Ką sudaro logistikos procesas perkraustant biurą į Vokietiją: praktinis vadovas

Sveiki, dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir matau vienus ir tuos pačius dalykus. Klientai visada klausia apie tai patį, ypač kai kalba eina apie kaimynus. Ką sudaro logistikos procesas perkraustant biurą į Vokietiją, nėra joks mokslas, bet gali tapti košmaru, jei nieko neplanuojate. Viskas prasideda ne nuo pakavimo, o nuo galvos, o baigiasi, kai paskutinis dėžė atsiduria vietoje. Rašysiu tiesiai, kaip yra, be jokių gražių paveikslėlių iš katalogų.

Pradiniai žingsniai ir planavimas

Ar tikrai reikia važiuoti į vietą matuotis?

Žmonės man dažnai klausia, ar aš važiuoju matuotis. Sakyčiau taip, jei norite išvengti skandalo. Vieną kartą važiavome į Miuncheną, o ten liftas neveikė, ir teko nešti kompiuterius per keturus aukštus peščias. Tai nėra privaloma, jei tiksliai žinote, kiek turite daiktų, bet patariu tai padaryti. Vokietijoje didelių biurų įėjai dažnai yra siauri, ir ten netilpas standartinis krovininis automobilis, todėl reikia žinoti, ką sudaro logistikos procesas perkraustant biurą į Vokietiją jūsų konkrečiu atveju.

Kiek laiko užtrunka visa organizacija?

Tai priklauso nuo to, kiek greitai jūs sugebate susitarti dėl detales. Paprastai reikia savaitės-dviejų, kad susirastume laisvą mašiną ir vairuotoją. Jei skubate, tai viskas įmanoma per tris dienas, bet tai kainuos brangiau. Geriau nedarykite spaudimo paskutinę minutę, nes vairuotojai turi poilsio režimus, kurių negalima laužyti.

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams?

Žinoma, nenaudokite paprastų kartoninių dėžių iš parduotuvės serveriams. Tiesiog užsisakykite specialias "softshell" dėžes arba medines dėžes su putomis. Buvo atvejis, kai klientas padėjo brangų serverį į seną buitinės technikos dėžę, ir, žinoma, jis atvyko sulaužytas. Geriau investuoti šimtą eurų į pakavimą nei vėliau verkti dėl tūkstančių.

Kas dėl to, kad darbuotojai neturi susirinkti vienu metu?

Tai didžiausia problema. Vienas ateina 8:00, kitas 10:00, o trečias visai neateina, nes pamiršo. Reikia nustatyti griežtą laiką ir pranešti visiems. Jei vairuotojas laukia valandą, jis pradeda nerimti, o laukimo laikas dažnai yra mokamas. Nustatykite vieną "zero hour" visiems.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia tur�ti sienoje?

Būtinai turite turėti krovininę prekių deklaraciją CMR ir sandorio (sutarties) kopiją. Jei reikia, tai dar ir T1 dokumentą, bet jį dažniausiai tvarko logistas. Vokietijos policija gali sustabdyti ir patikrinti, ar tikrai vežate tai, kas parašyta CMR. Jei nėra dokumentų, gali būti didelė bauda.

Ar reikia mokėti PVM perkeliant įrangą?

Čia viskas priklauso nuo to, ar jūsų įmonė yra PVM mokėtoja. Jei taip, tai tai yra vidinis įmonės turtas, kurio perkelimas nėra apmokestinamas (vietoj to reikalingas Vokietijos PVM mokėtojo identifikacinis numeris). Jei ne... tai gali būti komplikuota. Aš ne teisininkas, todėl patariu pasiklaustyti buhalterio, nebent norite problemų su Vokietijos finansų departamentu (Finanzamt).

Kas su vairuotojais – ar jiems reikia specialių leidimų?

Tiesiog reikia galiojančio vairuotojo pažymėjimo ir tam tikrų dokumentų, jei važiuojama krovininiu automobiliu. Jei svoris viršija 3.5 tonas, tai reikia ir darbo laiko kontrolės tachografo. Vokietijoje labai griežtai tikrina, ar vairuotojai nedirba per ilgai. Neseniai girdėjau, kad vienai firmai baudą uždėjo už tai, kad vairuotojai "užmiršo" atsipalaiduoti.

Ar reikia deklaruoti elektroninę techniką?

Jei tai yra naudojama įranga, ne prekybai, tai dažniausiai ne. Bet kai kuriuos dalykus, pvz., duomenų saugojimo serverius su ypatinga šifravimo technika, gali tekti deklaruoti. Geriau turėti inventorinį sąrašą su serijiniais numeriais. Tai taupo laiką muitinėje.

Ką daryti, jei dokumentuose įrašyta neteisinga vertė?

Nebandykite meluoti. Muitinės tarnybos turi savo duomenų bazes. Jei rašote, kad senas monitorius kainuoja 5 eurus, o rinka rodo 200 eurų, jums gali būti paskirta fiksuota bauda. Rašykite realią vertę, pagal kurią galima būtų nupirkti panašų naudotą daiktą.

Krovinio apsauga ir techniniai dalykai

Ar saugu duoti raktus vairuotojui?

Tik jei jūsų patikite jam 100 proc. Aš asmeniškai niekada neleidžiu savo vairuotojams tiesiog vežti raktų kišenėje be pridėtinės atsakomybės. Geriau, jei biuro atstovas lydi mašiną arba raktai yra saugiai paslėpti brangioje dėžėje, kurios niekas neatsidarys be pjūklo.

Kaip apsaugoti baldus nuo pažeidimų?

Naudokite pleistėlius, foliją ir kampinius apsaugos. Vieną kartą turėjome klientą, kuris pasakė, kad baldai "seni", todėl nereikia jų gulti. Rezultatas – atvyko trys sulaužytos lentynos. Net jei baldai seni, apsauga privaloma, nes vairuotojas neatsakingas už jūsų blogą įrangą (išskyrus atvejus, kai jis pats važiuoja kaip beprotnis).

Ką daryti su pavojingais krovinais?

Jei turite spausdintuvo kasetes su toneriu arba cheminius skysčius valymo kambariui, tai turi būti pažymėta kaip pavojingas krovinys (ADR). Negalima jų tiesiog užmesti į kambarį ant viršaus. Vokietijos keliuose už tai gali skirti milžiniškas baudas.

Ar galima krauti drėgną orą?

Galima, bet tik jei įranga yra hermetiškai uždaryta. Jei dėžės yra paprastos, o lietus lyja, tai viskas bus sugadinta. Vairuotojai dažnai atsisako krauti, jei matyti, kad pradeda lyti o jis net tentų. Tai ne jo kaltė, kad oras blogas.

Kaip susitvarkyti su smulkiomis detalėmis?

Visus smulkius daiktus (smeigus, pieštukus, telefonų laidus) surašykite į maišelius ir uždarykite. Niekada nemėgaukite dėti smulkmenų tiesiai į stalą arba į dėžę be maišelio, nes atvykus jos bus išpiltos ir jūsų kelnėms bus galas.

Kainodara ir neapykantos (pinigai)

Nuo ko priklauso kaina?

Pagrindiniai dalykai yra atstumas, svoris, krovinio tūris ir tai, kiek reikia vyrų pakrovimui/iškrovimui. Taip pat įeina ir kuro kainos, kurios šiuo metu... na, jūs žinote. Taip pat, jei reikia vežti į Vokietijos gilumą, pvz., į Bavarijos kalnus, tai bus brangiau nei į Berlyną.

Ar kainuoja pirmadienis-penktadienis dienomis?

Dauguma įmonių dirba šiomis dienomis, todėl kaina yra standartinė. Jei norite važiuoti šeštadienį ar sekmadienį, reikės papildomai mokėti už vairuotojo viršvalandžius. Vokietijose darbuotojų teisės yra labai griežtos.

Kas yra "laukimo mokestis"?

Tai tas dalykas, kurį visi nekenčia. Jei vairuotojas atvyksta į vietą ir turi laukti, kol jums patiks susirinkti, laikas skaičiuojamas. Paprastai pirmos 2 valandos gali būti nemokamos (taip sutarta), bet viskas, kas virš to, eina pagal valandinį tarifą.

Ar verta drausti kroviniį?

Manau, kad taip. Ypatingai, jei vežate brangią techniką. Standartinis draudimas (o dažniausiai tai yra CMR draudimas) padengia tik labai mažą sumą, pvz., keliasdešimt centų už kilogramą. Jei serveris kainuoja 5000 eurų ir jis sugenda, be papildomo draudimo gausite tik skrupų.

Ar galima sutaupyti ant pakavimo?

Galite, bet tada turite patys pakuti. Aš matau daugybę atvejų, kai klientai sako, kad "mes patys pakalbėsim", o paskui kviečia mus tą pačią dieną padėti, nes nebeuspėja. Geriau iš karto mokėti už profesionalų pakavimą, nei nerimauti.

Kelionės ir atvykimo niuansai

Ar reikia mokėti už Vokietijos automagistralių mokesčius?

Taip, tai įskaičiuota į mūsų sąskaitą, jei važiuojame sunkvežimiu. Jei važiuojate su savo transportu arba pasirūpinsite savo (tik mašinos iki 3.5t), turėsite nusipirkti vinjetę (Vignette), nors Vokietijoje sunkvežimiams mokama pagal nuvažiuotą atstumą (Toll Collect). Tai ne jūsų galvos skausmas, jei sutartime parašyta "visos išlaidos įskaičiuotos".

Ką daryti, jei mašina sugenda kelyje?

Tai sunkus klausimas. Mes turėjome atvejį, kai pūsė padangą netoli Hanoverio. Reikia skambinti pagalbai, bet tai užtrunka. Nenustokykite vairuotojui, jei jis sako, kad reikia keisti ratą. Tai užtrunka valandą, ir jis negali važiuoti greičiau.

Ar vairuotojas gali padėti su išdėliojimu?

Jei tai sutarta, taip. Bet jis ne yra interjero dizaineris. Jis gali padėti dėžę ant grindų, kur jūs pasakysite. Jei reikia sudėti lentynas ir prijungti kompiuterius, tai jau ne jo darbas (išskyrus atvejus, kai užsakote pilną "white glove" paslaugą).

Kas dėl pietų pertraukos?

Vokietijoje yra griežtos taisyklės. Vairuotojas privalo pailsėti. Jis negali tiesiog užeiti prie degalinės, suvalgyi bandelę ir važiuoti toliau per 15 minučių. Jei jis sako, kad reikia 45 minučių, reiškia, reikia 45 minučių.

Ar galima sekti mašiną realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimo sistemas. Galite pamatyti, kur mašina yra. Bet nenaudokite to, kad skambintumėte kas 30 minučių ir klaustumėte "kur jūs jūs?". Tai trikdo vairuotoją.

Archyvai ir atliekos (ką dažniausiai pamirštama)

Kaip vežti senus dokumentus?

Ar jie jums reikalingi? Jei ne, išsiųskite į šrederiavimą. Jei taip, tai juos reikia supakuoti į dėžes, pažymėti ir, jei reikia, uždaryti. Popieriaus svoris didelis, todėl mašina greičiau užsipildo.

Ką daryti su šiukšlėmis po iškrovimo?

Nesikraukite šiukšlių į Vokietiją. Ten labai griežtai tvarkoma atliekų problema. Jei paliksite dėžes ar pakavimo medžiagas gatvėje, gausite baudą, o mums teks mokėti už jų išvežimą. Susitarkite dėl medžiagų išvežimo iš karto.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Kodėl gi ne, jei tai sutarta. Bet tada turi būti sąrašas, kas kieno yra, kad daiktai nesumaišytų. Vienas darbuotojas bandė įvežti motociklą biuro reisu be mūsų žinios... ir tai baigėsi labai blogai muitinėje.

Ką daryti, jei pažeista įranga atvykus?

Reikia nedelsiant susieti su vairuotoju ir užfiksuoti pažeidimus (nuotraukos, CMR pastabos). Negalima palaukti rytojaus, nes vairuotojas išvažiuos ir jis bus nekalbam. Parašykite pastabą į CMR dokumentą – tai jūsų pagrindinis ginklas.

Ar reikia pranešti apie atvykimą naujiems biuro savininkams?

Žinoma. Parašykite jiems laišką, kada tiksliai planuojame atvykti, kad jie galėtų paruošti vietą (liftus, parkingą). Niekada nenuvažiuokite "kaip kaimynas", nes gali būti, kad to dieną jie turi svarbų susirinkimą arba liftas remontuojamas.

Ar verta perkelti senus spintas ar nusipirkti naujas?

Vokietijoje biuro baldai gali būti brangūs, bet pervežimas senų, jau beveik subyrėjusių spintų gali būti brangesnis už juos. Aš dažnai sakau: jei daiktas nevertas daugiau kaip 100 eurų, palikite jį čia ir nusipirkite naują ten (na, nebent jis turi sentimetalinę vertę).

Kas su "IT" infrastruktūra – ar reikia specialistų?

Būtinai. Vairuotojas neprisijungs jūsų prie serverio arba nesusikonfigūruos routerio. Reikia, kad jūsų IT žmogus būtų ten paruoštas padaryti savo darbą, kai daiktai atvyksta. Buvome situacijoje, kur vairuotojas padėjo serverį ant grindų, o klientas laukė, kad jis "užsijungs" pats. Na, obviously, neveikė.

Galima užtikrinti, kad niekas nepames daiktų?

Darykite inventorizaciją prieš pakrovimą ir po iškrovimo. Tikslus skaičiai dėžių. Jei trūksta vienos dėžės, žinote, kur ieškoti. Tikėkitės, kad ji nebuvo palikta ant degalinės Lietuvoje pietų metu.

Kas daro, jei įmonė neturi liftingo įrangos tikslo vietoje?

Mes galime atsiveži "hidraulinę ranką" su mašina. Bet jei tikslo vietoje nėra lifto, o reikia kelti daiktus į trečią aukštą, reikia užsisakyti keltuvus arba stiprių vyrų rankų. Tai neįeina į standartinę kainą.

Ar galima atidėti pristatymą dienai-dvi?

Galima, bet tik jei mašina turi kur pastatyti. Sunkvežimis negali stovėti gatvėje Berlyno centre be leidimo – jums iškarto užrašys baudą. Jei reikia sandėlio Vokietijoje, tai kainuoja pinigus už saugojimą.

Kaip elgtis su vokiškais kalbos barjerais?

Dauguma vairuotojų moka anglų kalbą, o jei ne, mes visada padedame nuotoliniu būdu (skambindami). Vokietijos užeigos namų personalas irgi dažniausiai supranta anglų kalbą, taigi nebėkite bijoti, kad neįmanoma susikalbėti.

Ar visada viskas vyksta pagal planą?

(Čia turiu juoktis). Absoliučiai ne. Pasitaiko įvairių nesklandumų – nuo užstrigusios sienos Lenkijoje iki sugedusios mašinos. Turi būti kantrus. Tiesiog pasakykite savo darbuotojams, kad jie turėtų atsarginį planą pirmąją dieną (dirbti iš namų arba iš kavinių), nes logistikos procesas perkraustant biurą į Vokietiją kartais sukelia netikėtumus.

Pabaigos mintys

Na, tiek apie tai. Svarbiausia – nebijoti klausti ir nebandyti taupyti ten, kur reikia saugumo. Ką sudaro logistikos procesas perkraustant biurą į Vokietiją? Tai daugiau nei tik vežimas daiktų iš A taško į B tašką. Tai sudėtingas mehanizmas, kuriam reikalingas planavimas, dokumentai ir šiek tiek kantrybės. Sėkmės jūsų persikraustyme ir tikiuosi, susitiksime geromis sąlygomis!