Įmonių biurų perkėlimas ir logistikos sprendimai Vokietijoje: tiesa be priedų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo idealiai suregltuotų perkėlimų iki tokių, kai reikėjo vadinti policiją. Įmonių biurų perkėlimas ir logistikos sprendimai Vokietijoje nėra paprasta važinėjimas, kaip gali atrodyti iš pirmo žvilgsnio. Vokietija turi savo specifiką, griežtas taisykles ir, žinoma, kelius, kurie gali nustebinti net patį patyrusį vairuotoją. Čia ne tik apie tai, kaip pakrauti stalus į sunkvežimį, bet ir apie tai, kaip išvengti biurokratinių spąstų ir nesusipratimų su muitine. Tiesiogiai sakant, be geros strategijos jūsų perkėlimas gali tapti tikru košmaru, o ne paprastu verslo žingsniu.

Pradžia: kaip viską suplanuoti, kad nesprogtų galva

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie perkėlimą?

Nekalbu apie tą dieną, kai pasirašote nuomos sutartį. Pradėkite galvoti mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Vokietijoje viskas su dėžėmis ir leidimais užtrunka ilgiau, nei numatote. Vieną kartą turėjome klientą, kuris manęs paklausė tik prieš savaitę, ar galime perkelti visą IT skyrių iš Berlyno į Miuncheną. Buvo šventa, vairuotojų nebuvo, teko stumti viską kaip galėjome. Geriau anksti rūpintis, nei vėliau verkti.

Ar tikrai reikalinga inventorizacija? Negalima tiesiog pakrauti?

Tikrai reikia. Galite tiesiog pakrauti, jeigu norite prarasti pusę savo daiktų. Inventorius tai ne tik sąrašas, tai jūsų draudimas. Be to, kai įmonių biurų perkėlimas ir logistikos sprendimai Vokietijoje vyksta per sienas, muitinė gali sustabdyti sunkvežimį be jokio paaiškinimo. Turite turėti sąrašą, kas kurioje dėžėje yra. Pasakykime, dėžė nr. 12 – kompiuteriai, o ne tiesiog "biuro reikmenys".

Kaip pasirinkti datą? Ar savaitgalis geriau?

Savaitgalis gali būti geras tam, kad netrukdytumėte savo darbuotojams, bet blogas dėl to, kad Vokietijoje dauguma sandėlių ir priežiūros tarnybų nedirba. Jeigu pas jus lūžtą keltuvas ar reikės kažką papildomai užsisakyti, savaitgalį niekas neveiks. Geriau rinktis penktadienį arba ketvirtadienį, tačiau viskas priklauso nuo to, kiek esate lankstūs.

Ar reikia specialių dėžių ar tinka paprastos?

Nenaudokite paprastų "Maxima" tipo dėžių, jeigu norite, kad jų dugnas iškristų kartu su jūsų serveriais. Mums yra specialios tvirtos dėžės, kurios atlaiko tūkstančius kilogramų. Žinoma, tai kiek brangiau, bet ar verta taupyti ant dėžių, kai jose yra brangūs duomenys? Aš asmeniškai visada patariu pirkti gerą pakavimą.

Ką daryti su tais dalykais, kurių nebeperkelsime?

Atsikratykite jų prieš perkėlimą. Nešioti senas sulūžusias kėdes į Vokietiją – tai pinigų švaistymas. Vienas klientas priviliojo visą seną archyvą su popieriais, kuriuos nė nebuvo pasidaręs skaitmeniniu pavidalu. Mokėjo už kiekvieną kilogramą, o ten galėjo tiesiog išmesti. Sutaupykite nervus ir pinigus – atsisakyk seno.

Vokietijos realijos: karnetai, keliai ir biurokratija

Ar sunku gauti leidimus transportui Vokietijoje?

Gali būti labai sunku, jeigu nežinote sistemos. Vokietijoje yra griežti apribojimai naktiniams važiavimams ir svorio apribojimai tam tikrose miesto dalyse. Pavyzdžiui, įvažiavimas į Miuncheno centrą be specialaus leidimo arba "Umweltplakette" (ekologinės kortelės) gali baigtis didelėmis baudomis. Mes tai žinome, o jūs galbūt nežinote.

Kaip su muitine? Ar reikia TIR karnetų?

Jei keliaujate iš ne ES šalies, taip, TIR arba eksporto deklaracijos būtinos. Jeigu vykstate iš Lietuvos, tai ES viduje, bet vis tiek turi būti TIR dokumentai (jeigu naudojate sunkvežimius su TIR knygele) arba CMR draudimas. Man atrodo, dabar dauguma kas vyksta su paprastu CMR, bet geriau pasiklaustyti brokero. Vieną kartą laukėme 4 valandas pasienyje, nes vairuotojas pamiršo vieną lapą.

Ar vairuotojas turi mokėti vokiškai?

Neprivalo, bet tai labai padeda. Vokietijos policija ar kelių tarnybos ne visada kalba angliškai, ypač mažesniuose miestuose. Aš visada stengiuosi siųsti vairuotojus, kurie bent šiek tiek supranta pagrindinius žodžius, arba turi su savimi vertėją telefone. Taip sutaupote valandas ginčų.

Kas daryti, jeigu sunkvežimis sugenda Vokietijos autostradoje?

Tai klasika. Autostrados "Stau" (spūstys) ten įprastos. Jeigu sugenda technika, skambinate mums, o mes kviečiame vietinę pagalbą. Vokietai su technine pagalba tvarkosi greitai, bet kainuoja. Įmonių biurų perkėlimas ir logistikos sprendimai Vokietijoje visada turi numatyti šį scenarijų biudžete. Neklauskite, kiek kainuoja vilkiko priekaba, jums nepatiks.

Ar galima važiuoti bet kuriuo keliu?

Negalima. Yra daugybė vietinių kelių, kuriuose draudžiama važiuoti sunkvežimiais, arba yra tiltų apribojimai. Navigacija kartais meluoja. Mums buvo atvejis, kai navigacija nukreipė pro kaimo sodų bendriją, kur sunkvežimis net neprasilenkė. Teko atgal važiuoti atbulai. Geriau pasikliauti patirtimi, nei "Google Maps".

Ar reikia rūpintis vietine apsauga?

Kartais taip. Jeigu perkeliate brangią įrangą arba statote ją prie pat gatvės dideliame mieste, verta turėti apsaugą. Vokietijoje vagysčių nėra daugiau nei kitur, bet rizika visada yra, ypač kai visi užsiimti įkrovimu. Geriau saugu nei gaila.

Kainos: kodėl vieni kainuoja pigiau, o kiti brangiau

Nuo ko priklauso kaina? Tik nuo atstumo?

Nebent tik nuo atstumo, jeigu jums nesvarbu, ar daiktai atvyks gyvi. Kaina priklauso nuo tonų kiekio, darbo valandų (Vokietijoje darbas brangus), pakavimo medžiagų ir liftų naudojimo. Kartais kainuoja brangiau nuvežti daiktus 50 km, nei 500 km, jeigu ten nėra keltuvo.

Kodėl kiti siūlo pus kainos mažiau?

Todėl, kad jie tiesiog užkraus ir važiuos. Jeigu kas nors suges, jeigu ką nors sudaužys, jie neatsakys. Arba jie naudos senus sunkvežimius, kurie gali sustoti pusiaukelėje. Aš mačiau tokių "firmų" – po perkėlimo likdavo tik kalnas laužymų. Neklauskite, kodėl taip, tiesiog venkite pernelyg pigių pasiūlymų.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastai įeina pagrindinis CMR draudimas, bet jis yra ribotas (dažnai tik keletas eurų už kg). Jeigu turite brangų serverį arba meno kūrinius, reikia papildomo draudimo. Neklauskite manęs, kiek tai kainuoja, kreipkitės į savo draudiką, aš tik logistikos vadybininkas (nors ir su patirtimi).

Ar reikia mokėti už valandas stovėjimą?

Taip, jeigu jums reikia, kad vairuotojas lauktų valandą ar dvi, kol jums ruošiate biurą. Laikas – pinigai, ypač Vokietijoje. Mums buvo atvejis Frankfurte, kai klientas negalėjo rasti raktų nuo sandėlio. Mes laukėm 3 valandas. Pabaigoje sąskaita už laukimą buvo didesnė nei už važiavimą.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos?

Galima, ir tai dažniausiai geriausia išeitis. Fiksuota kaina apsaugo jūs nuo staigių pokyčių, jeigu pavyzdžiui, degalai padidės arba užstrigsite eismo spūstyje. Įmonių biurų perkėlimas ir logistikos sprendimai Vokietijoje su fiksuota kaina yra ramiau.

Kas dar gali papildomai kainuoti?

Pakavimo medžiagos (dėžės, burbuliukai), speciali technika (keltuvai), darbas naktį arba savaitgaliais. Taip pat, jeigu reikia išmontuoti ir vėl surinkoti sudėtingus baldus. Tai nėra įtraukta į standartinį "nuo A iki B" tarifą.

Ar imate mokestį už užsakymo atšaukimą?

Jei atšaukiate prieš dieną ar dvi, taip, turime imti mokestį, nes mes jau esame užsakę vairuotojus ir planavę maršrutą. Mes ne bankas, kad galėtume tiesiog taip atsisakyti savo įsipareigojimų. Bet jeigu pasakykite mums savaitę iš anksto, paprastai viskas gerai.

Techniniai dalykai: dėžės, baldai ir jautri įranga

Kaip perkelti IT įrangą? Ji jautri.

IT įranga reikalauja specialaus dėmesio. Negalima jos tiesiog mesti į dėžes. Mes naudojame antistatines dėžes ir specialų užpildą. Be to, labai svarbu pažymėti kabelius, kad vėliau IT specialistas nesusirauktų galvos. Vienas klientas padėjo visus kabelius į vieną didelį maišą... gerai, kad nebuvo atsakingas už jų prijungimą.

O serveriai? Ar juos galima gulti ant šono?

Jokiu būdu. Serveriai turi būti transportuojami stovėdami, specialiuose rėmuose. Jeigu jų paguldysite, galite sugadinti diskus, o tai reiškia prarastus duomenis. Tai ne jokia žaidimo konsolė, tai jūsų verslo širdis. Geriau pasidomėkite apie specialiuosius serverių kabinetus.

Kaip su dideliais konferencijos stalais?

Jie dažnai yra per dideli į liftus arba duris. Tada tenka išmontuoti, kartais net išardyti dalimis. Čia reikia patyrusių montuotojų, o ne tik "stiprių rankų". Vokietijoje dauguma biurų yra seni pastatai, kur liftas yra mažesnis už spintelę. Žiūrėkite iš anksto matmenis.

Ar galite pakalbėti su mūsų IT vadovu?

Prašom, tiesiog duokite jo numerį. Mums dažnai tenka derinti veiksmus su jais, kad išjungtume serverius tinkamu laiku arba užfiksuotume būklę prieš išvežimą. Bendradarbiavimas su jūsų komanda yra pusė sėkmės.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (chemija, tūtos)?

Jų negalima vežti paprastame sunkvežimyje su biuro baldais. Tam reikia specialių leidimų ir transporto (ADR). Jeigu turite tokios chemijos sandėlyje, pasakykite mums iš karto. Mes negalime rizikuoti kitų klientų krovinio saugumu.

Ar reikia ištuštinti spinteles?

Taip, absoliučiai. Negalima nešti pilnų spintelių su dokumentais ar asmeniniais daiktais. Jos per sunkios ir gali atsidurti ant kojų. Kiekviena spintelė turi būti tuščia. Priešingu atveju, jeigu ji suirs, mes neatsakome.

Kaip pažymėti dėžes? Sistemingai?

Geriausia naudoti spalvas arba numerius. Vienas aukštas – viena spalva. Arba dėžė su nr. 1 eina į direktoriaus kabinetą. Nerašykite tiesiog "knygų", rašykite "knygų, apskaitos skyrius". Sutaupysite valandas surinkimo metu.

Kas gali klysti: praktiškiausi patarimai

Kas dažniausiai sugenda ar dingsta?

Dažniausiai dingsta smulkmenos – kabeliai, priedai, telefonų rankenos. Jos nukrenta po baldų arba lieka senose patalpose. Patariu viską sudėti į mažas uždaras dėžutes, o ne mesti ant viršaus.

Kas vyksta, jeigu vairuotojas pavėluoja?

Vairuotojai yra žmonės, juos taip pat gali užstringti eigoje. Jeigu pavėluoja valandą, nedžiūkite. Jeigu daugiau – skambinkite mums. Mes galime suorganizuoti papildomą komandą, jeigu reikia greitai iškrauti vėliau, kad netyčia nepraleistumėte sandėlio darbo laiko.

Ar imate atsakomybę už sugadinimus?

Taip, jeigu mes juos padarome. Bet jeigu jūsų darbuotojas numeta monitorių nešdamas jį pats (o ne mūsų vadybininkas), tai ne mūsų kaltė. Visada turi būti aiškus pasidalijimas atsakomybės. Sutartyje viskas parašyta (tarkim, 5 puslapio dydžio šriftu).

O jeigu naujieji patalpos nebaigtos remontuoti?

Tai bėda. Vieną kartą atvažiavome į Berlyną, o ten dar džiūvo grindys. Teko laukti dieną, kol jos išdžiūva. Klientas neteko laiko, o mes pinigų. Patikrinkite savo naują vietą prieš mums atvykstant.

Kaip elgtis su lietumi arba sniegu?

Mes turime apsaugas, bet jeigu lietus ljaunisti kaip iš kibiro, dėžės gali sušlapti, jeigu jas paliksite lauke. Reikia pasirūpinti, kad būtų kur įvežti daiktus iš karto. Nekelkite dėžių per lietų be uždengimo.

Ar reikia gerti kavą su vairuotojais?

Neprivaloma, bet jeigu pasiūlysite, jie bus labiau linkę padėti. Vairuotojai – paprasti žmonės. Geras santykis su jais daro perkėlimą sklandesnį. O jeigu jums atrodo, kad tai nereikalinga, nieko tokio, tiesiog elkitės pagarbiai.

Kas daryti, jeigu dingo raktai nuo seno biuro?

Tai įvyksta dažniau, nei manote. Tada tenka laužti spynas arba kvieti meistrą. Už tai mokėsite papildomai. Pasidėkite raktus vienoje atsakingo žmogaus kišenėje.

Galite padėti su baldų surinkimu?

Žinoma, tai mūsų darbas. Mes ne tik iškrauname, bet ir surinkome visus stalus ir kėdes. Tiesiog pasakykite, kur jie turi stovėti. Vienintelis dalykas, kurio nedarysime – tai programinės įrangos diegimas kompiuteriuose.

Ar verta rūpintis augalais?

Augalus vežti sunku – jie gali užgti arba užšalti žiemą. Jeigu turite brangius orchidėjas, geriau vežkite juos savo automobiliu. Mūsų sunkvežimyje temperatūra ne visada optimali gyviesiems augalams.

Paskutiniai žodžiai prieš išvykstant.

Patikrinkite dar kartą, ar nieko nepalikote po lova arba sename seife. Vienas klientas paliko visus pinigus iš kasoje sename biure... na, laimingai, kas juos rado. Įmonių biurų perkėlimas ir logistikos sprendimai Vokietijoje baigiasi ne tada, kai išvažiuoja sunkvežimis, o kai patikrinote tuščias patalpas.

Išvada

Galiausiai, viskas baigiasi tuo, kad svarbiausia yra ne kaina, o ramybė ir planavimas. Įmonių biurų perkėlimas ir logistikos sprendimai Vokietijoje reikalauja kantrybės, dėmesio detalėms ir sąžiningo bendravimo su pervežėjais. Jeigu pasirinksite patikimus partnerius ir iš anksto pasirūpinsite dokumentais bei pakavimu, viskas vyks sklandžiai. Negeriausia, kas gali nutikti – tai pasikliauti pigiais pasiūlymais, kurie vėliau taps brangiais klaidomis. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, tikiuosi, šis straipsnis padėjo išvengti bent keleto bėdų.