Kaip organizuoti biuro daiktų pervežimą į Vokietiją sėkmingai?

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo idealiai suplanuotų karštųjų linijų iki tokių katastrofų, kad norėtųsi akis išdurti. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tiesiog baldų užkrovimas į sunkvežimį, tai kompleksinis procesas, kuriame viena klaida gali kainuoti tūkstančius eurų ir nurodytų terminų praleidimą. Vokietijos rinka yra griežta, o klientai ten paprastai nepritaria "kažkaip bus" požiūriui. Jei klausiate, kaip organizuoti biuro daiktų pervežimą į Vokietiją sėkmingai, turiu pasakyti tiesiai – viskas priklauso nuo detalių. Čia nėra magijos, tik geras planavimas, realūs terminai ir žinojimas, ką daryti, kai pasieniecis paklausia apie CMR draudimą.

Pasiruošimas ir planavimas (kai dar nėra panikos)

Kada geriausia pradėti ruoštis pervežimui?

Nesitikėkite, kad paskambinsite antradienį, o mes jau trečiadienį važiuosime su pilnu sunkvežimiu į Berlyną ar Miuncheną. Idealiausias laikas yra mažiausiai mėnuo, o geriau du iki planuojamos datos. Turiu omenyje, kad jei norite kaip organizuoti biuro daiktų pervežimą į Vokietiją sėkmingai be nervų išsibarstymo, pradėkite nuo inventoriaus sąrašo. Vieną kartą klientas skambino penktadienį ir norėjo viską nuvežti iki pirmadienio... mes beveik nepamiegojome. Geriau anksti pradėkite, bus ramiau.

Ar verta rūpintis pakavimo medžiagomis patys?

Galite, bet aš nerekomenduočiau taip daryti, jei neturite profesionalių dėžių. Parduotuvės dėžės iš po bananų ar bulvių tikrai netiks, nes jos sugenda po apkrovos. Nupirkite stiprių, dvigubų sienelių dėžių, o ypač tų, skirtų knygoms ir dokumentams. Užsisakykite burbulių plastiką ir įvyniojimo plėvelę. Pinigai, išleisti į gerą pakavimą, grįš taip, kad nereikės pirkti naujų monitorių, kai seni nukris į betoną.

Kaip tiksliai suskaičiuoti, kiek vietos reikės sunkvežimiui?

Čia dažniausiai visi suklysta. Žmonės sako: "o, mes turime tik tris stalus ir penkias spintas", o tada atvažiuoja ir matau, kad spinta yra 2,5 metro aukščio ir sveria toną. Geriausia matuoti ne tik ilgį ir plotį, bet ir aukštį, o tą visą padauginti iš 1,5 (jei daiktai įvairiapusiški). Arba tiesiog padarykite nuotraukas ir atsiųskite man, aš akimi įvertinsiu. Neteisingas tūrio skaičiavimas – tai būdas, kaip padaryti brangų biuro daiktų pervežimą į Vokietiją, nes teks skubiai ieškoti papildomo automobilio.

Ar reikia išardyti biuro baldus prieš atvykstant?

Beveik visada taip. Didelės konferencijos stalas, darbo vietos su viršutinėmis spintelėmis – visą tai reikia išardyti, kad tilptų pro duris ir neužimtų per daug vietos kelyje. Vokietijos sandėliuose dažnai yra aukštos lubos, bet lifto angos gali būti siauros. Palikite tik tą, kas tikrai neina išardyti, ir visada pasirūpinkite, kad kambario turėtumėtumėt surinkti atgal (sriegiai, varžtai).

Kas daryti su labai jautriomis detalėmis?

Serveriai, branduoliniai kompiuteriai, dideli monitoriai – tai ne indai. Jie reikalauja specialių dėžių, o dar geriau – specialių rėmų. Jei turite brangią įrangą, nebandykite ją įkišti į paprastą dėžę su antklodžiu. Vieną kartą gavome užduotį pervežti serverių lentyną be pakavimo... (tiesiog užkrovėme ant grindų). Nenukrito tik stebuklu, bet aš nusipirkau naujus marškinius tos dienos rytą.

Ar verta daryti išankstinį apžiūrėjimas vietovėje?

Jei pervežiate didelį biurą, 50 ir daugiau darbo vietų, tai būtina. Jei tai tik keli stalai – galite susitarti ir nuotoliniu būdu. Bet atsiminkite, kad Vokietijoje gatvės gali būti siauros, o "Stau" (spūstys) gali neleisti sustoti prie pat įėjimo. Išankstinis apžiūrėjimas padeda išvengti situacijos, kai 20 tonų sunkvežimis užstrigs siaurame kieme.

Dokumentai, Vokietijos muitinė ir biuro kratinys

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti kelyje?

Pagrindinis dalykas yra CMR kontrabandas (ne, ne kontrabanda, kontraktas – važiuoju greitai). Tai yra krovinių pervežimo sutartis. Be to, turite turėti inventoriaus sąrašą dviem kalbomis – lietuvių ir vokių (arba anglių). Jei vežate naują įrangą, reikės PVM sąskaitų faktūrų kopijų. Be dokumentų pervežti biuro daiktų į Vokietiją gali tapti košmaru, jei sustingsite kontrolės poste.

Ar reikia deklaruoti biuro perkėlimą muitinei?

Jei tai yra įmonės turto perkėlimas tarp padalinių (pavyzdžiui, Lietuvos filialas perkelia daiktus Vokietijos filialui), tai paprastai laikoma ne prekyba, o vidiniu perkėlimu. Tačiau vis tiek reikia pateikti dokumentus, įrodančius, kad prekės nebus parduotos Vokietijoje. Jei tiesiog parduodate įrangą kitai firmai Vokietijoje – tai jau įprastas eksportas-importas ir reikia mokėti PVM (arba taikyti nulinę tarifą, jei abu turi PVM kodus).

Kas nutinka, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tada prasideda "muzika". Vokiečių muitinės pareigūnai yra labai tikslūs. Jei trūksta sąskaitos faktūros, gali tekti mokėti garantinį mokestį (priverstinį užstatą), kurį gaunate atgal tik kai pateiksite dokumentus. Tai gali užtrukti dienomis. Geriau turėkite visą failą su savimi vairuotojo kabinoje.

Ar galiu įvežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet aš nerekomenduočiau maišyti. Jei ten bus jūsų dviračio, drabužių ar senų žaislų dėžė, muitinė gali susidomėti, ar tai nėra prekyba. Geriau veži gryną verslą. Jei tikrai reikia, atskirkite tai dokumentuose kaip "asmeninį bagažą vadovo" ir nurodykite mažą vertę.

Kas yra EX1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

Jei vežate daiktus iš ES (Lietuva) į ES (Vokietija), tai oficialiai EX1 (eksporto deklaracija) nėra būtinas, nes tai yra vidinės prekybos zona. Bet! Jei reikės įrodymų, kad prekės išvyko iš Lietuvos (pavyzdžiui, mokesčių tikslais), geriau turėti išankstinę eksporto deklaraciją arba bent gautą išvežimo kvitą. Konsultuokitės su savo buhalteriu, aš tik vairuoju.

Ar Vokietijoje yra kokių nors specifiniu apribojimų?

Rūpinkitės dėl elektroninės ataskaitos (Intrastat), jei apimtys didelės. O jei vežate dujas balionuose ar chemines medžiagas (net ir ofiso valymui), tai čia prasideda ADR taisyklės. Be to, Vokietijoje labai griežtai žiūri į darbo laiką vairuotojams. Jei vairuotojas padirbs per daug, baudos milžiniškos.

Ką daryti, jei dokumentuose yra klaida?

Jei pastebėsite klaidą dar prieš išvykstant – keiskite. Jei pastebite kelyje – praneškite pervežėjui. Jei klaida CMR dokumente, ją galima pataisyti, abišalai pasirašant pataisymą. Nerašykite rašalo virš rašalo, turi būti aišku. Vokiečiai nemėgsta "šlamšto" popieriuose.

Kainos, vairuotojai ir kas gali nuožudyti nervus

Kiek vidutiniškai kainuoja toks pervežimas?

Klausimas "kiek kainuoja" yra toks pat kaip "kiek ilgos juostos". Priklauso nuo tūrio, atstumo (Vilnius-Berlynas ar Kaunas-Hamburgas), ir ašmenų. Maždaug galite sėsti ant 1-1,5 eurų už kilometrą (su maža sunkvežimio mašina) + krovimo darbai. Tačiau tai labai apytiksliai. Biuro daiktų pervežimas į Vokietiją brangesnis nei į Lenkiją dėl tolių atstumų ir aukštų kelių mokesčių Vokietijoje.

Ar kaina keičiasi priklausomai nuo savaitės dienos?

Taip, ir dar kaip. Penktadienį ir šeštadienį visi nori važiuoti, todėl kaina šoka aukštyn. Jei galite, planuokite išvyką į Vokietiją antradienį-ar trečiadienį. Taip pat žiemos sezono padangys ir kuras brangsta... na, kuro kaina visada šoka, tai nustebina tik tiek, kad kada nors nukrenta.

Kas yra "iškrovimas į kiemą" ir kodėl tai brangu?

Vokiečiai dažnai gyvena namuose, kur sunkvežimiui neprisivažiuoja. Tada reikia mažesnės mašinos (su iškrovimo liftu), kuri perveža daiktus nuo didelio sunkvežimio iki durų. Tai vadinama "iškrovimu į kiemą" arba "Mietwagen". Tai papildomas procesas, todėl kainuoja. Neapsigaukite – jei sakau, kad reikės mažos mašinos, tikėkitės papildomos sąskaitos.

Ar vairuotojas padės nešti dėžes?

Standartiškai – ne. Vairuotojo darbas yra vairuoti ir saugiai pristatyti krovinių. Jei jums reikia krovikų, tai reikia užsakyti papildomai. Vienas klientas man karts nuo karto šaukė: "Kodėl jis tik sėdi ir žiūri?!" Nes jis vairuotojas, ne krovikas. Užsakykite du-tris vyrus su rankomis, ir bus gerai.

Kaip išvengti pavogtų daiktų ar sugadinimo?

Draudimas! Draudimas yra būtinas. Yra standartinis draudimas (apie 10 eurų už kg), bet jis dengia labai mažai. Jei vežate brangų serverį, kuris sveria 10 kg, o kainuoja 5000 eurų, standartinis draudimas nieko nedengs. Užsakykite "All risk" (visų rizikų) draudimą. Ir visada, visada padarykite nuotraukas prieš pakavimą ir po iškrovimo.

Ar reikia mokėti už pristatymą "iki durų"?

Paprastai kaina įeina "iki pirmojo galimo pristatymo punkto", t.y. iki sunkvežimio gali nusileisti. Jei reikia nešti į antrą aukštą lifto, ar į patalpas, kur neįvežia net kėdė su ratukais – tai papildoma. Užlipimas į nurodytą aukštą dažnai mokamas atskirai.

Kas daryti, jei vairuotojas užstrigs spūstyje?

Vokietijoje "Autobahn" spūstys yra legendarinės. Jei vairuotojas pavėluos dėl eismo įvykių, tai nėra jo kaltė. Bet jei jis užstrigs dėl blogo planavimo (pvz., važiavo per miestą per popietę) – tai jau problema. Turėkite atsarginį laiko planą. Nekreipkite spaudimo vairuotojui, kai jis važiuoja 100 km/h ir negali lenkti, tai pavojinga.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo grynaisiais?

Nerekomenduoju. Grynaisiais pinigais sunkvežimyje draudžiama turėti didelių sumų. Geriau banko pavedimas ar kortelė (jei pervežėjas turi terminalą). Pavedimas yra saugiausiai ir abiem pus�ms patogiausiai, ypač kai kalbame apie didesnes sumas.

Specifiniai dalykai (serveriai, baldai, pavojingi šiukšlės)

Kaip saugiai pervežti serverius ir duomenų laikmenas?

Tai yra svarbiausia dalis. Pirmiausia – BACKUP! Visada padarykite atsarginę kopiją prieš išjungiant. Serveriai turi būti išjungti teisingai (ne ištraukti lizdo iš sienos). Pakuokite į originalias dėžes arba specialius krepšius su amortizacija. Jei serveris sugenda pervežimo metu, be atsarginės kopijos verslas gali sustoti.

Ar galima vežti biuro augalus?

Galima, bet tai problematiška. Žiemos metu gali užšalti, vasarą – išdžiūti. Be to, fitosanitarinės kontrolės taisyklės gali riboti kai kurių augalų pervežimą (su žeme). Paprastai aš sakau klientams: "Palikite senoms kolegėms dovanai, o Vokietijoje nusipirkite naujų". Tai pigiau ir mažiau galvos skausmo.

Ką daryti su seniais spausdintuvais ir technika?

Jiems nėra vietos Vokietijos biure. Nenaudingos technikos šalinimas Vokietijoje (Elektroschrott) kainuoja pinigus, tai nemokama paslauga. Geriau išduoti techniką Lietuvoje kaip šiukšles legaliai, nei vežti per pusę Europos, kad vėliau tektų mokėti už utilizavimą.

Ar galima vežti biuro chemiją (valymo priemones)?

Tik mažus kiekius ir tik jei jos yra uždarytos ir nutekėjimui atsparios. Didelės kanistros su balikliu ar kitomis agresyviomis medžiagomis be ADR leidimų – tai nelegalu. Vokietijos policija mėgsta stabdyti ir tikrinti, kas yra "toje geltonoje skrynjoje".

Kaip pervežti "žalią" arčią (archyvus)?

Dokumentai yra sunki. Jei turite metų metus sukauptų popierių, apsvarstykite galimybę juos nuskenavę išmesti. Jei tenka vežti, naudokite stiprias mažas dėžes, nes popieriaus dėžės dažnai plyšta po svorio. Drėgmė – priešas, todėl dėžės turi būti ant paletės, ne ant grindų.

Ar reikia specialių leidimų biuro perkėlimui į Vokietiją?

Pačiam perkėlimui – ne, jei tai ne pavojingi kroviniai. Bet jei reikia užimti gatvės vietą prieš pastatą miesto centre (pvz., Frankfurte ar Hamburge), gali tekti gauti specialų leidimą iš miesto savivaldybės (Straßensperrung). Tai užtrunka ir kainuoja, tad planuokite iš anksto.

Kas daryti, jei įmonės pavadinimas ant dėžių skiriasi nuo CMR dokumento?

Gali būti nusiskundimų. Geriau, jei viskas sutampa. Jei pervežate daiktus iš "UAB Vėjas" į "GmbH Wind", tai turi būti aiškiai pažymėta CMR ir sąskaitose. Vokiečiai mėgsta tvarką, jei rašoma viena, o vežiama kita – įtarta.

Ar galima pervežti biuro maistą (kavos pupelės, cukrus)?

Tik jei tai yra uždaryta, nesugadinta ir neperžengiama galiojimo data. Bet veltui. Vokietijoje maistas pigus (arba bent jau prieinamas), o muitinė gali švaistyti laiką tiriant dėžę su cukrumi. Palikite tai čia, nusipirkite ten.

Kaip elgtis su baldų surinkimu Vokietijoje?

Geriau užsakyti vietinius meistrus. Mūsų vairuotojai gali surinkti paprastus stalus, bet jei tai sudėtingos sistemos, geriau, kad tai padarytų žmogus, kuris turi laiko ir įrankių. Vairuotojas nori išvažiuoti atgal, o ne gaišti pusę dienos surinkdamas lentyną, kurios niekada nematė.

Ar verta drausti biuro techniką atskirai?

Absoliučiai taip. Technika dažniausiai patenka į įvykius (krenta, dūžta). Pasirašykite atskirą draudimo polisą arba įtraukite į pagrindinį, bet nurodykite tikslias sumas. Vienas klientas neteko 10 tūkst. vertės spausdintuvų, nes užmiršo juos įrašyti į sąrašą. Buvo liūdna.

Ką daryti, jei pasiekėte vietą, o niekas neatidaro durų?

Tai klasika. Skambinate, o niekas neatsiliepia. Vairuotojas laukia, laikas bėga. Būtinai turėkite kontaktą, kuris yra Vokietijoje ir gali atvykti atidaryti. Neleiskite vairuotojui laukti gatvėje valandų, tai brangu.

Galutinis patarimas: kaip užtikrinti, kad viskas nueitų sklandžiai?

Būkite konkretus. Nedarykite pokyčių paskutinę minutę. Jei sutarėte, kad vežiate 10 dėžių, nebedėkite dar 5 į mašiną ryte, nes svoris pasikeis, o vietos gali nelikti. Sėkmingas biuro daiktų pervežimas į Vokietiją – tai kai abi pusės žino, ką tikiąs, o ne stebi staigmenų.

Išvada

Galiausiai, viskas susumuoja į paprastą tiesą: gerai suplanuotas darbas – tai padarytas darbas. Neklauskite, kiek tai kainuoja, klauskite, ką tai apima. Jei ką nors abejojate arba jaučiate, kad kažkas ne taip – paklauskite dar kartą. Nėra kvailų klausimų, yra tik brangios klaidos. Sėkmės jūsų kelionėje į Vokietiją, tikiuosi, jūsų biuras atsivers laiku, o kava bus karšta.