Kaip parengti logistiką biuro perkraustymui į Vokietiją: patarimas iš vidaus

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt tris metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nesuvyniojamas į tvarkingą paketą. Viskas prasideda nuo chaoso sandėlyje ir baigiasi, kai vokiškas muitininkas su skeptišku veidu apžiūri paskutinę dėžę su spausdintuvu. Jūs klausiate, kaip parengti logistiką biuro perkraustymui į Vokietiją, kad neprarasti protų? Atsakymas paprastas: nepasikliaukite tuo, kad "turėtų paeiti". Turi būti griežtas planas B, o dar geriau – planas C. Vokietija mums artima, bet jų administracinės mašinos veikia kaip laikrodis, kurio mes kartais visai neprisitaikome. Po truputį pakalbėsime, apie ką reikia pagalvoti, kad jūsų kompanija nepristotų prie tuščių stalų Miunchene ar Hamburge.

Pradžia: Dokumentai ir planavimas (įkyri dalis)

Ar tikrai reikia inventoriaus sąrašo, jei tai tik paprastas biuras?

Žinoma, reikia, ir tai yra viena svarbiausių dalykų. Daugelis klientų mano, kad galiau tiesiog padėti viską į sunkvežimį ir važiuoti, bet Vokietijoje tai taip nebeveikia. Muitinės reikalavimai tarp ES šalių yra lengvesni, bet jei jums tinka "TIR" arba atsiskaitymo operatyvos, tuomet be detalaus sąrašo nepraeisite. Turiu omenyje, kai vienas mūsų vadybininkas užmiršo pridėti vieną servisą CMR konosje, mes laukėme tris dienas pakrautą sunkvežimį pasienyje. Geriau pasidarykite Excel lentelę su viskuo: nuo stalų iki kompiuterių pelių. Taip sutaupysite nervus sau ir vairuotojui.

Kiek laiko iš anksto reikia užsakyti pervežimą?

Kaip tikėtasi, labiausiai priklauso nuo sezono. Jei planuojate važiuoti rugpjūčio pabaigoje ar rugsėjo pradžioje, kai visi grįžta iš atostogų, turėtumėte skambinti mažiausiai prieš mėnesį ar net du. Kartais atsitokia taip, kad laisvų sunkvežimių tiesiog nėra. (Nors šiais metais situacija šiek tiek pasikeitė, bet nieko garantuoti negaliu). Jei tai nedidelis biuras ir užtenka vieno "keltų", galiu išgirsti ir po savaitės, tačiau rizikuosite, kad reikės važiuoti brangesnieniu maršrutu. Geriau nešioti šiaudą iš anksto nei užkasti galvą į smėlį paskutinę minutę.

Ar verta rūpintis draudimu?

Be abejo, ir tai nėra vietoje kur paklausti "ar reikia". Esu matęs situaciją, Kur Lenkijos autostradoje užsidegęs sunkvežimis su visa įranga. Tada klientas, kuris taupė ant draudimo, verkdamas skambino man naktį. Logistikos biuro perkraustymui į Vokietiją procese draudimas yra privalomas, nes jūs pervežate ne tik baldus, bet ir daug brangios technikos. Tikrinkite, ar draudimas dengia ir krovinio iškrovimą vietos, ar tik važiavimo laiką. Yra daug niuansų, apie kuriuos dažnai užmirštama.

Kas daryti su konfidencialiais dokumentais?

Dokumentus, jei jau tikrai kažką slaptote, geriau vežti sau ne su logistika, o atskirai. Nors sakyčiau, kad gerbiamosios įmonės į savo darbą žiūri sąžiningai, bet rizika visada yra. Vokietijos įmonėms labai svarbu duomenų apsauga (GDPR ir taip toliau), todėl geriau pasilikite tuos popierius rankinėje lagamine. O jei visgi reikia vežti su baldais, uždarykite į_specialią_ seifą dėžę su numeriu užraktu. Net nemanau, kad kas nors norės skaityti metines ataskaitas Vilniaus filialui, o bet kuriuo atveju saugumas viršija viską.

Ar reikia susitarti dėl leidimo iškrovai Vokietijoje?

Tai priklauso nuo to, kur tiksliai krausitės. Jei tai verslo centras Ryne, ten dažnai reikia specialių leidimų stovėjimui prie pat įėjimo. Vokiečiais tai vadinasi "Verkehrsbeschränkung" ar kažkas panašaus. Kartais vairuotojai tiesiog sustoja "kur pavyko" ir turi problemų su policija. Geriau, jei jūsų vokiškasis partneris paruošia vietą arba dar geriau – pasirūpins, kad sunkvežimis galėtų užstoti laisvai. Niekas nenori mokėti baudų už tai, kad pervežėjas stovėjo ant dviračio tako.

Rinkis įmonę: Kas padės, o kas paliks dykumose

Kaip išsirinkti tinkamą pervežėją?

Nenoriu girtis, bet patirtis čia lemia. Pažiūrėkite ne tik į kainą, bet ir į tai, kiek jie egzistuoja rinkoje. Jei įmonės svetainė atrodo kaip daryta prieš 10 metų ir ten nėra kontakto formos – vengkite. Geriausia klausti kitų verslininkų, kur jau ką nors perkraustė. Biuro perkraustymui į Vokietiją reikalingas ne tik vairuotojas, bet ir logistiko, kuris supranta, kad serveris negali būti padėtas ant grindų po keleivių kojomis. Skaitykite atsiliepimus, ypač jei ten rašoma apie vėlavimus – tai dažniausia tiesa.

Ar mažos įmonės yra geriau už didžiąsias?

Sudėtingas klausimas. Didelės turi resursų, bet dažnai biurokratijos – kai suklysi, ten niekas nebesugeisi padaryti išimties. Mažos įmonės gali būti lankstesnės. Pavyzdžiui, kai reikėjo paimti krovinį sekmadienį didželė kompanija sakė "ne", o mūsų draugas iš mažos įmonės vos tik nevyko sau ant galvos tam, kad padėtų. (O kiek mums už tai sumokėjo? Tai jau kita istorija). Bet žinokite – mažos įmonės kartais neturi atsarginių sunkvežimių, tad jei jūsų sugenda, jums reikės laukti.

Kas tokia CMR konos ir kodėl ji svarbi?

CMR konos yra kaip vairuotojo pažymėjimas, tik kroviniui. Be jos negali legaliai važiuoti tarptautiniais maršrutais. Jame turi būti nurodyta, kas ką veža, iš kur ir į kur. Kai ruošiate logistiką biuro perkraustymui į Vokietiją, įsitikinkite, kad duomenys ten tikslūs. Buvau atvejų, kai konojje buvo parašyta "stalai", o viduje buvo "seifai su pinigais" – tai tikrai sukėlė nemažai klausimų pasienyje. Tas dokumentas yra jūsų draudimas, jei kas nors pasidarytų kelyje.

Ar reikia fizinių dėžių ar pakuočių?

Palikime tai pervežėjui arba įsigykite patys, tik ne pasimėtykite iš parduotuvės. Standartinės pervežimo dėžės (tokie tamsiai mėlyni dalykai) yra geriausia pasirinkimas. Nenaudokite senų bananinių dėžių – jos suyra, kai jose padėsite knygų ar monitorių. Vienas klientas taip padarė, ir jo kompiuterių sistemos blokai užlipo ant grindų pervežimo metu. Gaila, bet tokia yra realybė. Investuokite į geras dėžes, tai nėra taip brangu kaip naujas serveris.

Kaip elgtis, jei įmonė siūlo per žemą kainą?

Bėkite toliau. Sėkmės nelaukite. Jei kainos kur kas žemesnės negu rinkos vidurkis, tai reiškia, kad kažką jie taupo. Dažniausiai tai degalai arba vairuotojo miegas. Arba tas vairuotojas bus vienas ir jis galvoja, kad iškraus viską per 2 valandas su keltuvu, ko jis tiesiog fiziškai nepadarys. Girdėjau istorijų, kai tokiomis firmomis vežant biuro perkraustymą į Vokietiją, dingdavo visos dėžės su elektronika. Žinau, skamba baisiai, bet pinigai šioje srityje dažniausiai lygūs kokybei (išskyrus mane, aš visais atvejais stengiuosi būti sąžiningas).

Technika, baldai ir dalykai, kuriuos reikia saugoti

Kaip supakuoti IT įrangą?

IT įranga yra pati jautriausia dalis. Monitorius reikia apvynioti putėmis arba burbuliukine plėvele, geriausia abiems. Prieš tai nuplaukite dulkes, kitaip vairuotojas gali užsikrėti alergija (vaiduoklis, bet kartais nutinka). Svarbiausia – pažymėkite kabelius. Paverskite juos į maišelius su numeriais. Niekas nenori praleisti pirmos dienos Miunchene bandydamas surasti, kuris kabelis nuo monitoriaus, o kuris nuo kompiuterio.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Tai labai priklauso nuo to, kokie jūsų baldai. Jei tai didelės "L" formosios sistemos, jos gali nepraeiti pro duris nei jums, nei neišvežti. Paprastai pervežėjai siūlo išmontavimo paslaugas, tai už papildomą mokestį. Nerekomenduoju daryti to patys, jei nesate meistras. Pamačiau, kaip vienas vadovas bandė atitraukti stalą sulaužydamas koją – tai nebuvo gražu. Biuro perkraustymui į Vokietiją geriau palikti montavimą specialistams, kadangi jie žino, kaip vėl viską surinkti vietoje.

Kas daryti su dideliais serveriais?

Tai atskira tema. Serverius reikia išjungti tinkamai, ne tik ištraukti kištuką iš lizdo. Gamyklos nustatymai (dar tiksliau, konfigūracijos) turi būti išsaugotos. O perkraustant – serveris turi būti įtrauktas į specialią dėžę, kuri prilaiko jį nejudamai. Vienas kartas, kai mus klaustinos apie serverio pervežimą, vairuotojas užjojo viršuje kupranugario (o ne šiaip už tai aš kalbu). Galiu įsivaizduoti, kas būtų, jei tas serveris būtų užsidaręs kelyje... visi duomenys dingo. Štai kodėl reikia rūpintis logistika atsakingai.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai daug darbo. Vokietijos pasienyje augalams gali būti tikrinami, jei atrodo įtartinai (arba jiems atrodo, kad tai yra ūkinės kultūros). Bet paprasti paprastai augalai su dėžėmis paprastai praeina. Žinoma, vairuotojas nebus laimingas, jei jo kablyje bus penkiasdešimt vazų su vandeniu, kurios gali supilti į kėbulą. Geriau išpilti vandenį ir uždengti jas plėvele, kad nesuželtų. Arba tiesiog palikite senus nupirkti naujus – taip bus pigiau ir be galvos skausmo.

Kaip užtikrinti, kad nieko neprarandate?

Pažymėkite dėžes. Nerašykite tik "dokumentai" – rašykite "finansinės apskaitos dokumentai, 2 lentyna". O dar geriau – naudokite spalvotas etiketes. Kai iškroviate naujoje vietoje, tiesiog žiūrite į planą, kur dėžė turi eiti. Paskutiniame biuro perkraustyme į Vokietiją mes naudojome numeravimo sistemą: 101 - vadovo kabinetas, 102 - konferencijų salė. Tai sutaupo tiek laiko, kad netikėtumėte.

Vokietijos "potvyniai": Muitai ir vietiniai įstatymai

Ar reikia mokėti muitų ar PVM?

Nuo 2020-ųjų metų (o jei tiksliau nuo Brexit laikų viskas pasikeitė) vežimas tarp ES šalių (Lietuva - Vokietija) yra be muitų. Tačiau vis tiek yra susiję su PVM atsekamumo taisyklėmis, jei prekės yra naujos arba jūsų įmonė yra registruota PVM mokėtoja daugelyje šalių. Paprastai, perkraunant savo biurą, tai laikoma "vidine įranga", tačiam jei ten yra kažkokių naujų kompiuterių, kur dar nebuvo naudoti, gali būti problemų su mokesčiais. Geriausiai pasitarti su buhalteriu prieš vežimą, aš tik pervežėjas.

Kaip elgtis, jei muitinė sustabdo kelią?

Nepanikuoti. Dažniausiai tai tik formalumas. Jie patikrina, ar krovinys atitinka CMR konosje nurodytą informaciją. Jei viskas tvarkingai – jus leidžia toliau. Bet jei pamatys kažką įtartino, pvz., dėžę su užrašu "ginklai" (juokauju, bet buvo atvejų su neginkluota amunicija, kuri buvo pamiršta), tai gali užtrukti. Viską turite paruošti iš anksto, kad neišsitęstų logistikos biuro perkraustymo į Vokietiją procesas. Muitininkai ten labai tikslūs, net jei kalbamės apie paprastus spausdintuvus.

Ar yra kokių nors specifinių draudimų?

Žinoma, kad yra. Negalima vežti pavojingių medžiagų (benzinas, dažai) be specialių leidimų. Kartais klientai bando "ūpti" savo paprastus buitinius cheminius valiklius į dėžes, bet tai nelegalu, jei tų kiekių per daug. Taip pat yra draudžiama vežti kai kuriuos maisto produktus, jei tai nėra asmeninis importas. Bet jei jūsų "biuro" dėžėje yra trys dešros sujuostos su spausdintuvu, galėsite turėti problemų.

Ką daryti su atliekomis?

Atliekos? Nereikia jas vežti! Vokietija turi griežtas atliekų tvarkymo taisykles. Nenaudotas popierius, seni kabeliai ar nulūžę baldai turi būti palikti Lietuvoje arba išvežti į specialius punktus Vokietijoje. Negalima tiesiog numesti konteineryje gatvėje, nes baudos yra milžiniškos. (Girdėjau, kad vienam lietuviui ten teko mokėti 500 eurų už pasmėliusius kelius po perkraustymo. Žinoma, skamba baisu, bet ten tikrai stebi švarą). Rūpinkitės aplinka.

Ar reikia pranešti savininkams pastato?

Žinoma, jei nieko nesakote, gali būti nemalonumų. Vokietijoje daugelis verslo centrų turi apsaugą arba administratorius, kurie reikalauja ankstesnio pranešimo apie didelius sunkvežimius. Jums gali reikėti rezervuoti lifto laiką. Jei atvažiuosite be pranešimo, jums gali tiesiog neleisti patekti į kiemą, o tada kas įvyks su jūsų krovininiu? Stovės gatvėje ir gaudosite baudas.

Kaina: Ar galima pigiau ir kas tai apima

Nuo ko priklauso kaina?

Pagrindiniai dalykai yra atstumas, krovinio svoris ir tūris, taip pat reikalingas personalas. Jei reikia išmontuoti ir surinkti baldus, tai kainauga. Taip pat pridėkite kėlimą į aukštus (jei nėra lifto arba liftas per mažas). Biuro perkraustymas į Vokietiją brangiau nei perkraustymas kitam Lietuvos gale, nes ten kainos degalams ir darbo jam. Bent jau mūsų vairuotojams reikia mokėti vokiškas alkoholio normas, bet tai jau ne jūsų rūpestis (juokauju).

Ar galima sutaupyti dėl pakavimo?

Taip, jei patys supakuosite viską į dėžes ir parengsite. Tada mums reikės tik užkelti. Bet prisiminkite tą istoriją su nulūžusiu koja... Jei nežinote, kaip tvarkingai supakuoti, geriau patikėkite tai profesionalams. Blogai supakuotas krovinys gali būti priskirtas jūsų žlugimui, jei kils klausimas dėl žalos. Taigi, sutaupyti galite, bet rizikuojate.

Kas daryti, jei kaina per aukšta?

Derėkitės, bet ne per daug. Jei kas nors siūlo per daug nuolaidų, galvojau, kad jo paslaugos gali būti prastos. Paklauskite, iš ko susideda kaina – ar ten įskaičiuota draudimas, ar pėsčiomis pagalbininkai, ar naktiniam režimui mokėjimas (jei tenka vežti naktį). Dažnai pasirodo, kad "pigus" pasiūlymas neturi įskaičiuotos kelionės į Vokietijos vidų (Bavarija ir t.t), tik į pakraščius.

Ar mokama už laukimą?

Taip, jei vairuotojas turi laukti, kol jums paruošiate biurą iškrovai, laikas dažnai yra mokamas. Yra standartiniai laisvi laikai (pvz., 1 valanda), po to skaičiuojamas valandinis mokestis. Vokiškas požiūris yra toks, kad laikas yra pinigai. Geriausia susitarti dėl konkretaus laiko, kad nereikėtų nieko papildomai mokėti. Klysta tie, kurie mano, kad vairuotojas gali laukti pusę dienos nemokamai.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Kartos gali būti mokesčiai už sunkvežimio patekimą į miesto centrą (Low Emission Zone), kur užtenka ne vienos euro. Taip pat, jei reikia specialios leidimo už kelių naudojimą. Geriausia aptarti tai iš anksto. Mano patirtis rodo, kad kai kas bando užsidirbti iš to, kad klientas nežino apie tuos mokesčius. Todėl klausinėkite, klausinėkite ir dar kartą klausinėkite.

Ar galima apmokėti atvykus?

Dauguma įmonių reikalauja avanso arba pilno mokėjimo prieš išvykstant, bent jau dalį. Nenorėtų važiuoti į Vokietiją su pilnu sunkvežimiu ir nebus tikras, ar gaus pinigų. Tai normalu. Pasirašykite sutartį, kurioje būtų aiškiai parašyta mokėjimo sąlygos, kad nesusidurtumėte su nemalonumais.

Išvada

Na, tiek iš manęs, pasakius trumpai ir aiškiai. Kaip parengti logistiką biuro perkraustymui į Vokietiją nėra mokslas, bet daug dėmesio reikalaujantis procesas. Pasitikėkite savo įmone, bet patikrinkite visus dokumentus ir pasirūpinkite draudimu. Svarbiausia – nebijokite klausinėti ir derėtis, o taip pat turkite kantrybės, nes kažkas visada nueina ne taip, kaip planavote (visgi, aš jau 20 metų tai matau). Sėkmės jūsų naujame biure Vokietijoje, tikiuosi, ten viskas pavyks gerai. O jei reikės pagalbos – žinote, kur mane rasti.