Kada prasideda biuro perkraustymo į Vokietiją darbai? Visa tiesa apie logistiką

Sveiki, tą vietą jau pažįstu per dešimtmetį. Dažnai klientai skambina ir sako: "važiuokite šiandien, reikia viską išvežti". Jei tai tikras biuro perkraustymas į Vokietiją, tai ne taip paprasta kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Darbai prasideda ne tada, kai sunkvežimis atvažiuoja prie jūsų durų su garsia muzika, o daug anksčiau, kai dar tik renkate popierius ir galvojate apie grafikus. Aš pervežinėjau jau viską – nuo mažų "garage" start-upų iki didelių korporacijų, ir visada tas pats scenerijus. Reikia suprasti, kad laikas – tai pinigai, o čia Vokietija, ten tvarka reikalinga, nors kartais aš ir pats stengiuosi būti lankstus, bet vairuotojai to nemėgsta.

Pasiruošimas ir planavimas (arba kodėl visada skubama?)

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti perkraustymą?

Idealiai turėtumėte pradėti bent mėnesį iki, o jei kalbame apie didelius biurus, tai dar anksčiau. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tas pats kas kaimyno perkėlimas kitą gatvę. Reikia suderinti grafikus, parengti dokumentus, o tai užtrunka. Žmonės visada delsia kol paskutinę dieną pamato, kad sienelės lieka be stalų, tada prasideda panika ir skambinės naktį. Geriau pradėti anksti, išvengsite streso ir permokėjimo už skubą.

Ar galima susitvarkyti per savaitę?

Teoriškai taip, praktiškai – tai bus košmaras. Jei turite tik kelis stalus ir kompiuterius, tai įmanoma, bet jei jau kalbame apie pilną įrangą, serverius, archyvus, tai savaitė yra per trumpas laikotarpis. Vokietijoje muitinės arba specifiniai leidimai gali užtrukti. Buvau atvejų, kai visa operacija užtruko dvi savaites vien dėl to, kad trūko vieno parašo ant dokumento. Taigi, savaitė – tai rizika, kurios aš asmeniškai nebūčia norėjęs imtis.

Kas nutinka, jei vėluojame su sprendimu?

Tada kaina šuoliais aukštyn. Jei skambinate sekmadienį ir norite važiuoti antradienį, turėsite mokėti už "skubos paslaugas" arba ieškoti tiekėjo, kuris tiesiog nieko neturi darbo. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi savo sezonus, o jei tenkinatės paskutine minute, galiite gauti vairuotoją be patirties, kuris tiesiog numes daiktus ant kelio. Geriau pasirūpinkite laiku.

Ar reikia inventorizacijos sąrašo?

Absoliučiai taip, ir tai nėra pasirinkimas. Be sąrašo niekur neišvažiuosite per sieną, o jei dingsta kažkas brangaus, nebus į ką remtis. Rašykite viską: kiek stalų, kompiuterių, net tuos dėkliukų užklopus. Aš matau daugybę situacijų, klientai sako "ką ten sąrašinti, ir taip matysim", o paskui vairuotojas griežtai pareikalauja dokumentų, nes muitinėje Vokietijoje jie nekoketuos. Geriau praleisti valandą rašant, nei dieną ieškant dingusio kompiuterio.

Ką daryti su IT įranga, ji reikalauja ypatingo dėmesio?

IT įranga tai yra atskira istorija. Jūs negalite tiesiog mesti serverių į pilną dėžę kartu su kava ir sausainiais. Reikia išjungti, pažymėti laidus, padaryti nuotraukas, kad vėliau supratumėte kur kas įjungiamas. Biuro perkraustymas į Vokietiją be IT specialisto palydovos yra labai pavojingas jūsų duomenims. Vieną kartą maža firma numetė visus "hard diskus" į vieną dėžę be apsaugos, pamiršau paklausti kaip jie vėliau atkūrė tuos duomenis, tačiau veidai buvo labai nuliūdę.

Dėžės, daiktai ir darbuotojai (kas kas daro?)

Kas tie dėžės? Ar jus duodate?

Taip, mes duodame standartines dėžes, bet jų reikia užsakyti iš anksto. Negalima atėti ryte ir tikėtis, kad sandėlyje laukia 500 dėžių su jūsų vardu. Darbuotojai turi susirinkti daiktus, o tai užtrunka. Jei jūsų komanda nedirba, vairuotojai gali laukti ir jums tai teks sumokėti. Užsakykite dėžes savaitę prieš, kad žmonės turėtų laiko susirinkti asmeninius daiktus.

Ar darbuotojai tali patys supakuoti savo daiktus?

Žinoma, kas kita jų gali padaryti? Jie geriausiai žino kas yra jų staluje. Rekomenduoju pasakyti jiems, kad viską sudėtų į dėžes ir uždarytų juos. Biuro perkraustymas į Vokietiją tampa brangus, jei mūsų krovikai turi susirinkti pamišiusius popierius ar pažymėti pieštukus. Darbuotojų dėka procesas greitesnis, tiesiog duokite jiems aiškias instrukcijas, kad nedėtų skysčių.

Ką daryti su sluptais dokumentais?

Vežkite juos patys, jeigu įmanoma. Nerekomenduoju krauti į bendrą sunkvežimį sutartų, asmeninių duomenų ar pinigų. Pervežimo metu sunkvežimis gali stovėti neapsaugotas, o paskui atsiprašinėjimai nepadės. Yra daug istorijų, kai dingsta svarbūs failai, o tada joki draudimas nebus padės, jei jūs pats nepagabenote to saugiai. Geriau pasilikite pas save lagamine.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina, bent jau numeriu ir kam priklauso. Nerašius "Vadyba" ar "Apskaita", vėliau naujame biure Vokietijoje pradėsis chaosas ieškant kur dingo spaudiniai. Biuro perkraustymas į Vokietiją baigiasi tada, kai paskutinė dėžė atsiduria vietoje, o ne tada kai sunkvežimis išvažiuoja. Nenaudokite tik "Juoda" spalvos marke­rių, imkite ryškius, kad matytųsi iš toli.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Nuvežkite į sąvartyną prieš važiuojant mes. Mes nesame šiukšlių auto ir negalime vežti jūsų senų sulaužytų kėdžių ir kavos puodukų be papildomo mokesčio. Vokietijoje šiukšlių išvežimo taisyklės griežtos, tai gali užtrukti ir kainuoti. Susitvarkykite biurą, palikite tik tai, ką reikia vežti, taip sutaupysite laiko ir pinigų.

Kelionė, vairuotojai ir Vokietijos realijos

Kiek laiko trunka kelionė į Vokietiją?

Paprastai tai trunka vieną iki dviejų dienų, priklausomai nuo to kur važiuojate. į Berlyną ar Miuncheną skirtingas atstumas. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tik važiavimas, tai dar ir iškrovimas, kuris gali užtrukti ilgiau nei planavote dėl didelių aukštų ar siaurų laiptų. Neskubėkite, gera kokybė reikalauja laiko.

Ar sunkvežimis gali važiuoti bet kuriuo paros metu?

Vokietijoje yra naktinio poilsių apribojimai sunkvežimiams, taigi ne. Jei norite atvykti naktį, reikia iš anksto gauti leidimą, o tai kainuoja. Dažniausiai vairuotojai važiuoja dieną, kad išvengtų baudų. Geriau susiderinti su darbuotojais, kad jie laukia ryte, nei rizikuoti su muitinės arba policijos problemomis.

Kas dėl parkavimo mieste?

Tai viena didžiausių bėdų. Vokietijoje vietų nėra, o jei sustosite ne ten, gausite baudą, kurią mokėsite jūs. Reikia iš anksto susirasti vietą arba gauti leidimą užimti vietą gatvėje. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja, kad klientas (arba jo brokerius) pasirūpintų šitais dalykais. Aš galiu tik numatyti laiką, bet jei vietos nėra, mes stovėsime ir laukime.

Ar galima iškrauti sekmadienį?

Galima, bet už tai reikia papildomai sumokėti. Vokietai mėgsta savo poilsį, ir darbuotojai taip pat. Jei norite, kad jūsų biuras būtų paruoštas pirmadienio rytoui, reikės susimokėti už viršvalandžius. Vertinkite ar tai tikrai taip būtina, ar galite pradėti dirbti antradienį.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Turi būti bent pagrindai, bet ne visada. Dažniausiai mūsų vairuotojai kalba angliškai arba rusiškai, tai su vokiečiais susitinka palyginti lengvai. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali sukelti nesusipratimų, jei vietinis prižiūrėtojas kalba tik dialektu. Tačiau per daug metų išmokome susitarti rankomis ir kojomis, tai problema retai.

Muitinė, dokumentai ir įstatymai

Ar reikia eiti per muitinę?

Jei tai tik perkėlimas tarp savo padalinių (intra-community supply), tai taip, reikia pateikti deklaracijas, o jei tai paprastas perkraustymas, tai turi būti nurodyta eksporto ir importo procedūros. Be Muitinės sandėlio (TIR) knygos gali būti problemų. Biuro perkraustymas į Vokietiją be teisingų dokumentų gali baigtis sunkvežimio sulaikymu sienoje. Nerašykite "dovana" ant dėžių, tai sukelia įtarimų.

Kas dėl alkoholio tabako? Jis ne uždraustas?

Jei jūsų biure buvo sandėlys su alkoholiu renginiams, tai reikia specialių leidimų ir akcizų mokėjimo. Negalima tiesiog taip "pavogti" butelį per sieną be mokesčių. Vokietija tuo labai griežta. Geriau juos išgerti arba parduoti čia, o ne bandyti vežti su perkraustymu, nes baudos gali būti didesnės nei vertė.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Labai padėtų, jei inventoriaus sąrašas būtų bent angliškai. Muitininkai Vokietijoje gali būti nenukrypę nuo taisyklių ir jei nemato suprantamo aprašymo, gali pradėti aiškintis kas kas yra. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra greitesnis, kai dokumentai tvarkingi. Nereikia versti viso, bet pavadinimų vertimas praverčia.

O jei dingsta dėžė kelyje? Kas tada?

Reikia susisiekti su mumis iš karto. Mes turime draudimą, tačiau jis neapima visko (pvz. juvelyrinių dirbinių ar pinigų). Jei dėžė buvo įrašyta į sąrašą, mes pradedame ieškoti. Kartais ji tiesiog nukrito gale sunkvežimio arba buvo pamesta. Nusimsta, kai žmogus sužino, kad dingę jo darbo kompiuteris, todėl viską tikriname du kartus.

Ką daryti su šiukšlėmis išpakavus?

Nuvežti į artimiausią konteinerį. Mes ne turime šiukšlių išvežimo licencijos Vokietijoje. Dažnai klientai mano, kad mes palysims viską ir išvešime, bet ne, mūsų darbas yra pristatyti. Susitarkite su valdytoju dėl šiukšlių konteinerio, kitaip gali tekti juos vežti su savim atgal (nors tai būtų kvaila).

Kainos, problemos ir neidealios situacijos

Nuo ko priklauso galutinė kaina?

Pirmiausia nuo tūrio (kubo metrais) ir atstumo. Taip pat darbuotojų skaičiaus abiejuose galuose. Biuro perkraustymas į Vokietiją brangesnis negu vidaus, nes ten kuro kainos ir mokesčiai didesni. Jei reikia iškrauti per daug aukštų be lifto, taip pat mokama daugiau. Kainą sužinote tik apžiūrėjus objektą, telefonu sunku pasakyti tiksliai.

Ar galima pasakyti, kad prasideda rytoj?

Tik jei turite daug pinigų ir laisvų mašinų, o to dažnai nebūna. Aš galiu sujungti jūsų siuntą su kitu krovininiu (partija), tai pigiau, bet lėčiau. Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai logistika, ne taksi. Reikia planuoti.

Kas, jei biuro baldai neįeina į liftą?

Tada kėlime. Tai yra reali problema, su kuria susiduriame dažnai. Buvo atvejis kažkur Frankfurte, kai klientas nenumatė, kad jų didelė konferencijos stalas neįeina pro lifto duris. Teko išmontuoti stalą ir nešti per laiptus 4 aukštus. Tai užtruko 4 valandas. Matuokit viskas iš anksto!

Ar draudimas įeina į kainą?

Draudimas yra papildomas pasirinkimas, bet labai rekomenduojamas. Įprasta kaina yra tik už transportą. Jei staiga vairuotojas užkabins švedų stalą į duris, be draudimo turėsite mokėti iš savo kišo. Nemanau, kad norite rizikuoti brangia įranga.

Kaip atpažinti blogą pervežėją?

Jei jis neklausia apie dėžių kiekį arba sako "nėra problemos" be jokios apžiūros, bėkite. Gera firma visada klauso ir pateikia sąrašą. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti suplanuotas. Taip pat, jei kaina per žema (pvz. 500 eurų už visą biurą), tai jūsų daiktus gali tiesiog pavogti arba išmesti.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet jie gali neišgyventi kelionės žiemą, jei sunkvežimis nešildomas. Taip pat reikia fitosanitarinių pasų, jei tai yra daug augalų, o ne viena kaktusas gerojoje žinutėje. Vokietijos pasienio kontrolė gali uždrausti įvežti žemę su augalais. Geriau palikite kolegoms dovanai.

Kas, jei klientas nepasiruošęs mūsų atvykstant?

Tai blogiausia situacija. Tada mūsų vairuotojai ir krovikai stovi ir laukia, o laikas eina. Jums tenka mokėti už laukimą. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti sinchronizuotas. Jei pasakyta 8:00, reikia būti pasiruošusiam 8:00, o ne 9:30 gerti kavą. Nėra nieko blogiau nei gaištas laikas.

Ar reikia valyti seną biurą prieš išvežimą?

Sąžiningai kalbant, geriau taip ir padaryti. Naujas savininkas arba nuomininkas to tikisi. Mes nevalome, mes only pervežame. Palikite švariai, kad nebūtų pykčių dėl depozito. Vokietiai yra labai disciplinuoti dėl tvarkos, tai neprovokuokite problemų.

Ką daryti su raktais nuo senų baldų?

Juos palikite ant vieno stalo arba perduokite atsakingam asmeniui. Nebenaudojamų spintų raktų mums nereikia, o jūsų naujame biure jie tik truks. Biuro perkraustymas į Vokietiją taip pat reiškia "atsikratymą" nereikalingų daiktų.

Išvados

Trumpai sakant, biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ne viena diena ir ne vienas žmogaus darbas. Pradėkite planuoti dabar, o ne kai vairuotojas jau prie durų pasibeldžia. Pasirūpinkite dėžėmis, dokumentais ir aiškiomis instrukcijomis darbuotojams. Jei viską padarysite protingai, tai bus lyg ir paprasta, tačiau po gaubtu visada yra daug nežinomųjų. Sekmės ir tegul būna be nesklandumų kelyje!