Kaip pasiruošti biuro persikraustymui į Vokietiją mikroautobusu?

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusu atrodo paprasta tik tol, kol nepasirodo pirmoji problema ant sienos. Dažnai klientai galvoja, kad tai tik įkrauti dėžes ir važiuoti, bet realybėje yra daug daugiau niuansų, nuo muitinės iki paprasto vairuotojo nuovargio. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, reikia ne tik tikėtis geriausio, bet ir ruoštis blogiausiam, ypač kai kalba eina apie technikos ir dokumentų tvarkymą. Štai trumpas vadovas, kaip išvengti tų klaidų, kurias aš matau kasdien.

Planavimas ir pasiruošimas: kas reikia žinoti iš anksto

Ar tikrai verta rinktis mikroautobusą, o ne sunkvežimį?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų. Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusu apsimoka tada, kai daiktų nėra daug, tarkime, maždaug iki 2 tonų arba 15 kubinių metrų. Mikroautobusu lengviau važiuoti miestuose, ypač Vokietijoje, kur griežtai stebimi automobilių matmenys, tačiau jei turite didelę serverinę ar daug baldų, gali tekti važiuoti kelis kartus. Tada jau taps nebe pigu. Taigi, pirmiausia išmatuokite, ką turite, o ne spėkite. Vieną kartą mačiau, kaip bandė tiesti 3 metrų stalą į 2 metrų ilgio „Vito“ – baigėsi tai laužant stalo koją.

Kiek laiko reikia skirti planavimui?

Nemanau, kad pakanka vienos dienos. Geriausia pradėti planuoti bent savaitę iki išvykimo, o jei persikraustote didelę įmonę, tai ir mėnesį. Reikia sudaryti inventoriaus sąrašą, susitarti dėl vairuotojo (ar tai jūsų darbuotojas, ar samdytas vairuotojas) ir patikrinti, ar visi dokumentai tvarkingi. Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusu be plano gali tapti košmaru, kai paskutinę minutę sužinosite, kad trūksta dėžių arba vairuotojas neturi teisės vairuoti tokiame automobilyje. Gerai, kai viskas užrašyta ant lapo, o ne laikomoje galvoje.

Kokios dėžės geriausios tinka biuro daiktams?

Būtina naudoti standartines, tvirtas judėjimo dėžes. Nenaudokite mažmeninės prekybos parduotuvėse paprastai parduodamų dėžių, jos paprastai suyra po kelio kartų pakrovimo. Biure dažniausiai būna popieriaus, knygų, o jos sveria daug. Jei dėžė susprogs, turėsite problemų. Ir nepamirškite pažymėti kiekvienos dėžės turinio – „buhalterija“, „archyvas“, „virtuvė“. Taip sutaupysite valandų, kai atvyksite į vietą. Vokiškai žodžio „Achtung“ reikšmę supranta visi, bet geriau rašyti lietuviškai, jei kraunate čia.

Ar būtinas detalus inventoriaus sąrašas?

Be abejo. Muitinėje arba, Dievo apsaugojus, įvykus avarijai, turėsite įrodymų, kas buvo mašinoje. Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusu be sąrašo yra kaip važiuoti be vairuotojo pažymėjimo – galima, bet rizikuojate. Sąraše turėtų būti nurodyta bent apytikslė daiktų vertė. Vienas klientas rašė „biuro įranga“, tai muitininkas sustabdė ir klausinėjo valandas, kas ten yra. Būkite konkrečūs, tai padės išvengti nereikalingų klausimų.

Kaip elgtis su baldais ir jų išmontavimu?

Geriausia išmontuoti viską, kas galima. Stalus, lentynas, spinteles – tai ne tik užima mažiau vietos, bet ir sumažina sugadinimo riziką. Raktuose ir varžtuose lengva pasimesti, todėl viską sudėkite į pažymėtus maišelius. Aš vieną kartą mačiau, kaip atvežė surinktą didelę lentyną ir ją nebeįėjo į liftą Vokietijos biure... ten teko išmontuoti koridoriuje, sukuriant pilną chaosą. Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusu reikalauja, kad galvotumėte apie išmontavimą dar prieš įkraunant.

Ką daryti su atliekomis ir nereikalingais daiktais?

Nevežkite šiukšlių į Vokietiją. Tai absoliučiai beprasmiška. Prieš išvykdami atsikratykite senų dokumentų (naudokite smulkintuvą), sugedusios technikos. Vokietijoje šiukšlių išvežimas labai brangus ir griežtai reglamentuojamas, jums nebus malonu mokėti už tai, kad išvežėte savo šiukšles. Užtenka susimokyti už degalų ir kelių mokesčius, o ne už savo neatsargumą.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos reikalavimai

Kokius pagrindinius dokumentus reikia turti sau su savimi?

Būtinai reikia vairuotojo pažymėjimo (tikrinkite, ar jame nurodyta teisė vairuoti tokią masę), techninio paso, transporto priemonės registracijos sertifikato. Taip pat CMR sąskaitos faktūros arba pervežimo sutarties. Jei važiuoja ne savininkas, reikia įgaliojimo. Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusu yra tarptautinis reisas, todėl dokumentai turi būti tvarkingi, kitaip policija gali sumokėti didžiulį baudą.

Ar reikia deklaruoti daiktus muitinėje?

Jei tai yra įmonės turtas, kuris persikelia į naują padalinį, tai dažniausiai muitinės deklaravimas nereikalingas, nes tai nėra prekyba, o vidaus perkėlimas (taip vadinamas „intra-Community supply“ arba panašus procesas). Bet, kad ir kaip būtų, turi turėti dokumentus, įrodančius, kad daiktai priklauso jūsų įmonei. Pavyzdžiui, inventoriaus sąrašą su antspaudais. Jei daiktai yra naudoti, tai palengvina situaciją, jei nauji – gali kilti klausimų apie PVM.

Kas tas T1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

T1 dokumentas reikalingas, jei prekės vyksta ne ES viduje arba turi muitinės procedūrų. Paprastai, jei važiuojate iš Lietuvos (ES) į Vokietiją (ES), T1 nereikia, nebent tai yra tranzitas per trečiąją šalį. Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusu dažniausiai vyksta be T1, tačiau aš visada patariu pasikonsultuoti su savo buhalteriu ar brokeriu, jei esate ne tikrai. Geriau klausti per daug, nei gaudyti baudą už neteisingą dokumentą.

Ar mums reikia vertėjo arba vokiškai kalbančio žmogaus?

Ne būtinai, jei vairuotojas sugeba susitarti angliškai arba rankomis. Dauguma vokiškų policininkų ir muitininkų kalba angliškai bent jau pagrindais. Tačiau, jei įvyka rimtas incidentas arba reikia aiškintis dėl sudėtingų dokumentų, vokiškai kalbantis žmogus praverstų. Bet tiesą sakant, dažniausiai problemų išvis nekyla, jei viskas tvarkingai. Vokietijos kelyje dažniau sutiksite lenkiškai kalbančius vairuotojus nei lietuviškai.

Ką daryti su CMR konvencija?

CMR – tai tarptautinio vežimo sutartis. Ji privaloma, kai vežate krovinius komerciniais tikslais. Net jei vairuote savo įmonės mikroautobusą, rekomenduoju užpildyti CMR. Tai apsaugo jus ir vairuotoją, jei krovinys pasišlykštės arba bus sugadintas. Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusu be CMR yra rizikingas dalykas, ypač jei kelyje sustos „Geltonieji šalmai“. Užpildyti ją paprasta, yra daug programėlių telefonui.

Ar yra kokių nors specialių reikalavimų vairuotojams?

Vairuotojas turi atitiesti poilsio laiką. Jei tai yra 3,5 tonos mikroautobusas, tai taisyklės griežtesnės nei paprastam automobiliui. Reikia tachografo (jei masė viršija 2,8 ar 3,5 tonos, priklauso nuo specifikacijos, čia aš galiu būti šiek tiek pasenęs, geriau patikrinti techniniame). Žinot, geriau vairuotojui leisti ilsėtis kas 4,5 valandas, kad jo neužmigdytų kelyje. Vokiškai keliai yra greiti, o nuovargis – blogas draugas.

Kelionės eiga, technika ir kelių eismo taisyklės

Kaip saugiai pervežti jautrią techniką (kompiuterius, serverius)?

Kompiuterius ir monitorius reikia pakuoti į originalią arba stipriai polsteriuotą pakuotę. Jie negali liesti vienas kito. Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusu sukelia daug vibracijos, todėl net jei dėžė atrodo tvirta, viduje gali judėti. Serverius geriausia pervežti specialiuose konteineriuose. Vienas klientas bandė laidoti serverį ant sėdynės... gerai, kad neįsirėžinėjo į jam į koją stabdant. Nenaudokite sėdynių kaip lentynų, tai neabejotinai baigsis blogai.

Ar saugu palikti daiktus mikroautobuse nakčiai?

Stengkitės to nedaryti. Vokietijoje, ypač didmiesčiuose ar prie automagistralių, gali būti vagysčių. Jei teko likti nakvynei, raskite saugią, apsaugotą parkavimo aikštelę su vaizdo kameromis. Geriausia, jei vienas žmogus miega mašinoje arba bent jau užrakinkite visas duris ir papildomą užraktą. Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusu gali trukti dvi dienas, todėl nakties saugumas yra svarbus. Neleiskite, kad jūsų duomenys pasiptų.

Kiek kainuoja kelių mokesčiai Vokietijoje?

Vokietijoje nėra mokamų greitkelių (vignettes) kaip Austrijoje ar Šveicarijoje, sunkvežimiams ir mikroautobusams mokesčiai renkami elektroniniu būdu (Toll Collect). Tačiau jei jūsų mikroautobuso masė mažesnė nei 7,5 tonos (dažniausiai taip ir yra), tai daugeliu atvejų mokėti nereikia. (Čia turiu omenyje, kad jei tai yra gryna keleivinė transporto priemonė, o ne krovininė, nors ribos dažnai išlieka neaiškios). Geriausia pasitikrinti, ar ant stogo nėra antenos, kurią skenuoja sistemos.

Kur geriausia ir leidžiama miegoti vairuotojui?

Vairuotojas gali miegoti mašinoje, jei ten yra įrengta miego vieta (tai yra retai paprastame mikroautobuse), arba viešbučiuose. Vokietijoje yra daug „Rasthof“ aikštelių prie automagistralių, kur galima užsukti pailsėti. Bet žinot, ten gali būti triukšminga. Geriau iš anksto užsibrėžti viešbutį mieste arba prie pat sienos, kad nereikėtų ieškoti naktį. Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusu pavargsta ne tik keleiviai, bet ir vairuotojas.

Ar leidžiama vairuoti nuolat be pertraukų?

Ne, žinoma. Yra griežtos taisyklės. Po 4,5 valandų vairavimo privaloma 45 minučių pertrauka. Galima ją padalinti į 15 ir 30 minutes. Jei neilaikysite šios taisyklės ir jus sustabdys policija, bauda bus didelė, o be to, tai tiesiog pavojinga. Vokietijoje policija dažnai stebi automagistrales ir tikrina, ar vairuotojai nenuvargę. Negerai, jei užmigsite 120 km/h greičiu.

Kas daryti, jei mikroautobusas sugenda kelyje?

Pirmiausia, įjunkite „avarinius žibintus“ ir nukelkite mašiną kuo toliau nuo važiuojamosios dalies. Paskambinkite pagalbai – dažniausiai turite draudimą, kuris apima techninę pagalbą (ne tas, kuris privalomas, o kasdieninis, tarkime, PZU arba ERGO). Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusu negali sustoti dėl paprasto padangos plyšimo, todėl patikrinkite padangas prieš išvykdami. Vokietijos autokeliai greiti, bet ir daiktai ten gali nukristi iš kitų mašinų.

Pinigai, draudimas ir nemalonumai

Kiek apytiksliai kainuoja toks persikraustymas?

Kainos labai svyruoja. Jei samdate firmą, tai gali kainuoti nuo 500 iki 1500 eurų priklausomai nuo atstumo (pvz., iš Vilniaus į Berlyną) ir kiekio. Jei važiuojate savo darbuotoju, tai bus kuro, kelių mokesčių (jei taikomi) ir vairuotojo dienpinigių kaina. Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusu savo jėgomis gali atsieiti pigiau, bet tada atsakomybė ant jūsų pečių. Neapsimokės taupyti ant vairuotojo, jei jis sugadins brangų serverį.

Ar brangu Vokietijoje su technika susijusios paslaugos?

Taip, Vokietija nėra pigi šalis. Jei reikės skubiai šaukti sunkvežimį su kranu, kad iškrautumėte daiktus, nes sugedo jūsų mikroautobus, tai sąskaita gali būti tūkstančiais eurų. Todėl draudimas yra būtinas. Taip pat, jei reikės išsinuomoti liftą ar krovėjus vietoje, tai irgi brangu. Geriau viską suplanuoti taip, kad vietinės paslaugos nereikėtų.

Kaip išvengti blogų pervežimo firmų?

Nesitikite, kad pigiausia pasiūlyma gavusi firma dirbs idealiai. Yra firmų, kurios pasako „važiuojam“, o paskui atsisako paskutinę minutę arba atvyksta su girtu vairuotoju. Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusu patikėkite tik tiems, kurie turi atsiliepimų ir galite padaryti preliminarią apžiūrą. Užklauskite apie draudimą, apie tai, kas vyksta, jei įvyksta avarija. Jei atsakymas miglotas – bėkite.

Ar įmonės turi specialų draudimą tokiems reisams?

Taip, būtina turėti KROVINIO draudimą (Cargo insurance). Paprastas KASKO nedengia krovinio, kurį vežate. Jei užsidegs mikroautobunas, o jame bus 20 tūkstančių vertės kompiuteriai, be krovinio draudimo prarasite viską. Patikrinkite, ar draudimo polis galioja užsienio šalyse, ir kokia yra fransizė (kiek turite sumokėti patys). Tai svarbu.

Kas daryti, jei pavėluojame su išvykimu arba atvykimu?

Susisiekite su gavėju Vokietijoje. Vokiečiai mėgsta planuotumą, tad jei žinote, kad pavėluojate, praneškite iš karto. Jei pavėluosite su išvykimu, gali tekti vairuotojui vairuoti naktį, kas yra nelegalu ir pavojinga. Geriau pradėti anksčiau ir važiuoti ramiau. Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusu nėra lenktynės, tai logistikos užduotis.

Ar galima vežti daugiau negu leidžia techninis pasas?

Techniškai – ne, tai yra nelegalu (perkrova). Jei jus sustabdys policija Vokietijoje ir matys, kad mašina „sėdi“ ant ratų, gali uždrausti toliau važiuoti ir skirti baudą. Be to, padangos gali sprogti. Aš mačiau, kaip vienas mikroautobusas suvežė tiek daug, kad atsivėrė galinės durys važiuojant greitkele. Nekelkite rizikos dėl keleto dėžių.

Ar galima su tuo pačiu mikroautobusu vežti ir asmeninius daiktus?

Galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta ir, jei reikia, deklaruota. Negalima pasakyti, kad vežate tik biuro techniką, o viduje būti šeimos sofa ir dviračiai. Muitinėje tai gali būti įvertinta kaip bandymas išvengti mokesčių arba neteisėtas prekių pervežimas. Geriau viską tvarkingai užrašyti į sąrašą. Vokietijos pareigūnai nemėgsta, kai jiems meluojama į akis.

Kaip elgtis, jei Vokietijos policija sustabdo?

Ramiai. Išsikraukite dokumentus, rankas ant vairo. Nedarykite staigių judesių. Vokiečių policija yra labai disciplinuota. Jei viskas tvarkinga, jums tik patikrins dokumentus ir paleis. Jei turite CMR ir inventoriaus sąrašą, jų užtenka. Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusu gali būti stresingu, bet su policija reikia būti ramiam ir mandagiam. Jie tiesiog daro savo darbą.

Ar verta rūpintis vietinių kontaktų paieška Vokietijoje?

Labai praverčia. Jei turiite draugą ar partnerį Vokietijoje, kur gali padėti su iškrovimu arba suteikti patarimą, tai puiku. Vietiniai žino, kur geriau užsukti pietums, kur yra artimiausia degalinė, kurioje gera kava. Kartais toks žmogus gali net padėti susitvarkyti su biuro nuoma, jei jūsų darbuotojai dar neįvyko.

Kas daryti su likusia pakuote ir medžiagomis?

Suskaldykite dėžes ir išmeskite į artimiausią konteinerį. Vokietijoje šiukšlių rūšiavimas labai griežtas – popierius į popieriaus, plastikas į plastiko. Negalima mesti visko į vieną krūvą. Jei paliksite dėžes gatvėje, gausite baudą arba griežtą pastabą iš kaimynų. Vokiškas tvarka – tai ne tuščiai žodžiai.

Ar yra kokių nors kultūrinių niuansų, kuriuos verta žinoti?

Vokiečiai yra labai punktualūs. Jei sakote, kad atvyksite 10:00, būkite ten 9:55. Jei pavėluosite 15 minučių be žinios, jie gali nusivilti. Taip pat, jie mėgsta tvarką, todėl iškraunant stenkitės nedaryti chaoso. Biuro persikraustymas į Vokietiją mikroautobusu taip pat yra jūsų įmonės veido rodiklis. Gerai, jei viskas atrodo profesionaliai.

Galutinis patarimas: ką daryti pirmiausia atvykus?

Pirmiausia pasidarykite kavos (jei jau turite virtuvę veikiančią) ir patikrinkite, ar viskas atvyko sveika. Lyginkite su sąrašu. Jei ko nors trūksta arba yra sugadinta, nedelsdami fotografuokite ir praneškite draudimo kompanijai arba atsakingam asmeniui. Nebijokite klausti, jei kažką neaišku. Geriau išspręsti problemą iš karto, nei vėliau ieškoti kaltųjų.

Tikimės, kad jūsų kelionys bus be rūpesčių, o biuras Vokietijoje veiks kaip laikrodis.