Kaip operatyviau valdyti biuro perkraustymo procesą į Vokietiją: praktinis vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nesvyruoja tobulai. Visada kažkas nutinka: pasibaigia degalai, užstringa vairuotojas arba vokiečiai pamiršta padaryti vietą konteineriui. Tačiau, jeigu žinai keletą triukų, galima išvengti didžiausios galvos skausmo. Straipsnyje nekalbu apie tuščius teorinius dalykus, o apie tai, kas vyksta iš tikrųjų kelyje ir kaip neišprotėti nuo dokumentų gausos. Svarbiausia yra nebrangiai, o greitai ir saugiai parvežti turtą į naująją vietą.

Pasiruošimas ir dokumentų chaosas

Kada tiksliai reikia pradėti ruoštis biuro perkraustymui į Vokietiją?

Nepalaukite paskutinės minutės, tai yra pagrindinė klaida. Geriausia pradėti ruoštis maždaug prieš du mėnesius, nors aš esu matęs, kai viskas daroma per savaitę. Viskas priklauso nuo to kiek turite daiktų. Jei tai tik keli stalai ir kompiuteriai, užtenka ir savaitės, bet jei reikia kraustyti visą sandėlį, pradėkite ankstyvai. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja ir laiko, ir kantrybės, todėl neskubėkite.

Ar tikrai reikalingas detalus inventorius sąrašas?

Be abejo, taip. Vokiečiai be sąrašo nieko nepraleis pro muitinę. Kartais buvo situacija, kai klientas parašė „biuro technika“, o muitininkas pasiūlė iškrauti visą sunkvežimį ir parodyti kiekvieną peiliuką. Geriau parašykite per daug, negu per mažai. Tas sąrašas taip pat padės, jei kažkas pradings kelyje – tikrai pravers draudimo atveju.

Ką daryti su slaptaisiais dokumentais?

Jų geriau nevežti sunkvežimiu. Paimkite visus svarbius sutartis, pasus ir pinigus su savimi į lengvąjį automobilį arba skrydį. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra rizikingas dalykas, o vairuotojai kartais keičiasi arba sustoja ne saugiose vietose. Nenorėtum, kad tavo konfidencialūs duomenys pultų po keliuose Vokietijoje arba Lenkijoje.

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams?

Būtina. Negalima tiesiog mesti monitorių į seną dešrų dėžę. Pirkite specialias putlas, kurios apsaugo smūgiams. Buvo atvejis, kai viena firma taupoj ant dėžių ir sugadino tris tūkstančius eurų vertės serverį. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti apgalvotas, o technika – brangiausias turtas, kurį turite.

Kaip susitvarkyti su draudimu?

Nerašykite, kad „viskas bus gerai“. Pasirašykite gerą draudimo polisą. Yra daug blogų brokerių, kurie pasiūlo pigų draudimą, bet kai įvyksta avarija, dingsta iš radarų. Patikrinkite, ar draudimas apima ir krovinio iškrovimą Vokietijoje, nes ne visada taip yra.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Taip, bet juos reikia aiškiai atskirti ir užrašyti. Jei vairuotojas rasi darbuotojo dviratį arba seną žiemos padangas bagažinėje, gali kilti problemų su muitine. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra verslo reikalas, o ne asmeninis šou, todėl viską užrašykite oficialiai.

Kokius dokumentus reikia tur�ti vairuotojui?

CMR kontraktas, inventorius sąrašas ir taisymo leidimas, jei reikia. Be šių popierių jis nepravažiuos net pro pirmąją kontrolę Vokietijoje. Dar patikrinkite, ar vairuotojas tai viskas supranta, nes kartais jie tiesiog uždeda popierius ant sėdynės ir nežino kas parašyta.

Ar reikia vertėjo dokumentams?

Ne visada, bet jei dokumentai lietuviškai, geriau turėti vokišką arba anglišką vertimą. Muitininkas gali būti geras žmogus, bet jei jis nieko nesupranta, jis tiesiog uždarys kelius. Biuro perkraustymas į Vokietiją be aiškių dokumentų tampa loterija.

Logistika ir ekipažas

Ką daryti jei liftas naujame ofise neveikia?

Tai košmaras, kurį matau dažnai. Prieš išvykdami pasiųskite žmogų patikrinti ar veikia liftas arba ar yra pakėlėjų. Buvo atvejis, kai vairuotojai teko nešti seifus per keturius aukštus laiptais, nes užsakovas nepamirė pasakyti apie remontą. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali tapti fizinio išbandymo.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma tikrai nekalba. Jie moka angliškai arba rusiškai, o su vokiečiais bendrauja rankomis ir kojomis. Jeigu turi specifinių nurodymų apie pravažiavimą, geriau parašykite juos vokiškai ant lapelio ir duok vairuotojui.

Kiek laiko užtrunka pakavimas?

Tai priklauso nuo to kiek žmonių dirba. Vienam žmogui supakuoti standartinį ofisą gali užtrukti dvi dienas, o penkiems – keturias valandas. Neskubėkite, geriau padarykite tai kokybiškai. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra lenktynės su laiku, nors ir atrodo taip.

Ar verta naudoti savo darbuotojus pakavimui?

Galima, bet jie nežino kaip tai daryti teisingai. Profesionalūs pakavėjai užpildo kiekvieną tarpą putomis, o jūsų buhalterė tiesiog užmes knygas į dėžę. Po tūkstančio kilometrų tos knygos bus susmulkintės. Geriau palikite tai profesionalams.

Kaip pasirinkti sunkvežimį?

Jei daug mažų dalykų, imkite mažesnį sunkvežimį, o jei dideli baldai – didesnį. Biuro perkraustymas į Vokietiją su per dideliu sunkvežimi gali būti problema miesto centre, ten kur gatvės siauros. Vokietijoje yra daug vietovių, kur sunkvežimiui negalima važiuoti.

Ar reikia užsakyti vietą iš anksto?

Visada. Vokietijoje vieta prie ofiso turi būti iš anksto užrezervuota, kitaip gausite baudą arba turėsite stovėti kitoje gatvėje. Vietos paieška gali užeiti daugiau laiko nei patis iškrovimas.

Kas daryti jei vairuotojas užstrigs?

Tai nutinka. Užstrigimas ties Karaliaučiaus arba eismo įvykiai Vokietijoje yra įprasti dalykai. Turėkite atsargą laiko savo grafike. Biuro perkraustymas į Vokietiją be atsargos laiko yra tiesiog beviltiška idėja.

Ar reikia padėjėjų iš Lietuvos ar rasti vietinius?

Geriau vežti savus, jie žino ką vežia. Vietiniai brangiau kainuoja ir gali būti mažiau atsakingi, nors ne visada. Savus vairuotojus kontroliuoti lengviau, juos pažįsti.

Ką daryti su baldų surinkimu?

Išsirinkite visus baldus prieš išvykdami. Nėra nieko blogiau kaip atvykti į tuščią ofisą Vokietijoje ir pradėti ieškoti atsuktuvą. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi baigtis tuo momentu, kai paskutinis stalas pastatomas ant kojų.

Vokietijos specifika ir realybė

Ar sunku pravažiuoti pro Vokietijos kontrolę?

Jei dokumentai tvarkingi, tai ne. Jei ne, gali stovėti valandomis. Vokiečai yra labai tikslūs ir mėgsta rašyti protokolus. Buvo atvejis, kai dėl blogai užpildytos CMR poros stovėjome šešias valandas. Biuro perkraustymas į Vokietiją be klaidų dokumentuose yra pusė sėkmės.

Kas yra "Umweltplakette" ir kodėl tai svarbu?

Tai ekologinė lentelė, kuri leidžia važiuoti į miesto centrus. Be jos gausite baudą, jeigu bandysite važiuoti į "žaliąją zoną". Užsakykite ją iš anksto arba patikrinkite ar jūsų sunkvežimis ją turi.

Ar galima dirbti sekmadienį Vokietijoje?

Negalima. Vokiečiai labai griežti dirbimo laiko atžvilgiu. Jeigu vairuotojas bandys iškrauti sekmadienį, gali atvykti policija ir sustabdyti visą procesą. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti suplanuotas tik darbo dienomis.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Jų negalima tiesiog mesti į vokišką konteinerį, tai yra nelegalu. Susitarkite su savo pervežėju, kad jis paima šiukšles su savimi arba išveža į legalią šiukšliadėžę. Kitaip gausite didelę baudą iš savininko.

Ar dažnai nutinka avarijos?

Nebent labai dažnai, bet įvyksta. Ypatingai žiemą ant autobanų. Todėl vėl grįžtame prie draudimo. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra rizikingas tolimas kelias, todėl būkite pasiruošę blogiausiam scenarijui.

Kaip elgtis su griežtais namų savininkais?

Vokietijos ofisų savininkai dažnai būna labai reikalaujantys. Jie gali reikalauti padengti grindis arba apsaugoti koridorius. Geriau sutikti su jų reikalavimais iš karto, kad nebūtų vėliau problemų.

Kiek tiksliai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Negaliu pasakyti tikslios sumos, tai priklauso nuo tūkstančiai dalykų. Kainos svyruoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Neklauskite pigiausio, klausykite patikimiausio, nes pigiai dažnai išeina brangiai.

Ar reikia deklaruoti visą krovinio vertę?

Taip, muitinė turi žinoti tikrą vertę. Jei užrašysite per mažai, ir nutiks avarija, gausite tik labai mažą kompensaciją. Būkite sąžiningi su savimi ir draudiko.

Kas dėl interneto ir telefonijos?

Nesu specialistas šioje srityje, bet manau, kad tai reikia sutvarkyti prieš atvykstant. Vokiečių tiekėjai gali užtrukti su pajungimu, todėl ofisas gali likti be ryšio savaitę. Planuokite tai iš anksto.

Kokios bendrosios problemos kyla dažniausiai?

Daugiausia problemų kyla dėl blogo susirašinėjimo. Vienas pasako „rytoj“, kitas supranta „sekmadienį“. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti valdomas vieno žmogaus, kuris viską užrašo ir perduoda aiškias instrukcijas.

Ar verta rūpintis smulkmenomis?

Verta. Smulkmenos kaip ar yra kava naujame ofise ar ar yra raktai nuo tualetų gali padaryti didelę įtaką darbuotojams. Kraustymas yra stresas, o smulkmenos jį sumažina.

Galutinis patarimas biuro vadovui

Būkite vietoje. Nepaleiskite visko ant vairuotojo sąskaitos. Jei vadovas bus ten ir stebės procesą, viskas eis geriau. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra vadovo atsakomybė, ne tik logistikos kompanijos.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir gero planavimo. Jei pasirūpinsite dokumentais ir pasirinksite patikimą partnerį, viskas nueis sklandžiai. Nenustokite, jei kažkas nepasiseks – tai gyvenimo dalis. Sėkmės jūsų naujame versle Vokietijoje.