Kaip pasirinkti tinkamas biuro gabenimo paslaugas į Vokietiją

Biuro kėlimas į kitą šalį – tai nebebeprasitariantys dėžės ir kava su kolegomis. Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir galiu pasakyti, kad dažniausiai žmonės klysta dėl tingumo arba per didelio pasitikėjimo. Kaip pasirinkti tinkamas biuro gabenimo paslaugas į Vokietiją? Tai ne tik kainos klausimas. Vokietija yra griežta, organizuota, o biuro technikos pervežimas reikalauja specifinių žinių. Jei norite išvengti to, kad jūsų serveriai stovės Kaune ar Vilniuje dėžėse porą savaičių, o o taip pat ir dėl paprastų dalykų. Gerai, kad susirinkote, nes dabar išsakysiu tai, kas dažniausiai lieka nepaslėpta gražiuose brėžiniuose.

Apie pinigus ir kontraktus (kainos biuro pervežimui į Vokietiją)

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro gabenimas į Vokietiją?

Čia nėra vieno atsakymo, nes viskas priklauso nuo tūrio. Mažiausias biuras be baldų, tik su kompiuteriais, gali kainuoti nuo kelių šimtų eurų, jei telpa į dalinį krovininį. Bet jei turite pilną įrangą, baldus, seifus, tai kaina šokuoja iki tūkstančių. Dažnai žmonės mane klauso „nuo kiek“, ir aš turiu sakyti, kad nuo 800 eurų už mažą, bet vidutinis pervežimas į Miuncheną ar Berlyną – tai dažniausiai 1500–3000 eurų. Žinoma, tai ne tiek daug, jei suskaičiuojame prarastą darbo laiką.

Ar taip, kad kaina galima pasikeisti naktį?

Taip, ir tai labai dažnai nutinka. Jei sutartime parašyta „apytikslis tūris“, o vairuotojas atvyksta ir matuoja, kad daiktų yra dvigubai daugiau, kaina pakyla. Vokietijoje yra griežtų taisyklių dėl sunkvežimių svorio,todėl nebegalima tiesiog visko susistatyti ir važiuoti. Geriausiai susitarti dėl fiksuotos kainos, jei tiksliai žinote, ką vežiate. Kitu atveju nuostabų tikrai bus. (Nebent sutiksite dėl valandinio įkainio, bet tai pavojinga, jei keliuose bus spūstys).

Kokius mokesčius dar galiu pamiršti?

Dažniausiai klientams lieka nustebti keltuvų (keltų) kainos. Vokietijoje net keletas eurų gali sukelti nemalonumus, jei apie tai nekalbama. Taip pat būkite pasiruošę mokėti už pietus ar nakvynę vairuotojui, jei kelias trunka ilgiau nei įprasta. Be to, yra taip vadinamos „paskutinio kilometro“ paslaugos – kai reikia įvežti daiktus į centrą, kur negali važiuoti didelis sunkvežimis, tada reikalingas mažesnis transportas, ir tai papildomai kainuoja.

Ar verta imti „viskas įskaičiuota“ pasiūlymą?

Kartais verta, kartais ne. Kai dirbu su biuro gabenimu į Vokietiją, stengiuosi aiškiai išskirti, kas yra įskaičiuota. „Viskas įskaičiuota“ reiškia, kad perkate katį maiše – gali gauti purvską ir brangiai sumokėti. Geriau, kad būtų išskirta pakavimo medžiagos, draudimas ir atstumas. Tada matote, kur galima sutaupyti, o kur ne. Negaila pinigų tik už aiškumą.

Ar galima susitarti dėl atidėjamo mokėjumo?

Labai sunku. Dabar dauguma imonių reikalauja avanso 50 proc. ar net daugiau, ypač kai reikia išsinuomoti specialią techniką. Biuro gabenimo paslaugos į Vokietiją yra brangios operacijos, ir niekas nenori rizikuoti važiuoti su tuščia grįžtant. Ypač jei esate naujas klientas. Galima susitarti dėl mokėjimo pateikus dokumentus, bet tai retas atvejis.

Kas nutinka, jei aš nesumokėsiu laiku?

Tuomet jūsų daiktai gali „užstrigti“ sandėlyje iki kol išsireikš site. Saugojimo mokesčiai Vokietijoje yra dideli, ir tai gali tapti brangu malonumu. Geriau susitarti dėl mokėjimo grafiko iš anksto, nei vėliau ieškoti papildomų pinigų. Pasitaiko istorijų, kuomet įmonės negalėjo dirbti savaitę, nes buvo užrakinta serverinė.

Pasiruošimas ir pats procesas (ką daryti anksčiau)

Kada geriausia pradėti ruoštis?

idealiai – mėnesį iki kelionės. Jei kalbame apie didelį biurą, tai tris mėnesius. Biuro gabenimas į Vokietiją reikalauja planavimo, nes ten reikia rezanguoti liftus, gauti leidimus stovėjimui. Paskutine minute tai nebepadarysi. Geriau pradėti nuo inventoriaus sąrašo, kad nebūtų taip, kad vairuotojas klausia „kur dėti šį stendą“, o niekas neabejoja.

Ar reikia viską susirinkti patys?

Galite, bet geriau, kad tai padarytų profesionalai. Jei blogai supaksite monitorių, jis neatlaikys vibracijos. Turime daug atvejų, kai klientai norėjo sutaupyti ir dėžių nekalėjo, o po to klausė, kodėl neveikia kompiuteriai. Ypatingai svarbu tai elektronikai. O šiaip jei turite tik kėdes ir stalus, tai susiraskite keletą stiprių darbuotojų.

Kaip elgtis su IT įranga?

Tai yra pati svarbiausia dalis. IT biuro gabenimas į Vokietiją turi būti atliekamas ypatingai atsargiai. Serveriai turi būti išjungti (būtinai!), fiksuoti specialiuose krepšiuose. Jei turite duomenų centrą, reikalingas specialistas, kuris visą tai padarys prieš kraunant. Negalima tiesiog ištraukti laidų ir mesti į dėžę, kitaip rizikuojate prarasti visus duomenis.

Ar reikia išardyti baldus?

Daugeliu atveju taip. Dideli stalai, spintos, seifai – neperės pro duris, ypač jei Vokietijoje dauguma biurų turi standartinius angų dydžius. Mūsų komanda dažnai tai daro, bet jei tai neįskaičiuota kainoje, gali tekti papildomai mokėti. Geresnis variantas – sutikti, kad pervežėjai tai padarys, tuomet jie ir atsako už surinkimą.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Teisingai, biuruose dažnai būna valiklių, tonerių ar kitų cheminių medžiagų. Jų neįmanoma tiesiog taip vežti, reikia specialių dokumentų. Gera žinia ta, kad dažniausiai tiesiog reikia gerai uždaryti indus, bet geriau pasakyti apie tai iš anksto. Vokietijos pareigūnai labai griežtai tikrina tokius dalykus, jei sustabdys sunkvežimį.

Kaip užeina stovėjimas prie pat įėjimo?

Vokietijoje už tai galima gauti baudą, jei nėra leidimo. Reikia iš anksto susitarti su savivaldybe ar namų valdyba. Kartais reikia padėti specialius ženklus. Žinau vieną atveją, kai vairuotojas sustojo penkiOM minuTEM iškrauti, o jau buvo rašomas protokolas. Taigi, nepasitikėkite, kad „važiuosime greitai ir niekas nematys“.

Vokietijos niuansai ir dokumentai (biurokratija ir keliai)

Kokius dokumentus reikia turėti?

Būtinai reikia turėti CMR sąskaitą-faktūrą ir krovininį lapą. Nors tai yra ES viduje, kontrolė egzistuoja. Taip pat rekomenduojama turėti draudimo polisą. Jei vežate brangią techniką, turėkite inventoriaus sąrašą su serijiniais numeriais. Biuro gabenimas į Vokietiją be dokumentų – tai kaip važiuoti be vairuotojo pažymėjimo, tik laukia kitokie nemalonumai.

Ar reikia mokesčių už kelių naudojimą?

Taip, Vokietijoje yra mokesčiai už sunkvežimius (vokiškai Maut). Tai įskaičiuota į pervežimo kainą, tačiau jei naudojate savo transportą arba mažesnį autovagoną, gali tekti mokėti patys. Be to, yra daug mokamų greitkelių. Geriausia tiesiog nieko nebandyti sau taupyti ir važiuoti maršrutais, kuriuos siūlo logistikos paslaugų teikėjas.

Ar sunku rasti adresą Vokietijoje?

Kartais taip, ypač mažuose miestuose. Vokiški adresai gali būti painūs – gatvės numeris ir pastato numeris skirtingai. Geriau turiti GPS koordinates, ne tik adresą. Dar dažniau būna, kad viename kieme yra daug įmonių, ir reikia tiksliai žinoti, į kurį vartus važiuoti. Kartais net vokiškai kalbantys vietiniai painioja.

Ką daryti, jei vairuotojas nemoka vokiškai?

Tai dažna problema. Dauguma vairuotojų kalba tik rusiškai ar angliškai. Vokietijoje ne visi kalba angliškai, ypač vyresni žmonės ar muitininkai. Jei jūsų biure nėra kas nors, kalbantis nors truputį vokiškai, gali kilti nesusipratimų. Bet esu matęs, kad rankų kalba veikia geriausiai. Bent jau kelionės metu.

Ar yra kokių nors apribojimų važiavimui?

Taip, Vokietijoje griežtai stebimi ilgio ir svorio apribojimai. Sekmadieniais ir šventinėmis dienomis sunkvežimiai negali važiuoti (nėra leidžiami). Biuro gabenimas į Vokietiją turi būti suplanuotas taip, kad atvyktumėte darbo dieną, kitaip gali tekti laukti iki pirmadienio parkete prie sienos. O tai kainuoja.

Ar reikalingi specialūs leidimai?

Kartais, kai reikia užimti kelio eismo juostą iškrovai. Be to, jei esate Frankfurte ar Miunchene centre, ten be pareigūnų palydos neįsivaizduoju. Žinoma, tai viskas papildomai kainuoja, tačiau baudos už neteisėtą stovėjimą yra didesnės. Geriau susitarti su pervežėju, kad jis jau turėtų patirties su tokiais dalykais.

Rizikos ir netikėtumai (kai kažkas nueina ne taip)

Kas nutinka, jei nutyla kažkas brangaus?

Tada prasideda „kaltinimų žaidimas“. Jei nenurodėte inventoriuje, kad buvote 2000 eurų vertės projektoriaus, o jis dingo, draudimas jaus nebus sumokėtas. Labai svarbi yra sąskaitos-inventoriaus (paking list) rengimas. Biuro gabenojimo metu viskas turi būti užfiksuota. Kitaip liekate be daikto ir be pinigų.

Ar dažnai įvyksta avarijos?

Nebent labai retai, bet įvyksta. Dažniau tai būna smulkūs gėdingi incidentai – pvz., užlūžta pakraunama rampa arba papažįta į stulpą kieme. (Nors sakyčiau, kad paskutinį kartą girdėjau apie rimtą avariją prieš penkerius metus). Viskas priklauso nuo vairuotojo patirties. Jauni vairuotojai dažniau puldinėja.

Kaip elgtis, jei daiktai atvyko sugadinti?

Skubiai tai užfiksuokite. Padarykite nuotraukas dar prieš iškraunamos transportą. Parašykite pastabą į CMY lapą. Jei pasirašysite, kad viskas tvarkinga, o vėliau rasite laužytą stalą, nieko nebegalėsite padaryti. Turime vieną klientą, kuris taip padarė ir dabra kovoja su draudimu jau metus.

Ar įmanoma pervesti daiktus greičiau nei planuota?

Kartais, jei maršrutas tuščias ir vairuotojas nori greičiau grįžti namo. Tačiau nereikėtų to tikėtis kaip taisyklės. Planuokite savo darbą taip, kad turėtumėte rezervos 1-2 dienas. Jei atvyks anksčiau – super, jei vėliau – nebus streso. Vokietijoje eismas dažnai užstringa dėl drižių (Bauarbeiten).

Kas daryti, jei vairuotojas „dingsta“?

Pirmiausia neberikite panikos. Kartais tiesiog būna blogas ryšys arba jis užstrigo sienos nepravažiuojamoje vietoje. Turite turėti pervežėjo telefono numerį, kuris dirba 24/7. Jei niekas neatsiliepia, tuomet skambinkite į pagalbos centrą. Deja, tokių atvejų būna, ypač jei pasirinkote ne labai patikimą firmą tik dėl pigios kainos.

Ar yra kokių nors slaptų paslaugų, kurios padeda?

Žinoma, kartais padeda „papildomas kibiras“ vairuotojui arba sandėlininkui. Esu matęs, kad darbuotojai dirba kur kas greičiau ir atidžiau, jei su jais elgiamos pagarbiai ir, kaip sakyčiau, „su humanizmu“. Tai ne oficiali paslauga, bet žmogiškasis faktorius daro savo. Maža dovana arba gerai nupirktas pietus gali išspręsti daug problemų.

Ką daryti su atliekomis po iškrovos?

Dėžės, plėvelės – visa tai turi būti išvežta. Geriausiai susitarti, kad tai daro pati pervežimo komanda. Vokietijoje atliekų rūšiavimas yra be galo griežtas. Negalima tiesiog mesti visko į vieną šiukšliadėžę. Jei paliksite chaosą, jūsų naujieji Vokietijos partneriai bus labai nustebę, o ne teigiamai.

Išvada

Galiausiai viskas sumąžėja iki vieno – pasitikėjimo ir detalių. Biuro gabenimas į Vokietiją nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės. Nenusipelnote streso dėl to, kad kažkas pamiršo uždaryti dėžę ar užsukti varčią. Pasirinkite patikimus žmones, ne mažiausia kainą. Jei viską padarysite teisingai, tada jūsų verslas Vokietijoje pradės dirbti be pertraukų, o jūs galėsite gerti kavą naujame biure be jokių rūpesčių. Sėkmės kelionėje!