Kada geriausia planuoti biuro perkraustymo procesą į Vokietiją: praktinis vadovas nuo veterano

Sveiki, sėdžiu čia prie kompiuterio ir galvoju, kiek kartų per šiuos dvidešimt penkerius metus esu girdėjęs tą patį klausimą: „Kada reikia pradėti galvoti apie biuro perkraustymą į Vokietiją?“ Žodis „reikia“ čia tikriausiai per daip minkštas. Tiesą sakant, jums reikėtų pradėti galvoti apie tai jau vakar. Vokietija ne Lietuva, čia tvarka – tai religija, o ne pasirinkimas. Jei planuojate biuro perkraustymą į Vokietiją, paprasčiausiai negalite laukti, kol paskutinę dieną išsiųsite dėžutes. Aš matęs viską: nuo idealiai suskaičiuotų projektuose iki tų, kai vairuotojas stovi prie sienos ir negali patekti į kiemą, nes nebuvo gautas leidimas. Čia ne tiesiog krovinių pervežimas, tai tikras operatyvinis menas, kur klaida kainuoja nervus ir tūkstančius eurų. Taigi, kada tiksliai? Skubėkite skaityti, kol vėlu.

Pagrindiniai klausimai apie laiką ir planavimą

Kiek iš anksto reikia pradėti planuoti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Nebijokite, aš nekalbu apie metus ankstesnį planavimą, nors ir tokių atvejų buvo. Idealus laikas – mažiausiai trys, o geriau keturi mėnesiai. Kodėl? Nes biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja ne tik sunkvežimio, bet ir vietos („Lagerplatz“) rezervavimo, o Vokietijoje biūro vietų trūksta kaip duonos badmetais. Turite susitarti dėl lifto, įėjimo, o jei ten yra „Sperrzeit“ – draudžiamas laikas – tai viskas, sėdėsite lauke ir laikysitės. Vienas klientas Vilniuje manęs paklausė savaitę prieš išvykimą, ar spėsime. Atsakymas buvo „ne“, bet jis vis tiek bandė. Galime tikspėti, kaip baigėsi.

Ar įmanoma viską susitvarkyti per mėnesį?

Teoriškai – taip, jei Jums patinka gyventi ant kranto ir aštrinti nervus. Praktiškai – tai naktis be miego. Jei jums tenka kelti tik kelis stalus ir kompiuterius, mėnuo gali užtekti. Bet jei tai pilnas biuro perkraustymas į Vokietiją su serveriais, seifais ir šimtais dėžių, tai per mėnesį spėsite tik rasti pervežėją, kuris pasakys „pabandykime“, o paskui paims dvigubą kainą dėl skubos. Vokietijos įmonės (ne tik pervežėjai, bet ir brokeriai) dirba lėtai, jie mėgsta planuoti. Skubėjimas čia laikomas neprofesionalumu.

Kokiomis dienomis geriausiai vykdyti perkraustymą?

Penktadienis? Ne, niekada nepenktadienį. Vokietijoje sekmadienis poilsio, o šeštadienis daug kur nebegalima dirbti arba tai super brangu. Geriausia – trečiadienis arba ketvirtadienis. Tada, jei sunkvežimis užstringa kelio darbuose (kas Vokietijoje nutinka dažnai), turite laiko atsitraukti iki pirmadienio. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi baigtis darbo laiku, kad kitą dieną žmonės galėtų dirbti. Vieną kartą dėl to, kad vėlavome penktadienį, klientas neteko svarbaus susitikimo, nes kompiuteriai stovėjo koridoriuje.

Ar verta planuoti perkraustymą atostogų metu?

Atostogos – tai dviejų ašmenų kalvis. Vienur – tuščios gatvės, kitur – uždarytos muitinės ar sandėliai. Vokietijoje dauguma valstybinių švenčių yra federacinės, t. y. vienoje žemėje šventė, kitoje – darbas. Bet biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja, kad ir gavėjas, ir siuntėjas būtų pasiruošę. Geriausia pasirinkti laiką, kai jūsų darbuotojai ir taip nedirbs, pvz., tarp Kalėdų ir Naujųjų metų, tačiau rizikuojate, kad vairuotojai norės namo. Žiemos padangos čia privalomos, o tai gali padidinti sąskaitą.

Kada reikia rezervuoti sunkvežimį?

Ką greičiau, tuo geriau. Sunkvežimių stoka yra realus dalykas, ypač jei reikia spec technikos su „Ladebordwand“ (pakeliamu šonu). Jei biuro perkraustymas į Vokietiją numatomas vasarą, rezervuokite transportą jau pavasarį. Nesenai buvo atvejis, kai klientas laukė savaitę, nes niekas neturėjo laisvo 3,5 tonos sunkvežimio su liftu. Tokios detalės ten svarbiausios, nes be lifto jums teks nešti rankomis, o tai brangiau ir lėčiau.

Ar reikia derinti laiką su sandėliu Vokietijoje?

Absoliučiai taip. Negalima tiesiog atvažiuoti ir sakyti „esu čia“. Vokietijos sandėlininkai yra griežti. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją baigiasi 16:00, o sandėlis užsidaro 16:30, turite tik pusę valandos iškrauti. Jei vėluojate, sunkvežimis privalo važiuoti į stovėjimo aikštelę, o tai kainuoja apie 150 eurų už naktį. Žinau, tai skamba kvailai, bet taisyklės yra taisyklės.

Dokumentai, muitinė ir biurokratija

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Sąrašas ilgas. Inventoriaus sąrašas (Packing List) būtinai vokiškai arba angliškai. CMR kvitas, kuris turi būti tikslus. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta ne tarp ES šalių (o dabar ES viskas, bet dokumentai vis tiek svarbūs), reikės Ex1 arba T1 dokumentų, nors dabar dažniau kalbame apie vidinę prekybą. Bet jei daiktai ateina iš trečiosios šalies, pavyzdžiui, JAV ar Jungtinės Karalystės, tai čia jau kita istorija su muitinės deklaravimu.

Ar reikia mokėti PVM?

Čia dažnai painiojama. Jei pervežate savo įmonės turtą iš vienos ES šalies į kitą ir turite PVM mokėtojo kodus, tai dažniausiai taikoma 0% PVM tarifas (vidinės įsigijimo prekės). Bet biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti tinkamai užfiksuotas jūsų apskaitoje. Jei dokumentai blogai, vokiečių finansinė policija („Finanzamt“) gali labai nudžiugti. Vienas klientas Ignalinoje praleido PVM mokėjimą, o Vokietijoje teko mokėti baudas.

Kas daryti, jei trūksta originalių pirkimą dokumentų?

Tai problema. Vokiečiai mėgsta įrodymus. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją apima senus kompiuterius, kurių sąskaitų jau neberandate, gali kilti įtarimų dėl juodosios rinkos arba pavogto turto. Stengkitės turėti bent apytikslę dokumentaciją. Jei ne, reikės rašyti paaiškinamąjį raštą, o tai vėl laikas ir nervai. Aš asmeniškai visada raginu klientus daryti nuotraukas prieš pakrovimą.

Ar reikia notaro patvirtinimo?

Retai, kai biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja notaro. Tai būtina tik tada, jei pervežate ypatingai vertingus daiktus, pvz., brangų meną ar didelius pinigų sumas (kas draudžiama), arba jei įmonės struktūra keičiasi ir turtas pereina kitai juridiniam asmeniui. Tiesioginis perkėlimas paprastai vyksta pagal sutartį tarp įmonių.

Kaip sužinoti, ar daiktai nebuvo pavogti?

Niekaip. Mes ne esame policija. Bet jei biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta su pasitikėjimu, tarkim, pervežate įrangą iš bankrotavusios įmonės, reikia būti labai atidžiam. Vokiečių policija gali sustabdyti sunkvežimį ir tikrinti serijinius numerius. Patariu visada turėti serijinių numerių sąrašą, tai sutaupo daug laiko patikrinimo metu.

Ar sunku gauti leidimus dideliems sunkvežimiams mieste?

Labai sunku. Miunchene, Berlyne, Frankfurte – visur yra „Umweltzone“ (ekologinės zonos). Jei jūsų biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta senesniu sunkvežimių, kuris neturi atitinkamos žalios kortelės, jūs tiesiog nevažiuosite. Be to, reikia specialių leidimų („Sondererlaubnis“) važiuoti tam tikromis gatvėmis arba stovėti tam tikrose vietose. Tai reikia tvarkyti savaitėmis iš anksto.

Technika, baldai ir specifiniai daiktai

Kaip pervežti serverius?

Tai pati jautriausia biuro perkraustymo į Vokietiją dalis. Serveriai negali būti gulti kaip bulvės. Reikia specialių dėžių („Server racks“), amortizacijos, o svarbiausia – duomenų backup. Aš mačiau, kaip viena įmonė neteko visų duomenų ne todėl, kad serveris sužlugo, o todėl, kad diskai pasisuko į šoną per staigų stabdymą. Niekada nepasitikėkite „man bus gerai“.

Ar pervežėjai išmontuos ir sumontuos baldus?

Priklauso nuo sutarties. Standartinis biuro perkraustymas į Vokietiją įtraukia išmontavimą ir montavimą, jei tai nenumatyta kitaip. Bet vokiečiai dažnai nori padaryti tai patys, kad tiksliau žinotų, kur kas stovi. Jei reikalaujate, kad mūsų komanda viską padarytų, tai užsirašykite. Vienas kartą teko išmontuoti labai sudėtingą sistemą, kurią vėliau nepavyko surinkti be inžinieriaus brėžinių. Buvo nemalonu.

Kas su augalais ir kava?

Augalai – tai fitosanitarinė kontrolė. Nors ES viduje ribojimai mažesni, vis tiek turi būti tikrinama, ar nėra kenkėjų. Kavos aparatai reikalauja išvalymo. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją apima didelę virtuvę, vandens nuotėvio ir elektros prijungimas yra jūsų (arba nuomininko Vokietijoje) reikalas, ne mūsų. Mes padėsime patraukti, bet pajungiam – ne.

Kaip elgtis su pavojingais atliekomis (tusčiais toneriais)?

Jų negalima tiesiog mesti į dėžę. Tai pavojingos atliekos (Gefahrgut). Biuro perkraustymas į Vokietiją turi vykti pagal ADR taisykles. Jei vairuotojas bus sustabdytas ir rasti tusiniai be etikečių, bauda bus didelė, o sunkvežimis gali būti areštuotas. Geriau juos išmesti čia, Lietuvoje, pagal tvarką.

Ar saugu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai rizikinga. Jei darbuotojas padės savo piniginę į stalčių, o ji dingsta, kaltės ieškos ne pervežėjas. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra verslo procesas, ne asmeninis. Patariu drausti darbuotojus vežti brangius daiktus darbo vietoje. Buvo atvejų, kai dingdavo telefonai, o tada prasidėdavo policijos tyrimai, stabdant visą procesą.

Kaip supakuoti elektroniką?

Originalios dėžės – geriausias pasirinkimas. Jei jų nėra, reikia stambių burbuliukų ir stiprių dėžių. Biuro perkraustymas į Vokietiją keliauja tūkstančius kilometrų, o keliai Vokietijoje, nors ir geri, bet turi savo „gumbų“. Negalima dėti monitoriaus ant monitoriaus be tarpinės.

Kainos, draudimas ir nelaimingi atsitikimai

Nuo ko priklauso kaina?

Nuo tūkio (kubinių metrų), atstumo, prieigos prie objekto ir darbo valandų. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra fiksuotas produktas. Jei reikia nešti daiktus 4 aukštų be lifto, kainos dvigubėja. Taip pat vaidina vaidmenį degalų kaina ir mokesčiai už užtvarą (Maut) Vokietijoje. Skaičiuokite maždaug nuo 1,5 iki 3 eurų už km be PVM, plus krovinio įkėlimas/iškėlimas.

Ar įeina draudimas į kainą?

Paprastai įeina pagal nutartą vertę (CMR draudimas), bet jis labai mažas – apie 8,33 SDR už kg. Tai reiškia, jei biuro perkraustymas į Vokietiją metu dingsta 1000 kg svarbių dokumentų, gausite labai nedaug pinigų. Būtina sudaryti papildomą draudimą („All-Risk“) visai siuntai. Aš visada stengiuosi tai paaiškinti, bet klientai dažnai sako „ai, nereikia, mums pasiseks“. Ir tada... žinote, kas nutinka.

Kas nutinka, jei padaroma žala?

Greičiausiai turėsite mokėti. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją metu pervežėjas užplėšia duris ar nulaužia rankeną, draudimo kompanija išmoka (jei turite draudimą), bet jums teks daryti eksperizą. Vokietijoje ekspertizos kainos astronomiškos. Vieną kartą klientas sumokėjo už ekspertizą daugiau nei už tai durį.

Ar galima apsimokėti už biuro perkraustymą į Vokietiją?

Priklauso nuo jūsų apskaitos politikos. Tai yra įmonės išlaidos. Jei perkeliate biurą dėl plėtros, tai gali būti kapitalizuojama. Bet aš nebuhalteris, pasikalbėkite su savo accountant'u. Žinau tik tiek, kad mums mokėti reikia iš anksto (50% avansas), likutį – atvykus.

Kodėl kai kurios kompanijos pigesnės?

Nes joms nėra ko prarasti. Pigios kompanijos dažnai neturi tinkamų sunkvežimių, neturi draudimo, o darbuotojai dirba „juodai“. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją kainos per mažai, tai pirmasis signalas, kad kažką čia negerai. Aš mačiau, kaip tokių firmų vairuotojai tiesiog išmesdavo daiktus kieme ir važiuodavo toliau.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda?

Tai katastrofa, bet ji pasitaiko. Turime turėti planą B – kitą sunkvežimį. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją sustoja Autobane, reikia skubiai organizuoti perkrovą. Tai gali užtrukti dieną. Geriausiai, jei įmonė turi pagalbinį automobilį arba partnerių tinklą vietovėje. Mes stengiamės turėti kontaktus visur.

Vokietijos specifika ir kultūriniai niuansai

Ar vokiečiai draugiški pervežėjams?

Jie yra draugiški tik tada, kai viskas vyksta pagal taisykles. Jei atvykstate 5 minučių vėlai, jie jau rūpinasi, kaip pateikti skųstis. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja punktualumo, kaip niekas kitas. Jie mėgsta, kai viskas švaru, tvarki ir kai vairuotojas kalba bent šiek tiek vokiškai arba angliškai.

Ar reikia duoti arbatpinigių („Trinkgeld“)?

Oficialiai – ne. Neoficialiai – tai padeda daiktams judėti greičiau, ypač jei kalbame apie didžiųjų miestų sandėlius ar apsaugą. Kai kuriems vokiečiams „Trinkgeld“ yra tabu, kitiems – būtinybė. Aš niekada neduodu pirmas, bet jei jie patys sužaidžia akį, aš neatsisakau. (Nesakykite niekam, kad aš tai parašiau).

Kaip elgtis su šiukšlėmis po išpakavimo?

Jūs turite jas išvežti. Biuro perkraustymas į Vokietiją neapima šiukšlių išvežimo, nebent tai sudaryta atskirai. Vokietijoje šiukšlių išvežimas („Müllabfuhr“) yra labai griežtai reglamentuotas. Negalima tiesiog mesti viską į vieną konteinerį. Skirtingos medžiagos eina į skirtingas dėžes (plastikas, popierius, liekanos).

Ar tikrai reikia valyti biurą prieš išvykstant iš Lietuvos?

Taip, tai būtų gražu. Nors techninių reikalavimų nėra, bet jei paliksite purvą, Lietuvos nuomotojas gali reikalauti pinigų. O jei biuro perkraustymas į Vokietiją apima ir senų baldų išvežimą, tai tikrai užtikrinkite, kad kas nors juos išveža. Aš mačiau biurus, kur atrojo kaip po bombos smūgio.

Ar saugu palikti dėžes sandėlyje Vokietijoje ilgam?

Geriau nepalikti nieko ilgam, jei nėra saugumo sistemos. Vokietija saugi, bet vagystės įvyksta. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją yra dalinis, o likusią dalį palikite sandėlyje be saugumo, gali pradingsti brangiausia įranga. Užsirašykite sandėlio inventorizaciją kiekvieną kartą įeinant ir išeinant.

Ar verta kviesti vadybininką į vietą Vokietijoje?

Absoliučiai taip. Aš pats važiuoju patikrinti, kai įmanoma. Nuotraukos meluoja. Kartais atrodo, kad sunkvežimis įvažiuos, o ten yra žemės paviršiaus nelygumas arba aukštas bordiūras, kurio nematyti nuotraukoje. Biuro perkraustymas į Vokietiją prasideda ne nuo pakrovimo Lietuvoje, o nuo vietos apžiūros ten.

Ką daryti, jei vokiečiai nepriima krovinio?

Tai baisiausia scenarija. Reikia turėti adresą, kur galima laikinai padėti daiktus (pvz., mūsų partnerio sandėlis). Jei biuro perkraustymas į Vokietiją nutrūksta šioje vietoje, prasideda stovėjimo mokesčiai. Todėl visada turiu planą C – laikiną sandėliavimą Frankfurte ar Hamburge.

Ar reikia mokėti už vietą gatvėje?

Dažniausiai ne, jei tai tiesiog iškrovimas. Bet jei reikia užimti vietą ilgiau nei 30 minučių arba blokuoti eismo juostą, reikia gauti leidimą ir kartais sumokėti. Mieste tai būna brangu. Geriau susitarti dėl vidinio kiemo.

Ar galima pervežti maistą iš biuro virtuvės?

Taip, jei tai uždarytos, negendančios prekės. Bet jei ten yra šaldytuvas su maistu, tai bėda. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra maisto prekių pervežimas. Geriau išdalinti darbuotojams arba išmesti prieš išvykstant. Šaldytuvo durys reikia palikti atidarytas, kad neužsirūgstantų (kaip buvo vieną kartą, ugnis).

Ką daryti su raktais?

Jūs juos perduodate atsakingam asmeniui Vokietijoje. Nerekomenduoju siųsti raktų paštu kartu su krovininiu. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta su mumis, mes asmeniškai perduodame raktus. Tai mažina riziką, kad kas nors „pasiims“ biurą iš jūsų.

Ar reikia išjungti priešgaisrinę sistemą?

Gera mintis. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta su dulkių kėlimu, sensoriai gali suveikti. Vienas kartą iškvietėme ugniagesius dėl dulkių, tai buvo nepatogu. Geriau iš anksto įspėti pastato administraciją arba laikinai išjungti zoninius daviklius.

Kodėl taip svarbu pasirinkti patikimą partnerį?

Nes jūsų verslas priklauso nuo to. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tik fizinis judėjimas, tai rizikos valdymas. Pasirinkę pigųjį, rizikuojate likti be kompiuterių pirma dieną naujame biure. Aš galiu pasakyti viena – geriau sumokėti daugiau už ramybę, nei taupyti ir vėliau verkti prie tuščių stalų Berlyne.

Išvada

Galiausiai, viskas susideda ne iš kainos, o iš pasitikėjimo. Planuokite biuro perkraustymą į Vokietiją kaip karinę operaciją: turite žinoti, kur, kada ir kaip. Nenaudokite atsitiktinių vairuotojų iš skelbimų. Rinkitės tuos, kurie žino, kas yra CMR, kas yra „Sperrzeit“ ir kodėl vokiškas tvarka svarbiau už jūsų skubą. Sėkmės versle, ir jei kils klausimų – skambinkite, aš visada galiu papasakoti, kaip nenukirsti kojos su muitinės pareigūnu.