Kaip pasiruošti biuro perkraustymui į Vokietiją patogiai: Vadovas iš vidaus

Sveiki, gerbiami verslininkai ir vadovai. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir matau vieną tą patį scenarijų. Žmonėms visada atrodo, kad biuro perkraustymas į Vokietiją tai tik priešpaskutinis žingsnis prieš pasirašymą, o ne procesas, reikalaujantis mėnesių preparacijos. Jei klausiate, kaip pasiruošti biuro perkraustymui į Vokietiją patogiai, atsakymas yra paprastas: nespėkite. Vokietija nėra Marsas, bet ten žmonės mėgsta tvarką, o specifika, susijusi su technika ir dokumentais, gali sukelti nemigą. Pažiūrėkime, kaip tai padaryti taip, kad nenukristumėte nuo kojų (o ir jūsų darbuotojai liktų ramūs).

Biuro inventoriaus ir dokumentų tvarkymas

Ar tikrai reikalingas toks detalus inventorius?

Be gero inventorius neitumėt pro sieną, net jei norėtumėte. Rašykite viską kruopščiai: netgi tas senas kėdes, kurias planuojate išmesti iš karto po atvykimo. Buvau atvejų, kai dėl vieno neįrašyto spausdintuvo visi konteineriai buvo sustabdyti pasienyje. Vokietijos muitinė labai tiksliai tikrina, kas važiuoja. Negailėkite laiko, tikslumas čia pigiau už baudas. Be to, jei dingsta kažkas brangaus, be sąrašo neįrodysite, kad tai buvo pakrauta.

Kas dėl dokumentų, jei įmonė dar pilnai neperregistruota?

Čia tikrai džiuguoti laukas. Paprastai imame jūsų Lietuvoje registruotos įmonės dokumentus, tačiau reikia parodyti, kad krovinys keliauja į filialą arba naująją būstinę. Būna, kad klientai su savimi neima įkrovos-rėkimo aktų, o tuomet laukiam, kol jie juos atsiųs el. paštu (o tai gali užtrukti, jei vyresnysis vadybininkas atostogauja). Geriau turėkite visus "Papildomus raštelius" su savimi dėžėje.

Ar turiu mokėti PVM ar mokesčius Vokietijoje?

Tai priklauso nuo to, ar tai yra tiesioginis pervežimas tarp jūsų padalinių, ar parduodate turtą. Jei tai tik perkraustymas (turtas išlieka jūsų), tai PVM taikomas pagal Lietuvos taisykles (intra-community supply), bet deklaracijas reikia pateikti teisingai. Neklauskit manęs dėl mokesčių detalių, aš vairuotojas, o ne buhalteris, pasikalbėkite su savo accountant'u. Žinau tik, kad jei dokumentai blogai, muitinė neduvažiuoja.

Kas yra EX1 dokumentas ir kodėl visi jo bijo?

EX1 tai eksporto deklaracija, kuri užtikrina, kad prekės išvyko iš Lietuvos (ir nebenaudojamos ES viduje). Be jos, gali būti problemų įvežiant į Vokietiją kaip naujas prekes. Kai kurie "greitieji" vežėjai sako, kad jums to nereikia, kad jie "kažką susitvarkys". Neklauskite jų. Geriau užsisakykite šią procedūrą iš karto, kai tik sužinote datą. Viena kartą teko stovėti pasienyje 12 valandų dėl to, kad šis lapelis buvo "užmirštas".

Ar reikia verraterių sąrašo (tarm. "verraiter"?)

Jei kelsite brangią techniką ar serverius, geriau padarykite specialų sąrašą su serijiniais numeriais. Vokietijai tai ne privaloma, bet labai padeda insurance'ui (draudimui) jei kažkas dingsta kelyje. Ir tikrai nenaudokite "vokiškų" žodžių jei jų neprisižaidote, geriau lietuviškai ar angliškai.

Pakavimo iššūkiai ir technika

Kaip supakuoti serverius, kad jie neišsirinktų?

Serveriai tai ne bulvės. Juos reikia supakuoti į specialias dėžes su "putomis", o ne į paprastas kartonines. Buvau matęs, kaip viena IT firma įvyniojo serverius į foliją ir padėjo ant dugno – žinote, kas buvo vėliau? Kietasis diskas nebeužsilenkia. Jei neturite originalių dėžių, ieškokite profesionalų, kurie sukurba custom pakuoimą. Netaupykite ant to, kas laiko visus jūsų duomenis.

Ar galima vežti atidarytas butelius su vandens ir kava?

Ne! Arba bent jau užsegti juos labai gerai. Vairuotojas užsuka vairą, o jūsų kava bėga po visą apšiltą vagoną. Tada valymas kainuoja brangiau nei pati kava. Geriau išgerkite prieš išvykdami arba pakuokite į hermetiškus indus. O ir tiesiog, kodėl turite tuos atidarytus butelius stovinčius ant stalo? Sutvarkykite biurą prieš mus ateinant.

Ką daryti su smulkiomis detalėmis (sąvaržėlės, kabeliai)?

Štai čia yra chaoso šaltinis. Visus kabelius susukite ir pažymėkite (pvz., "monitorius 1", "staliukas A"). Jei pametėt tas mažas varžtelių dėžutes, surinkti lentynas Vokietijoje bus neįmanoma, o vietiniai "IKEA" nepadės, jei tai ne jų baldai. Naudokite zip'us maišelius. Vienas klientas visus kabelius metė į vieną didelį maišą – mes su vairuotojais juos išsirinkome 3 valandas (ir gavome papildomai už tai).

Ar verta išmesti senus daiktus prieš išvykstant?

Absoliučiai taip. Kodėl turite mokėti už tai, kad vežtumėte šiukšles į Vokietiją? Muitinė gali įtarti, kad parduodate "naudotas atliekas" kaip "naujas prekes", jei visas biuras atrodo kaip išparduotuvė. Išmeskite senius spaudinius, sugedusius kėdes. Taip sutaupysite vietos ir pinigų. Vokietija labai griežta apie šiukšlių importą.

Kaip užsegti stalčių spintas?

Jeigu spintelės turi stalčius, jie būtinai turi būti užsegti (lipnia juosta arba specialiais sparneliais). Niekada negalima tikėtis, kad spintelės "atsilaikys". Paskutinės atostogos vienas klientas to nepadarė, ir atidarius vagoną, buvo 10 sulūžusių stalčių. Tai brangu ir vargana.

Kelionės specifika ir Vokietijos realijos

Ar reikia vairuotojui padėti iškraunant?

Vokietijoje darbininkai brangūs. Jei jūsų sutartyje parašyta "tik pervežimas", vairuotojas gali tiesiog atiduoti raktus ir nukeliauti toliau. Dažnai tenka sutarti dėl "pėstininkų" (krautojų) iš abiejų pusių. Neklauskite vairuotojo, ar jis gali nešti 30 kilogramų spintelę į trečią aukštą be lifto – jis atsisakys (ir teisėtai). Sutarkite visas smulkmenas iš anksto.

Ką daryti, jei negalima užvažiuoti tiesiai prie durų?

Tai klasika. Vokietijos miestuose senamiestiai, siauros gatvelės, o ten stovi jūsų 40 pėdų vilkikas. Privažiuoti tiesiai gali būti neįmanoma. Reikės nuomoti mažesnį sunkvežimį (pervilką) arba nešti daiktus rankomis 200 metrų. Pasirūpinkite vietos pažymėjimu (neaišku, ar vokiečiai leis stovėti pėsčiųjų takelyje).

Ar turiu mokėti už automobilių stovėjimą vairuotojui?

Taip, dažniausiai. Jei vairuotojas laukia, kol jums surengiate pasitarimą ar ieškote raktų, jis privalo turėt vietą parkui. Moks "municipal" parkavimas Miuncheno centre gali kainuoti kaip ir pietus. Užsirašykite parkavimo zonas iš anksto. Vieną kartą teko mokėti baudą, nes vairuotojas stovėjo "geltonoje zonoje" ir liko vienintelis vietas.

Kaip su tirlie (mokestis už kelių naudojimą)?

Svarbu: vairuotojas turi turėt "Gotoll" arba "Toll Collect" įrangą. Jei jis užmiršta įjungti, bauda didelė. Jums nereikia tuo rūpintis, jei tikrinėte vežėjo licencijas, bet verta pasitikrinti, ar vairuotojas tikrai nevažiuoja aplinkkeliu, kad sutaupytų (buvo tokių atvejų). Tikrinimas trunka 3 minutes.

Kas daryti, jei vairuotojas nekalba vokiškai?

Dažniausiai jie kalba angliškai arba "rusiškai". Jei jūsų vadybininkai Vokietijoje kalba tik vokiškai, tai gali būti problema. Geriau, jei kas nors iš jūsų komandos sugeba susikalbėti su vairuotoju, arba pasirūpinkite vertėju. Buvau matęs, kaip lietuviai vairuotojai ir vokiečiai vyresnio amžiaus sandėlininkai rankomis rodė, kur dėti dėžes – veikia, bet ilgai.

Finansai ir laiko planavimas

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Įprastai nuo sutarties pasirašymo iki vartų atidarymo Vokietijoje praeina maždaug 2-3 savaitės. Jei skubate, galima ir savaitę (taip vadinamas "express" reisas, bet kainos du kartus didesnės). Neplanuokite perkraustymo "prieš vakar". Vokietija nedirbg taip greitai. Reikia laiko rezervuoti vietą sandėlyje ir suplanuoti maršrutą.

Ar kaip pasiruošti biuro perkraustymui į Vokietiją patogiai apima draudimą?

Be abejo. Paprastai draudimas apima 3-5 EUR apmačą už kilogramą (naujos prekės). Jei jūsų serveriai kainuoja tūkstančius, patikrinkite, ar to pakanka. Kartais reikia papildomo "All risk" draudimo. Geriau pasidomėkite tuo dar prieš išvykstant, o ne kai jau kažkas nukrito. Neklauskite manęs, kiek kainuoja, skambinkite brokeriui.

Kas vyksta, jei krovinys pavogiamas?

Tai blogiausias scenarijus. Ypatingai pavojinga tiems, kurie stabdo pietuose ir palieka automobilį be priežiūros. Geriau važiuoti tiesiai į Vokietiją be nereikalingų sustojimų. Jei įvyksta vagystė, reikia skambinti policijai ir draudimo kompanijai (būtinai vienu metu). Turėkite visus dokumentus su savimi, o ne tik furgone.

Galima apmokėti paslaugas iš Vokietijos pusės?

Taip, galite. Dauguma stambių Lietuvos vežėjų turi sąskaitas Vokietijoje (paprastai per dukterines įmones). Taip lengviau apmokėti PVM, jei esate Vokietijos mokesčių mokėtojas. Tai gali lengvinti buhalteriją jums. Pasitikrinkite iš anksto, ar jie gali išrašyti sąskaitą-faktūrą su Vokietijos PVM kodu.

Ar galiu pasitarti su vairuotoju dėl maršruto?

Galite, bet vairuotojas geriau žino kelių būklę. Jei jis sako, kad Štutgartas per daug užstatytas, tikėkitės jo. Jis nori baigti darbą ir nueiti miegoti, o ne važinėti po užtvaras. Pasitarkite dėl atvykimo laiko, bet neleiskite jam nukrypti nuo pagrindinio kelio, kad sutaupytų degalų (tai kartais nutinka su mažomis firmomis).

Išvados ir pagrindinės taisyklės

Viskas apsimoka, kai yra suplanuota. Kaip pasiruošti biuro perkraustymui į Vokietiją patogiai? Nebijokite klausti aštrių klausimų savo vežėjui, tikrinkite jų licencijas ir nebandykite sutaupyti ant kokybiško pakavimo. Vienas blogai užsegtas stalčius gali sugadinti visą įspūdį. Nors aš čia daug rašiau apie dokumentus, realybėje svarbiausia yra komunikacija. Jei suprantate, kas vyksta, viskas bus gerai. Sėkmės Kelionėje (ir vokiškai, "Gute Reise"!).