Ką apima biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją? Praktinis vadovas

Sveiki, ilgametėje šioje srityje esu matęs viską – nuo idealiai pasirašytų CMR sąskaitų iki tokių chaotiškų situacijų, kad net mane klysta plaukai. Daugelis klientų, kai pirmą kartą susiduria su tokia užduotimi, mano, kad tai tiesiog keliąs dėžių į sunkvežimį, bet realybė žymiai platesnė. Ką apima biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją? Tai ne tik logistika, bet ir nervų valdymas, biuro augalų gelbėjimas bei vokiečių griežtų taisyklių laikymasis. Būtent todėl noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidinio žmogaus, kuris nešioja šias kranas per 20 metų, akies.

Kainos ir laiko tėkmė: Realus vaizdas

Ką apima biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją prasmes kainodaros?

Tiesiogiai sakant, čia nėra vieno atsakymo, nes kaina susideda iš tūrio, atstumo, bet svarbiausia – pasiruošimo lygio. Jei jūsų komanda surašo visus daiktus į excelio lentelę ir ją man nusiunčia savaitę iki išvykimo, krisiu po keliais šimtais eurų, tačiau jei man reikia spėti tiesiog „akimis“ įvertinti pilną parduotuvės inventorą, kaina augs, nes rizikuoju. Taip pat įeina vairuotojo darbo valndos, kuras (o Vokietijoje jis ne toks pigus kaip anksčiau), ir galiausiai man manymo mokestis už tai, ką aš žinau, o jūs ne. Jei klausiate apie biuro perkraustymą iš Lietuvos į Vokietiją, tai dažniausiai kaina svyruoja nuo tūkstančio iki kelių dešimčių tūkstančių, priklausomai nuo to, ar tai yra maža advokatų kontora, ar didelė gamybos įmonės padalinys. (Kartais į kainą įeina ir kavos vairuotojui, tai nenuostabu, jeigu jis padeda sulaikyti laiką).

Kiek laiko užtrunka toks iškilęs proces?

Įprastai, jei kalbame apie mažą ar vidutinį biurą pavyzdžiui iš Kauno į Berlyną, tai pati kelionė su pakrovimu ir iškrovimu užtrunka vieną pilną darbo dieną, tačiau tai yra idealus scenarijus. Realiai dažnai nutinka taip, kad vairuotojas važiuoja, gaudą spūstis ties A6 magistrale Vokietijoje, kur gali stovėti valandas dėl avarijos. Tada viskas pavėluoja, ir jūs turbūt turite naktį laukti naujų raktų nuo patalpų, nes vokiškas laikas yra šventas – po 16:00 niekas nebeatsidaro. Taigi, laikas įeina ir į pasiruošimą, ir pačią vežimą, ir galiausiai išvengti streso, kai vairuotojas prisimena, kad pamiršo užrakinti galinę duris.

Kodėl konsultacija prieš perkraustymą yra tokia svarbi?

Kadangi aš nuolat kartoju, ką apima biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją, privalau pasakyti,kad be namų (t.y. biuro) apžiūros to neįmanoma padaryti kokybiškai. Vieną kartą važiavome į Miunsterį ir klientas pasakė, kad reikia perkelti „kai ką baldų“, tačiau atvykę pastebėjome, kad ten stovi milžiniškas, 300 kilogramų svertinis seifas, kurio neišnešė nei vieni, nei du. konsultacija leidžia mums suprasti, ar reikia keltuvo, ar reikia specialių juostų, ar reikia papildomo pagalbininko vietos. Be to, galiu pasiūlyti pačius pigiausius dėžių tiekėjus, kuriuos až per savo karjerą susiradau.

Ar turiu galimybę gauti fiksuotą kainą, ar bus paslėpti mokesčiai?

Žinoma, galima gauti fiksuotą kainą, tačiau ji bus fiksuota tik tada, jei jūs tiksliai žinote, ką vežiate. Kartos nutinka, kad klientai prisimena apie drabužines spintas ar sandėliuką po stogu tik tada, kai sunkvežimis jau pakrautas pusiau. Tokiu atveju kaina, žinoma, pasikeičia, nes man ten iš jo reikia išmesti ir krauti naujus daiktus. Aš visada saku – darykime išsamų sąrašą. Paslėptų mokesčių aš nedariau, nes mano reputacija man brangesnė už 50 eurų priemoles, tačiau gali būti papildomų išlaidų, kurias sukelia ne jūs, o situacija – pavyzdžiui, jeigu Vokietijoje reikės samdyti vietos firmą, kadangi mūsų sankaba nutrūko (nors tai retai, bet nutinka).

Kada geriausiai pradėti planuoti biuro perkraustymą iš Lietuvos į Vokietiją?

Idealiai – mėnesį ir pusę iki planuojamos datos. Kodėl? Nes gera transporto kompanija (kaip mano, pavyzdžiui) yra užimta. Jei jūs skambinate sekmadienį ir norite važiuoti trečiadienį, galiu pasakyti, kad aš neturiu laisvų vairuotojų ar tinkamų sunkvežimių. Be to, pats dokumentų parengimas, dėžių užsakymas ir darbuotojų informavimas reikalauja laiko. Biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją tai ne kasdien įvykis, tai didelis įvykis, todėl neskubėkite. Kuo anksčiau pradėsite, tuo mažiau sumokėsite už skubos paslaugas.

Techninės pusės ir vairuotojų darbas

Ar vairuotojai gali padėti surinkti baldus Vokietijoje?

Taip, dauguma mūsų vairuotojų turi su savimi pagrindinius įrankius – atsuktuvus, veržliarakčius, o kartais net ir grąžtus. Tačiau čia reikia būti sąžiningu – jie yra vairuotojai, ne baldų meistrai. Jie gali atidaryti dėžę, išnešti stalą, ją susukti atgal, tačiau jeigu jūsų biuro baldai yra sudėtingos sistemos, kurios reikalauja specifinių žinionių (kaip kai kurie „IKEA“ sprendimai), tai geriau pasamdyti vietinį meistrą Vokietijoje. Aš kartą matau, kaip vairuotojas bandė surinkti labai sudėtingą direktoriaus stalą ir viską sugriežtė blogai, teko vėl išardyti.

Kas nutinka jeigu lėktuvas neveikia?

Tai klasikinis košmaras, ypač senesniuose pastatuose Vilniuje ar Kaune. Jeigu pastate nėra lift arba jis per mažas, mes turime nešti rankomis. Į kainą tai įeina, tačiau tai užtrunka šimtus kartų ilgiau. Jeigu laiptai yra siauri, o sofa – didelė, gali tekti išnešti ją pro langą arba išardyti. Vieną kartą teko pakviesti gaisrininkus, nes vairuotojas negalėjo išnešti pianino laiptais, o liftas neveikė – ten kažkas gaisro signalas užsidegė. Gera žinia ta, kad mes į tai įskaičiuojame savo patirtį, todėl nebijokite mums pasakyti apie tokias bėdas.

Kokius sunkvežimius naudojate tokiems kelionėms?

Priklausomai nuo to, ką apima biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją jūsų atveju, naudojame nuo 3,5 tonų iki 24 tonų sunkvežimius su tentu. Jeigu daugiau mažų dėžių, geriau mažesnis automobilis, kad jis galėtų važiuoti miesto centru. Jeigu tai yra sandėlio inventorius, tada reikia didelės „spynos“, kuri telpa daugiau europaltės. Taip pat svarbu, kad sunkvežimis būtų su „keltuvu“ (hidrauline pakrauna), o ne su sraigtinėmis leistuvėmis – tai žymiai greičiau, kai kraunam gatvėje.

Ar saugu leisti vairuotojams vieniems dirbti mūsų biure?

Beveik visada taip, tačiau aš visada rekomenduoju, kad bent vienas jūsų atstovas būtų vietoje. Kodėl? Nes vairuotojas gali nežinoti, kuria dėžę krauti pirmą (žymėjimas), ar kas nors yra trapaus (monitoriai, kompiuteriai). Taip pat, humaniškai kalbant, vairuotojui reikia duoti arbatos ar vandens, especially jeigu jis dirba aštuonias valandas be perstojo. Jeigu aš paliečiu vieną vairuotoją be palydos, jis gali susirgti ar tiesiog nusivilti dėl to, kad jam niekas nepadeda.

Kas dėl vairuotojų poilsio laiko ir vairavimo režimo?

Čia viską reglamentuoja griežtos Europos taisyklės – vairuotojas negali važiuoti 10 valandų iš eilės, jis turi privalomus 45 minučių pertraukas. Jeigu jūsų biuras yra toli, pavyzdžiui, netoli Miuncheno, tai gali reikšti, kad vairuotojas bus priverstas sustoti poilsio aikštelėje 9 valandai ryte ir neveš jums dėžes iki 10 ar 11 valandos. Aš žinau, kad tai erzina, bet aš nenoriu, kad jūsų biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją baigtųsi avarijoje. Geriau laukiame valandą.

Ar galima užsakyti, kad vairuotojas paimtų keletą asmeninių daiktų?

Formaliai – ne, jeigu yra tik komercinis krovinys, tačiau realiai – dažnai įmanoma susiderėti. Vairuotojas gali atsivežti jums porą dėžių asmeninių daiktų be jokio papildomo mokesčio, jeigu yra vietos. Tačiau, prašau, neneškite ginklų, narkotikų ar kažko, kas nėra legalu – mums bus labai didelių rūpesčių sienos su Vokietija (nors tai ES, bet muitinės dar tikrina). Kiekvienas vairuotojas turi teisę atsisakyti vežti įtartą krovinį.

Vokietijos specifika ir problemos

Ar reikia specialių leidimų važiuoti į Vokietijos miestų centrus?

Taip, ir tai viena svarbiausių dalykų. Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl „Umweltzone“ – aplinkosaugos zonių. Mūsų sunkvežimiai yra šiuolaikiniai turi atitinkamu žalias kortelę, tačiau jeigu pasamdysite ką nors pigesnio, jis gali tiesiog neįvažiuoti į Miuncheno ar Hamburgo centrą. Be to, stovėjimas prie biuro gatvėje gali reikalauoti specialių leidimų vietos savivaldybėje. Kartais vairuotojai tiesiog sustoja ant „vaikiško“ zonoje ir tada ateina policija su bauda, kurią turite mokėti jūs (o ne mes).

Kas nutinka jeigu Vokietijoje sutrukdomas pristatyti prekes?

Jei pavyzdžiui, gaisrą sustabdė kelią arba policija areštavo sunkvežimį dėl techninių problemų, mes viską stengiamės spręsti. Pirmiausia skambinu vairuotojui, tada sujungiame su vietiniais partneriais, jeigu reikia perkrauti į kitą mašiną. Aš asmeniškai turiu keletą draugų įmonių Frankfurte ir Berlyne, kurie gali išgelbėti. Biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją yra svarbus, tačiau saugumas yra svarbiau. Kartais tai gali vėluoti dieną ar dvi, bet mes visada informuojame.

Ar susiduriate su dažtais vagystėmis Vokietijoje?

Vokiška tvarka yra gera, tačiau vagystės vyksta, ypač stovėjimo aikštelėse prie viešbučių ar poilsio vietų. Mes visada įrengiame GPS stebėjimo sistemą, kartais net ir vaizdo kameras kabiname, tačiau aš visada sakykite klientams – nepalikite brangiausių daiktų neapsaugotų kaubojų viduryje. Jei vairuotojas eina miegoti, jis užrakina kabiną, bet krovininė dalis turi būti uždaryta antspaudais. Jeigu antspaudas sulaužytas, tai neduokite pasirašyti pristatymo dokumento.

Kas dėl kalbos barjero? Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visi. Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai, o vokiškai tik pagrindinius frazes. Todėl svarbu, kad su vairuotoju susidurtų kas nors, kuris kalba bent angliškai. Kartais Vokietijos sandėlio darbuotojai nenori kalbėti angliškai ir tada prasideda problemos. Aš stengiuos perduoti visus kontaktus ir adresus anglų kalba, tačiau geriausiai, kai kas nors jūsų pusės pasirūpina komunikacija vietos.

Ar galiu laukti, kad daiktai bus pristatyti į sandėlį, o ne tiesiai į biurą?

Žinoma, tai dažnas pasirinkimas. Ypač jeigu jūsų naujas biuras dar nėra paruoštas arba dar nesibaigė remonto darbai. Mes galime pristatyti į bet kurį sandėlį Vokietijoje, kurĭ jums nurodysite. Tiesa, atsiminkite,kad jeigu sandėlis neleidžia ilgiau nei valandai iškrauti, gali kilti papildomų laukimo mokesčių už vairuotoją. Geriau iš anksto susitarti dėl laiko.

Ar yra kažkokių specifinių reikalavimų dėl elektros prietaisų?

Vokietijoje kita elektros įtampa ir kištukai (F tipas, o ne C kaip mūsų senieji). Tai ne įtakoja vežimą, tačiau gali įtakoti tai, kaip jūsįs darbuotojai prisijungs prie kompiuterių atvykus. Mes nevaikiame elektros inžinierių paskui save, todėl jei reikia išmontuoti didelius serverių stalus, turite pasirūpinti savo IT žmonėmis. Aš galiu tik užtikrinti, kad šie serveriai bus atvežti vienas kitoje būsenoje.

Pakuoti ir dėžės: Kas įeina

Ar duodate patį pakavimą į kainą?

Kartais įeiną, kartais ne. Standartiškai mes atvežame dėžes, o jūs už jas mokate atskirai. Galiu pasiūlyti naudotas dėžes (pigiau) arba naujas (brangiau, bet tvarkingesnės). Jeigu jūsų biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją apima brangų techniką, rekomenduoja specialias dėžes su putomis – tai užtikrina, kad niekas nesužaloja kelionės metu. Taip pat naudojame burbulių plėvelę, skynamoju lipduku – tai įeina į darbo procesą.

Ką daryti su biuro augalais?

Tai visada dilema. Vairuotojai dažnai užmiršta juos laistyti arba palieka tiesiog ant saulės pakuotėje. Aš rekomenduoju augalus vežti atskirai, asmeniniu automobiliu, jeigu jų nedaug, tačiau jei reikia vežti dešimt didelių palmių, mes juos uždėsime į specialias dėžes, kad nenusiluptų lapai. Vokietijos muitinė gali susidomėti, jeigu augalai yra retos rūšys arba yra dirvožemis – taip pat reikia atkreipti dėmesį į tai.

Ar reikia numeruoti kiekvieną dėžę?

Beveik privaloma. Galvojate, kad ne, tačiau tikėkitės, kai pateksite į tuščias patalpas Hamburge ir rasite 50 pilnų dėžių be jokio užrašo. Bus chaosas. Mums paprasta užrašyti „1 – Sekretorius“, arba tiesiog „Virtuvė“ skeliamoju juosta. Aš visada įdėdau po vieną skelbimoju lentelę kiekvienam klientui kaip dovaną, kadangi taip mano gyvenimas būtų lengvesnis (ir jūsų). Nenumerytos dėžės sukuria didžiausią stresą.

Ką daryti su doksumentais ir konfidencialinėmis medžiagomis?

Čia reikia būti labai atsargiems. Aš niekada nesiūlau juos krauti į bendras dėžes su kitais daiktais. Jeigu turite konfidencialių bylų, geriausia jas susieti ir užrakinti, o jeigu reikia, mes galime užtikrinti, kad vairuotojas jas neatsidaro. Tačiau mūsų kompanija nėra saugumo firma, tad jeigu tai yra labai slaptos valstybinės ar didelės korporacijos bylos, pagalvokite apie specialų konvojų (kas jau per daug paprastam biurui).

Ar galiu padėti dėžutes ant grindų be jokio tvarkos?

Taip, gali, tačiau tada atsakymas į klausimą, ką apima biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją, bus – „chaosas“. Aš stengiuos padėti taip, kad dėžės būtų vienoje patalpoje arba netgi ant jų vietų, jeigu jūs jau turite planą. Nurodykite vairuotojui, kur krauti, nes jis gali tiesiog mesti vieną ant kitos, kad baigtų greičiau ir vyktų gulti.

Patirtis ir nuomonės iš vidaus

O jeigu aš susirandą pigesnį vežėją „skelbimuose“?

Nesakyčiau, kad tai yra blogai, tačiau dažnai tokie vežėjai nėra registruoti pervežėjai, neturi licencijos, o dažniausiai ir draudimo. Jeigu jums sunkvežimis užstringa kelio vidury arba sugriauna jūsų brangų stalą, jūs nieko negalėsite padaryti. Aš matęs daug tokių atvejų, kai žmonės pagaliau skambino man prašyti išgelbėti juos iš Lenkijos arba Vokietijos kelių pakraščio. Biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją yra rimtas verslas, o ne hobis.

Ar yra kažkokių dalykų, kurių jūs nepervežiate?

Taip, nepervežiame pavojingų krovinių (sprogmenys, degiosios medžiagos be licencijos), nelegalių daiktų, gyvūnų (be specialių sąlygų) ir menkų vertės šiukšlių, jeigu jums tik išmesti. Aš esu logistikos specialistas, ne savanaikis. Taip pat atsisakome vežti daiktus, kurių kilmė yra abejotina, nes nenorime, kad mūsų sunkvežimiai būtų sulaikyti policijos.

Kaip elgiatės su skundais?

Jei kažkas sugriauta arba dingęs, aš į tai žiūriu atsakingai. Parašome pretenziją, žiūrime vaizdo įrašus (jeigu yra), tirdome padėtį. Žinoma, aš negaliu padaryti, kad vairuotojas nepyktų, jeigu kaltė jo, tačiau kompensacijos išmokėsime pagal draudimo polisą. Nebijokite skųsti – geriau išsiaiškinti iš karto, nei po poros mėnesių rašyti į teismą.

Ką daryti su senais baldais, kuriuos nebešiu?

Galime juos išvežti į šiukšliadėžę Vokietijoje, tačiau tai užtruks papildomai laiko ir kainuos. Vokiškose šiukšliadėžėse griežtos taisyklės – negali tiesiog mesti baldų be atsiskaitymo. Geriau juos pardavinėti arba duoti dovanų prieš išvykstant Lietuvoje. Biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją yra puikus proga atsikratyti senų daiktų.

Ar jūs patariate dėl biuro įrengimo Vokietijoje?

Ne, aš neesu dizaineris. Aš galiu tik pasakyti, kur geriau pastatyti dėžes, kad nepertraukytų darbo. Bet jeigu jums reikia patarimo, kur pirkti baldus Miunchene, aš tik galiu nurodyti kelių didžiųjų prekybos centrų pavadinimus, kuriuos esu matęs kelyje.

Kas įeita į galutinį apmokėjimą ir kaip tai vyksta

Ar priimate kreditines korteles?

Prieš tai ne, tačiau dabar jau galime, tačiau tai reikalauja papildomo administracinio mokesčio. Geriausia ir pigiausia yra banko pavedimas. Jeigu mokate grynaisiais, reikia pasiklaustyti vairuotojo – jis visada turi gražą, bet neviršyti leistinos sumos be komisinio.

Kada reikia apmokėti?

Dažniausiai imamas 30% avansas, kai sutartis pasirašoma, o likusi 70% – kai krovinys pasiekia paskirties vietą arba tą pačią dieną. Tai yra saugi formulė ir jums, ir mums. Jeigu kas negerai nutinka su jumų mokėjimu, mes negalime išleisti krovinio.

Kas rašo CMR sąskaitą faktūrą?

Tai daro mūsų buhalterė. Ji yra griežta, bet sąžininga. Sąskaitoje bus parodytos visos paslaugos – nuo pakuotės iki distancijos. Jeigu matote kažką, ko nebuvo, skambinkite iš karto. Kartais įvyksta klaidos (žmonės daro), jas ištaisome.

Ar kainuoja laukimas Vokietijoje, jeigu aš vėluoju?

Taip, tai yra standartinė praktika. Vairuotojo laikas yra pinigai. Jeigu jis laukia valandą, todėl kad jūsų direktorius užstrigo susirinke mums pranešti iš anksto, tai jums tai kainuos. Geriau planuoti laiką tiksliai, nes 50 eurų už valandą laukimo gali lengvai susidaryti.

Ar galima sumokėti dviejalyse dalyse po pristatymo?

Jeigu kalbame apie didelius biurų perkraustymus iš Lietuvos į Vokietiją, galima susitarti dėl lizingo arba dalinio mokėjimo, tačiau tai turi būti užfiksuota sutartyje iš anksto. Negalime tiesiog nuspręsti vietoje.

Ar yra kažkokių paslėptų išlaidų, kurių aš nežinojau?

Gali būti mokesčių už miesto centro leidimus, mokesčių už per didelį krovinio svorį jeigu kelyje yra svarstyklės, arba mokesčių už vairuotojo apgyvendinimą jeigu jam tenka nakvynei laukti dėl jūsų vėlavimo. Visa tai yra realios išlaidos, ne „paslėptos“. Aš stengiuos būti kiek įmanoma skaidresnis.

Kas apima biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją galutinį valymą?

Į šią sąvoką neįeina patalpų valymas ir šiukšlių išvežimas. Mes tik pervežame. Jei reikia išvalyti seną biurą Lietuvoje arba paruošti naująjį Vokietijoje, mums reikėtų samdyti valymo komandas, o tai yra kita paslauga. Tačiau galiu padėti surasti tokią komandą iš savo kontaktų.

Kaip galite užtikrinti, kad viskas įvyks sklandžiai?

Negaliu užtikrinti 100%, nes gyvenimas yra neprognozuojamas. Gali užeiti uraganas, gali sugesti automobilis, gali ateiti karantinas. Tačiau galiu užtikrinti, kad padarysiu viską, kas priklauso nuo manęs, kad biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją būtų kuo mažiau stresingu. 20metis darbas leidžia man žinoti, kur bus problemos, ir išvengti jų iš anksto.

Trumpai tariant, tai yra procesas, kuris reikalauja pasitikėjimo ir planavimo. Nesitikėkite stebuklų, jeigu nieko neplanuojate, tačiau jeigu viską sutarkime su menka, viskas vyks gerai. Aš čia, kad padėčiau gabenti ne tik daiktus, bet ir jūsų verslą į naują vietą.