Ką numatyti planuojant biuro perkraustymą iš Vokietijos: 20 metų patirtis be uždažinėjimo

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada neina taip, kaip piešiate ant popieriaus. Ypač jei kalbame apie Vokietiją. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tik paprastas daiktų vežimas iš taško A į tašką B, bet realybėje tai yra sudėtingas logistikos ir biurokratijos labyrinthas. Jei klausiate, ką numatyti planuojant biuro perkraustymą iš Vokietijos, tai pasiruoškite nemažai nemalonumų, susijusių su vietiniais įstatymais ir parkingo paieškomis. Čia nėra vieno universalaus recepto, bet galiu pasidalinti tuo, ką mačau savo akimis, kad jums būtų lengviau išgyventi tą chaosą.

Pradžia: kada pradėti ir kiek laiko užtruks

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti biuro perkraustymą iš Vokietijos?

Tai, ką numatyti planuojant biuro perkraustymą iš Vokietijos, pirmiausia reiškia laiką. Nemanau, kad pakaks savaitės ar dviejų. Vokietijose viskas vyksta pagal tvarką, tad jei norite perkelti biurą, pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 3-4 mėnesius. Reikės surasti laisvą datą pervežėjui, suderinti dokumentus, o jei dar turite specialią įrangą, tai gali užtrukti ir ilgiau. Ne už viską čia atsakinga pervežimo firma, dažnai delsimės dėl jūsų techninio preparato trūkumo.

Ar verta taupyti ant pasirinktos pervežimo kompanijos?

Sakyčiau taip – netaupykite. Vakar susitiko vienas klientas, kuris pasirinko pigiausią variantą iš some random skelbimo, ir rezultatas buvo tragiškas. Vokiškai kalbant "billig" dažnai reiškia blogai. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau profesionaliams, kurie žino, ką daro, nei vėliau šaluoti apgadintus serverius ar brangius baldus. Rinkitės tas firmas, kurios turi atsiliepimus ir nebegąsdina jūsų neaiškiais mokesčiais.

Kas nutinka, jei pasirašau sutartį vėlai?

Vėlai pasirašius sutartį, gali būti, kad jums tiesiog nebelieks laisvų datų. Ypač pavasarį ir rudenį, kai visi judina savo biurus. Vokietijoje pervežėjų grafikai užpildomi labai greitai. Jei laukiate paskutinę savaitę, gali tekti mokėti už "express" paslaugas, kurios kainuoja tris kartus brangiau. Taip pat gali kilti problemų su dėžių pristatymu – jos tiesiog neatkeliauja laiku, ir visą naktį reikės pakrauti rankiniu būdu.

Ar reikia inventorinio sąrašo, jei tai ne pervežimas į ne ES šalį?

Taip, tikrai reikia. Nors judate tarp ES šalių, Vokietijoje muitinė arba policija gali sustabdyti sunkvežimį ir paprašyti dokumentų. Turi būti tiksliai parašyta, kas vyksta. Inventorius turi būti detalus: ne "biuro stalai", o "4 vnt. mediniai stalai, pilnos spalvos, 120x80 cm". Be to, tai padės jums patysems susiskaičiuoti, ar viskas atvyko į vietą, ar kažkas dingo kelyje (kas, deja, nutinka dažniau nei manote).

Kaip elgtis su darbuotojais, kurie nenori nieko daryti?

Tai dažna problema. Vadybininkai dažnai mano, kad pakanka "užsisakyti pervežimą", o visą kitą padarys magija. Reikia aiškiai pasakyti darbuotojams, kad jie turi susirūpinti asmeniniais daiktais. Vieną kartą teko stovėti ir žiūrėti, kaip vairuotojas atsisako vežti dėžę su privačiomis thing'ais, nes darbuotojas nieko nepasakė. Komunikacija su komanda yra pusė sėkmės.

Ar reikia specialių leidimų įėjimui į miestą?

Didžiuosiuose Vokietijos miestuose, tokiuose kaip Miunchenas ar Frankfortas, gali reikėti specialių leidimų sunkvežimiams (Umweltplakette). Be to, jei centre esate, gali būti apribojimų sunkiasvoriams transporto priemonėms. Biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja iš anksto pasitikrinti, ar jūsų gatvėje galima stovėti su 7,5 tonų sunkvežimiu, ar reikia užsakyti vietą policijoje. Nuo to priklauso, ar pervežimas įvyks apskritai.

Vokietijos specifika: dokumentai ir vietiniai įstatymai

Kas dėl to vokiško "Anmeldung" išregistravimo?

Kai judate biurą, ne užtenka tiesiog išsivežti daiktų. Reikia oficialiai išsiregistruoti iš buvusių patalpų (Abmeldung). Vokiečiai yra labai griežti dėl to. Jei paliksite sąskaitas už elektrą ar vandentiekį nepaying, jie jus suras Lietuvoje. Įsitikinkite, kad visa ši biurokratinė dalis baigiama prieš patį pervežimą, kad nebūtų nemalonumų vėliau.

Ar galiu perkraustyti savo serverius be specialisto?

Aš nerekomenduočiau. Vokietijos firmos dažnai turi labai jautrią įrangą. Pastaruoju metu matome, kad serverių perkraustymas tampa vis dažnesnis. Geriau pasamdyti IT specialistą, kuris išjungs, užfiksuoja ir vėl įjungs sistemą naujoje vietoje. Jei tiesiog ištrauksite kabelį ir meskite į dėžę, garantuoju, duomenys gali dingti amžinai. O tada kainos atsigaus.

Kaip sužinoti, ar gatvėje leidžiama stovėti su sunkvežimiu?

Tai reikia patikrinti miesto svetainėje arba susisiekti su vietine "Ordnungsamt" (tvarkos tarnyba). Kartais vietiniai gyventojai yra... na, tarkime, labai aktyvūs. Vieną kartą Berlyne senutė iškvietė policiją, nes sunkvežimis "per daug triukšmingai" stovėjo priešais jos namus, nors mes turėjome leidimą. Geriau užsisakyti vietą iš anksto, net jei tai kainuoja 50 eurų, tai sutaupys nervus.

Ar turiu rūpintis elektros ir interneto atjungimu?

Taip, tai ne pervežėjo darbas. Vokietijoje šie procesai gali trukti kelias savaites. Praneškite savo tiekėjams (Stadtwerke ir pan.) apie išsikraustymą (Umzug) laiku. Jei paliksite neapmokėtą sąskaitą, gali būti problemų su kreditų istorija Vokietijoje, o jei planuojate dar ten verslą dirbti – tai nėra gerai.

Kas su šiukšlinėmis? Ar galima viską tiesiog išmesti?

Ne, Vokietijoje šiukšlių išvežimo taisyklės yra kosminės. Negalima tiesiog meskite baldų į konteinerį. Reikia rūšiuoti: stiklas, popierius, elektronika, "Sperrmüll" (dideli daiktai). Už neteisingą išmetimą gausite baudą, kuri gali būti didesnė nei pačio pervežimo kaina. Pasirūpinkite iš anksto, ar naujosiose patalpose yra kur laikyti statybines šiukšles, jei ten kažką remontuosite.

Ar draudimas apima tai, jei vokiečių pareigūnas sustabdys mašiną?

Standartinis krovinių draudimas (CMR) dažniausiai dengia žalą kelyje, bet ne baudas už neteisingą dokumentaciją arba sustabdymą. Jei vairuotojas pažeidžia "Lenkzeit" (vairavimo poilsio) taisykles arba neturi teisingų dokumentų, baudas gali tekti mokėti siuntėjui (jums). Biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja tikrinti ne tik daiktus, bet ir pervežėjo dokumentų gryną.

Kuo skiriasi perkraustymas iš Rytų Vokietijos nuo Vakarų?

Nemanau, kad dabar yra didelio skirtumo infrastruktūroje, bet kainos gali skirtis. Vakarų Vokietijoje (Miunchenas, Štutgartas) darbuotojų algos didesnės, todėl ir paslaugos brangnesnės. Rytuose (Berlynas, Leipcigas) gali būti šiek tiek pigiau, bet ten didesnis eismas ir daugiau statybų. Taip pat, Rytuose dar kartais pasitaiko senesnių pastatų be lifto, kas apsunkina darbą.

Logistika: sunkvežimiai, keltuvai ir „neplanuoti“ nesklandumai

Ką daryti, jei liftas neveikia dieną prieš perkraustymą?

Tai klasika. Paskutinę dieną prieš išvažiavimą sužinote, kad liftas sugedęs. Tada prasideda naktinis darbas. Jeigu pastate yra 4 aukštai ir nėra lifto, kaina šuoliais aukštyn. Užtikrinkite, kad techninė apžiūra būtų atlikta prieš savaitę. Vokiški namų savininkai (Hausverwaltung) gali būti labai lėti reagavimu, tai spauskite juos.

Ar reikia užsakyti keltuvą su hydrauliniu rankenomis?

Absoliučiai taip. Vokiški biurai dažnai turi plačius koridorius, bet aukštus slenksčius. Keltuvas su "Ladebordwand" (pakeliamomis galinėmis durelėmis) sutaupo daug laiko. Jei tik vairuotojas nešioja dėžes rankomis nuo grindų iki trečio aukšto, tai užtruks amžinai ir jums tai kainuos brangiau valandinio darbo sumos požiūriu.

Kas nutinka, jei sunkvežimis neužlipa į kiemą?

Dauguma Vokietijos kiemų yra seni, su žemais arkadais arba siaurais vartais. Matęs atvejus, kai reikėjo iškrauti viską ant gatvės ir po vieną nešti pro peščiųjų taką, nes sunkvežimis neprilėkė. Išmatuokite aukštį ir plotį! Ne tik savo baldų, bet ir vartų pro kuriuos turi važiuoti sunkvežimis. 3,8 metro aukščio sunkvežimiui neįeis pro 3,5 metro arkadą.

Kaip užtikrinti, kad dėžės neatsidarys kelyje?

Naudokite kokybiškas dėžes ir geras juostas. Pigios dėžės iš parduotuvės (su "Einweg" žyme) dažnai sugenda po apkrovos. Aš visada sakau – geriau pasiimti profesionalias, daugkartinio naudojimo dėžes (plastikines su dangčiais). Jos stovi tvirtai, neužima daug vietos sandėliuojant (dėžių dėžėje), o jūsų dokumentai neiškris ant autostrados A9.

Ar galiu vežti cheminius reagentus arba dažus?

Tai yra pavojingi kroviniai (ADR). Negalite tiesiog padėti dažų į dėžę ir manyti, kad viskas gerai. Reikia deklaruoti. Vokietijos policija labai mėgsta tikrinti sunkvežimius pavojingų krovinių detektoriais. Jei turiutės laboratoriją ar spausdintuvų tonerius, pasakykite apie tai iš anksto. Neapsigaukite, toneriai nėra ADR, bet dažai gali būti.

Ką daryti su vaizdo stebėjimo kameromis?

Jūs negalite tiesiog išsiimti kamerų ir nuvežti jei ten yra klientų ar darbuotojų duomenys (duomenų apsauga). Pirmiausia reikia ištrinti vaizdo įrašus arba diskus išimti atskirai. Be to, montavimo išmontavimas gali būti sudėtingas – geriau, kad tai padarytų tas pats specialistas, kurias jas diegė, o ne mūsų vairuotojas su peiliu.

Ar galima perkraustyti vasarą, kai yra karščių banga?

Galima, bet tai kančia. Vokiški biurai dažnai neturi oro kondicionierių (arba silpni). Kraunant dėžes karštuose koridoriuose, darbuotojai greitai pavargsta. Planuokite biuro perkraustymą iš Vokietijos ankstyvą rytą arba vėlai vakare, kad išvengtumėte 30 laipsnių karščio viduje. Be to, kai šilta, vairuotojai turi daugiau poilsio pertraukų pagal įstatymus, tai gali prailginti kelionę.

Kas, jei pervežėjo vairuotojas nemoka vokiškai?

Tai didelė problema. Jei atvyksta vairuotojas iš Lenkijos ar Lietuvos, kuris nemoka nei žodžio vokiškai, o turi kalbėti su "Hausmeister" (namų prižiūrėtoju), tai prasideda cirkas. Užsakykite firmą, kurios vairuotojai moka bent pagrindinius žodžius arba turi su savimi vokišką "Vollmacht" (galiojantį pavedimą), kad galėtų parodyti dokumentą neužkalbėjus.

Pinigai, draudimas ir tarpininkai

Kodėl kaina pasikeičia galutinę dieną?

Daugelis firmų duoda "įvertinimus", o ne fiksuotas kainas. Jei vairuotojas laukia 2 valandas, kol jums surandate raktus nuo sandėlio (taip, buvo toks atvejis Düsseldorfe), šias valandas jums reikės sumokėti. Taip pat, jei pasirodo, kad daiktų yra daugiau nei numatyta, kainaauga. Visada klauskite, ar kaina yra "fest" (fiksuota) ar "nach Aufwand" (prieš darbą).

Ar reikia mokėti už dėžių surinkimą (Paketservice)?

Taip, tai papildoma paslauga, bet verta. Jei bandysite surinkti 50 dėžių patys vakare prieš išvykimą, tapsite išsigandęs. Profesionalai tai padaro greitai ir tvarkingai. Be to, jie žino, kaip padėti sunkus knygas, kad dėžė neužlūžtų (naudoja knygų dėžes, kurios mažesnės ir stipresnės).

Ką daryti, jei buvo padaryta žala, bet firma neigia?

Čia reikia gero draudimo. Prieš pradedant darbą, pasirašykite "protokolą" apie būklę. Jei atvykstate į naują vietą ir pastebėjote, kad stalas įdrėsktas, nedelsdami užfiksuokite tai nuotraukomis ir praneškite vairuotojui. Vėliau jie gali sakyti, "taip jau buvo". Geras brokeras padės išspręšt šį ginčą, bet be įrodymų – nieko nedarysi.

Ar galiu sumokėti parduodant savo senus baldus?

Vokietijoje egzistuoja kompanijos, kurios nusiperka biuro baldus. Jei judate ir nenorite vežti senų "Niurnbergo" stilių stalų, pabandykite juos parduoti. Tai padės finansuoti biuro perkraustymą iš Vokietijos (na, bent jau dalį). Tačiau už tai imamas komisinis mokestis, o jie atvažiuoja tik tada, jei baldai dar labai geri.

Kuo skiria "Spedition" nuo paprasto pervežėjo?

"Spedition" yra didelė logistika, dažniausiai dirbanti su kruiziniais konteineriais ar sandėliavimu. Jums, judant vieną biurą, tikriausiai reikės "Umzugsfirma". Didelės firmos gali būti brangesnės ir mažiau lankstus (pvz., negali atvykti sekmadienį). Mažos, vietinės firmos gali būti greitesnės, bet reikia patikrinti jų patirtį su tarptautiniais maršrutais.

Ar reikia mokėti PVM (MwSt) jeigu esu Lietuvos PVM mokėtojas?

Jei abiejų šalių įmonės yra PVM mokėtojos, paprastai taikoma 0% PVM tarifas (intra-EC supply), jei pateikiate savo PVM kodus. Svarbu tai nurodyti sąskaitoje-faktūroje. Jei pamiršite, gali būti, kad Vokietijos firma uždės 19% PVM, kurio vėliau nebegalėsite susigrąžinti taip lengvai. Pasidomėkite "Reverse Charge" mechanizmu, nors šiuo atveju tai dažniau susiję su paslaugomis, o ne su prekėmis (t.y. pervežimas yra paslauga, čia gali būti niuansų priklausomai nuo to, kas laikomas preke, o kas paslauga – tiksliau tarkime, kad pervežimas yra paslauga, todėl PVM mokamas ten kur paslauga teikiama, bet ES viduje yra išimčių). Kažką aš čia painioju (išsiprasau), bet geriausia klausti buhalterio.

Kas dėl "Trinkgeld" (arbatpinigių) Vokietijoje?

Tai nėra privaloma, bet labai padeda. Jei vairuotojai padirbėjo gerai, neapsigailėkite 10-20 eurų kiekvienam. Vokiškoje kultūroje tai duodama už ypatingą pastangą, pvz., jei teko nešti daiktus penktu aukštu be lifto. Tai užtikrina, kad jie elgsis atidžiau su jūsų daiktais.

Smulkmenos, kurios sukelia galvos skausmą

Ar galima vežti augalus per sieną?

Taip, bet turi būti tikrinama, ar jie nekenksmingi. Paprastai biuro augalus vežti galima. Tačiau žiūrėkite, kad jie nebuvo dirvožemyje su kirmėlėmis (kitaip gali būti konfiskuota). Žiūrėkite, kad neperšaltų kelyje, jei žiema. Vienas klientas numetė visus savo kaktusus, nes paliko juos "kaboti" atviroje vairuotojo kabinoje - buvo -10 laipsnių.

Ką daryti su vyno ar kavos atsargomis biure?

Jūsų biure, turbūt, yra virtuvėlė. Vyną ar alkoholį vežti reikia atsargiai. Vokietijoje griežtai kontroliuojamas alkoholio pervežimas (nors ne ES ribose). Jei tai yra komercinis kiekis (pvz., 500 butelių), reikia deklaruoti. Jei tik kelios buteliai kavinėms - geriau išgerti arba padovanoti darbuotojams prieš išvykstant.

Ar reikia valyti biurą po savęs Vokietijoje?

Taip, dauguma nuomos sutarčių reikalauja, kad palikumėte biurą "besivalantį" (geputzt). Reikės pasamdyti profesionalią valymo komandą. Jei paliksite dulkes ant grindų, savininkas užskaičiuos valymą iš jūsų užstato (Kaution), o tai gali būti labai brangu. Vokiečai tikrina patalpas su lentele ir pirštine.

Kaip susitvarkyti su raktų grąžinimu?

Tai ritualas. Raktus reikia grąžinti tik pagal protokolą. Jei praradat vieną raktą, laukykite brangios sąskaitos už užraktų keitimą visame pastate (jei raktai yra bendri). Vokietijoje raktų sistema dažnai yra sudėtinga, tad vieno rakto praradimas gali kainuoti šimtus eurų.

Ar galiu pasiimti biuro duris?

Jei jos yra jūsų (ne pastato savininko), taip. Bet dažniausiai durys priklauso pastatui. Jei nuimsite jas, teks montuoti naujas, o tai brangu. Geriau palikti tas, kurios yra, ir įsirengti savas naujose patalpose. Nenaudinga kelti sunkas metalines duris, jei jos netilps į naują angą.

Ką daryti, jei vairuotojas praranda duomenų laikmeną?

Tai siaubas. Visada pasilikite kopijas. Jei vairuotojas praranda "hard diską" su visais jūsų duomenimis, draudimas tai gali padengti, bet duomenų atkūrimas yra... na, tikėkitės geriausio. Geriausia visus svarbius duomenis vežti su savimi (ne su kroviniu), o ne laidoti dėžės apačioje.

Ar reikia perspėti kaimynus apie perkraustymą?

Būtina. Vokiški kaimynai myli ramybę. Jei ketinate statyti pastolių ar krauti dėžes priešais jų langus nuo 7 ryto, gausite skundą. Užklijuokite pranešimą įėjime ("Aushang") savaitę prieš.

Kaip elgtis su asmeniniais automobiliais, kurie stovi biuro aikštelėje?

Jei darbuotojai atvyko su mašinomis ir paliko juos, o reikia išvaduoti vietą sunkvežimiui. Tai chaosas. Susitarkite, kad tą dieną darbuotojai važiuotų viešuoju transportu arba paliktų mašinas toliau. Sunkvežimiui reikia vietos manevruoti.

Ar verta daryt "pabaigos šventę" senajame biure?

Galų gale, tai pageria nuotaiką. Vokiečiai mėgsta "Abschiedsfeier". Nusipirkite picų ar sriubos (ne alkoholio, jei vėliau vairuojate). Gerai nusiteikę darbuotojai greičiau pakraus dėžes. O po sunkaus darbo visiems reikia šiek tiek pagirti.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti – nepanikuokite. Ką numatyti planuojant biuro perkraustymą iš Vokietijos? Daugiausia reikia numatyti, kaip bus blogai, o ne kaip bus idealiai. Jei turite gerą planą, patikimą pervežėją ir kantrybę, viskas pavyks. Štai jums mano patirtis: vienas dalykas visada suveikia – gera organizacija. Sekmės jūsų naujuose namuose (arba biure), tik laikykite nuoširdžiai!