairuotojai taip pyksta, kai viršijamas aukštis?

Vilkikai turi standartines aukščio ribas, o jei jūsų krovinys per aukštas, gali nepraeiti po tuneliais arba vartais Vokietijoje. Tai ne jų pyktis, o fizinis saugumas. Matėme, kaip per aukštas kranas nukirto furgono stogą – tai kainuoja tūkstančius. Matuokite aukštį su pakuote, o ne tik pačią prekę.

Vokietijos ypatumai ir vairuotojai

Ar tikrai reikia tikslaus laiko, ar „apie tą“ užtenka?

Vokietijoje „apie“ nenuveisi. Jei预约 (terminas) yra 14:00, reiškia 14:00, ne 14:15. Jei vėluosite, gali tekti laukti iki kito dienos arba mokėti baudą už laiko praleidimą vairuotojui. Geriau atvykti pusvalandiu anksčiau ir palaukti prie vartų.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Priklauso nuo to, ką užsisakėte. Standartiškai, jei tai yra „kraunamas/iškraunamas“ (loaded/unloaded) prie savo jėgų, vairuotojas neįsikiš. Jei norite, kad jis padėtų, turite tai nurodyti užsakyme kaip „vairuotojo pagalba“, bet tada tikėkitės papildomo mokestio. Dauguma vairuotojų tiesiog nori duoti dokumentus ir važiuoti toliau.

Kas atsitinka, jei prie sandėlio nėra vietos stovėti vilkikui?

Tai didelė problema Vokietijos miestuose. Jei vairuotojas privalo važiuoti apie 5 km rasti vietos parkui, tai laikas skaičiuojamas jūsų sąskaitoje. Patikrinkite iš anksto, ar yra „parking zone“ prie iškrovos vietos, arba įsitikinkite, kad vairuotojas gali palaukti viduje. Nėra nieko blogiau, nei klijentas, kuris neleidžia laukti kieme.

Ar galima siųsti į privatų namą Vokietijoje?

Galima, bet sunkiau, nes reikia tikslaus adreso ir telefono numerio, kad vairuotojas galėtų paskambinti. Be to, reikia įsitikrinti, ar ten gali užvažiuoti sunkvežimis (13,6 ar 24 tonos). Dažnai privačių namų keliai per siauri, ir tenka perkrauti į mažesnę mašiną, kas kainuoja dvigubai.

Kodėl kainos metais skiriasi, jei maršrutas toks pats?

Kuro kaina, uždarbių tarifai Vokietijoje (Mindestlohn) ir eismo spūstys. Pavyzdžiui, jei reikia važiuoti per „Green Zone“ (žaliąją zoną) mieste, reikia pramokėti už vokišką vinjetę (Umweltplakette). Tai viskas įeina į kainą, kuri keičiasi kas mėnesį. Negaliu tiksliai pasakyti, kiek bus po mėnesio, nežinau, kas bus su nafta.

Ar saugu siųsti brangius daiktus be specialios apsaugos?

Nesu 100 % tikras, ar verta rizikuoti, jei kalbame apie tūkstančius eurų vertės siuntas. Nors vagystės retos, jos įvyksta, ypač poilsio vietose. Geriau naudoti „security“ sunkvežimius, kurie turi GPS sekimą ir specialias spynas. Dėl to kaina šiek tiek aukštesnė, bet ramybės neįkainojama.

Kainos, problemos ir nepalankios situacijos

Kiek vidutiniškai kainuoja viena paletė iki Vokietijos?

Sunku pasakyti vienu skaičiumi, nes priklauso nuo zonos. į Berlyną ar Miuncheną brangiau nei į pasienio miestus. Galima sakyti, kad svyruoja nuo 80 iki 150 eurų (su PVM) už standartinę paletę, jei tai dalinis krovinys (LTL). Bet tai tik apytikslė kaina, geriau klausti konkretaus pasiūlymo.

Kas daryti, jei siunta pažeista atvykus?

Pirmiausia neduokite vairuotojui išvykti, kol neparuošėte protokolo (pranešimo apie pažeidimą). Be to, nufotografuokite pažeidimą iš visų pusių. Jei vairuotojas pasirašo CMR be pastabų, vėliau bus labai sunku gauti kompensaciją iš draudimo. Vokietijos kompanijos yra labai griežtos dėl taisyklių – be dokumento jums nieko nemokės.

Ar galima atšaukti užsakymą be mokesčio?

Jei vairuotojas dar nepasiėmė prekių, dažnai galima atšaukti, bet jei jis jau važiuoja arba jau pasiėmė, teks mokėti baudą arba pilną kainą. Mes stengiamės būti supratingi, bet kuro ir laiko niekas negražina. Geriau apgalvokite du kartus prieš skambindami.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kur kas pigiau?

Tiesa sakant, ten gali būti paslėpti mokesčiai arba labai prastos sąlygos (pvz., atsakomybės ribojamos iki 1 euro). Kartos tiesiog „paima“ krovinius ir meta juos į didelius sandėlius, kur jie gali gulėti savaitėmis. Neklauskite tik pagal kainą, pažiūrėkite į atsiliepimus ir įmonės amžių.

Ar reikia mokėti iš anksto, ar galima po pristatymo?

Paprastai reikalaujame išankstinio mokėjimo (prieš išvykimą), jei nesate ilgalaikis partneris. Tai standartinė praktika, nes kartą gavome sąskaitą, o klientas „dingo“ ir neatsiliepė į skambučius mėnesį. Verslas yra verslas, ir mes negalime rizikuoti savo pinigais.

Kaip pasiruošti užsakymui dėl daiktų gabenimo į Vokietiją, kad nenuviltų kaina?

Visada nurodykite tikslius svorius ir matmenis. Jei pasakysite, kad svoris 500 kg, o iš tiesų bus 1200 kg, vairuotojus gali tiesiog atsisakyti vežti arba paprašyti dvigubos kainos. Sąžiningumas čia taupo pinigus. Taip pat, jei prekės netelpa į liftą, pasirūpinkite keltuvu.

Ar tikrai taip svarbu, kokia yra prekės pavadinimo detalė?

Vokietijos muitinė labai tikrina, ar pavadinimas atitinka turinį. Jei rašote „įrankiai“, o viduje yra dalys, gali kilti problemų. Būkite specifiniai – „metaliniai veržliarakčiai“ geriau nei tiesiog „įrankiai“. Tai greičiau praeis kontrolę.

Kas daryti, jei vairuotojas nemoka lietuviškai ar vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai arba angliškai, tačiau jei tenka dirbti su vietiniais, geriau turėti parašytą instrukciją. Vieną kartą vairuotojas nesuprato, kad reikia važiuoti į kitą įvažiavimą, ir užvažiavo į gatvę, kur nebuvo išsisukti. Užkliuvo valandą.

Ar galima sekti siuntą realiu laiku?

Dauguma sistemų dabar leidžia tai padaryti, bet signalas gali dingti, kai vairuotojas važiuoja per miškus arba Vokietijos kaimo vietoves. Geriau nepykti, jei žemėlapyje mašina stovi vienoje vietoje valandą – gali būti, kad tiesiog ilsisi. Nereikia panikuoti ir skambinti kiekvieną valandą.

Ką daryti, jei klientas Vokietijoje atsisako priimti prekę?

Tai baisiausia situacija. Vairuotojas gali pareikalauti mokesčio už grąžinimą ir laiką. Jei tai jūsų klaida (pasiuntėte neteisingą prekę), mokėsite viską. Jei kliento klaida, reikia joje įkalbėti, kad padengtų išlaidas. Be to, patikrinkite, ar nėra išankstinio atsisakymo kontrakto.

Ar verta rūpintis dėl vokiško adreso formato?

Tikrai taip. Vokiečiai naudoja specifinį formatą: gatvė, numeris, pašto kodas, miestas. Jei sumaišysite eilę, siunta gali nukeliauti į kitą miestą arba grįžti atgal. Pašto kodas Vokietijoje yra 5 skaitmenų, nepamirškite nulio, jei toks yra (pvz., 01067).

Kaip elgtis su retais atvejais, kai dingsta siunta?

Tai nutįsta procesas. Reikia pradėti tyrimą per draudimo kompaniją, kuri gali užtrukti mėnesį. Kol kas, per savo 24 metus dar neteko, kad dėlė su telefonu būtų dingusi be pėdsakų be vagystės požymių. Bet sistema tokia – reikia kantrybės.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo termino?

Standartiškai mokėjimas per 3-14 dienų nuo sąskaitos išrašymo (prieš išvykimą). Nauji klientai dažniausiai moka iš karto. Esu girdėjęs, kad kai kurios didelės korporacijos verčia laukti 60 dienų, bet mes su tokiomis nesidirbame, nes mums reikia mokėti vairuotojams iš karto.

Kodėl taip ilgai tenka laukti patvirtinimo?

Kai klausiate, kaip pasiruošti užsakymui dėl daiktų gabenimo į Vokietiją, turite suprasti, kad mes turime rasti laisvą vietą (slotą) tam tikrame sandėlyje. Kartą tenka laukti, kol vietinis partneris atsilieps apie galimą laiką. Tai ne mūsų kaltė, tai vokiškas biurokratijos greitis.

Išvada

Sumažiu, viskas suka apie tai, kad būtų tiksliai. Jei pasirūpinsite dokumentais, pakavimu ir tiksliais duomenimis iš anksto, kaip pasiruošti užsakymui dėl daiktų gabenimo į Vokietiją nebus rūpestis. Nereikia būti logistikos ekspertu, tiesiog būkite sąžiningi dėl to, ką vežate, ir laikykitės taisyklių. Vokietija – ne vieta improvizacijoms, tačiau jei viskas padaryta teisingai, prekės pasieks paskirtį greitai ir saugiai. O jei kils abejonių, geriau paklausti mano arba kolegų anksčiau, nei vėliau spręsti problemas prie sienos.