Kaip pasiruošti biuro perkraustymui į Vokietiją organizuotai?

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada neina taip lygiai, kaip piešia PowerPoint prezentacijose. Viskas prasideda nuo chaoso dėžėse ir baigiasi vokišku biurokratiniu siautu. Jei klausiate, kaip pasiruošti biuro perkraustymui į Vokietiją organizuotai, atsakymas paprastas: nustokite tikėtis, kad viskas vyks pagal planą, ir pradėkite ruoštis dar prieš mėnesį, o ne prieš savaitę. Esu matęs viską – nuo dingusių serverių iki to, kad vairuotojai tiesiog nusprendžia pietauti tris valandas perkeliant duomenų centrą. Čia nėra tik apie sunkvežimius, čia apie nervus.

Pagrindiniai žingsniai ir laikas

Kada tiksliai reikia pradėti rūpintis?

Pradėkite žiūrėti į pervežėjus mažiausiai prieš 3-4 savaites, o geriau mėnesį. Vokietija populiari kryptis, o geri vairuotojai užsiimti. Jei laukiate iki paskutinės minutės, gali tekti kreiptis į tuos, kuriems nieko nebus, ir tada prasidės problemos. Planuokite atsargiai.

Ar tikrai reikia įmonės, kuris specializuojasi būtent Vokietijoje?

Ne būtinai, bet labai padeda, jei jie turi patirties. Esu matęs, kaip vietinės Lietuvos firmos važiuoja ir nieko nesupranta apie vokiškus apribojimimai, pavyzdžiui, dėl įvažiavimo į miesto centrą su dideliu sunkvežimiu (Umweltzone). Geriau pasirinkti tą, kuris jau yra nusivijęs ten maršrutus.

Kiek laiko užtrunka pats procesas?

Pats važiavimas užtrunka nuo 12 iki 24 valandų priklausomai nuo to, kur į Vokietiją važiuojate – į Miuncheną ar Berlyną. Bet išsikrovimas gali užeiti visą dieną, jei ten nėra keltuvų ar jei liftas per mažas. Neskubėkite planuoti posėdžių tą pačią dieną.

Ar verta rūpintis dėžėmis patys ar imti iš pervežėjo?

Imkite iš pervežėjo. Jie turi standartinių dėžių, kurios telpa ant vienkitės. Kartais klientai bando taupyti ir veža senas "Maxima" dėžes, o jos sugrūsta kelyje (aukščiau minėjau, kad ne viskas eina pagal planą). Pasidarykite gyvenimą lengvesnį.

Kas dėl inventoriaus sąrašo?

Būtinas dalykas. Be jo, jei dingsta kažkas brangaus, draudimas nemokės. Užsirašykite viską: nuo pieštukų iki serverių. Žinau, tai nuobodu, bet kai vairuotojas paklaus "Kur dėžė Nr. 50?", o jūs nežinote, tada prasideda ieškojimai.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Žinoma, rašykite ant jų, kur jos turi eiti – "Buhalterija", "Vadovo kabinetas", "Virtuvė". Taip sutaupysite valandas įsikraunant. Vokiškai ar lietuviškai – nebesvarbu, svarbu, kad krovėjai suprastų (arba turėtumite schemą).

Vokietijos specifika ir biurokratija

Ar sunku susitvarkyti su dokumentais?

Nėra labai sunku, jei turite gerą buhalterį. Reikia sąskaitų, sutarčių ir krovinių sąrašo. Vokietijai šiandien tai nebe problema, nes esame ES, bet vis tik dokumentai turi būti tvarkingi.

Kas dėl "Gewerbeanmeldung" (įmonės registracijos) susijusio su adresu?

Tai jau ne mano sritis, aš vežu daiktus, bet žinau, kad jums reikės adreso patvirtinimo iš savininko very quickly. Užtikrinkite, kad naujieji biuro savininkai Vokietijoje jums tai duoda laiku, kitaip neįsileisite į patalpas.

Ar yra kokių nors apribojimų važiuoti miestuose?

Taip, daugelyje miestų yra "Umweltzone" – ekologinės zonos. Jei jūsų sunkvežimis neįtrauktas į "Geltonąją" ar "Žaliąją" kategoriją, įvažiuoti negalima. Gausite baudą, kuri, tiesa pasakius, gali būti didesnė nei pervežimo kaina. Patikrinkite transporto priemonę.

Kaip su el. energijos ir vandens prijungimu?

Vėl gi, aš pervežu, bet iš praktikos – užtrunka. Vokiečai yra labai tvarkingi, bet lėti su tokiais dalykais. Užsakykite tai savaitę-dvi iki atvykimo, kad pirmąją dieną nešėtumėte vandens buteliais.

Ar reikia kažką ypatingo daryti su šiukšlėmis?

Vokietijoje šiukšlių sistema siaubingai sudėtinga. Negalima tiesiog visko mesti į vieną krepšį. Jei turite senų baldų, kurias norite išmesti, reikės specialių bilietų (Wertstoffkarte) arba išvežti į specialią aikštelę. Nepamirškite to, kai išsikraunate.

Ar vokiškų kalbos žinių pervežėjui reikia?

Labai padeda, jei vairuotojas moka pagrindus. Aš esu matęs situaciją, kur vokiečių policija sustabdė mūsų vilkiką, o vairuotojas negalėjo nieko pasakyti. Tai užtruko valandą. Geriau turėti bent kokį nors vertėją telefone.

Techninė įranga ir jautrūs daiktai

Kaip saugiai pervežti kompiuterius ir serverius?

Juos reikia išjungti ir užpakuoti į putų plastiką arba specialias dėžes. Niekada nekelkite jų "kaip yra". Esu matęs, kaip vienas klientas padėjo serverį ant sėdynės keleivio vietoje, vairuotojas staigiai stabdė, ir... viskas. Naujas serveris kainavo daugiau nei visas pervežimas.

Ar reikia išmontuoti stalus?

Dažniausiai taip. Didelius stalus reikia išsukti, kitu atveju jie neužims tiek vietos, o gali ir sulūžti. Užsirašykite, ką išsukiate, ir kurios detalės kur priklauso, kad neužtruktumėte valandos surinkiant atgal.

Kas dėl "safe" (seifų) pervežimo?

Seifai yra sunkūs kaip pragare. Jei jis sveria 500 kg, neįsivaizduojate, kiek jūsų parketas nukentės, jei bandysite jį tempti. Reikės specialių keltuvų arba labai stiprių vyrų. Nepamirškite apie tai.

Ar galima pervežti augalus?

Galima, bet tai rizikuota. Žiema gali užšalti, vasarą – išdžiūti. Be to, jei augalai dideli, reikia patikrinti, ar jie tinka fitosanitarinių reikalavimų (paprastai tarp ES šalių gerai, bet tikrinimas gali būti erzinantis). Geriau juos padovanoti kaimynams.

Kaip elgtis su biuro technika (kopijavimais ir spausdintuvais)?

Prieš vežant reikia išimti tonerius ir juodus kasetes. Jei jie išsilieja, visa krovežio vidus bus juodas. Tai viena dažniausių klaidų, kurių aš esu matęs per savo 20 metų. Tikrai nepamirškite išimti.

Ar reikia draudimo?

Be abejo. Nors vairuotojai yra protingi, kelyje viskas įvyksta. Avarija, gaisras (retai, bet būna) arba vagystė stovėjimo aikštelėje. Draudimas turi dengti viską, ką vežate, iki cento.

Kainos ir sutartys

Nu ko priklauso kaina?

Priklauso nuo tūkio (kubinių metrų), atstumo, ir ar reikia keltuvių. Taip pat, ar reikia įrengti baldus (pakuoti/išpakuoti). Jei tik vežiate dėžes iš A į B – pigiau. Jei reikia viską padaryti "po raktą" – brangiau.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Taip, ir aš visada rekomenduoju. Jei sutartyje parašyta "apie", gali baigtis taip, kad paskutinę dieną jums pridės dar 500 eurų už "neplanuotą darbą". Fiksuota kaina apsaugo jus nuo nemalonumų.

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Sunku pasakyti be matmenų, bet mažam biurui (3-4 kabinetai) tai gali kainuoti nuo 1500 iki 3000 eurų. Didelėms firmoms – kainos eina į dešimtis tūkstančių. Viskas priklauso nuo to, kiek daug turite.

Ar mokama už laukimą?

Taip. Jei vairuotojas atvyksta, o jums dar nėra raktų arba darbininkai nepasiruošę, laikas skaičiuojamas. Paprastai po pirmosios valandos imamas mokestis. Vairuotojo laikas – tai pinigai.

Kas dėl priekabos (puspriekabės) dydžio?

Standartinė puspriekabė telpa apie 33 europalėtes. Jei turite daug baldų, gali tekti važiuoti dviem reisais. Tai padidins kainą, bet geresnė variantas nei stumdyti dėžes iki lubų.

Ar galima sumokėti kortele ar tik grynais?

Dauguma lietuviškų firmų imia ir pervedimus, ir grynus, bet vokiečiai dažniau nori sąskaitos-faktūros ir banko pavedimo. Pasidarykite pinigus iš anksto, kad neieškotumėt bankomato Berlyno centre su pilnu sunkvežimiu.

Problemos ir nesklandumai (realus gyvenimas)

Kas daryti, jei dėžė dingo?

Pirmiausia, patikrinkite, ar ji nebuvo palikta senoje vietoje po sofa. Jei tikrai dingo – skambinkite dispečeriui. Jei turite inventorių, draudimo kompanija padės. Jei neturite inventorium... tai labai nepavykus situacija.

Ar dažnai pasitaiko vėlavimų?

Pasitaiko. Uraganas Lenkijoje, eismo įvykis A9 autostradoje, ar tiesiog techninė gedimas. Nekelkite planų, kad viskas bus lygiai 12:00. Planuokite su rezervu.

Kas, jei naujieji patalpos ne paruoštos?

Tai košmaras. Vieną kartą vežėme firmą į Miuncheną, o ten dar buvo statybinės dulkes ir neveikė liftas. Teko nešti per 5 aukštus. Už tai papildomai mokėjo klientas, bet nervų neatgavome niekas. Patikrinkite patalpas iš anksto.

Ar vairuotojai gali padėti su išpakavimu?

Gali, jei tai sutarta. Daugelis vairuotojų tiesiog nori išvažiuoti atgal, jei jiems neįvardintas šis darbas. Užsirašykite į sutartį "iškrovimas į patalpas", o ne "iškrovimas prie angos".

Kaip elgtis su blogais pervežėjais?

Vengkite. Jei atsiliepimuose rašo, kad jie laužė baldus ir neatsiliepė į telefonus, nenaudokite jų. Yra firmų, kurios dirba "šešėlyje" ir tiesiog pasiima užmokestį ir dingsta. Patikrinkite juridinį statusą.

O dėl tos vienos kartos, kai spausdintuvas nukrito?

Buvo keista situacija. Vairuotojas užkabino spausdintuvą keltuvo grandinei. Jis tiesiog nuplyšęs nuo viršaus. Klientas buvo šokiruotas, bet, kaip paaiškinau, jei nebūtume uždraudę tonerius, būtų dar blogiau – visas vilkikas būtų juodas.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Nebūtina, bet jei duodate kavos ar sausainių, jie dirba greičiau ir su šypsena. Tai paprastas žmogiškas dalykas. Aš asmeniškai visada vertinu, kai mane pamaitina, nors aš daugiau biuroje dirbu dabas (nebevažinėju).

Pabaigos gairės

Kada galima ramiai atsikvėpti?

Kai paskutinė dėžė išpakuota, o senos patalpos paduotos savininkams. Tada galite nuleisti pečius. Iki tol – būkite budrūs.

Ar verta pasamdyti "move manager"?

Didelėms firmoms – taip. Tas žmogus viską koordinuoja, kad jums nereikėtų. Mažoms firmoms – tai per daug luksus, tiesiog patikrinkite viską 2 kartus.

Kokios pagrindinės klaidos?

Vėluoti su planavimu, neturėti inventoriaus, nepažymėti dėžių ir tikėtis, kad vokiečiai bus lengvai atleisti dėl pažeidimų. Būkite realistai.

Ar reikia vakar prieš perkraustymą nepamiršti kažko svarbaus?

Užtikrinkite, kad sename biure liktų šviesos ir vandens (jei reikia), o naujame – kad būtų įjungta. Dar patikrinkite, ar nėra palikta jokių asmeninių daiktų staliniuose stalčiuose. Dažnai randame pinigus ar juvelyrinius dirbinius, kurie žmonėms tiesiog užmiršti.

Kas dėl parkavimo Vokietijoje?

Reikia iš anksto susitarti dėl "Stellplatz" – vietos sunkvežimiui. Jei užimsite vietą nelegaliai, gausite didelę baudą, o sunkvežimį gali nuvežti aikštelėn. Tai viena brangiausių klaidų.

Galutinis patarimas?

Būkite kantrūs. Perkraustymas į Vokietiją organizuotai nereiškia be klaidų, o tai, kaip jas išsprendžiate. Pasiruoškite blogiausiam, tikėkitės geriausio, ir turkite gerą vyną atsipalaidavimui pabaigoje.

Išvada

Galiausiai, viskas susikrenta vieta. Jei klausiate, kaip pasiruošti biuro perkraustymui į Vokietiją organizuotai, atsakymas slypi smulkiuose detalesuose – nuo teisingų dėžių iki vairuotojų pagarbos. Nėra tobulo perkraustymo, yra tik tas, po kurio galite tęsti verslą be didelių nuostolių. Pasidarykite planą, pasitikėkite savo pervežėju, bet viską patikrinkite du kartus. Sėkmės kelyje – Vokietija laukia, nors kartais ji gali būti šiek tiek nepakartojama savo tvarkumu.