Įmonių biuro perkraustymas į Vokietiją: kaip išvengti chaoso ir nerimo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus, per kuriuos mačiau viską – nuo "Ferrari" gabenimo iki kiaulų pervežimo (nors tai ne mano profilis, o kolegos istorija). Bet daugiausia tenka kovoti su popieriais, serveriais ir biurinėmis kėdėmis. Žinoma, Įmonių biuro perkraustymas į Vokietiją skamba kaip kažkas rimto ir tvarkingai užduoto, bet iš tikrųjų tai yra vienas didžiausias chaosas, jei nepasiruoši. Ne tarkim, kad aš noriu išgąsdinti, tiesiog noriu padėti išvengti tų klaidų, kurias daro vadovai, manydami, jog viskas vyks kaip per stebuklą. Tiesą sakant, reikia tik gerai susitarti ir tur�ti šiek tiek kantrybės su mūsų ir vokiškais biurokratais.

Pinigai, kainos ir toks biurokratas

Kiek vidutiniškai kainuoja įmonių biuro perkraustymas į Vokietiją?

Vox populi – kiekvienas klausia kainos, bet niekas negali pasakyti iš karto. Tai kaip eiti į restoraną ir klausti "kiek kainuos vakarienė". Viskas priklauso nuo to, kiek turite tos "vakarienės" – t.y. kiek kubinių metrų daiktų. Įmonių biuro perkraustymas į Vokietiją kaina svyruoja nuo 2 iki 10 tūkstančių eurų, o kartais ir daugiau, jei tenka vežti brangią serverinę įrangą ar ypatingai daug baldų. Dėl degalų kainų Vokietijoje kiek padidėjo, tačiau konkurencija laiko kainas pakankamai žemai.

Ar galiu gauti tikslų įkainoj be vaizdo įrašo?

Sunku, labai sunku. Jei jums kas nors pasako tikslią sumą nematę jūsų turto, jis meluoja arba yra naujokas. Aš asmeniškai nesakysiu nieko tikslaus, kol nepamatysiu, ar ten reikia nešti 20 dėžių ar 200. Yra tokios situacijos, kai klientas sako "turime tris biurus", o atvažiuoju – ir ten trumi pilni stalai ir archyvas rūsyje. Taip yra, įmonių biuro perkraustymas į Vokietiją be apžiūros yra loterija, kurią dažniausiai pralaimi brokeriai.

Ar reikia mokėti už iškrovimą Vokietijoje atskirai?

Įprastai viskas įskaičiuota į bendrą sumą, bet... yra vienas "bet". Jei Vokietijos pusėje nėra įrengto lifto arba vairuotojas negali privažiuoti prie pat įėjimo (o ten dažnai yra pėsčiųjų zonos), gali tekti papildomai mokėti už nešėjus. Vokiečiai yra labai griežti dėl eismo taisyklių, ir jei vairuotojas užkliuns už kažko – baudos bus didelės, o tai gali atsispindėti sąskaitoje.

Ką daryti, jei biuras turi daug vertingos technikos?

Tuomet Įmonių biuro perkraustymas į Vokietiją tampa jautria operacija. Serveriai, originalūs menai ar brangūs duomenų laikmenos turi būti uždraudžiami specialiomis dėžėmis, o kartais reikia ir lydinčio viražo, kuris stovi vietoje (tai yra papildomai). Aš visada pasakau – neleiskite valytojems krauti serverių, jie nežino, kas yra "hard diskas" ir kas yra "plytelė".

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Esu matęs viską. Didelės korporacijos moka per 90 dienų, o mažos firmos – iš karto. Man kaip vykdytojui svarbu, kad palikti pinigai būtų prieš pat išvykimą arba bent jau patekę į sąskaitą. Nepatariu savo klientams (tiems, kurie perkraustosi) rizikuoti su atidėliotu mokėjimu, nes jei kyla nesklandumų sienos kitoje pusėje, sunkiau gauti pinigus atgal.

Ar taip, kad už pervedimą imamas mokestis?

Bankai mums taip pat neleidžia nemokamai gyventi. Taip, jei mokate pavedimu, yra bankų komisiniai, ypač jei mokate iš ne euro zonos šalies (nors dabar dažniausiai visi esame euro zonoje, nebent klientai iš Šveicarijos ar JK). Bet mažos sumos (iki 50 eurų) paprastai nėra problemos.

Ką daryti, jei kainos atrodo per žemos?

Bėkite. Aš nesuojau. Jei kažkas siūlo Įmonių biuro perkraustymas į Vokietiją už pusę rinkos kainos, tai arba jis pavogs jūsų daiktus, arba nebus draudimo, arba važiuos seniu lūžtančiu "Volvo" be kondicionieriaus. Taip buvo viename Lietuvoje – pasiėmė užsakymą, važiavo, o kelyne sugedo važiuoklė. Klientas liko be daiktų savaitę.

Pasiruošimas ir dėžės (baisiausia dalis)

Kiek laiko reikia skirti pasiruošimui?

Mažiausiai savaitę. Idealiai – dvi. Neįsivaizduoju, kaip galima suspėti per dieną, jei norite, kad Įmonių biuro perkraustymas į Vokietiją vyktų be nervų. Reikia susirūpinti dėžėmis, lipdukais, pažymėti "stauglius" (kuriuos, tiesą sakant, niekas nemėgsta nešti). Kiekvienas kartas, kai klientas sako "mes viską supakuosime rytoj", aš žinau, kad rytoj bus panika.

Ar jūs duodate dėžes?

Taip, dėžių turiu kaip kišenėje. Kartais netgi nemoku juos atskirai, jei tai didelis projektas. Tiesa, yra viena firma, kuri vis pamiršta grąžinti tuščias dėžes... Bet nepavardinsiu (tikiuosi, skaitote!). Žodžiu, dėžės yra įskaitomos, o jei reikia specialių dėžių kompiuteriams arba "wardrobe" dėžių drabužiams – tai tai reikia užsakyti iš anksto.

Kaip teisingai pažymėti dėžes?

Nerašykite tik "smulki". Nerašykite tiesiog "Vokietija". Rašykite, kuris aukštas, kambarys ir kas viduje. Vienas kartas buvo taip, kad vairuotojas užkrovė visą vadovo kabineto dėžę į sandėlį vietoje to, kad į naująjį biurą Miunchene, ir mes ieškojome svarbiausių sutarčių dvi dienas. Įmonių biuro perkraustymas į Vokietiją be etikečių yra kaip piešti su aklu.

Ar verta rūpintis pakavimo medžiagomis patys?

Galite, bet tai brangu. Pirkite burbuliuką, įpynkite stiklą. Bet jei neturite patirties, geriau palikite tai mums. Mūsų krovėjai mato, kur reikia padėti "kąsnį", kad stalas neilžytų į šonus. Kartais klientai perka pigią plėvelę, kuri plyšta nuo pirmojo prisilietimo.

Ką daryti su dokumentais?

Geriau pasiimkite su savimi į keleivinį mašiną arba lagaminą. Nesiųskite jų su kroviniu. Nors Įmonių biuro perkraustymas į Vokietiją yra saugus, dėl pavogtų dokumentų teismo bylojimasis brangesnis už patį pervežimą. Originalūs sutartys, pasai, darbo sutartys – viskas turi būti pas jums.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Lubiniai baldai – taip, privalomai. Stalai – dažniausiai taip, kad nesitrintų. Kėdės – galima sukrauti viena ant kitos (su apsauga). Jei paliksite susuktą spintelę, ji gali išsirauti lenktame take arba tiesiog neperžengti durų. Vienas kartas teko išmontuoti "gigantišką" direktoriaus stalą per langą, nes jis neįėjo į liftą.

Kas dėl atliekų?

Jei su savimi vežiate senias spinteles, kurias planuojate išmesti Vokietijoje – tai problema. Vokietijoje atliekų surinkimas labai griežtas. Negalima tiesiog numesti prie konteinerio. Reikia "Entsorgung" pažymėjimo. Geriau išmesti čia, Lietuvoje, arba susitarti dėl specialios paslaugos ten.

Kelionė, vairuotojai ir Vokietijos keliai

Kiek trunka kelionė į Vokietiją?

Priklauso, kur važiuojame. į Berlyną ar Hamburgą – tai apie 12-14 valandų važiavimo. į Miuncheną – ilgiau, 16-18 valandų. Bet Įmonių biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tik važiavimas. Reikia pridėti pakavimą, iškrovimą. Galima tai padaryti per vieną dieną (jei vairuotojai keičiasi) arba per dvi. Geriau nedėti spaudimo vairuotojams – pavargęs vairuotojas pavojingas.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Esčia, kad kiekvienas vairuotojai moka (čia šiek tiek pasiprašau, žinoma, ne visi), bet dauguma suprasi pagrindinius žodžius. Bet jei reikia sudėtingų dalykų su pareigūnais, mes turime vokiškai kalbančius dispečerius, kurie gali pašalinti problemą telefonu. Jei vokiškai nemokate, nėra problema, mes už jus sukalbėsime.

Kas vyksta sienojje?

Dabar, kai esame Šengeno erdvėje, sienos praktiškai nėra. Bet... (čia yra didelis bet)... jei vairuotojas turi daug daiktų, kurie atrodo kaip prekės, gali sustoti muitinė. Įmonių biuro perkraustymas į Vokietiją dažniausiai laikomas "pervežimu savo reikmėms" (transfer of residence), todėl reikia sąrašo (inventoriaus), kuris nėra komercinis. Be to, reikia deklaruoti, jei daugiau nei 10 000 eurų grynųjų (nors tai retas atvejas).

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Aš galiu jums nusiųsti nuorodą ir matysite, kur mašina stovi. Kartais tai naudinga, nors kartais tik sužinote, kad mašina stovi "kafe" prie kelio ir valgo kiaulienos šoninę prieš Berlyną.

Kas daroma su mašina, kol ji laukia iškrovimo?

Jeigu atvykstate ankščiau nei numatyta, mašina gali stovėti statybų aikštelėje arba sandėliuje. Reikia iš anksto aptarti vietą. Vokietijoje sunku rasti nemokamą parkavimą sunkvežimiui miesto centre. Kartais tekan mokėti už stovėjimą "Parkhaus", kur aukštis ribojamas 2 metrais (o mūsų mašina aukštesnė). Tai bėda.

Kas jei vairuotojas susirgs?

Tai rimtas klausimas. Mes turime draudimą ir atsarginius vairuotojus, bet jei tai įvyksta Vokietijos plentu, gali būti vėlavimas. Įmonių biuro perkraustymas į Vokietiją yra logistinė grandinė, ir jei viena grandinė trūksta, visa sistema sustoja. Bet per 23 metus tokie atvejai buvo tik 2-3 kartai.

Ar galima vežti pavienes keliones į Vokietiją ir atgal?

Taip, vadinas "part load". Jei jūsų daiktai užima tik pusę mašinos, mes sutalpiname kitą klientą. Tai pigiau. Bet tada reikia laukti, kol mes surasime partnerį. Jei skubate – mokate už visą mašiną.

Specifinės situacijos ir "nepatogūs" klausimai

Ar galiu vežti savo maisto produktus (alkoholį, kava)?

Gali, bet su sąlygomis. Alkoholis be akcizo ženklo – problematiška, jei daug. Kava, arbata, sausi gaminiai – rūpėkite, kad neužkrėtumėte biuro (vabalai, piktžolės). Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali būti griežta. O dėl asmeninio alkoholio rūbiniuose – užtenka mums, kad vairuotojas neturi būti "girtas", bet daiktų neberia.

Ką daryti su augalais biure?

Augalus geriau palikti. Ne, rimtai. Vokietijai reikalingas fitosanitarinis pasas, o tai kaštai ir galvos skausmas. Be to, augalų pervežimas "žiema" – tai jų mirtis. Jei labai brangu orchidėja – geriau vežkite asmeniniu automobiliu.

Kas dėl asmeninių daiktų darbuotojų?

Jei darbuotojai turi asmeninius daiktus stalų stalčiuose (nuotraukas vaiko, kramtukus), reikia, kad jie juos pasiimtų prieš išvykimą. Mes neatsakome už dingusius papuošalus ar pinigus paliktus stalčiuje. Nors mes sąžiningi, bet Įmonių biuro perkraustymas į Vokietiją neapsaugo nuo tavo pačio neatsargumo.

Ar saugu vežti kompiuterius su duomenimis?

Duomenys – tavo atsakomybė. Mes saugome fizinę aparatūrą, bet jei diskas nukrito perkraunant (nors mes stengiamės to neleisti), duomenų atkūrimas – ne mūsų problema. Visada darykite atsarginę kopiją (backup). Vienas klientas prarado visus duomenis apie 5 metų istoriją, nes serveris nukrito ant betono (ne mūsų kaltė, jis pats nusvyręs stovėjo).

Ar yra dalykų, kurių jūs nevežiate?

Ginklus, sprogmenis, pavojingas chemines medžiagas (išskyrus buitines į mažais kiekiais), gyvūnus (be specialios sutarties), pinigus (virš 10k eurų privaloma deklaruoti, virš 50k - problema). Taip pat nevežiame daiktų, kurie yra aiškai pavogti (nors tai sunku įrodyti, bet jei serijinis numeris nuplėštas, kelsiu klausimą).

Kas jei naujasis biuras dar nėra paruoštas?

Tai dažna problema. "Mes jau susitarkime su statybininkais, jie baigs rytoj". Rytoj jie nebaigia. Tuomet mūsų mašina stovi ir laukia. Jei lauki ilgiau nei 2 valandas, imamas mokestis už laukimą (demurrage). Geriau atidėlioti įmonių biuro perkraustymą į Vokietiją savaitei, nei mokėti vairuotojui už stovėjimą tuščioje.

Ar reikia leidimo iš savininko (jei biuras nuomojamas ten)?

Absoliučiai taip. Vokietijoje namų savininkas (Hausverwaltung) gali uždrausti įvažiavimą sunkvežimiui be leidimo. Yra girdėjęs istorijų, kai krovinys liko kieme neįvežtas, nes "Hausmeister" užrakinėjo vartus. Būtinai gaukite raštišką leidimą.

Ar vežiate į atokesnes vietas (pvz., Bavarios kaimus)?

Vežame, bet už tai papildomai. Nėra tas pats važiuoti į Berlyno logistikos centrą ir į kažką Alpėse, kur kelys yra 3 metrų pločio, o kelias vingiuoja. Reikia planuoti papildomą laiką ir tikrinti, ar mašina įveiks tiltus.

Ar įmanoma atlikti perkraustymą savaitgalį Vokietijoje?

Galima, bet brangiau. Vokietijoje darbuotojų apsauga yra labai griežta (Arbeitsschutz). Jei reikia nešti svorius savaitgalį, reikia specialių leidimų arba mokėti didelius priemokas. Geriau planuoti pirmadienį ar antradienį.

Kas dėl draudimo? Kas jis apima?

Standartinis draudimas apima CRIT (sąskaitos vertę). Jei sužeidžiate sieną nešdami spintelę, draudimas to nedengia. Tai yra kitojo turtas. Jei dėžė nukrenta ir sudaužo kompiuterį – taip, draudimas. Visada pasitikrinkite draudimo sąlygas, ypač dėl "vadybinių išlaidų" arba įmonės sustabdymo (jie nėra draudžiami).

Kas turi būti inventoriaus sąraše?

Detalus aprašymas. Ne "stalas", o "medinis rašomasis stalas, 1.5x0.8, rudos spalvos". Su vertybėmis. Jei dingsta, draudikui reikia įrodymų. Be to, vokiškai muitininkai mėgsta tikslus sąrašus. Įmonių biuro perkraustymas į Vokietiją su paprastu "excel'iu" be detalių gali baigtis deligavimu pasienyje.

Ar jūsų įmonė turi atsiliepimų?

Galite pažiūrėti "Google Maps" ar mūsų svetainę. Nėra visada tobula, kartais yra nusiskundimų dėl vėlavimo (kaip jau minėjau, statybininkai kalti), bet mūsų reputacija (atsakingumo) yra ant pjedestalo po 20 metų. Nenaudokite firmų, kurios neturi tinklapio ar adreso.

Baigiamieji žodžiai apie tai, ką dar pamiršau

Galvojau, ar pasakyti apie tai, kad reikia pagalbinti vairuotojams su kava? Galbūt tai per smulkmena. Bet tiesiog būkite žmoniški. Vairuotojas, kuris pavargęs ir alkanas, dirba lėčiau.

Na, tai tiek iš manęs. Jei jums reikia tikrai saugaus ir greito Įmonių biuro perkraustymas į Vokietiją, geriau nedarykite to savarankiškai su "Gaz" ir draugais, kas susirenka pietų pertrauką. Geriau skirti šiek tiek daugiau laiko pasiruošimui ir, žinoma, kreiptis į tuos, kurie žina Vokietijos kelius kaip savo kišenę. Sėkmės versliui ir vairuotojams!