Kaip pasiruošti darbo vietos perkraustymui į Vokietiją? Neapsukanti instrukcija iš vidaus

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir galima sakyti, mačiau viską – nuo idealiai sureguliuotų pervežimų iki tokių katastrofų, kai net vėlą norėtųsi užsitraukti ant akių. Vokietija yra arti, tai klaidina žmones, sakyčiau, kad tai kaip važiuoti į parduotuvę už miesto ribų, bet iš tikrųjų tai visai kita lygmens. Jei klausiate, kaip pasiruošti darbo vietos perkraustymui į Vokietiją, pasiruoškite nemažai nervų ir labai daug popieriaus darbo. Čia ne tiesiog pakrauti dėžes į furgoną ir važiuoti, yra daugybė smulkmenų, kurios gali viską sugadinti paskutinę sekundę. Biuro technika, baldai, archyvai – visa tai turi savo specifiką, o vokiečių biurokratija... apie ją galima kalbėti valandų valandas.

Popieriaus marazmas ir svarbi dokumentacija

Kokius dokumentus būtina turėti pasiruošus darbo vietos perkraustymui į Vokietiją?

Pradedant nuo to, be dokumentų jums niekur nešoks. Reikės kruopščiai sudaryto inventoriaus sąrašo, geriausiai dviem kalbomis – lietuviškai ir vokiškai (arba angliškai, jei vokiškai blogai). Sąraše turi būti viskas: nuo didžiausio stal iki paskutinės sriegio. Be to, jei vežate techniką, reikės serialinių numerių sąrašo, kitaip muitinė gaiš laiką ir pinigus. Dar svarbu turėti įgaliojimus, jei pervežimą atlieka kitos įmonės darbuotojai, o ne jūs patys. Negaliu būti tikras dėl visų naujausių reikalavimų, nes jie keičiasi kasmet, bet pagrindai lieka tie patys – dokumentai turi būti tvarkingi.

Ar reikia mokėti PVM ar kitus mokesčius pervežiant įrangą?

Tai viena sudėtingiausių vietų. Jei pervežate įmonės turtą, kuris nebus parduodamas Vokietijoje, o bus naudojamas toje pačioje veikloje, dažniausiai galima taikyti 0 % PVM tarifą, tačiau tam reikia pateikti specialų prašymą ir įrodymus, kad turtas išliks jūsų nuosavybė. Bet jei tenka įregistruoti filialą Vokietijoje, tada gali tekti mokėti importo PVM, kurį vėliau galima susigrąžinti, bet tai papildomas galvos skausmas. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš važiuojant, o ne tikinti, kad viskas bus gerai.

Kas daryti, jei trūksta kai kuriųsių dokumentų?

Nebūkite naivūs, vokiečiai nieko neduoda „iš malonės“. Jei trūksta, pavyzdžiui, technikos paseifikacijos ar pirkimo-skyrimo dokumentų, gali tekti laukti dieną ar dvi sienos už kitų vairuotojų, kol jūsų buhalteris Lietuvoje siųs skaneuotus kopijas. Kartais padeda, jei turite draugišką muitinės officerį (retas atvejis), bet dažniausia tai baudos arba ilgai laukimas. Geriau turėkite viską „iš anksto“ sukauptą vienoje kelionėje.

Ar verta daryti TIR knygelę, jei važiuoju savo furgonu?

TIR knygelė labai padėtų, jei važiuotumėte per trečiąsias šalis, bet į Vokietiją iš Lietuvos tai nėra būtina, nebent jūsų krovinys yra labai brangus ir norite saugumo. TIR knygelė kainuoja, o procedūros gali užtrukti. Esu matęs, kaip mažos įmonės nusipirko TIR tik dėl prestižo, o paskui gailėjosi pinigų, kai teko eiti į muitinę išsisakyti.

Kaip tvarkysi su asmeniniais daiktais, kurie yra biure?

Tai dažna problema. Žmonės dažnai užmiršta savo kuprinę ar keletą drabužių spintoje. Geriausia juos išsivežti atskirai, asmeniniu automobiliu, o ne maišyti su įmonės turtu. Jei visgi eina kartu, juos reikia aiškiai pažymėti inventoriuje kaip „asmeninis turtas, ne skirtas prekybai“, kitaip gali būti pamištas su prekių partija.

Ar reikia notaro patvirtinimo dokumentams?

Daugeliu atvejų ne, nebigu pervežate brangų turtą, kuris reikalauja specialios priežiūros, arba jei pervežimą atlieka trečioji šalis ir reikia įgaliojimo. Notaro paslaugos kainuoja, o dažniausiai pakanka įmonės antspaudų ir vadovo parašų. Nebenaudokite pinigų ten, kur nereikia, juos pravers vėliau kuro arba užkandžiams.

Kas vyksta su konfidencialiais dokumentais?

Tai jautri tema. Archyvus reikėtų vežti užrakintame konteineryje arba dėžėse, kurios nėra pažymėtos kaip „Dokumentai“, kad neprikabtų vagių akys. Yra buvę atvejų, kai dėžės su svarbiais sutartimis dingdavo pervežimo metu, o tada prasidėdavo teisiniai šokiai. Pasirūpinkite, kad svarbiausi dokumentai būtų pas jūs asmeniškai, o ne furgono gale po stalais.

Ar reikia pranešti lietuviškoms institucijoms apie perkėlimą?

Žinoma, jei perkėliate biurą, galbūt reikės keisti įmonės adresą arba atidaryti filialą. Jei tik vežate įrangą trumpam laikui, pavyzdžiui, parodai ar statyboms, tai gali nereikalauti pranešimo, bet geriau pasitikrinti su Žemės registru ar VMI. Nenorėčiau, kad jums ateitų pranešimas praėjus metams, kad nebuvote deklaravę.

Kaip elgtis su draudimu?

Draudimas privalo būti. Ir ne tas paprastas KASKO, o tarptautinis krovinių draudimas (CMR draudimas). Užtikrinkite, kad draudimo suma padengtų viską, kas vežama, pradedant nuo biuro kėdžių ir baigiant serveriais. Esu matęs, kaip vairuotojas užkliudė apvadą ir išpylė visą biuro turinį į asfaltą – be gerą draudimą tai būtų bankrotas.

Logistika, furgonai ir krovos darbai

Ką daryti su serveriais ir jautria technika?

Serverius reikia išjungti tinkamai (ne tiesiog ištraukti lizdą), užfiksuoti jų būseną, o geriausia – pakrauti į specialias, amortizuotas dėžes. Nešiokite juos kaip bulves maišuose. Vokietijoje technikos remontas brangus, o jei sugadinate duomenų saugyklą, tai ne tik pinigų, bet ir verslo klausimas. (Čia labai svarbu – pasidomėkite apie „shock sensors“ dėžėms, jos gali išgelbėti nuo didelių rūpesčių).

Ar galima veži biuro augalus?

Taip, galima, bet yra pavojus. Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali labai griežtai tikrinti augalus dėl kenkėjų. Jei augalai serga arba turi ligų požymių, juos gali konfiskuoti ir sudeginti vietoje. Geriau palikite kaktusus senajame biure arba duokite darbuotojams, nenaudokite pinigų jų pervežimui, nebent tai labai brangios retos rūšys.

Kiek laiko užtrunka pakavimas?

Priklauso nuo to, kiek turite daiktų. Mažam biurui (5-10 žmonių) užtenka vienos dienos, jei visi padeda. Bet jei turite pilną archyvą su senais popieriais (o juos visi kažką kaupia), tai gali užtrukti ir dvi dienas. Neskubėkite, geriau pasiimti dieną atostogų ir viską tvarkingai užpakuoti, nei vėliau ieškoti trūkstamų dalių.

Kokias dėžes naudoti?

Nenaudokite mažmeninės prekybos parduotuvėse parduodamų plonų dėžių, jos suplies vienu smūgiu. Išsinuomokite arba nusipirkite profesionalias, storos kartono dėžes, skirtos pervežimui. Užpildykite tuščias vietas burbuliuku plėvele, kad dėžės nešlamptų. Girdėjau, kad kai kurie naudoja netgi statybines dėžes nuo plytų – tai gerai, bet reikia labai kruopščiai užtepti, nes plytos yra nešvarios.

Ar reikia žymėti dėžes?

Būtina. Kiekviena dėžė turi turėti numerį, kurį atitinka jūsų inventoriaus sąraše, ir trumpą aprašymą, kas viduje (pvz., „Archyvas 2015-2020“ arba „Vadybos stalas“). Taip bus kur kas lengviau iškrautyti naujoje vietoje, o ne guldyti viską vienoje krūvoje ir ieškoti kažko adatos kelyje.

Kaip pasirinkti furgoną?

Jei daugiau kaip 3-4 metrus krovinių, nebandykite su „Vivaro“ tipo furgonuėliais. Jums reikės bent 7.5 tonų sunkvežimio su „keliamu galu“ (liftas). Įsivaizduokite, kaip nešite 30 kg svorio spintas laiptais, nes furgonas per aukštas – tai nebus malonu. Patirtis rodo, kad didelė dalis traumų darbo vietoje įvyksta būtent dėl blogai parinkto transporto.

Ar reikia samdyti krovikus?

Galite patys su darbuotojais, bet atkreipkite dėmesį į sveikatą. Jei jūsų programuotojas per penkias metus nėra pakėlęs nieko sunkesnio už laptopą, jis gali susižeisti nugarą pirmąją valandą. Profesionalūs krovikai dirba greičiau ir žino, ką daro, o jūsų komanda gali praradi darbo dieną dėl skausmų nugaros srityje.

Ką daryti su baldais, kurie neišsirenka?

Tai viena didžiausių bėdų. Didelės direktoriaus spintelės arba konferencijos stalai dažnai neturi išsirenkamų dalių. Tuos reikia apkrauti labai atsargiai, o dažnai net reikia išardyti dalimis, jei įmanoma. Jei ne – įsitikrinkite, kad furgone yra užtvarai, kad baldai neišristų važiuojant posūkiu.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepavogsta pakavimo metu?

Žinoma, pasitikėjimas yra svarbus, bet kai įmonėje dirba 50 žmonių, ir visi kažką vežia, lengva pasimesti. Pasilikite vienas arba du žmones atsakingi už prižiūrėjimą, kad dėžės neiškeliautų į kažkieno privatų automobilį. Smulkios vagystės vyksta dažniau, nei manote, ypač kai visi susirūpinę ir nebežiūri į rankas.

Ar reikia rezervuoti vietą naujame biure iš anksto?

Be abejo. Niekada nevažiuokite su kitaip, jei nežinai, kur dėsitus dėžes. Vokietijoje vietų nuoma brangi, o jei su furgonu stovėsite gatvėje ir lauksite, kol išsivalys kambarys, prarasite daug pinigų ir laiko. Pasitarkite su nuomotoju, kad turėtumėte prieigą prieš 24 valandas ar bent prieš kelias valandas.

Kaip apskaičiuoti pervežimo kainą?

Kainą sudaro ne tik benzinas. Reikia suskaičiuoti vairuotojo darbo valandas, nuomos mokestį už furgoną, draudimą, o taip pat ir savo darbuotojų laiką. Jei skamba per pigiai, 99 proc., kad kažką praleidote. Gera taisyklė – padarykite savo apskaitą ir pridėkite 20 proc. atsarginio fondo.

Ar verta rinktis pigias pervežimo firmas iš Rytų?

Rizikinga. Yra gerų firmų, bet yra ir tokių, kurios pasiims pinigus, išveš daiktus, o paskui pareikalaus dvigubos sumos „už iškrovimą“ arba sulaikys krovinį kol nemokėsite. Pasitikėkite rekomendacijomis ir ne taip svarbu, iš kur jie, o kaip jie dirba. Esu girdėjęs istorijų, kai krovinys dingo Ukrainoje ar Baltarusijoje kelyje į Vokietiją.

Vokietijos realybės: ką tikrai reikia žinoti

Ar galima važiuoti bet kuriuo laiku į Vokietiją?

Techniškai galima, bet yra ribojimų sunkvežimiams (prieš 22 val. ir po 6 val. ryto sekmadieniais ir švenčių dienomis). Be to, jei atvykstate į miestą, kur yra environmental zone (Umweltzone), o jūsų furgonas neturi žaliosios kortelės, gausite didelę baudą. Patikrinkite, ar jūsų transporto priemonė atitinka Euro standartus.

Kaip elgtis su parkavimu mieste?

Vokietijoje parkuoti sunkvežimius nėra lengva. Reikia iš anksto susitarti su miesto savivaldybe dėl leidimo statyti furgoną prieš pat įėjimą (arba gatvėje). Jei pastatėte neteisingai, gausite baudą, o furgonas gali būti nuvarytas į aikštelę, o tai kainuoja šimtus eurų. Neapsileiskite ant „geltonos“ juostos, ten yra griežčiau nei čia.

Ką daryti, jei furgonas sugenda?

Tikėkis geriausio, bet ruoškis blogiausio. Vokietijoje pagalba keliuose brangi, bet greita. Turėkite su savine visus reikalingus kontaktus ir draudimo polisą. Jei sugenda šeštadienį vakare, laukti iki pirmadienio gali tekti ir brangiai.

Ar reikia mokėti už piliestą vandenį ar šiukšles?

Kai kurios vietos Vokietijoje (pavyzdžiui, kai kurios statybų aikštelės ar sandėliai) gali mokesčiau už išmestus statybinius atliekas ar net už vandens suvartojimą, jei ten ilgiau užsibuvate. Susitarkite apie šias detales iš anksto, kad nebūtų nepageidaujamų staigmenų paskutinę dieną.

Kaip susitvarkyti su internetu naujoje vietoje?

Vokietijoje internetas (VDSL arba kabelinis) gali užtrukti iki 4 savaičių, kol jį pajungs. Planuokite perkėlimą taip, kad turėtumėte mobilųjį internetą arba „hotspot“ kaip atsarginį variantą. Be interneto šiandien verslas nebeveikia, tai ne toks smulkus dalykas.

Ar reikia mokėti už „Gewerbeabfall“ (verslo šiukšles)?

Taip, šiukšlių ivežimas Vokietijoje yra griežtai reglamentuotas ir brangus. Negalima tiesiog nuvežti viską į pirmą pastebimą konteinerį. Reikės susitarti su vietine atliekų tvarkymo kompanija, kitaip gali būti baudos. Neskubėkite visko mesti, išsirūpinkite dėžę popieriaus šiukšlėms atskirai.

Kaip elgtis su vietiniais darbuotojais ar kaimynais?

Būkite mandagūs. Vokiečiai mėgsta tvarką. Jei furgonas trukdys eismui ar bus per garsus, gausite skundą. Pasakykite kaimynams (ar namų ūkiui, jei tai kaimas), kad ketinate krauti ir iškrauti, kada tai vyks. Mažas dėmesio ženklas gali išvengti didelių problemų su policija.

Ar reikia versti visus užrašus ant sienų?

Nebūtinai iš karto, bet jei turite saugumo instrukcijas arba išėjimo ženklus, jie turėtų būti suprantami vietiniams darbuotojams. Vokiškai užrašyti „Nur Mitarbeiter“ ar „Ausgang“ sutaupys daug paaiškinimų.

Ką daryti su išlikusiais popieriais, kurių nebereikia?

Jei juos išmesite Vokietijoje, gali kilti klausimų dėl duomenų apsaugos (GDPR). Geriau tokias dėžes su seniais dokumentais sunaikinti Lietuvoje, prieš išvykdami. Yra specialios firmos, kurios susmulkiną popierius į miltelius, tai pigiau nei rizikuoti.

Ar reikia keisti numerius ant durų?

Jūsų naujasis biuras tikriausiai jau turi numerius, bet jei reikia, užsakykite naujus vokiškai. Tai smulkmena, bet daro įspūdį. Niekas nenori eiti į „Büro 1“, kur ant durų lipnykas popierius su ranka rašytu numeriu.

Kaip elgtis su kava ir vandens buteliais?

Nepamirškite vežti vandens butelių ir kavos aparato priedų. Pirmoji diena naujoje vietoje be kavos bus siaubinga, o parduotuvės gali būti toliau, nei atrodote. Pasirūpinkite „komforto“ dėžele, kurią atidarysite pirmąją valandą.

Kas daryti, jei naujoje vietoje nėra lifto?

Tai košmaras. Jei biuras antrame aukšte be lifto, tikrinkite, ar laiptai pakankamai platūs didelėms spintoms. Kartais reikia išsinuomoti keltuvą su virve (Mietwagen) išorėje, tai kainuoja, bet sutaupo nugarą.

Ar verta vežti senus spausdintuvus?

Jei spausdintuvas senas ir dažnai stringa, palikkite jį senoje vietoje. Tonerio kasetės gali išsilieti vibracijos metu, o pirkti naują spausdintuvą Vokietijoje gali būti pigiau, nei remontuoti seną (arba valyti furgoną nuo juodo dažo).

Kaip susiskaičiuoti su vairuotoju, jei jis iš Lietuvos?

Geriausia sutarti fiksuotą kainą iš anksto, ne pagal valandas. Jei įvyks staigmenų (užstrigimas, techninė bėda), fiksuota kaina apsaugos jus nuo begalinio sąskaitos augimo. Pasirašykite paprastą sutartį, kad nebūtų nesutarimų vėliau.

Ką daryti, jei pasiduoda signalizacija naujame biure?

Jei perkeliate buitinę techniką (šaldytuvą, mikrobangų krosnelę), jas reikia išjungti keliais dienomis prieš išvežimą, kad susitvarkytų dujos ir skysčiai. Naujoje vietoje palikite stovėti porą valandų prieš įjungiant, kad nešoktų kompresorius.

Galutinis patikrinimas: ką padaryti prieš išvykstant iš Lietuvos?

Dar kartą nueikite per visus kampus. Patikrinkite po stalais, už spintų, drabužinėse. Paliktai raktų pakabuką arba asmeninę dokumentų kopiją rasti vėliau būna beveik neįmanoma. Užrakinkite duris ir paduokite raktus nuomotojui asmeniškai, ne palikite ant stalo.

Ar reikia šventi perkėlimą Vokietijoje?

Tai ne būtina, bet padeda susivienyti komandai. Nupirkite picos arba kebabą vietiniam bare pirmąją dieną. Tai padeda susitarti su vietiniais (jei jau turite komandą ten) ir pagerina nuotaiką po stresinio kelionės.

Išvada

Na, štai ir viskas pagrindai, ką turėjau omenyje kalbėdamas apie tai, kaip pasiruošti darbo vietos perkraustymui į Vokietiją. Tai tikrai ne paprasta užduotis, reikalaujanti kantrybės ir detalaus planavimo, o ne tik fizinio jėgos skyrimo. Jei viską padarysite sąmoningai, pasirūpinsite dokumentais ir pasirūpinsite savo komanda, viskas turėtų pavykti be didelių nelaimės. Sėkmės kelyje, ir tikiuosi, jūsų kava Vokietijoje bus tokia pat geria, kaip ir čia (ar bent geresnė).