Kaip atlikti biuro perkraustymą iš Vokietijos greitai ir saugiai

Per šiuos dvidešimt metų, ką tik dirbu su pervežimais, mačiau viską. Vokietija – tai specifika. Ten viskas turi būti "Ordnung", tačiau praktikoje dažnai kyla nereikalingų problemų, dėl kurių biuro perkraustymas iš Vokietijos tampa tikru košmaru. Dažnai klientai galvoja, kad tai tiesiog viską supakuoti į dėžes ir vežti, bet ne, ten dokumentai, kalbos barjerai (geriau sakyti – barjeras) ir vietinių vairuotojų nuotaikos gali viską sugadinti. Čia ne paprastas baldų vežimas iš Vilniaus į Kauną. Štai paprastas, iš tikrųjų veikiantis vadovas, kaip tai padaryti be nervų išsisėdėjimo, išvengiant blogų įmonių ir nesusimušant galvos su vokiška biurokratija.

Biuro perkraustymas iš Vokietijos: Dokumentai ir Vokiškas Tvarkymas

Kokie dokumentai iš tikrųjų reikalingi, kad netrukdytų muitinė?

Vokietijoje reikės ne tik standartinio CMR konosmento, bet ir labai detalios inventoriaus sąrašo, dažniausiai dviem kalbomis. Jei turite serverius ar specialią techniką, būtina pateikti specifikacijas ir serialinius numerius, kitaip ties siena gali nukrypti visą eiga. Viskas turi būti tiksliai, nes vokiečiai mėgga tvarkingą popierizaciją, be kurios niekur nepraeis.

Ar tikrai reikalingas T1 dokumentas ar tai pasenęs gandas?

Jei esate įmonė, turinti PVM kodą ir keliaujate tarp ES šalių, formaliai T1 nebūtinas, tačiau patartum naudoti intrastat deklaracijas arba bent jau gerą transporto sutartį. Vieną kartą gavome baudą, nes vairuotojas nešė "gryną" turtą be jokio įrodymo, kad tai ne prekybai. Geriau daugiau popierių turėti, nei aiškintis tiems su šautuvais pasienyje.

Kas dėl draudimo – ar jo tikrai reikia?

Būtinai klauskite ir ne "ar yra draudimas", o ką tiksliai jis apima. Standartinis draudimas yra maždaug 10 eurų už 1000 kg vertės, tai praktiškai nieko, jei vežiate brangų serverių įrangą. Biuro perkraustymas iš Vokietijos kainuoja brangiai, o jei kas nors sugenda dėl blogo užkrovimo, draudimo skyrius gali atsisakyti mokėti, jei nebuvo inventorizacija.

Ar verta rizikuoti be įmonės atstovo vietose?

Sakau taip: jei nekalbate vokiškai ir nesuprantate vietos taisyklių, tai be atstovo arba patikimo vadybininko geriau nevežti. Vokietijos policija yra labai griežta dėl stovėjimo vietų, ypač miestuose, ir gali ne tik parašyti baudą, bet ir konfiskuoti mašiną, jei trukdo eismui per kraustymąsi.

Kaip elgtis su vokiškais kalbėtojais, jei mūsų vairuotojas lietuvis?

Dažniausiai viskas vyksta angliškai, bet kai susiduria su senesniais ar mažiau išsilavinusiais darbuotojais prie "rampų", anglų kalbos nepakanka. Geriau, jei jūsų komandoje bent kas nors suprasti pagrindinius frazes arba turi paruoštą tekstą vokiškai apie tai, ką darome.

O jei reikia leidimų miesto centre?

Tuomet prasideda rimtas nuobodis. Miunchene ar Berlyne leidimas stovėti sunkvežimiui gali kainuoti šimtus eurų, o jo laukimas – savaites. Biuro perkraustymas iš Vokietijos centriniuose rajonuose reikalauja ypatingo planavimo, kartais netgi reikia rentuoti mažesnės masės transportą, kadangi didelis tiesiog neprasimuš pro siauras gatves.

Ar būna, kad vokiečiai neleidžia išvežti technikos?

Ypatingai retai su įranga, tačiau jei įmonė turi neapmokėtų sąskaitų, tai gali būti problemos. Kartais buvo situacijų, kai pastatė nelegalią barjerą kieme, bet su policija tai išsprendžiame svarbiau turėti teisingus dokumentus, kad daiktai yra jūsų nuosavybė.

Kainų ir Sutarčių Laisvė (arba jos nebuvimas)

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai tarp įmonių?

Nes kai kurios tiesiog paima kėdes ir meta į sunkvežimį, o kitos žino, kad biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja tvarkos. Kaina priklauso nuo to, ar reikia išmontuoti stalus, ar ne. Taip pat, kur Vokietijoje esate – Hamburge ar kažkur prastame kaime, smulkiojoje gyvenvietėje, kur reikia važiuoti papildomus 50 km bekelėmis.

Ar galima sutarti už fiksuotą kainą ir ramiai gyventi?

Galima, bet aš dažniau patariu valandinį darbą su apribojimu. Kodėl? Nes klientas dažnai nežino, kiek daiktų iš tikrųjų turi. Atvažiavęs, pamatome tris vokus daugiau, negu buvo kalbėta. Tada tas "fiksuotas" pradeda šokt į viršų, kai vairuotojas pradeda gailėtis savo laiko.

Mokestis už valandas – kiek tai reiškia piniginėje?

Vidutiniškai su vairuotoju, kėlimu ir viskuo 50-60 eurų už valandą be PVM yra normalu. Bet tai tik jei kelias nėra be galo toli. Taip pat, jei tenka dirbti naktį arba savaitgalį Vokietijoje, kai tenka brangiausi "Stau" mokesčiai, kainos gali dvigubai augti.

Ar apima kaina dėžių supirkimą ar tai papildomai?

Daugiausia įmonių tai skaičiuoja atskirai. Dėžės nėra pigios, o geros, stiprios dėžės dar brangesnės. Paprašykite, kad jie supraskytų kainą sąraše, kad nežinotumėte, kodėl galutinis sumokėjimas viršijo prognozę 200 eurų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos dažnai užsimiršta, kad reikia ir įpakavimo medžiagų.

Kas daryti, jei įmonė atsisako mokėti po darbo?

Tada turiu problemų ir aš. Geriausia nuo pat pradžių imti bent 30 procentų avansą. Yra buvę, kad atvažiuojame, o kliento ten nėra arba telefonas neatsiliepia. Be užstato mes tiesiog prarandame degalus ir vairuotojo laiką, o mums tai reiškia tiesioginis nuostoliai.

Ar brangu, jei būna sekmadienis?

Vokietijoje sekmadieniais yra ramybė, sunkvežimiai negali važiuoti (išskyrus keletą išimčių arba specialius leidimus). Taigi, jei norite biuro perkraustymą iš Vokietijos sekmadienį, tai nebus pigu. Reikės baudų už transporto naudojimą poilsiui, arba laukti iki pirmadienio ryto, kas gali trukdyti verslo procesams.

Ar galima ką nors pasiderėti, jei daugiau nei 10 krovinių?

Žinoma, jei turite didelę paskirstymo centrą, kainą galima derėtis žymiai žemyn. Tiesa, tai turi būti fiksuota ilgesniam laikotarpiui arba reguliariems reisams. Vienintelis kartas pervežimas niekam neduoda nuolaidos, nes grįžtant tuščia – tai pinigai į šiukšliadėžę.

Ar turi būti PVM sąskaita faktūra?

Absoliučiai taip. Jei kas nors siūlo "be PVM už grynais", tai tada turėtumėt labai stipriai suspectinti (įtarti). Jei jums sužaloja turtą arba dingsta daiktų, be įformintos operacijos teismeliuose nieko nepasieksite. Rašytiniai įrodymai čia svarbiau už bet kurią kalbą.

Paslaptys, Kurių Neparodo Kataloguose

Kokį sunkvežimį iš tikrųjų reikia?

Jeigu mažas biuras ir tik kėdės, 3,5 tons su "liaivėmis" gali pakakti, jis gali vairuotis kaip lengvasis (jei vairuotojas tais teisėmis). Bet jei stambiai, reikės 7-12 tonų su gembiniu kranu. Nepamirškite įsivaizduoti, ką dar reikės pervežti, biuro perkraustymas iš Vokietijos dažnai klysta dėl netinkamo transporto parinkimo.

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Planuoti reikia bent savaitę, o optimaliau – dvi. Jei reikia specialių leidimų mieste, tai gali užeiti ir mėnesį. Vokiečai su biurokratija yra gudrus, jie nieko nedaro greitai. Neišsiims ir neišveš rytoj, tiesiog taip nėra įmanoma jų sistemoje.

Sugebėsime patys išmontuoti sudėtingus stalus?

Mūsų vairuotojai yra daugiašaliai ir įvairiapusiai žmonės, bet jei turite sudėtingą sistemą, pvz., "Haworth" ar "Knoll", geriau pasamdyti vietinį montuotoją Vokietijoje. Mums per ilgai užtruks su vokiškomis instrukcijomis, o galiausiai sugalvosime, kur užsikabinti, o kur ne.

O jei tenka laikinai padėti daiktus sandėlyje?

Tada tai darosi sudėtinga brangia. Reikia vietos Lietuvoje. Mūsų turi, bet nėra nemalona. Žinoma, už papildomą mokestį. Gal laikinai, gal ilgiau, svarbu, kad daiktai nešlapiotų kieme, nes drėgmė sugadina elektroniką ir popierius labai greitai.

Ką daryti su senais baldais, kuriais nenoriime?

Vokietijoje šiukšlių išvežimas yra labai brangu ("Entsorgung"). Negalima tiesiog padėti prie konteinerio, kaip čia kartais daroma. Jeigu senus spintas norite mesti, paskaičiuokite, kad tai kainuos daugiau negu jų vertė. Geriau duokite kam nors, jei dar tinkami, arba parduokite už 1 eurą "ebay Kleinanzeigen".

Ar tikrai GPS nuoroda pakanka?

Dažnai ne. Vokietijos adresai būna sudėtingi, gali būti vienas pastatas, bet penki įėjimai, kurie niekas nepažymėjo. Geriau siųskite nuotrauką vietos, o ne tik google nuorodą. Kartais GPS suveda į fermą už 5 km, o ten tiesiog neapsisukti sunkvežimiui.

Kelionės trukmė – kiek tikrai užtruks?

Iš Berlyno iki Vilniaus apie 10-12 valandų važiavimo, bet tai tik vienas kryptis. Iš Miuncheno ilgiau. Dar reikia įsivaizduoti, kad vairuotojai turi poilsio laikus (45 min po 4,5 val). Tai ne tiesiog pripilti degalų ir važiuoti kaip Formulė-1.

Ar reikia palydovas su krovėjais?

Jei daug daiktų ir jie neįpakuoti į dėžes, taip, būtinai. Tada vairuotojas tik važiuoja, o jūsų vadybininkas (ar pats klientas) tikrina, kas įkeliama. Be palydo su dideliu kiekiu bus chaosas, o biuro perkraustymas iš Vokietijos gali baigtis prarastais kompiuteriais.

Kas dėl maisto vairuotojams?

Nebūtinai jums maitinti trijų patiekalų vakariene, bet jei juos "užpildysite" kava ar sriuba, jie dirbs greičiau ir geriau. Tai tokia psichologija, patvirtinta per 20 metų. Alkani vairuotojai dirba lėčiau ir daugiau verčia dėmesį į maistą nei į turtą.

Rizikos, apie kurias niekas nesako

Ar dažnai kažką sulaužo ar dingsta?

Sakyčiau, retai, jei įpakuota taip, kaip turi būti. Jei klientas įmeta indus į dėžę be putų, tai aišku. Kaltės ieškoti vėliau sunku. Klientas visada sakys "buvo gerai", o pasirodo ne. Biuro perkraustymas iš Vokietijos tampa nervu dėl to dėlės.

Ką daryti su serveriais – juos išjungti prieš tai?

Čia tikrinimas (t.y. checkpoint). Reikia juos išjungti laiku, palaukti, kol ventiliatoriai sustos, gerai uždengti. Ir būtinai atsarginės kopijos! Nors mes ir saugūs vairuotojai, bet vibruojantis sunkvežimis ne visada gerai veikia seniems diskams, ypač jei kelias vokiškas ir blogas.

Ar uodega ("liftas") įkeliama į trečią aukštą?

Jeigu yra liftas, geriau neiškelti uodegos, tai lėčiau. Jei nėra, gali tekti užkelti, bet tada tai brangiau, kas trunka ilgiau. Vertinkite savo laiką pinigais. 4 aukštų name be lifto su biuro stalais? Tai bus vargas ir brangu.

Kas jei blogai oras – lietus ar sniegas?

Lietaus mes nebijome, turime impregnuotas uždangas, bet sniego vokiškais keliais bijome. Jei prognozė bloga, geriau palaukti dieną ar dvi. Biuro perkraustymas iš Vokietijos žiemą gali baigtis griuvėsiuose griovyje, jei skubėsite. Saugumas svarbiau už terminus.

Ar galima vežti pavaldžius (darbuotojų) daiktus?

Įmonės turtą – taip, be problemų. Asmeninius – ne, neb tai jūsų darbuotojų ir jie su jumis susitako. Mes ne eisime į kiekvieno darbuotojo butą Miunchene paimti jo asmeninio kaktuzo. Turime vežti biurą, o ne gyventojus.

Ar sunku rasti gerą ir sąžiningą įmonę?

Labai. Yra daug "tuščiavagyrių", kurie užima užstatą ir dingsta. Patikrinkite reitingus, paklauskite draugų. Jei kaina per žema (pvz., pusiau mažesnė nei rinkos), tikėkitės, kad daiktus iškratys po kelią arba reikės mokėti du kartus.

Ar galima stebėti kur yra sunkvežimis realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių turi GPS ir jums galima žiūrėti programėlę. Bet nereikia skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti "kur tu jau?". Jis vairuoja 40 tonų priekabą, tai pavojinga ir nervuina. Pasitikėkite procesu.

Kas daryti, jei pakuotojai sugadina sieną Vokietijoje?

Tai reali problema. Jei nuomojate patalpas, turite numatyti "kauciją". Jei mūsų vairuotojas nudauža kampo gipsą, mes tai padengsime draudimu. Bet reikia tai nufotografuoti iš karto. Vokiečiams svarbu įrodymai, o ne jūsų žodis.

Na, trumpai tariant, biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra mirtinas nuosprendis, bet reikalauja kantrybės ir planavimo. Neskubėkite rinktis pigiausio pasiūlymo, galite pajausti ilgą ir skausmingą procesą. Pasiruoškite dokumentus, pasikalbėkite su vairuotojais (jei moka jūsų kalbą) ir viskas bus gerai. O jei kils abejonės ar klausimų – skambinkite, paaiškinsiu, išmėgintas būdas viską išspręsti lengviau.