Kaip efektyviai valdyti logistiką gabenant siuntas į Vokietiją

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir kas kartą, kai girdžiu, kad Vokietija – tai „tik šiek tiek toliau už Lenkijos“, aš šypsoju. Taip, geografiškai tai arti, bet logistiškai tai visai kitas pasaulis. Vokiečiai turi savo taisykles, kurios dažnai būna griežtesnės nei mūsų, o jei kažką praleidi, siunta gali užstringti pasienyje arba Duisburge sandėliuose. Ne visada viskas vyksta kaip pagal vadovėlį – kartais vairuotojai praleidžia laiko langus, kartai dokumentuose trūksta vienos raidės, ir tada prasideda pyktis. Kaip efektyviai valdyti logistiką gabenant siuntas į Vokietiją? Nėra vieno magiško mygtuko, bet yra patirties, kuri padeda išvengti didžiausių nesusipratimų. Štai kas aš išmokau per šiuos metus, dirbdamas su klientais, kurie nori, kad jų prekės pasiektų vietą laiku ir nesužalojotos.

Dokumentai ir muitinės reikalavimai – su kuo susiduriame iš karto

Ar man tikrai reikalingas eksporto deklaravimas, jei važiuoju į ES šalį?

Tai vienas dažniausių klausimų. Nors Vokietija yra ES narė, jei gabenate prekes iš trečiosios šalies (pavyzdžiui, iš Jungtinės Karalystės ar Šveicarijos) per Lietuvą, tai jau yra nebe paprasta vežiojimas. Jums būtina eksporto deklaracija, kitaip jūs neteisėtai išvežate prekes iš Lietuvos muitinės teritorijos. Be to, be to, vokiečiai labai mėgsta tvarkingą popierių. Jei vairuotojas atvyks be EX-1 dokumento kopijos, gali būti didelių problemų su vietine muitine. Geriau viską užpildyti iš anksto ir patikrinti, ar numeris teisingas.

Kas daryti, jei prekės keliauja iš Ukrainos ar Baltarusijos?

Čia situacija yra daug sudėtingesnė. Jei prekės yra iš šių šalių, jums reikės ne tik standartinio TIR procedūros, bet ir papildomų leidimų, ypač jei tai yra sankcionuotos prekės. Esu matęs situacijų, kai sunkvežimiai stovėjo pasienyje po savaitę, nes nebuvo tinkamai suformuluotas prekių specifikas. Vokietijos muitinė dabar yra itin atidi. Patariu prieš vežimą gerai pasikonsultuoti su brokeriu, kad nereiktų mokėti baudų už klaidingus dokumentus. Nereikia rizikuoti, nes vokiečiai pinigus iš jūsų atsiims be gailesčio.

Ar CMR draudimas užtenka, ar verta rūpintis papildomu draudimu?

CMR yra privalomas, tačiau jo sumos dažnai būna per mažos, jei vežate brangias elektronikos ar farmacijos siuntas. Standartiškai draudimo apimtis yra pagal SDR konvenciją, kas svarbų (apie 8,33 SDR už kilogramą), bet tai padengia tik nedidelę dalį nuostolių, jei įvyksta didelė avarija. Aš visada sakau klientams – jei siunta verta tūkstančius eurų, imkite „All Risk“ draudimą. Geriau pervokiškai apsisaugoti, nei vėliau gailėtis, kai fura sudegs arba bus pavogta.

Kas yra EUR.1 sertifikatas ir kada jis padeda sutaupyti?

Jūsų klientas Vokietijoje gali paprašyti EUR.1 sertifikato, jei prekės yra pagamintos Lietuvoje ir turi „preferencinę kilmę“. Tai leidžia vokietiui nemokėti PVM importuojant prekes. Be šio dokumento, mokesčiai gali būti didesni. Tai nėra privaloma, bet labai padeda konkurencingumui. Užpildymas gana paprastas, bet reikia tiksliai žinoti prekių tarifus (HS kodus). Kartais įmonės vengia šio popieriaus, bet manau, kad tai klaida, ypač jei norite, kad partneris būtų patenkintas.

Kodėl vokiečiai taip griežtai tikrina pakuočių pažymėjimą?

Vokietija turi labai griežtus aplinkosaugos ir atliekų tvarkymo įstatymus (Packaging Act). Jei ant dėžės nėra tinkamo „Grüner Punkt“ ženklo arba neteisingai pažymėta medžiaga, prekės gali būti grąžintos arba sunaikintos jūsų sąskaita. Esu matęs, kaip mažmenininkas atsisakė priimti visą partiją vien dėl to, kad buvo neteisingas plastiko kodas. Nereikia ant galvos statyti, tiesiog pasidomėkite šiomis taisyklėmis, kitaip prarasite klientą amžinai.

Ar galima išsiųsti siuntą be faktūros?

Niekada. Niekada nedarykite taip. Vokiečių muitinė be faktūros net nepraleis vairuotojo į šalį. Net jei tai dovanos arba bandymų pavyzdžiai, turi būti dokumentas, kuriame parašyta „Nekomercinė vertė“ arba panašiai. Be to, faktūra turi būti anglų arba vokiečių kalba. Su lietuviška faktūra gali susidurti didelių nesusipratimų, ir galų gale jums teks siųsti naują dokumentą kurjeriu, o tai laiko ir pinigų švaistymas.

Kaip elgtis, jei prekės reikalauja specialios leidimų (pvz., vaistai)?

Čia jau nebe paprasta logistika, o biurokracija. Vaistai, chemikalės ar ginklai reikalauja specialių importo leidimų, kuriuos turi gauti pirkėjas Vokietijoje. Jūs, kaip siuntėjas, turite užtikrinti, kad visi šie dokumentai yra pridėti prie siuntos. Kartais aš pats nebesužinau, ką nors reikalauja Vokietijos institucijų (kas mėnesį keičiasi), todėl visada patariu klausti tiesioginio gavėjo. Nedarykite prielaidų, čia klaidos kainuoja labai brangiai.

Ką daryti, jei faktūroje padariau klaidą jau esant kelyje?

Nebūkite panikuje. Jei vairuotojas dar neperėjo sienos, galite greitai išsiųsti pataisytą elektroninę versiją. Jei jau yra Vokietijoje, teks susisiekti su brokeriu ten, kuris galėtų pateisinti klaidą vietinėje muitinėje. Vokiečiai, nors griežti, supranta, kad žmonės daro klaidas, jei tai ne apgaulingas bandymas išvengti mokesčių. Svarbiausia – nedelskite ir praneškite iš karto, kai pastebite problemą.

Transporto organizavimas ir kelių ypatumai

Kiek laiko iš tiesų užtrunka nuvykti iki Miuncheno?

Teoriškai – apie 14-16 valandų, tačiau praktiškai viskas priklauso nuo „Stau“ (spūsties) ant A9 autostrados. Vokietijoje eismas gali būti užstrigęs kilometrams, ypač prie statybų vietų arba avarijų. Aš visada sakau klientams – pridėkite vieną dieną rezervo. Jei skubate, geriau rinktis traukinius arba lėktuvus, keliu visada yra rizika pavėluoti. Patirtis rodo, kad optimistiškai žiūrint į terminus dažnai baigiasi nusivylimas.

Ar reikia užsakyti laiko langą (Time slot) išanksto?

Beveik visada. Didžiojoje Vokietijos sandėlių (pvz., „Kaufland“, „Metro“ ar didelių logistikos centrų) negali tiesiog atvažiuoti. Turi būti užsakytas konkretus laikas, dažnai su 15 minučių tikslumu. Jei vairuotojas pavėluoja 20 minučių, gali būti nepriimtas ir turėti važiuoti kitą dieną. Tai labai svarbu, norint efektyviai valdyti logistiką gabenant siuntas į Vokietiją, nes šios baudos už neplaninį atvykimą gali siekti šimtus eurų.

Kur geriausia keisti vairuotojus arba ilsėtis?

Dauguma mūsų vairuotojų sustoja Lenkijoje, tačiau jei reikia skubiai, keitimas gali vykti ir Vokietijoje, prie sienos. Reikia atsiminti, kad Vokietijoje poilsio laikas yra griežtai kontroliuojamas. Negalima stovėti bet kur prie kelio – tam yra specialios aikštelės (Rasthof). Naktį vietų dažnai trūksta, todėl vairuotojas turi turėti iš anksto užrezervuotą vietą arba žinoti, kur gali legliau pavėluoti. Negerai, jei jis suka ratelius ieškodamas vietos ir praleidžia laiką.

Kodėl taip brangu užsisakyti fūrą į Vokietiją šiuo metu?

Rinka šiuo metu yra chaotiška. Kainos svyruoja priklausomai nuo degalų kainos ir vairuotojų trūkumo. Be to, jei turite siųsti į Rūro regioną (Duisburgas, Esenas), ten yra didelis pramoninis centras, todėl rasti laisvą fūrą gali būti sudėtingiau nei į Bavariją. Aš stengiuosi paaiškinti klientams, kad pigiausia pasiūlyma dažnai pasiūlo nepatikimos kompanijos, kurios gali dingti su kroviniu. Geriau mokėti šiek tiek daugiau, bet būti ramiam.

Ar galima siųsti dalinį krovinį (LTL) ir kada tai apsimoka?

Žinoma, dalinis krovinius vežame kasdien. Tai apsimoka, jei neturite 33 europaletės, o tik, tarkime, 4-5. Tačiau reikia suprasti, kad tada vairuotojas sustos ties keletu sandėlių, kas užtruks ilgiau. Jei jums reikalingas „Just In Time“ pristatymas, geriau imti visą fūrą (FTL). LTL siuntos taip pat dažniau patiria mechaninius pažeidimus, nes yra perkraunamos ir iškraunamos kelis kartus. Pakuokite juos tvirtai.

Kas daryti, jei vairuotojas prarado ryšį kelyje?

Tai baisi situacija, bet, deja, ne reta. Pirmiausia bandoma skambinti, jei neatsiliepia – rašome į tachografo duomenis. Kartais tiesiog sugenda telefonas arba yra blogas signalas Vokietijos kalnuose. Jei praėjo 4 valandos ir nėra žinios, reikia skambinti į policiją. Aš turiu vieną atvejį, kai vairuotojas tiesiog užmigo poilsio aikštelėje ir negirdėjo, o mes jau jau beveik skambinome pagalbai. Naudokite GPS sekimą, tai padeda išvengti širdies smūgių.

Ar verta rūpintis „Green Deal“ reikalavimais?

Absoliučiai. Vokietija aktyviai siekia sumažinti CO2 emisijas, todėl daugelis prekybos centrų reikalauja „eco“ arba elektrinių sunkvežimių paskutiniajam kilometrui. Nors mūsų furos dar su dyzelinu, turime žinoti, kad ateityje tai gali turėti įtakos mokesčiams už įvažiavimą į miestus (Low Emission Zones). Dabar dar ne taip kritiška, bet verta pagalvoti apie ateitį, jei planuojate ilgalaikę bendradarbiavimą.

Kokia yra tikimybė, kad siunta bus pažeista pervežimo metu?

Statistika nedžiugina. Bet kuriame pervežime yra rizika. Vokietijos keliai geresni nei mūsų, bet ošinėjimas (vibracijos) ant autostrados visada yra. Kartais vairuotojas staigiai stabdo, ir paletės pasislenka. Todėl sakau – užtaisykite tarpus tarp paletės ir sienos, o viršuje uždėkite tinklą. Niekada nenaudokite senos, suirusios pakuotės. Vokietijos klientai yra labai reiklūs dėl išvaizdos, net jei viduje prekės nesužeistos.

Ar saugu siųsti brangius daiktus paprastame tentinuke?

Nerekomenduočiau. Brangią elektroniką ar juvelerius geriau siųsti „Box“ tipo sunkvežimiais (su sienomis), kurie yra apsaugoti nuo įsilaužimo. Tentinukus (Tautliners) labai lengva perpjauti peiliu, ypač stovint neapsaugotoje aikštelėje. Yra nusikaltėlių grupių, kurios specializuojasi tik tokiose vagystėse. Geriau permokėti už saugų transportą, nei prarasti krovinius visiškai.

Finansai ir terminų valdymas

Kodėl kaina pasikeitė praėjus savaitei?

Logistika – tai ne fiksuota kaina. Ji priklauso nuo degalų, kurie šiandien brangesni nei vakar, nuo euro kurso (jei mokame vairuotojui eurais, o jums suteikiame litais – o jei, atsiprašau, jau eurais... na, žinot, kas turiu omenyje), ir nuo paklausos. Jei šią savaitę yra daug siuntų į Berlyną, pervežėjai keliauja kainą. Aš stengiuosi laikyti kainas stabilias, bet kai rinka „šoka“, aš turiu pranešti klientui. Tai tiesiog verslo realybė.

Ar galima mokėti tik gavus prekes?

Dažniausiai – ne. Mūsų srityje standartas yra mokėti iš anksto arba pateikus dokumentus (CMR kopiją) su sąskaita-faktūra. Pervežėjams reikia pinigų degalams ir mokesčiams kelyje. Yra atvejų, kai dirbame su patikimais ilgiečiais partneriais, ir galime derėtis apie atidėtą mokėjimą, bet tai retas išimtis. Neklauskite mokėti po mėnesio – niekas to nedarys.

Kokia yra standartinė atsiskaitymo forma?

Paprastai tai bankinis pavedimas. Kai kurie dideli klientai moka paskolomis (vekseliais), bet tai tik jei apyvarta didelė. Jei esate maža įmonė, reikės pervesti lėšas į sąskaitą per 3-5 dienas. Vokietijos partneriai dažnai moka labai griežtai pagal sutartį, netgi po 30 dienų, o mums reikia apmokėti vairuotoją iš karto. Todėl mums svarbu sklandus pinigų srautas.

Ar yra slapti mokesčiai, kurių aš nematau?

Turiu būti sąžiningas – kartais yra. Pavyzdžiui, „waiting time“ (laukimo mokestis), jei vairuotojas laukia iškrovimo ilgiau nei 2 valandas. Arba „pallet exchange“, jei nekeičiate paletų. Aš visada stengiuosi šias sąlygas parašyti sutartyje, kad klientas nebūtų nustebintas. Bet kartais pats sandėlis Vokietijoje iškelia papildomus reikalavimus (pvz., už šiukšlių išvežimą), apie kuriuos mes sužinome tik vietoje. Tai vargina ir mus, ir jus.

Kaip sumažinti pervežimo išlaidas?

Geriausias būdas – planuoti iš anksto. Jei manote, kad reikės siųsti į Štutgartą, praneškite man savaitę iki to. Tada aš galiu surasti „backload“ – grįžtančią fūrą, kurią nukreipiu pas jus. Tai bus daug pigiau. Jei skambinate ryte ir norite, kad važiuotų tą pačią dieną, tai kainuos brangiai, nes teks skubiai ieškoti. Planavimas – pusė sėkmės logistikoje.

Ar grąžinama pinigai, jei siunta neatvyko?

Tai priklauso nuo to, kodėl ji neatvyko. Jei dėl mūsų kaltės (pvz., fura sugedo), taip, grąžiname viską arba dalį. Jei dėl jūsų (pvz., klientas atsisakė priimti), tai pinigų negrąžiname, nes darbas buvo atliktas, o degalai išleisti. Čia visada ginčijamasi, todėl svarbu turėti gerai sudarytą sutartį, kurioje būtų išvardytos šios situacijos.

Kaip susitarti dėl ilgalaikio bendradarbiavimo kainos?

Jei siunčiate kas savaitę, aš galiu pasiūlyti fiksuotą tarifą. Tai apsaugo abejas puses nuo rinkos svyravimų. Pavyzdžiui, jei degalai brangsta, jūs mokate tiek pat, o jei pigsta – aš neprarandu (irgi užfikuojama). Tokios sutartys (Contract Logistics) yra geriausias būdas efektyviai valdyti biudžetą. Reikia tik tiksliai žinoti apimtis per mėnesį.

Specifinės situacijos ir patarimai

Kas daryti, jei prekės atvyko su defektais?

Pirmiausia – nefotošokite ir nerašykite pretenzijos CMR dokumente. Be įrašo CMR, draudimo kompanija nieko nevmokės. Vairuotojas taip pat turi pasirašyti, kad jis sutinka su pažeidimu. Tada skambinate man, aš susisiekiu su draudiku. Praneškite apie tai per 24 valandas, vėliau bus sunku įrodyti, kad tai nebuvo padaryta jūsų sandėlyje. Vokietijos klientai taip pat mėgsta greitai spręsti problemas.

Ar galima siųsti maisto produktus be specialios transporto priemonės?

Jei tai yra džiovinti produktai arba konservai, galima įprastame furgone. Tačiau jei tai šaldomi produktai, reikalingas šaldymas su atitinkama temperatūra (-20 arba +4). Vokiečių sanitarijos inspekcija labai griežtai tikrina termografo duomenis. Jei temperatūra buvo pažeista bent valandą, viską išmes į šiukšliadėžę. Nenaudokite keltų, kurie anksčiau vežė chemikalus, net jei jau išplauti – kaimo šaknį ištraukti neįmanoma.

Kodėl vokiečiai taip ilgai iškrauna siuntas?

Jie dirba pagal savo taisykles. Dažnai vienas žmogus dirba su keltuvu, o kiti tik tikrina kodus. Be to, jie turi „Pause“ (pertraukas), kuriomis niekas nedirba. Jei atvykite 11:45, gali būti, kad pradės tik 12:30. Tai nervuoja mūsų vairuotojus, kurie įprasti dirbti iki vėlyvo vakaro, bet Vokietijoje po 16:00 ar 17:00 viskas baigiasi. Reikia tiksliai žinoti sandėlio darbo laiką.

Ar verta naudoti savo vairuotojus arba samdyti pervežėją?

Jei turite pastovų srautą, pvz., 5 fūras per savaitę, verta pasamdyti savo vairuotoją ir fūrą. Tai bus pigiau ir kontroliuojamiau. Jei siunčiate kartą per mėnesį, geriau naudoti pervežėjo paslaugas (3PL). Tada jūs nebegalvojate apie techninę priežiūrą, vairuotojo atostogas ir ligas. Aš abiem atvejais galiu padėti, bet pasirinkimas priklauso nuo jūsų verslo dydžio.

Kaip elgtis su „Lost Cargo“ (dingusia siunta)?

Tai blogiausias scenarijus. Pirmiausia skambome policijai ir tachografo duomenims. Jei fura buvo apgulta, tikimybės rasti mažos. Tada kreipiamės į draudiką. Procesas trunka mėnesius. Aš visada primenu – nedėkite į siuntą pinigų ar asmeninių dokumentų. Draudimas to nedengia, o pavogti labai lengva. Tik krovinys, nieko daugiau.

Ar reikia kalbėti vokiškai, kad susitartume?

Techniškai ne, dauguma vairuotojų ir sandėlininkų kalba angliškai arba rusiškai (prie buvusios SSR ribos). Tačiau, jei susidūsite su problema, vokiškai kalbėti padeda labai greitai. Aš pats kalbu truputi, bet dažnai turiu versti. Jei jūsų įmonė turi vokiškai kalbančią buhalterę ar vadybininką, tai milžiniškas privalumas komunikacijoje su Vokietijos partneriais.

Kas yra „Adrsperr“ (adreso užraktas)?

Tai kai siunta yra užrakinta, kol nebus sumokėta sąskaita. Tai gali padaryti pervežėjas arba muitinės tarpininkas, jei yra nesumokėtų sąskaitų praeityje. Jei jūsų siunta „užstrigo“, reikia nedelsiant susitarti dėl mokėjimo. Niekas neišves siuntos be leidimo. Vengkite tokių situacijų, nes jūsų reputacija tarp pervežėjų greitai sugadinta.

Ar yra skirtumas tarp siuntimo į Rytų ir Vakarų Vokietiją?

Yra didelis. Vakarų Vokietija (Miunchenas, Štutgartas, Frankfurtas) yra turtingesnė, keliai geresni, bet ir brangiau. Rytinė dalis (Berlynas, Leipcigas) vis dar vystosi, ten sandėlių daug, bet vietomis infrastruktura blogesnė. Taip pat, Rytuose dar daugiau vairuotojų iš Rytų Europos, todėl komunikacija gali būti lengvesnė, o Vakaruose daugiau vietinių, kurie gali būti labai griežti dėl taisyklių.

Kokios yra pagrindinės klaidos, kurias daro nauji klientai?

Dažniausiai jie neteisingai nurodo svorį ar matmenis. Parašo 500 kg, o realu yra 2 tonos. Tada vairuotojas atvyksta su maža fura ir negali paimti. Tai sukelia chaosą. Taip pat, dažnai nenurodo kontakto telefono gavėjo Vokietijoje. Kaip aš galiu pranešti apie atvykimą, jei neturiu numerio? Būkite tikslūs užpildydami užsakymo formą – tai padės mums išvengti nemažų problemų.

Išvada

Kaip efektyviai valdyti logistiką gabenant siuntas į Vokietiją? Nėra jokios stebuklingo formulės, tik patirtis, planavimas ir kantrybė. Vokietija – tai rinka, kurioje tvarka ir tikslumas yra vertinami aukščiau nei greitis, todėl reikia pasiruošti iš anksto. Nors kartais viskas klostosi netvarkingai – vairuotojai pavėluoja, dokumentai dingsta, o keliai užsikemša – su galu partneriu šias problemas išspręsti kur kas lengviau. Svarbiausia – būkite sąžiningi, pateikite tikslius duomenis ir nebijokite klausti. Tada jūsų prekės visada pasieks tikslą laiku, o jūsų verslas augs be nereikalingų rūpesčių.